Порядок проведения проверки наличия и состояния архивных документов

150. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки.

151. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке:

1) документов Национального архивного фонда, отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан – ежегодно;

2) особо ценных документов на бумажной основе – один раз в 10 лет;

3) аудиовизуальных и электронных документов – один раз в 5 лет;

4) кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется на основании решения экспертно-методической комиссии (или другого совещательного органа) архива в зависимости от интенсивности использования и состояния учета архивных документов, но не менее одного раза в 20 лет, в государственных архивах районов, городов, филиалах архивов – один раз в 10 лет.

Проверка наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется в порядке, установленном для секретных архивных документов.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене заведующих архивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).

152. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает: установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

153. Проверку наличия и состояния архивных документов в архиве проводят, как правило, два работника.

При проверке наличия единиц хранения, архивные документы которых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличия архивных документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном (без подшивки) виде.

Архивные документы, отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, обязательно проверяются полистно.

Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

154. При проверке наличия и состояния архивных документов необходимо:

1) сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажах и в первичных средствах хранения;

2) подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки, неправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда;

3) изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивных документов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других архивных фондов;

4) изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

5) изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов (книгу учета и описания), и помещать их в конец архивного фонда (комплекса архивных документов) для последующей обработки и описания в сроки, установленные руководством архива;

6) изымать документы, снятые с учета, но своевременно не изъятые из архивохранилища;

7) выявлять документы, имеющие физические дефекты.

155. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:

1) вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

2) делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел, документов и других учетных документах.

156. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 18 к настоящим Правилам и в акте проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 19 к настоящим Правилам.

Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел, документов.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния архивных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, а также при полистной проверке дел, в лист вводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверки нумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждой проверке и подписываются исполнителями.

157. На основании листа (листов) проверки согласно приложению 18 к настоящим Правилам составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 19 к настоящим Правилам. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 20 к настоящим Правилам; акт об обнаружении архивных документов согласно приложению 21 к настоящим Правилам; акт о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 11 к настоящим Правилам и другие акты.

158. По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

В случае обнаружения в итоговой записи описи дел, документов (книги учета и описания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

159. На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 22 к настоящим Правилам. Ведение картотеки необнаруженных архивных документов осуществляется централизованно на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов.

Результаты проверки физического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов согласно приложениям 23-28 к настоящим Правилам.

160. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. После проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами редко используемых фондов опечатываются.

161. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия, и проводится в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях. Руководство архива вправе продлить срок розыска на основании докладной записки руководителя соответствующего структурного подразделения архива.

162. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе «Примечание» в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью заведующего архивохранилищем.

163. Архивные документы, причины, отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

На архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, составляется акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны согласно приложению 29 к настоящим Правилам, и подробная справка о проведении розыска, которые вместе с актом проверки наличия и состояния архивных документов представляются в уполномоченный орган для принятия окончательного решения о снятии с учета таких архивных документов.

164. Решение о снятии архивных документов с учета оформляется приказом руководителя архива на основании письменного разрешения уполномоченного органа.

В картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка о снятии архивных документов с учета. Изменения вносятся во все учетные документы, включаются в «Сведения об изменениях в составе и объеме архивных фондов», сообщаются в установленном порядке в фондовый каталог.

165. В сроки, установленные руководством архива, систематически проводится проверка наличия и состояния архивных дел, документов (полная, выборочная), выдававшихся из архивохранилищ в течение года. Результаты указанной проверки оформляются:

1) при подтверждении наличия дел - в виде докладной записки работника, ответственного за организацию проверки наличия;

2) при отсутствии каких-либо дел без документированного обоснования – в установленном порядке.

При выявлении необоснованного отсутствия архивных документов осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие архивные документы включаются в картотеку необнаруженных документов для дальнейшего их розыска.