Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию

Приложение № 30 к п.6.3.3.

Кому представляется____________________

(наименование и адрес получателя)

Кем представляется_____________________

(наименование и адрес отчитывающейся организации)

______

(форма собственности отчитывающейся организации)

ПАСПОРТ

Организации, хранящей документы отраслевого фонда

_________________

(название отраслевого фонда)

на 1 декабря 20_____года

1. Сведения о хранилищах

Код строки Количество хранилищ Площадь хранилищ Степень загруженности (%)   Код строки Количество штатных работников
А А
         

2. Сведения о документах

Показатели Код строки Кол-во ед. хр Крайние даты Количество баз данных Объем записанной информации (Мбайт) Условия хранения документов (нужное подчеркнуть) - хранилище: есть, нет; сухое, сырое; светлое, темное. - отопление: центральное, печное, отсутствует. - стеллажи: металлические, деревянные, комбинированные; нет. - шкафы: металлические, деревянные; отсутствуют - сигнализация: пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет. -читальный зал: есть, нет. - температурно-влажностный режим: соблюдается, не соблюдается
конечная конечная
А Б
Научно-техническая документация          
Фотодокументы          
Документы на машинных носителях          
Другие документы          

Примечание: в строке 202 указывается количество подлинников (негативов и позитивов при отсутствии негативов без учета копий и отпечатанных позитивов)

"______"____________________20_______г.

Руководитель организации, предприятия____________________ Расшифровка

(подпись) подписи_____________________

Фамилия и телефон исполнителя

Формат А3 (297*420 мм)

Форма паспорта архива организации, хранящей документы отраслевого фонда.

Приложение 31 к п.6.3.5.

Учетная карточка единицы учета

Электронных документов (ЭД)

Фонд №_______ Опись №________ Ед. учета _________________

Наименование организации /подразделения, от которых поступили документы. Заголовок единицы учета № единиц хранения Отметка о наличии копий ЭД Дата поступления
         
Формат Вид носителя Объем (Мбайт) Количество записей для БД Дата создания
         
Срок хранения Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т.д.) Примечание Подпись лица, внесшего запись
         

Формат А5 (148*210 мм)

Форма учетной карточки единицы учета ЭД

(лицевая сторона)

Вид работы (перезапись, миграции) № акта миграций и перезаписи Дата Новый формат Объем (Мбайт) Вид носителя № единиц хранения Подпись лица, внесшего запись
               

Формат А5 (148*210 мм)

Форма учетной карточки единицы учета ЭД (оборотная сторона)

Приложение 32 к п. 6.3.5.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТНаименование должности

руководителя организации

___________№________ Подпись Расшифровка подписи

_____________________ Дата

(место составления)

о миграции и перезаписи

электронных носителей

Фонд №___

(название фонда)

Опись № Единица учета №
   

Характеристики ЭД до миграции/перезаписи:

Формат___________

Объем(Мбайт)_____

Количество и № ед.хр.______________________________

Характеристики ЭД после миграции/перезаписи:

Формат___________

Объем(Мбайт)_____

Количество и № ед.хр.______________________________

Работу выполнили:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Должность Подпись Расшифровка подписи

Работу принял руководитель архива

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесли:

Должность Подпись Расшифровка подписи

Должность Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210*297 мм)

Форма акта миграций и перезаписей ЭД

Приложении 33 к п. 6.3.5.

ЖУРНАЛ УЧЕТА ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

№ п/п Дата поступления или выбытия Наименование организации/подразделения, от которого поступили документы Название, № и дата документа, по которому принято поступление или выбытие ЭД Название и № фонда, описи и ед. уч. поступивших или выбывших ЭД Поступление описанных ЭД Выбытие описанных ЭД Дата создания Срок хранения Примечание
Вид носителя Объем Формат Кол-во ед. хр. (записей для ЭД) Вид носителя Объем Формат Кол-во ед. хр. (записей для ЭД)
                               

Итого в ____________году ПОСТУПИЛО_____________________ед.уч., ____________________________ед.хр. объемом_______________Мбайт,

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

в том числе постоянного хранения___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

временного хранения___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

ВЫБЫЛО___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

в том числе постоянного хранения___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

временного хранения___________________________ед.уч., ____________________________ед.хр.объемом_________________Мбайт

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Руководитель архива организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210*297 мм)

Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов

Приложение 34 к п. 6.3.5.

ЖУРНАЛ УЧЕТА МИГРАЦИЙ И ПЕРЕЗАПИСЕЙ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

Дата миграции /перезаписи № ед.уч. Исходные данные Новые данные № акта миграций и перезаписей Подпись лица, внесшего запись
№ ед.хр. Формат Объем (Мбайт) № ед.хр. Формат Объем (Мбайт)
                     

Итого подверглось миграции/перезаписи за_________год__________________ед.уч.,__________________ед.хр.объемом_________________Мбайт

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего годовую запись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Зав. архивом организации Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210*297 мм)

Наши рекомендации