Коллегиального принятия решения
К распорядительным документам, издаваемым в условиях коллегиального принятия решения, относятся:
ü постановления;
ü решения.
Эти распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный харак-тер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное реше-ние, вопреки решению совещательного органа.
Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:
1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
4. Принятие решения по рассмотренным материалам.
5. Оформление протокола заседания.
6. Издание распорядительного документа.
7. Доведение решения до исполнителей.
Первая стадияпредусматривает сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается оформлением аналитической справки. Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответст-вующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций. Справка должна содер-жать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по реше-нию проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бума-ги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть – поруче-ния.
На второй стадииподготовленные материалы – справка и проект решения – передаются секретарю коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.
На третьей и четвертой стадияхпредседатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготов-ке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы, высказы-ваются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) прини-мается решение.
Пятая стадияотражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографи-ческой записью. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Ес-ли протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с высту-павшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на ле-вом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают пред-седатель коллегиального органа и ответственный секретарь.
Шестая стадия– издание распорядительного документа по решению коллегиаль-ного органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или реше-ниями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управле-ния (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллеги-альными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т.п.). Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участ-ников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают реше-ния. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распоря-дительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.
Седьмая стадия– это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжа-тые сроки) или передача исполнителям.
Приказ
Приказ– правой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.
Приказы издаются:
- по основной деятельности (организация работы предприятия, финансирование, планирование, снабжение и др.);
- по личному составу (увольнение, перевод работников и др.).
Приказы по основной деятельностииздаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.
Приказы по личному составу(кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.
Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов:
· приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);
· приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а);
· приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);
· приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а);
· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6);
· приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а);
· приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8);
· приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а);
· приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9);
· приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а);
· приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11);
· приказ (распоряжение) о поощрении работников (унифицированная форма № Т-11а).
Для создания этих разновидностей приказов по личному составу должны исполь-зоваться только вышеперечисленные унифицированные формы.
Проекты приказов по основной деятельности, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа – «Проект». Проекты приказов составля-ются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соот-ветствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материаль-но-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформули-рован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например:
«О создании филиала общества в г. Твери»
«Об изменении устава общества».
В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю»).
Текст приказа состоит из двух частей:
ü констатирующей части (преамбулы);
ü распорядительной части.
В констатирующей частидается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. Преамбула может начинаться словами «В целях», «Во исполнение» и т.д.
Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫ-ВАЮ», которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная частьдолжна содержать перечисление предписываемых дей-ствий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распо-рядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые вклю-чают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с гла-гола в неопределенной форме. Например: «1. Создать рабочую группу в составе...».
В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответству-ющий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполни-телей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об уп-равленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия.
Например:
1. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Воробьеву К.В. подготовить проект «Технического задания…».
2. Начальнику Управления сбыта информационных систем Ярославцевой Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения …
Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения.
Например:
Срок представления 15.04.2009.
В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.
Например:
5. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами:
«Признать утратившим силу...».
В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразде-ления (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа документа.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунк-тах распорядительной части даются отсылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)». На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пунк-ту приказа относится приложение:
| Приложение 1 к п. 2 приказа ЗАО «ТЕРМИКА» от 24.04.2009 № 43 |
Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, пра-вила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа.
Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.
Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности ру-ководителя во время его дли-тельного отсутствия (коман-дировка, отпуск, болезнь).
Приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами приказа являются:
ü наименование организации;
ü название вида документа (ПРИКАЗ);
ü дата и регистрационный номер документа;
ü место составления или издания;
ü заголовок к тексту;
ü подпись;
ü визы согласования документа.
Пример оформления приказа
Распоряжение
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем предпри-ятия, учреждения, организации для разрешения оперативных вопросов. Как правило, име-ет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан
Распоряжения составляются преимущественно по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и др. Они могут быть изданы заместителями руководителя организации в пределах их компетенции, руководителями самостоятельных структурных подразделений, а также главными специалистами организации, что закрепляется в учредительных документах предприятия, организации.
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по ос-новой деятельности организа-ции. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констати-рующей словом «ПРЕДЛА-ГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.
Распоряжения оформ-ляются на бланке распоря-жения (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами распоряжения являются:
ü наименование организации;
ü название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ);
ü дата и регистрационный номер документа;
ü место составления или издания;
ü заголовок к тексту;
ü подпись;
ü визы согласования документа.
Пример оформления распоряжения
Указание
Указание– правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевы-ми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».
Обязательными реквизитами указания являются:
ü наименование организации;
ü название вида документа (УКАЗАНИЕ);
ü дата и регистрационный номер документа;
ü место составления или издания
ü заголовок к тексту;
ü подпись;
ü визы согласования документа.
Пример оформления указания
Решение
Решение– это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, прини-маемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе колле-гиальности, а другой – на основе единоначалия.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, раз-деленных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО», «РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: ...».
В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛО»). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от пер-вого лица множественного числа («РЕШИЛИ»).
При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.
Распорядительная часть излагается пунктами.
Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствую-щих пунктах распорядительной части: « (приложение 1) » или « (приложение 3) ». На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:
| Приложение 1 к решению Совета директоров от 06.05.2009 № 15 |
Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.
Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами решения являются:
ü наименование организации;
ü название вида документа;
ü дата и регистрационный номер документа;
ü место составления или издания;
ü заголовок к тексту;
ü подпись;
Пример оформления решения
Постановление
Постановление– это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми цент-ральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе кол-легиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиаль-ных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами об-щественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятель-ности.
Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВИЛИ» (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.
Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа). Обязательными реквизитами постановления являются:
ü наименование организации;
ü название вида документа;
ü дата и регистрационный номер документа;
ü место составления или издания;
ü заголовок к тексту;
ü подпись;
Пример оформления постановления