Реквизит 25 – Оттиск печати

В ГОСТ Р 6.30-2003 этот реквизит описан предельно лаконично: «Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

У практиков, занимающихся оформлением документов, возникает два вопроса: на каких документах нужно ставить печать и где на документе ее место?

Для того чтобы ответить на первый вопрос, необходимо пояснить, что документы бывают либо имеющие юридическое значение (и доказательственную силу) – договор, приказ, заявление и др.; либо информационное значение – прайс-лист, приглашение, поздравление, факс и др.

На документах, имеющих информационное значение, оттиск печати не проставляется. Однако и не на всех документах, имеющих доказательственную силу, следует ставить данный реквизит.

Смысл печати и ее правовое значение заключается в том, что оттиск печати заверяет подлинность подписи. Такое заверение необходимо для тех, кто лично не может убедиться (например, подойти и спросить) в подлинности подписи на документе, а лишь опосредованно может узнать это у третьих лиц. Поэтому на внутренних документах печать не ставится, а ставится только на внешних.

Таким образом, оттиск печати ставится только на внешних (исходящих) документах, имеющих юридическое значение, а также на документах договорного характера.

В частности, печать проставляется:

– на учредительных документах организации (устав, положение);

• на доверенностях;

• на справках с места работы;

• на договорах;

• на гарантийных письмах;

• на финансовых документах и других документах.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать представлен в приложении №5 к Государственной системе документационного обеспечения управления.

Копии документов и выписки из них, предоставляемые сторонним организациям или выдаваемые работникам для предоставления в эти организации, всегда заверяются печатью, так как имеют доказательственное значение.

Рассмотрим штатное расписание. Оно упоминается в приложении № 5 к ГСДОУ. Штатное расписание, хотя и имеет, безусловно, правовой характер, является все же внутренним документом организации. Таким образом, ставить на нем оттиск печати не требуется. Характерно, что и в унифицированной форме Т-3, утвержденной Госкомстатом, не предусмотрено место печати на этом документе. Но те организации, которые о своих Штатах и расходах на заработную плату отчитываются перед вышестоящими организациями, направляют «наверх» экземпляр штатного расписания, который в этом случае становится исходящим документом с правовым значением и заверяется печатью.

В Государственном стандарте на схемах расположения реквизитов (Приложения 2 и 3) указано место оттиска печати – в одной зоне с реквизитами 21 (отметка о наличии приложения) и 22 (подпись), никаких дополнительных рекомендаций ГОСТ не приводит.

Если на бланке отмечено место для печати буквами МП, или словами МЕСТО ДЛЯ ПЕЧАТИ, или квадратом, или кругом с пометкой СТАВИТЬ ТОЧНО В КРУГ, вопроса о том, где проставить оттиск печати, не возникает. Тут действует стандартное правило: если на документе обозначено место печати, оттиск печати ставится на это место.

На организационно-распорядительных документах, которые разрабатываются в организациях, место для печати никак не отмечено, однако в различных ведомствах разработаны свои инструкции по делопроизводству, и во многих из них сказано: «Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым».

В таких требованиях есть несоответствие: на финансовых документах, получается, нет необходимости «захватывать» часть наименования должности, а в остальных документах – есть. Это не логично. Следует также заметить, что на некоторых стандартных бланках место оттиска печати, помеченное буквами МП или как-то иначе, расположено в стороне и от наименования должности, и от места для подписи. На некоторых других бланках, наоборот, место печати и место подписи совпадают. Из этого можно сделать вывод, что, как правило, не так столь важно, чтобы оттиск печати захватывал наименование должности. Следует понимать, что печать заверяет подлинность подписи не тем, что стоит «на подписи», а самим фактом своего присутствия на документе. Важно,чтобы и подпись, и оттиск печати хорошо читались, а следовательно, печать надо поставить так, чтобы она не захватывала никакого текста, чтобы этот текст не мешал прочитать надпись на печати, а подпись должностного лица на документе не должна перекрываться оттиском печати, чтобы в случае необходимости была возможность провести качественную экспертизу подлинности подписи.

Есть еще один немаловажный момент: печать и подпись должны быть разного цвета,причем подпись может быть черная, синяя или фиолетовая. Печать же должна быть либо синяя, либо фиолетовая, но только не черная.Это связано с тем, что для экспертизы подписи делают фото через фильтр того же цвета, что и печать, т.е. синего или фиолетового. На фотографии остается видна только подпись другого – соответственно фиолетового или синего, либо черного – цвета. Если печать черная, то черный фильтр поглотит все – и печать, и подпись.

Во избежание подделки документа печать нельзя ставить на чистый лист бумаги, на котором еще нет подписи должностного лица, т.к. печать по определению заверяет подлинность подписи.

Многие делопроизводители считают, что письма, оформленные на бланках, за исключением гарантийных, не требуют удостоверения печатью. Однако исходя из того, что если организация желает, чтобы ей доверяли и относились к любой ее информации серьезно, то она должна удостоверять все исходящие документы не только подписью, но и оттиском печати.

РЕКВИЗИТЫ 23, 24

Реквизиты 23 (гриф согласования) и 24 (виза согласования) отражают процедуру согласования документа. Согласование – это рассмотрение и оценка проекта документа. Гриф согласования отражает внешнее согласование, то есть согласование с внешними партнерами. Виза согласования отражает внутреннее согласование со специалистами самой организации.

В локальном нормативном акте организации, например, в инструкции по делопроизводству, должен быть установлен круг лиц, визирующих тот или иной документ, а также последовательность визирования документа в зависимости от его вида и содержания. В практике делопроизводства сложился определенный порядок визирования и подписания документа:

1. Прежде всего, проставляется отметка об исполнителе – на первом экземпляре документа. В некоторых организациях исполнитель расписывается на том экземпляре документа, который остается в организации. Такая практика представляется разумной – тем самым повышается ответственность исполнителя за подготовленный документ.

2. Затем документ направляется на визирование и/или на внешнее согласование. Круг визирующих в каждой конкретной организации определяется по усмотрению ее руководителя.

3. После получения всех необходимых согласований проект документа направляется соответствующему должностному лицу на подписание.

4. Следующая стадия – утверждение документа руководителем организации, если, конечно, документ подлежит утверждению.

5. И, наконец, последний этап работы – получение виз ознакомления (в случае необходимости).