Проставление архивного шифра дела

На обложке дела проставляется архивный шифр дела. Он состоит из номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.

Архивный шифр проставляется после утверждения или согласования описи дел ЦЭПК, ЭПК архивного органа, утверждения описи дел руководителем организации. До этого номера дел на обложках проставляются карандашом.

Для простановки архивного шифра рекомендуется использовать специальный штамп. Шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки. На обложках дел к документам формата А5 возможна простановка одного архивного шифра в нижнем левом углу.

На ценных или художественных переплетах дел шифр проставляется на обороте переплета.

На темных переплетах для проставления шифра делаются наклейки из светлой бумаги, а также шифр повторяется на листе бумаги, который вклеивается под обложку для ее оформления.

При первоначальном поступлении дел фонда в государственный архив номер фонда в архивном шифре заполняется работниками архива при приеме документов.

7. Систематизация дел в описи

7.1. После завершения работы по описанию дел, карточки на них систематизируются по выбранному для данного фонда принципу систематизации или в соответствии с составленной для данного фонда схемой систематизации (за основу можно взять номенклатуру дел организации). Схема систематизации дел является основанием для внутренней организации дел архивного фонда и закрепляется описью (описями).

Схема систематизации дел архивного фонда управленческой документации может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, его функции, направления деятельности, состав документов фонда (по видам).

Схему систематизации крупных комплексов документов организаций со сложной структурой целесообразно согласовать на ЦЭПК Главархива Москвы или ЭПК архивов. Это необходимо в случаях, если структурные изменения фондообразователя были сложными, и в делопроизводстве в течение некоторого времени не было четкого распределения по годам и структурным подразделениям, при большом объеме документов в бесструктурных организациях, когда классификация их по принципу значимости или хронологии затруднена, при часто меняющейся структуре организации, при формировании коллекций документов и др.

7.2. В зависимости от схемы систематизации фонда, его объема, особенностей делопроизводства организации на дела одного фонда составляется одна или нескольких описей.

Описи могут составляться на:

- дела организации за определенный хронологический период;

- на все дела организации до момента его ликвидации, если организация прекратила свое существование;

- дела одной структурной части организации при большом объеме фонда (структурные подразделения Мэрии и Правительства Москвы) или когда организация-фондообразователь прекратила свое существование;

- на дела одного вида (переписка организации, акты проверок в контрольных органов, рукописи в издательствах, периодические издания организации и др.).

Дела по личному составу организации выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись или несколько описей.

7.3. Распределение дел внутри фонда проводится с учетом следующих признаков:

- структурного (в соответствии с принадлежностью дел к структурным подразделениям;

- хронологического (по периодам или датам к которым относятся дела);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание дел);

- номинального (по видам и разновидностям документов);

- корреспондентского;

- географического;

- авторского.

Как правило, дела систематизируются по признакам, применение которых наиболее целесообразно для всех или отдельных групп документов фонда. Чаще всего при систематизации используется несколько признаков.

7.4. Дела действующих организаций рекомендуется систематизировать по хронологически-структурному признаку (приложение N 21), т.е. сначала по годам, а в пределах каждого года - по структурным подразделениям, располагая их согласно номенклатуре дел (при ее отсутствии - в соответствии со структурой организации).

Очень редко применяется структурно-хронологическая схема систематизации, когда дела в описи группируются по структурным подразделениям организации, а в пределах каждой группы по хронологии (в основном в фондах ликвидированных организаций, когда опись начинается с первого номера, а не является продолжением).

7.5. Для бесструктурных организаций применяется хронологически-предметный признак систематизации дел. В таком случае в пределах года дела располагаются по группам, соответствующим основным направлениям деятельности организации либо по степени значимости документов.

7.6. При систематизации дел в пределах года в бесструктурных организациях или в пределах структурного подразделения в организациях, имеющих структурные подразделения, дела могут располагаться по значимости функций организации или по значимости документов, включенных в дела.

Как правило, на первое место помещаются дела с распорядительными документами (в начале вышестоящих организаций, затем самой организации-фондообразователя) в такой последовательности: постановления, приказы, распоряжения. Далее в пределах структурных подразделений или тематических групп дела систематизируются по их значимости примерно по такой схеме:

- протоколы и документы к ним;

- планы, сметы;

- отчеты;

- справки;

- переписка.

7.7. При систематизации дел небольших по объему фондов, а также отдельных коллекций применяется тематически-хронологическая схема. Тематические группы дел располагаются по значимости намеченных тем.

7.8. Также могут применяться хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы систематизации дел (опись дел "Переписка Мэрии и Правительства Москвы").

Номинально-хронологическая схема систематизации рекомендуется при составлении описей дел по личному составу ликвидированных организаций при большом объеме документов, когда упорядочение документов проводится за все время существования организации (приложение N 22).

7.9. При формировании объединенного архивного фонда, архивные фонды, вошедшие в его состав, могут располагаться по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д. В пределах каждого фонда применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций. Причем дела объединенного фонда могут быть включены как в одну опись, так и составлять несколько описей по документам конкретных организаций, вошедших в объединенный фонд.

7.10. Систематизация дел коллекции определяется их тематикой и составом документов. Возможна группировка дел по авторскому, номинальному, тематическому признаку и другим.

7.11. При систематизации заголовков дел в описи постоянного хранения необходимо соблюдать следующие требования:

- уставы, положения об организации, распорядительные документы, протоколы относятся к тому году, когда они утверждены или подписаны;

- заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих организаций, относящиеся к деятельности конкретной организации располагаются в описи перед распорядительными документами организации. Для исключения межфондовой дублетности документов, дела с копиями распорядительных документов Мэрии и Правительства Москвы, органов исполнительной власти, префектов административных округов, глав районных управ, относящиеся к деятельности конкретной организации, передающей свои документов в Главархив Москвы, в опись не включаются;

- планы, отчеты, сметы, штатные расписания и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от даты их составления; долгосрочные и перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за несколько лет - к последнему году отчетного периода;

- дела с документами учебных заведений, сгруппированных не по календарному, а по учебному году (1997/1998 гг.) следует систематизировать в описи по первому в дате году (1997);

- "переходящие" дела, в том числе журналы регистрации за несколько лет, включаются в описи по дате заведения дела;

- договоры, соглашения постоянного срока хранения при отсутствии в документе срока окончания действия договора, соглашения систематизируются в описи по году подписания. Договоры с указанием сроков их действия (особенно те, которые содержат финансовые обязательства) и делопроизводство, по которым ведется в течение длительного периода времени, систематизируются в описи по дате окончания срока действия договора;

- дела с документами обобщающего характера одного вида или по одной теме помещаются в описи ранее, чем дела по отдельному вопросу;

- дела с перепиской систематизируются в описи по году ее ведения. Если в делах имеются документы за предыдущий год (включенные для сохранения комплекса документов по одному вопросу), это оговаривается в заголовке дела;

- дела, сформированные при упорядочении документов за несколько лет, включаются в опись по первой дате;

- дела с документами комиссий могут располагаться в описи либо в составе структурного подразделения, которое занималось документационным обеспечением деятельности комиссии, либо в конце описи после всех структурных подразделений.

- дела с документами первичных общественных организаций, которые включены в единый фонд с организацией, помещаются в конце описи после документов комиссий.

- дела с грифом "ДСП" помещаются в годовых разделах описи после дел с аналогичными документами открытого характера.

7.12. Заголовки дел по личному составу систематизируются в описи дел по личному составу по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

- приказы (распоряжения поличному составу);

- личные карточки по учету личного состава;

- личные дела;

- трудовые договоры (соглашения);

- лицевые счета работников по заработной плате (расчетно-платежные ведомости по заработной плате);

- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

- акты о несчастных случаях (при отсутствии отдельной описи).

Указанные виды документов, образующиеся в организациях в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные разделы описи либо в отдельные описи.

Личные дела, личные карточки, трудовые договоры помещаются в описи по году увольнения работника.

7.13. Дела временного хранения (свыше 10 лет) с документами об усыновлении несовершеннолетних, защите личных и имущественных прав несовершеннолетних, изменении фамилии несовершеннолетних систематизируются в отдельные описи по году завершения дела в делопроизводстве.

8. Составление и оформление описи

Завершающим этапом описания документов является составление и оформление описи.

Комплекс карточек, составленных на каждое дело, является карточной описью. Карточная опись перед печатанием подвергается редактированию с целью повышения ее качества. Особое внимание необходимо обращать на редактирование заголовков дел.

После систематизации карточек на дела в соответствии с выбранной схемой систематизации на карточках проставляется порядковый номер дела взамен временного. Затем составляются рукописные описи дел, в которые переносятся все сведения с карточки, после чего опись печатается.

При наличии персональных компьютеров и в зависимости от квалификации сотрудника рукописные описи могут не составляться, сведения с карточки сразу вносятся в опись, составляемую на компьютере, либо для составления описи используется база данных, составленная при описании документов. После ввода и выверки всех данных производится окончательное оформление и распечатка готовой архивной описи. Подготовка архивной описи в электронном формате осуществляется с помощью текстовых редакторов и систем управления базами данных. Текстовые редакторы целесообразно применять для создания описи, ее корректировки, редактирования. Описи, подготовленные в электронном формате и базы данных по описанию документов, являются основой для создания электронного НСА в государственном архиве.

Описи составляются на дела постоянного хранения, по личному составу и временного хранения (свыше 10 лет) - при необходимости.

Описи дел являются основным учетным документом в архивах и составляются по единой для всех организаций установленной форме (приложение NN 4, 5, 6, 7, 20, 21, 22). Они имеют справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления (если опись имеет разделы), предисловия, списка сокращенных слов, различного вида указателей.

Описи, подготовленные при упорядочении документов, при переработке описей, а также дополнительные описи (в случае обнаружения не включенных ранее в описи дел) составляются по единым правилам.

В описи дается перечень описательных статей, расположенных в порядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации.