Лабораторная работа №5. Форматирование документа
Цель работы: Овладение основными приемами форматирования: шрифтового и фонового выделения, абзацного форматирования, обрамления и заполнения текста, различными способами выделений перечислений в тексте, оформления текста в виде нескольких колонок, создания таблиц.
Краткая теория
Процесс оформления внешнего вида документа в целом или его фрагментов в любой программной среде называют форматированием. Само слово «форматирование» происходит от слова "форма", т.е. чему-либо надо придать определенную форму. Различные способы и инструменты форматирования, которые предоставляет текстовый процессор Word, позволяют получить профессионально оформленный текст.
Форматирование документов осуществляется в результате следующих действий:
■установки параметров страницы документа;
■применения шрифтового оформления символов текста;
■задания положения абзацев на странице и установка для них отступов и интервалов (слева и справа, межстрочный и межабзацный интервалы);
■выбора вариантов обрамления и заполнения абзацев;
■расположения текста в колонках;
■задания стиля оформления символа, абзаца, страницы и т.п.
Большая часть этих действий может быть реализована с помощью инструментов меню Формат.Форматирование документа основано на задании новых форматов элементам текста, которые должны быть предварительно выделены.
Текст документа набирается установленным по умолчанию шрифтом, настройка которого выполняется в диалоговом окне <Шрифт>, вызываемого командой Формат, Шрифт.Установки формата шрифта могут быть сделаны для любого фрагмента текста. Установленные параметры шрифта действуют применительно ко вновь вводимому тексту или к выделенному фрагменту текста.
Диалоговое окно команды Шрифт содержит три вкладки. На каждой вкладке в окне <Образец> отображается результат настройки шрифта.
Вкладка Шрифт с параметрами:
§ шрифт: для ввода русских букв обычно применяются шрифты: Times New Roman, Arial, Courier и др.;
§ начертание шрифта: обычный, курсив, полужирный, полужирный курсив;
§ размер шрифта в пунктах (пт) или других единицах;
§ подчеркивание выделенного фрагмента линиями разного типа;
§ цвет текста;
§ цвет подчеркивания;
§ видоизменение (флажок): зачеркнутый, двойное зачеркивание и т.д.
Вкладка Интервал с параметрами:
· интервал, который позволяет указать расстояние в пунктах (пт): нормальное, разреженное, уплотненное. Расстояние можно изменить рядом в окне;
· смещение устанавливает смещение выделенного фрагмента в пт относительно базовой линии вверх или вниз;
· кернинг служит для автоматического подбора интервала между символами;
· масштаб.
Вкладка Анимация позволяет из списка выбрать тип анимации выделенного фрагмента.
Кнопка <По умолчанию> использует сделанные установки шрифта во всех новых документах, основанных на текущем шаблоне.
Быстрая установка шрифта может быть выполнена с использованием кнопок панели инструментов Форматирование.
Текст документа состоит из абзацев, абзац заканчивается нажатием клавиши <Enter>. При этом в текст вставляется спецсимвол¶. Удаление данного символа обеспечивает слияние абзацев, причем объединенный абзац получает форматные установки нижнего присоединенного абзаца. При наборе текста переход на новую строку выполняется автоматически.
Формат абзацев устанавливается командой Формат, Абзац,которая вызывает диалоговое окно <<Абзац>>, содержащее вкладки Отступы и интервалы, Положение на странице.
На вкладке Отступы и интервалы задаются:
· выравнивание — по ширине, по центру, по левому или правому краям;
· выбор уровня структуры документа, которому приписываются сделанные установки;
· границы абзацев (отступов) слева и справа от края печатного листа;
· интервалы — межстрочный и межабзацный (перед и после);
· вид первой строки абзаца — с отступом вправо (красная) или влево (висячая).
Вкладка Положение на странице определяет правила разбиения строк абзаца на страницы:
· запрет висячей строки — запрещается печатать одну первую или последнюю строк абзаца на другой странице (можно не менее 2 строк);
· не разрывать абзац, т.е. располагать целиком на одной странице;
· не отрывать от следующего абзаца — текущий и следующий абзацы печатаются на одной странице;
· с новой страницы – выделенный абзац начинать с новой страницы, вставляя разделитель страниц;
· запретить нумерацию строк абзаца;
· запретить автоматический перенос слов.
Быстрое форматирование абзацев может выполняться с помощью панели инструментов Форматирование, которая содержит необходимые кнопки выравнивания абзаца.
Для большей выразительности оформления абзацев и страниц текста используются различные способы обрамления, заполнения узором, изменения цвета и т.п.
Команда Формат, Границы и заливкавызывает диалоговое окно настройки <<Границы и заливка>>. 
На вкладке Граница или Страница выбирается:
· тип обрамления абзаца или страницы;
· цвет, тип и ширина линии обрамления абзаца или страницы;
· параметры, определяющие положение абзаца на странице или поля страницы.
На вкладке Заливка задается тип и цвет узора, цвет фона.
Регистровое форматирование обеспечивает преобразование выделенного фрагмента текста с помощью команды Формат, Регистри выбором соответствующего кнопочного переключателя.
Перечисления в текстовых документах часто оформляются в виде списков. Различают три типа списков: маркированный, нумерованный, многоуровневый. В таблице 1 приведены примеры трех типов списков. Список форматируется как до ввода элементов, так и для уже набранных в виде отдельных абзацев элементов. Для созданных списков допускается изменение их типа.
Таблица 1. Типы списков
| Маркированный список | Нумерованный список | Многоуровневый список |
| I. Аппаратное обеспечение:
| 1. Аппаратное обеспечение: 1.1.Системный блок 1.2.Монитор 1.3.Клавиатура 1.4.Принтер 2. Программное обеспечение: 2.1.Системное 2.2.Прикладное 3. Инструментарий программирования |
Существует несколько различных способов форматирования списков:
■с помощью команды Формат, Список;
■с помощью команды Списокиз контекстного меню;
■быстрое форматирование с помощью кнопок <Нумерация> и <Маркеры> на панели Форматирование.
Команда Формат, Списоквыводит диалоговое окно <<Список>> для выбора вкладки, соответствующей типу списка. Выбранный тип списка можно настроить, нажав кнопку <Изменить> и установив в диалоговом окне <<Изменение списка>> необходимые параметры:
■для маркированного списка выбирается символ (маркер) из набора шрифтов Word; задается размер и цвет маркера; указывается положение маркера и положение текста (отступы);
■для нумерованного списка указывается формат номера из набора шрифтов Word; положение списка на странице (по левому или правому краю, по центру) и его отступ; отступ текста от номера; начальный номер списка;
■для многоуровневого списка указывается номер иерархического уровня, а далее для выбранного уровня осуществляется настройка параметров по тем же правилам, что и для нумерованного списка.
Соответствующие отступы для элементов списка можно изменить как с помощью команды Формат, Список,так и с помощью кнопок панели инструментов Форматирование — <Уменьшить отступ>, <Увеличить отступ>. Кроме того, с помощью мыши на горизонтальной линейке для выделенных элементов списка можно выполнить перемещение указателей отступов.
Для изменения уровня иерархии следует установить курсор на элемент и нажать клавиши:
<Shift><Alt><→> - для понижения уровня иерархии;
<Shift><Alt><←> - для повышения уровня иерархии.
Удалить список можно обычными способами либо с помощью команды Формат, Списоккнопкой <Удалить>.
Для текстов газетного типа выполняется набор в несколько колонок, после заполнения левой колонки (по высоте страницы или до установленного ограничения) курсор автоматически переходит в следующую колонку.
Любые вставки или удаления текста и графики внутри колонок автоматически обеспечивают «перетекание» текста из колонки в колонку. Текст колонок форматируется по общим правилам.
Формат газетного текста задается с помощью команды Формат, Колонки:
o количество колонок (одна, две, три и т.д. колонки);
o ширина каждой колонки (или одинаковая ширина всех колонок);
o наличие разделительной линейки между колонками.
Если документ новый, после выполнения данной команды текст вводится в заданное число колонок на странице.
Существующий текст также можно расположить в колонках, предварительно выделив либо его фрагмент, либо весь документ.
Для нумерации страниц используется команда Вставка, Номера страниц,с помощью которой можно указать:
o положение — вверху или внизу страницы;
o выравнивание — справа, в центре, слева, снаружи или внутри страницы;
o номер первой страницы;
o формат номеров страниц.
Все документы Word создаются с помощью команды Файл, Создать.Важным компонентом создаваемого документа являются стили. Стили позволяют быстро оформлять разнообразные по внешнему виду и характеру тексты. Стартовый набор стилей выбирается из присоединенного к документу шаблона. Стиль — поименованная совокупность форматов элементов текста.
Различают стандартные и пользовательские (специальные) стили. Стандартные стили создаются текстовым процессором Word автоматически. Пользовательские стили создаются пользователем модификацией стандартных или в результате отбора из имеющихся характеристик требуемых. Стиль пользователя может быть доступным либо только для отдельного документа, либо для шаблона.
Для сокращения трудоемкости форматирования документа используются:
o приписывание стандартных стилей к выделенным фрагментам текста;
o создание новых стилей;
o переопределение (изменение) стилей;
o заимствование стилей других шаблонов.
С помощью команды Формат, Библиотека стилейвызывается соответствующее диалоговое окно, содержащее список шаблонов документов. Варианты стилей оформления можно посмотреть в окне просмотра, воспользовавшись кнопками:
■<Документ> — отображается текущий документ с использованием стилей выбранного шаблона;
■<Пример> — отображается пример документ, отформатированный стилями выбранного шаблона;
■<Образцы стилей> — выводит список и образцы форматов стилей выбранного шаблона.
Если дважды щелкнуть на имени выбранного шаблона, то его стили автоматически скопируются в шаблон текущего документа и будут доступны для использования.
Команда Формат, Стильвызывает диалоговое окно <<Стиль>>, в котором отражается список стилей определенного вида: Все стили, Используемые стили, Специальные стили (созданные пользователем).
При выборе определенного стиля в окне <<Абзац>> отображается вид абзацев, а в окне <<Символы>> — тип и размер используемого шрифта данного стиля. Кнопкой <Применить> осуществляют наложение стиля на выделенный фрагмент текста.
Для более быстрого наложения стиля на выделенный фрагмент текста используют кнопку <Стиль> на панели Форматирование, после нажатия которой предлагается установленный по умолчанию в текущем документе список стилей.
Кнопка <Удалить> удаляет выбранный стиль из списка доступных для применения стилей.
Кнопка <Создать> (вызывает диалоговое окно <<Создание стиля>> для определения нового стиля, при этом указываются параметры:
Имя стиля - уникальное имя
Стиль (абзаца или символа)
Основан на стиле - выбранный из списка стиль будет являться основой для создания нового стиля
Стиль абзаца, следующего за текущим абзацем
Формат элементов текста – определяется шрифт, правила форматирования абзаца, тип обрамления текста, язык, тип списки и пр.
Добавить в шаблон новый стиль
Существует иной способ создания нового стиля. Предварительно в тексте документа выполняется форматирование на уровне абзаца или группы символов. Затем для выделенного фрагмента вызывается диалоговое окно <<Создание стиля>>, где вводится новое имя стиля.
Кнопка <Изменить> позволяет изменить отдельные форматы выбранного стиля. Появляется диалоговое окно <<Изменение стиля>>, идентичное диалоговому окну <<Создание стиля>>, с помощью которого можно переопределить стиль либо вернуть прежнее оформление.
Кнопка <Организатор> используется для копирования стилей из других документов или шаблонов в текущий документ. Копировать список можно как слева направо, так и справа налево. При этом следует указать файл-источник и файл-приемник стилей. Для указания файла-приемника в диалоговом окне <<Организатор>> следует нажать кнопку <3акрыть файл>, которая будет заменена кнопкой <Открыть файл>. Надо нажать эту кнопку, ив окне появятся имеющиеся на диске каталоги и файлы. После выбора имени файла в окне будут показаны установленные в нем стили. Далее следует перейти, например, в левое окно, выбрать стили файла-источника и произвести их копирование с помощью кнопки <Копировать> в правое окно для файла-приемника.
Основные положения, которые следует помнить при форматировании документа:
o Документ Word состоит из разделов (секций), каждый из которых разделен на абзацы.
o Каждый раздел имеет свои параметры страницы (поля, расположение и вид колонтитулов, количество колонок).
o Каждый абзац характеризуется своим расположением (интервалы сверху и снизу, межстрочный интервал, шрифт, вид первой строки, тип списка и т.п.).
o К каждому абзацу приписан стиль, параметры которого можно модифицировать.
o Каждый стиль может основываться на другом стиле. Большинство стилей, как правило, основано на стиле "Обычный", изменение которого отразится на всем документе.
o Параметры абзаца ассоциируются с маркером его конца, удаление которого приведет к удалению стилевого оформления абзаца.
o Параметры раздела ассоциируются с разделителем (маркером) его конца, удаление которого приведет к удалению стилевого оформления раздела.
Ход работы:
1. Открыть созданный в предыдущей работе документ.
2. Изменить форматирование второго абзаца:
o Выравнивание текста – По центру, межстрочный интервал – 2, абзацный отступ – 1,5;
o Шрифт – Centaur, начертание – полужирное,размер – 16 пт.
3. На следующей странице набрать стихотворение И. Сурикова (шрифт Arial, размер– 14). Чтобы отформатировать документ в несколько колонок, нужно:
· Установить режим Разметка страницы;
· Разделить документ на разделы и установить курсор в нужный раздел, или
· Установить курсор в то место, откуда будет начинаться многоколонный текст, или
· Выделить ту часть текста, которая должна верстаться в несколько колонок;
· Исполнить команду Формат, Колонки…, установить нужные значения опций.
Белый снег пушистый
В воздухе кружится
И на землю тихо
Падает, ложится.
И под утро снегом
Поле забелело,
Точно пеленою
Все его одело.
Темный лес, что шапкой
Принакрылся чудной
И заснул под нею
Крепко, беспробудно…
Божьи дни коротки,
Солнце светит мало, –
Вот пришли морозцы –
И зима настала.
Труженик-крестьянин
Вытащил санишки;
Снеговые горы
Строят ребятишки.
Уж давно крестьянин
Ждал зимы и стужи,
И избу соломой
Он укрыл снаружи
4. На следующей странице составить расписание вашей группы на неделю. Для этого с помощью меню Таблица вставить таблицу (7х5) и заполнить ее: шрифт – Times New Roman, размер – 12. (см. табл. 2).
Таблица 2. Расписание занятий
| Понедельник | Вторник | Среда | Четверг | Пятница | Суббота | |
| Культурология | Физика | Физ-ра | Рус. яз | Мат. анализ | Химия | |
| Информатика | Физика | Физ-ра | Рус. яз | Мат. анализ | Химия | |
| Информатика | Тат. яз. | История | Эконом. теория | |||
| Эконом. теория | Тат. яз. | История | Эконом. теория |
5. На следующей странице составить список вашей группы. Для этого выполнить команду Нумерованный список на панели Форматирования, или в меню Формат, или в контекстном меню.
Задание
1. Ознакомиться с краткой теорией.
2. Выполнить работу по предложенной технологии.
3. Ответить на контрольные вопросы.
4. Оформить отчет.
Контрольные вопросы
1. Дайте определение понятию форматирование.
2. Каким образом можно устанавливать формат шрифта?
3. Каким образом форматируется абзац?
4. Для чего используются различные способы обрамления, заполнения узором, изменения цвета и т.д.?
5. Каким образом осуществляется изменение регистра для изображения букв?
6. Перечислите способы форматирования списков.
7. Каким образом можно отформатировать документ в несколько колонок?
8. Какая команда используется для нумерации страниц?
9. Для чего используются стили?
10. Перечислите основные правила форматирования документа.