Экспортируемые типы файлов

Также как можно импортировать информацию из других файлов и включить ее в вашу БД, можно взять имеющиеся данные и экспортировать их в другой формат. Чаще всего вам при­дется выполнять эту операцию, чтобы разрешить другому пользователю или программе воспользоваться вашей информацией без обращения к программе Access.

При экспорте ваших данных можно применять все те же форматы, которые использова­лись в операции импорта, плюс несколько дополнительных.

■ Access. Преобразует таблицу Access (или объект другого типа) в другой файл БД Access. Это средство гораздо слабее импорта объектов Access, т. к. можно экспортировать

только один объект за другим, поочередно. По этой причине данный формат применя­ется нечасто.

■ Excel. Помещает данные в ячейки электронной таблицы Excel. Идеален, если нужно воспользоваться средствами программы Excel для анализа тенденций объемов продаж или построить диаграмму доходов.

■ Word. Переносит данные в документ Word, отделяя каждый столбец знаком табуляции, а каждую строку символом перевода каретки. Этот формат оставляет желать лучшего, т. к. трудно реорганизовать данные после их переноса в программу Word. (Гораздо удобнее могло бы быть средство экспорта, помещающее данные отчета в таблицу Word, с которой было бы гораздо легче работать.)

■ PDF или XPS. Формируется готовый к печати PDF-файл с жестким форматом и макетом, который можно увидеть при печати таблицы на принтере. В отличие от документов Excel или Word PDF-файл нельзя редактировать — можно просмотреть отчет и распечатать его.

Примечание

Формат PDF или XPS появляется, только если вы установили свободно распространяемый до­полнительный модуль надстройки для пакета Office. В разд. "Получение дополнительного мо­дуля "Save As PDF'" главы 10 описано, как его получить.

■ Документ HTML. Создает подготовленную для Всемирной паутины Web-страницу, которую можно поместить на Web-сайт или в интранет-сети компании. Формат HTML, генерируемый Access, выглядит удивительно, как реальный отпечатанный отчет.

■ Текстовый файл. Выгружает данные в обычный текстовый файл с табуляциями и пробелами, применяемыми для организации данных. Теряются цвета, шрифты, рамки и другие детали форматирования. Этот формат не очень полезен — воспринимайте его как последнее средство для передачи данных в другую программу, если никакие другие варианты экспорта не срабатывают.

■ XML-файл. Сохраняет данные в текстовом файле с расширением xml без форматирования. Этот вариант имеет смысл использовать, если применяется автоматически выполняемая программа, способная читать экспортированный XML-файл и обрабатывать данные.

Экспорт данных

Для выполнения операции экспорта выполните следующие действия.

1. В области переходов выделите таблицу, которую хотите экспортировать.

К сожалению, нельзя экспортировать несколько таблиц одновременно. Но можно экс­портировать только часть таблицы. Один из способов экспорта фрагмента таблицы — от­крыть таблицу и затем выбрать строки, которые хотите экспортировать. (Когда процесс экспорта начнется, вы увидите вариант, позволяющий экспортировать только выделен­ные строки.) Можно также создать запрос, который извлекает только нужные вам стро­ки. Можно экспортировать результаты запроса, выделив в области переходов запрос, а не лежащую в его основе таблицу.

2. Щелкните мышью кнопку, соответствующую типу файла, в который вы хотите экспортировать данные.

Когда формат выбран, программа Access запускает мастер экспорта (рис. 19.8).

Рис. 19.8. Мастер экспорта изменяется в зависимости от используемого формата экспорта. Но первый шаг всегда заключается в выборе файла и задании параметров экспорта, показанных на рисунке

3. Введите имя файла, который хотите создать.

Программа Access создает этот файл во время выполнения операции экспорта. В некото­рых случаях у вас есть возможность выбрать формат файла. Например, если данные экс­портируются в программу Excel, можно использовать более новый, основанный на языке XML, формат электронной таблицы (xlsx-стандарт), или более старый xls-стандарт, под­держиваемый более ранними версиями программы, например, Excel 97.

4. Если хотите сохранить форматирование, используемое в вашей БД, установите флажок Экспортировать данные с макетом и форматированием(Export data with formatting and layout).

Если вы украсили таблицу привлекательными шрифтами и цветами, программа Access сохраняет эти детали в экспортированном файле. Ясно, что этот вариант работает не со всеми форматами. Например, простые текстовые файлы не могут обрабатывать никакое форматирование.

5. Если хотите дважды проверить экспортированный документ, установите флажок Открыть целевой файл после завершения операции экспорта(Open the destination fileafter the export operation is complete).

Никогда не вредно убедиться в том, что вы получили те данные и форматирование, на которые рассчитывали. Если применить этот вариант, программа Access запускает экс­портированный файл, открывая его в программе, которой он принадлежит (Excel для электронных таблиц, Блокнот для текстовых файлов и т. д.). Конечно, этот вариант дей­ствует, если у вас на компьютере установлена соответствующая программа.

6. Если вы выделили только несколько записей в таблице, установите флажок Экспортировать только выбранные записи(Export only the selected records).

В этом случае программа Access экспортирует только текущее выделение, а не всю таб­лицу или запрос.

7. Щелкните мышью кнопку ОК для выполнения операции экспорта.

Программа Access может запросить дополнительные подробности, если ей нужно больше сведений для определения способа создания экспортируемого файла.

После завершения описанного этапа Access задает последний вопрос — сохранять или нет шаги экспорта.

8. Если в дальнейшем вы хотите выполнять эту операцию экспорта повторно, установите флажок Сохранить шаги экспорта(Save export steps). Затем щелкните мышью кнопку Закрыть.

В следующем разделе объясняется, как воспользоваться сохраненной операцией экспорта.