Ввод и редактирование данных

В ячейку электронной таблицы может быть введена информация различного типа: текст, числовые значения и формулы. Кроме того, каждая ячейка может быть отформатирована (т. е. оформлена) по-своему, причем параметры форматирования не влияют на содержимое ячейки.

При вводе данных MS Excel автоматически распознает их тип. Ввод выполняется в позицию активной ячейки. Как только в ячейку вводится хотя бы один символ, содержимое немедленно отражается в строке формул, и сразу же в этой строке появляется изображение трех кнопок, которые используются при обработке содержимого ячейки (рис. 5).

Рис. 5. Строка формул в режиме ввода/редактирования формулы

Для завершения ввода данных следует нажать клавишу <Enter>, или кнопку в строке формул с изображением галочки или стрелку управления курсором на клавиатуре.

Если длина введенного в ячейку текста превышает ширину ячейки, то после ввода текст будет полностью представлен в таблице, закрывая собой незаполненные ячейки, либо будет урезан по правому краю.

Содержимое ячейки может отличаться от изображения на экране— фактическое содержание ячейки всегда представлено в строке формул.

Для редактирования данных в ячейке следует сделать ее активной и нажать клавишу <F2> либо щелкнуть мышью в строке формул.

Для того чтобы вводимым данным не был автоматически присвоен один из заданных в MS Excel форматов, перед вводимой информацией следует ставить апостроф(').

Автозаполнение

Ячейки можно заполнять некоторой информацией автоматически. Для этого предназначена функция автозаполненш, которая вызывается с помощью маркера автозаполненш (черный крест возле правого нижнего угла выделенной ячейки или ячеек) при подведении к нему указателя мыши (рис. 6). Можно также воспользоваться командой Правка | Заполнить | Прогрессия.

Рис. 2.5. Использование маркера автозаполнения

Для осуществления автозаполнения можно использовать также команду Правка | Заполнить(далее, например, можно выбрать Прогрессия).

Форматы данных

Числовые значения, которые вводятся или вычисляются, представляют собой последовательности цифр. Для наглядности представления данные желательно отформатировать, выполнив одно из следующих действий:

· выделите ячейку (ячейки) и воспользуйтесь командой Формат | Ячейки| вкладка Число.

· правой кнопкой мыши щелкните на выделенной ячейке или группе ячеек и выберите команду Формат ячеек(также вкладка Число).

На указанной вкладке открывается перечень основных типов числовых форматов, доступных пользователю.

Пользовательский формат

В MS Excel имеется возможность самому определить необходимый формат представления чисел. Пользовательский формат можно задать воспользовавшись командой Формат | Ячейки| вкладка Число(либо контекстным меню выделенной области), в открывшемся окне Формат ячеекв списке Числовые форматывыбрать тип Все форматы,в появившемся поле Типможно задать необходимый пользовательский формат (рис. 7).

Пользовательские форматы могут состоять из 4-х секций, разделенных точкой с запятой (;):

• положительный формат (для положительных чисел);

• отрицательный формат (для отрицательных чисел);

• пулевой формат (для нуля);

• формат текста (для текста).

Рис. 7. Задание пользовательского формата данных

Условное форматирование

В MS Excel существует также форматирование с учетом условий (ограничений на числовые диапазоны). Окно Условное форматирование(рис. 8) для задания этих ограничений можно открыть командой Формат | Условное форматирование.

Рис. 8. Окно Условное форматирование