Характеристика разновидностей деловых писем.
1. Служебное письмо, его разновидности.
2. Формуляр служебного письма.
3. Правила оформления обязательных и дополнительных реквизитов письма.
1. Служебное письмо относится к справочно-информационным документам, но в отличие от остальных документов оно оформляется на бланке для писем.
Служебное письмо входит в состав УСОРД.
Служебные письма занимают вдущее место и ими пользуются все организации вне зависимости от подчиненности, формы собственности. Именно с помощью деловых писем выясняются отношения, ведутся переговоры, выставляются претензии и выражаются благодарности.Несмотря на развитие других средств коммуникаций письма составляют большую часть исходящей и входящей корреспонденции.
Служебное письмо – обощенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Общим признаком данных документов является их пересылка по почте (хотя они могут передаваться и с помощью факсимильной связи, электронной почты, телеграфа).
Применяются деловые письма для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в процессе деятлеьности организации, поэтому содержание письме разнообразно.
Имеется много разновидностей служебных писем:
приглашения,
подтверждения,
извещения,
напоминания,
уведомления,
просьбы,
требования,
ответы,
разрешения,
запрещения,
претензии,
запросы,
предложения (оферт),
рекламации.
изменения,
уточнения,
сообщения,
разъяснения,
рекомендации,
замечания,
информационные,
сопроводительные,
гарантийные,
циркулярные,
рекламные письма.
2. Официальные письма готовятся на специальных бланках, имеющих соответствующиее название «бланк для писем». Требования к оформлению писем закреплены в СТБ 6.38-2004, а также в Указе Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Госгерба РБ».
На бланке для писем наносятся следующие постоянные реквизиты и ограничительные линии:
Госгерб РБ (товарный знак или эмблема организации);
наименование вышестоящей организации (если имеется);
полное и сокращенное наименование организации;
почтовый адрес;
коммуникационные и коммерческие данные;
ограничительные отметки для реквизитов «дата» и «индекс документа», а также «Ссылка на дату и индекс входящего документа».
Допускается наносить также на бланк ограничительные отметки для реквизитов «заголовок», «адресат».
Согласно Указу Президента от 28.06.2000 № 357 и решению Конституционного суда, все организации вне зависимости от формы собственности и подчиненности обязаны оформлять бланк для писем на двух языках.
Организации госформы собственности обязаны размещать на бланке изображение Госгерба РБ (или эмблему в верхней части левого поля). Организации негосформы сосбвственности располагают эмблему на вехнем поле или в верхней части левого поля. Располагать изображение Госгерба между бланковыми надписями является ошибкой.
Письма оформляются на бланках для писем формата А4 или А5.
На бланк для писем наносятся постоянные реквизиты, характеризующие организацию-автора письма. Используется большое количество реквизитов, несущих переменную информацию, которая может быть различно в зависимости от назначения письма.
После реквизитов бланка следует реквизит «Заголовок к тексту». Без данного реквизита оформляются письма на формате А5. Это как правило сопроводительные письма.
Формулируется заголовок составителем письма, должен быть четким, кратким. Начинается с предлога «О», затем следует отглагольное существительное и существительное в преложном падеже. (Об оказании методической помощи аспирантуре БелНИИДАД). Точка в конце заголовка не ставится.
Печатается реквизит «Заголовок к тексту» от левого поля, не превышая 28 знаков, не больее 5 строк. Если заголовок превышает 140 знаков, то его продлевают до 5 положения табулятора.
Заголовк является одним из поисковых признаков документа, он облегчает обработку документа при регистрации.
Заголовок рекомендуется составлят сразу, до составления текста письма.
Важнейший реквизит «Адресат». Этот реквизит указывает на то, кому предназанчена информация, содержащаяся в письме.
Расоплагается в правом верхнем углу рабочей площади документа сразу под надписями бланка, на уровне реквизитов «Дата» и «Индекс документа», печатается от 4-го положения табулятора.
Все составные части реквизита печатают 14 шрифтом межстрочный интревал точно 14 рт.
При адресовании организации в целом, то указывается название организации в им.п. Если документ адресуется структурному подразделению, то сначала указывается наименование организации, затем – структруного подразделения. Все в им.п. Если документ адресуется конкретному лицу, то сначала указывается наимнование организации в им.п., а затем должность с указанием структурного подразделения, и ф.и.о. в дат п. Инициалы всегда следуют за фамилией.
Если адресуется руководителю организации, то наимнование организации входит в наименование должности руководителя. То же самое для заместителя.
На одном документе указывается 4 адресата. Первым указывается основной корреспондент. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают.
Не допускается указывать несколько адресатов, если документ направляется в вышестоящий орган.
При наличии более 4 адресатом составляется лист рассылки, на каждом экземпляре указывается только одни адресат. Лист рассыки подписывается исполнителем документа.
Список на рассылку
Письма Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции от 25.01.2008 3 02-07-91
| Наименование организации, куда направляется документ | Наименование должности, кому направляется документ | Почтовый адрес | Количество экзмпляров | Примечание |
Руководитель
структурного
подразделения Подпись И.О.Фамилия
Данный список после отправки всех экземпляров письма подшивается вместе с отпуском в дело.
Если письмо отправляется большому количеству однородных организаций, то допускается обощенный адресат.
В данном случае также составляется список на рассылку. Список на расслыку допускается ек составлять лишь в том случае, если документ адресуется всем без исключения организациям, обозначенным в реквизите «адресат» обобщенно, а перечень данных организаций имеется в осуществляющей рассылку экспедиционной службе.
При адресовании документа частным лицам указывается почтовый адрес. Не проставляется адрес, при направлении документа в правительственные организации, постоянным корреспондентам, организации своей системы.
Тескт документа является основным информационным элементом.
Текст в зависимости от вида письма будет имет свои особенности. Общие требования к составлению письма будут следующими:
Письмо должно быть посвящено одному вопросу;
Письмо не должно быть большим по объему. Как правило, до 1 страницы.
Если необхоадимо обратиться в организацию по нескольким вопросам целесообразно составить по каждому из них письмо.
Письмо должно быть написано в деловом стиле. Основные черты: простота, лаконичность, ясность, точность.
Следует аккуртано применять сокращения. Применятют только общепринятые сокращения. Названия географических названий сокращают только перед тем словом, к которому они относятся.
Даты указыватся конкретные. Допускается исползовать в тексте цифровой способ оформления даты. При упоминании в загловке, тексте только года, слово «год» не сокращается. При указании хронологического периода в несколько лет, пишут две буквы Г. После второй ставится точка.
Учебные и финансовые годы пишут через косую черту.
При использовании обращения «господин» применяется сокращение «г-н». При этом вначале упоминается фамилия, а затем инициалы. Без данного слова вначале пишутся инициалы, а затем фамилия.
Применяется прямой порядок слов. При этом определение должно стоять перед определяемым словом, дополнение – после управляющего слова, обстоятельственные слова – ближе к тому слову, к которому они относятся. Вводные слова - в начале предложения.
Сочетаемость отдельных слов деловом стиле.
| Желательно | Нежелательно |
| Предоставить в пользование Направить на рассмотрение Передать в управление Оказывать содействие Осуществлять контроль Предоставить кредит Обладать правом Вступать в силу | Предоставить для пользования Выслать на рассмотрение Передать для управления Оказывать помощь Вести контроль Выдать кредит Владеть правом Входить в силу |
С точки зрения композиции все письма делятся на простые и сложные.
Простые письма создаются в случаях, когда не требуется детального описания сложившейся ситуации., раскрытия органзиационных, правовых и иных вопросов, связанных с проблемой, которая излагается в тексте письма. Тексты простых писем имеют одну или две смысловые части. К ним относятся, например, тексты сопроводительных писем.
Направляем для исполнения поставновление Депаратамента по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 13.01.2008 № 25 «Об утверждении Положения о порядке присвоения квалификационных категорий работникам государственных архивов и архивных учреждений».
К типу простыих писем относятся также сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания, гарантийные письма. Текст письма, состоящего из двух смысловых частей, включает в себя краткое обоснование (причины, мотив) и заключение (просьбу, отказ, предлжение).
В соответствии с поручением Совета Министров Республики Беларусь от 21.09.2007 № 109/15 прошу подготовить справку о задолженности Гсоударственного архива Минской области по коммунальным платежам и представить ее в Депаратамент по архивам и делопроизводству до 15.12.2007.
Сложные письма создаются в случаях, требующих детального описания управленческой ситуации, анализа поднимаемых вопросов, изложения доказательств, причины принятия соответствующего решения или подготовленного прделожения. Сложнгые письма состоят из трех или более самостоятельных смысловых частей: вступления, основной части и заключения. Эти части могут также дополняться обращением, котороя обязательно в коммерческой переписке, а также желательно при составлении письма конкретному лицу.
При обращении к высшим долностным лицам государства , а также должностным лицам высших и центарльных органов госвласти, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, допускается обращение с указанием должности без фамилии. Обращение следует использовать при адресовании письма частным лицам. В то же время в текущей деловой переписке при решении служебных вопросов, связанных с исполнением законодательства, поручений вышестоящих органов, часто употреблять обращения не стоит.
Основную смысорву нагрузку несут вступление, основная часть (иногда их объединяют в одну) и заключение.
Вступлениесодержит тему письма, объсянющую причины письма или повод его написания.
В основной части тема раскрывается через описание сложившейся ситуации, а также дается ее анализ. В этой части приводятся также доказательства, позволяющие сделать вывод (предложения) и/или высказать просьбу в зключительной части письма.
Заключение – это итог изложения темы или предмета письма. В заключении формулируются выводы, предложения просьбы.
В некоторых случаях текст сложного письма может дополняться еще одной частью – опровержением. Оно используется тога, когда у адресата может возникли ощущение неубедительности приведенных доказательсв, фактов.
Излагается текст от первого лица мн. числа.
Завершать текст рекомендуется заключительной формулой вежливости. Она используется в том случае, если использовано обращение.
При налии прилагаемы к письму документов оформляется реквизит «отметка о налии приложения». Печатается под текстом через 2 интревала. Слово «Приложение:» от нулевого положения табулятора. Перечисленные приложения (если их несколько) в столбик через один межстрочный интервал.
Подпись является обязательным реквизитом, т.к. она придает документу юридическую силу.
Дожность печатается от нулевого положения табулятора. Расшифровка подписи - от 6. В расшифровке подписи вначале идут инициалы, а затем фамилия. Пробел между ними не ставится. Если должность занимает несколько строк, подпись и ее расшифровка располагаются на последней строке напротив должности. Если доукмент оформляется на бланке, допускается сокращенная должность
Генеральный директор ЗАО
Директор завода
Ректор университета.
При оформлении документа не на бланке, наимнование организации входит в состав должности.
Если письмо подписывается несколькими лицами (например, гарантийное письмо), то подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью.
Если подписывают лица равные по должности, то их подписи располагаются на одном уровне.
Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется на последнем листе на лицевой стороне над нижним полем.
Содержание письма может быть завизировано работниками, которых касается содержание письма и в компетенцию которых входи решение вопросов, отраженных в письме.
Виза – это реквизит, выражающий согласие или не сгласи должностного лица с содержанием документа. Виза – это внутренне согласование.
Визируются экземплряы, остающиеся в делопроизводстве организации. Виза проставляется ниже подписи на лицевой строне листи, при отсутствии места – на оборотной.
Визируется проект письма его составителем. Его виза всегда идет первой. Затем остальные визы (например, юрисконсульта, главного бухгалтера).
Большие по объему документы визируются в течение 2-3 дней (согласно Примерной интсрукции по делопроизводству). Остльные – в день поступления на согласования.
Подписывается письмо руководителем организации, датой письма является дата пописания. Проставляет дату на письме, лицо, подисавшее его.