Реквизит 11 – Дата документа
Дата документа — это реквизит, указывающий на момент его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
Необходимо рассмотреть два вопроса:
1) какая из упомянутых в документе дат является датой документа;
2) как правильно оформить дату документа.
Датой документа является:
– для распорядительных документов (приказов, распоряжений) и писем – это дата подписания документа;
– для протокола, акта – это дата события, зафиксированного в документе;
– для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.
В любом случае дата документа – это дата принятия управленческого решения.
В ГОСТе Р 6.30-200 сказано: «Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату».
Дату составления документа должен проставить тот, кто подписывает документ, а дату утверждения – тот, кто его утверждает. Дата проставляется в момент подписания или утверждения документа. Для этого при подготовке проекта документа можно заранее напечатать обозначение года, а для числа и месяца оставить место, либо, если есть уверенность, что документ будет подписан или утвержден в текущем месяце, можно заранее напечатать и название месяца. На практике зачастую на проекте документа печатают сразу и число. Этого лучше не делать, либо делать в исключительных случаях, когда уже абсолютно точно известно, что документ будет подписан или утвержден именно в этот день. Самым оптимальным вариантом является оформление всех элементов даты одновременно от руки.
Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата оформляется на документе при его подготовке и может быть напечатана, а не оформлена от руки.
На справках с места работы дата проставляется при регистрации документа работником, ответственным за регистрацию.
Анализ ГОСТа позволяет выделить следующие способы оформления даты на ОРД:
1) цифровой: день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами: 05.06.2003;
2) словесно-цифровой: 05 июня 2003 г.;
3) «обратный» цифровой: 2003.06.05
Способ написания даты зависит от характера документа. В практике делопроизводства сложилось, что на большинстве ОРД используют цифровой способ. Словесно-цифровой способ чаще используют при оформлении нормативных документов, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера. В особо значимых юридических документах (например, нотариальных) может использоваться исключительно словесный способ оформления даты во избежание подделок.
В конце оформления даты точку не ставят, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение. Проставлять ноль в обозначении дня месяца и месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно – и при цифровом, и при словесно-цифровом способе указания даты. Это защищает документ от подделки.
В документе указывают и другие даты: составления, поступления, резолюции, согласования и др. При оформлении этих дат рекомендуется соблюдать те же правила, что и при оформлении даты документа.