Упражнение 4. Анализ рисков невыполнения проекта

Анализ рисков в расписании начинается с детализации плана работ. Основная цель – это обнаружить задачи, у которых вероятность срыва наиболее велика, и предпринять меры для снижения риска. Эти задачи можно выявить по некоторым формальным критериям, рассмотрим их боле подробно.

1. Задачи с предварительными длительностями.Один из наибольших рисков представляют задачи, в выполнении которых у сотрудников нет опыта. Главная проблема в планировании таких задач заключается в том, что их длительность не известна заранее, поэтому обычно при планировании длительность этих задач остается предварительной.

В диаграмме Ганта выберем таблицу ввода: Вид/Диаграмма Ганта – Вид/Таблица/Ввод. Отобразим только задачи с оценкой длительности: Проект/Фильтр/Задачи с оценкой длительности. По итогам фильтрации не выявлено задач с высокой оценкой их длительности. Поэтому можно сделать вывод, что риск невыполнения проекта в срок очень низкий или полностью отсутствует (рис. 14.18).

Рис. 14.18. Результат анализа рисков задач с предварительными

длительностями

Снимем фильтр: Проект/Фильтр/Все задачи.

2. Анализ рисков задач со слишком короткой длительностью. Часто при планировании проекта длительность задач определяется на основании оценки будущих исполнителей. Сотрудники часто дают слишком оптимистичные сроки, что приводит к тому, что запланированные работы не удается выполнить в срок или сотруднику приходится работать сверхурочно. Будем считать рискованными задачи длительностью два и менее дня. Определим фильтр Короткая задача: Проект/Фильтр/Другие фильтры/Создать(рис. 14.19).

Рис. 14.19. Другие фильтры

На следующем шаге заполним поля, как показано на рисунке 14.20.

Рис. 14.20. Определение фильтра «Короткая задача»

В окне Другие фильтры укажем на фильтр Короткая задача, затем Применить. В результате в таблице остались задачи с высоким риском (рис. 14.21).

Рис. 14.21. Результат анализа рисков задач со слишком короткой

длительностью

Отменим фильтр: Проект/Фильтр/Все задачи.

3. Анализ рисков слишком длинных задач с большим количеством ресурсов.

1) Для проведения анализа создадим числовое вычисляемое поле. Откроем окно настраиваемых полей: Сервис/Настройка/Поля, в котором выберем: тип – число, поле – задача. Выбрать число2, кнопка Переименовать. В окне переименования внесем КоличествоРесурсов. При нажатии кнопки Формула откроется построитель формул. В нем необходимо нажать кнопку Функция и из категории Текст выбрать Len(строка). Эта функция впишется в поле формулы. Выделим надпись строка и нажмем кнопку Поле. Из категории Текст выберем Названия ресурсов, формула примет вид Len([Названия ресурсов]), как показано на рисунке 14.22.

По окончанию нужно закрыть окно настройки полей.

2) Настроим представление Диаграмма Ганта для целей анализа. Отобразим таблицу ввода: Вид/Таблица/Ввод. Добавим в таблицу столбец КоличествоРесурсов: щелчок правой кнопкой мыши по столбцу Длительность; имя поля – КоличествоРесурсов. Далее Окно/Разделить, в нижней части представления будет отображаться форма. Щелчок правой кнопкой мыши по форме позволит из контекстного меню выбрать тип формы Ресурсы и последователи(рис. 14.23).

Рис. 14.22. Формула для «КоличествоРесурсов»

Рис. 14.23. Выбор типа формы «Ресурсы и последователи»

Теперь при выборе задачи в диаграмме Ганта форма отражает все ее ресурсы и всех ее последователей (рис. 14.24).

Рис. 14.24. Отображение ресурсов и последователей относительно

выбранной задачи

3) Отсортируем таблицу диаграммы Ганта: Проект/Сортировка/Сортировать по à Сортировать по – Длительность (по убыванию), затем по – Количество ресурсов. Снимем флажок Сохранить структуру (рис. 14.25) и нажмем кнопку Сортировать.

4) Проведем анализ таблицы и содержимое формы, представленные на рисунке 14.26.

Рис. 14.25. Настройка сортировки

Рис. 14.26. Представление для анализа

Наиболее рискованными являются задача Реализация разработанного метода сбора информации,как наиболее длительная и имеющая два трудовых ресурса, и задача Разработка форм фиксирования,выступающая в качестве наиболее ресурсоемкой.

По окончанию анализа необходимо убрать форму: Окно/ Снять разделение à убрать сортировку: Проект/Сортировка/ По идентификатору à cкрыть столбец КоличествоРесурсов.

В процессе анализа стоимости проекта можно проводить анализ затрат по фазам проекта, по отделам, участвующим в выполнении проекта, и другим основаниям анализа. При этом чаще всего используется следующая настройка поля вывода затрат: «% от общей стоимости». Для этого потребуется в разделе настройки формулы для суммарных задач установить переключательСведение и в раскрывшемся списке выбрать значение Сумма; сгруппировать таблицу по полю Код задач и провести анализ задач, которые требуют наибольших затрат в процентном соотношении. Вместе с тем целесообразно на этапе планирования провести исследования рисков задач с календарными ограничениями, рисков привлечения некоторых групп сотрудников (например, впервые участвующих в проектах или ресурсов с высокими трудозатратами) и других. Все процедуры выполняются по схемам, аналогичным вышеизложенным. Например, для анализа рисков, связанных с вовлечением в проект неопытных сотрудников можно использовать следующую схему: настроить столбец Флаг2, определив его как Опыт есть, и отметить отображение красного индикатора для тех случаев, когда значением поля является Нет, и зеленого – когда значением является Да. Добавить настроенное поле в представление Лист ресурсов и установить в нем значение Нетдля тех ресурсов, у которых нет опыта работы. Следует разделить окно, вывести в нижней части представление Использование задач и открыть таблицу Ввод информации о рисках. Для того чтобы в ней отобразились только те задачи, в которых задействованы неопытные сотрудники, необходимо выделить этих сотрудников в списке в верхнем представлении, щелкнув на их фамилиях при нажатой клавише Ctrl. Аналогичным образом могут быть заданы и другие риски проекта.

Задание для самостоятельного выполнения

Для закрепления навыков работы со средством MS Project предлагается продолжить работу над собственным проектом по следующей схеме.

1. Осуществить параметрический анализ длительностей задач проекта: самостоятельно назначить задачи как параметрические, создать настраиваемые поля для параметров, нормы и оценки длительности, ввести значения параметров и нормы длительности и вычислить оценку длительности проекта и необходимость оптимизации модели проекта. Скорректировать сетевую модель в соответствии с результатами анализа.

2. Провести PERT-анализ длительностей задач для контроля сроков выполнения проекта. При этом самостоятельно задать в таблице ввода PERT значения оптимистической, ожидаемой и пессимистической длительностей. Скорректировать план проекта так, чтобы реальные длительности максимально совпадали с ожидаемыми длительностями, полученными в результате анализа. При необходимости следует внести изменения в сроки выполнения проекта (крайние задачи).

3. На основании результатов PERT-анализа выполнить корректировку сетевой модели с использованием методов анализа критического пути, анализа стоимости проекта и ресурсов, а также с учетом рисков проекта. Основные риски проекта рекомендуется установить до выполнения процедур анализа сетевой модели. При выполнении анализа критического пути следует использовать собственные характеристики работ и событий, рассчитанные в лабораторной работе №2 (полные и свободные резервы работ проекта).

4. Подготовить письменный отчет по проделанной работе.

Анализ и выравнивание