Характеристика реквизитов документов.
1. Определение реквизита документа. Количество реквизитов, установленных формуляром-образцом, их перечень.
2. Виды реквизитов: постоянные и переменные, обязательные и дополнительные, их взаимосвязь.
3. Способы офрмления и варинты расположения реквизитов.
1. Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Реквизит – это обязательный элемент официального документа. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, составляющих документы, определяется их видом, назначением и др. факторами. Состав реквизитов отдельных видов документов, выдаваемых органами госвласти и госуправления (например, паспорта, трудовой книжки, диплома, свидельства о рождении), установлен в законодательных и нормативных актах.
Как уже ранее говорилось, набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности называется формуляром документа. Формуляром-образцом установлено 32 реквизита. Данный состав ревизитов закреплен в СТБ 6.38-2004.
1 – Государственный Герб РБ;
2 – эмблема организации или товарный знак;
3 – код орг-ции по ОКПО;
4 – код док-та по ОКУД;
5 – наим. вышестоящей орг-ции;
6 – наим. орг-ции;
7 – наим. структ. подразделения;
8 – почтовый адрес отправителя;
9 – коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка);
10 – название вида документа;
11 – дата;
12 – индекс доку-та;
13 – ссыла на дату и индекс входящего док-та;
14 – место составления или издания док-та;
15 – гриф ограничения доступа к док-ту;
16 – адресат;
17 – гриф утверждения;
18 – резолюция;
19 – заголовок к тексту;
20 – отметка о контроле;
21 – текст;
22 – отметка о наличии приложения;
23 – подпись;
24 – гриф согласования;
25 – визы;
26 – печать;
27 – фамилия исполнителя и № его тел.;
28 – отметка о заверении копии;
29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
30 – отметка о переносе данных на машинный носитель;
31 – отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);
32 – предупредительный знак.
Реквизиты характеризуют документ. Целевое назначение реквизитов неоднозначно. Некоторые реквизиты несут информацию о документе, являясь его обязательными атрибутами (подпись, дата, номер). Некоторые реквизиты характеризуют явления, описанные в документе.
Реквизиты, характеризующие сам документ, место, которое занимает документ в пространстве и времени. Так реквизиты наименование организации, адресат, резолюция, гриф утверждения, коммуникационные и коммерческие данные, почтовый адрес указывают на положение документа в пространстве, его географическое положение, иерархическое положение, указывают путь, который документ уже прошел или который ему предстои пройти.
Положение документа во времени характеризуется такими реквизитами как дата. Он показывает в какой момент создан документ. Датой сопровождаются и другие реквизиты, т.е. они датируются: гриф утверждения, согласования, визы, отметка об исполнеии направлении в дело, резолюция, отметка о поступлении. Дата является одним из основных реквизитов, поскольку она придает документу юридическую силу.
Целевое назначение документа характеризуется такими реквизитами как, вид документа, заголовок к тексту, резолюция, текст, коды по ОКУД и ОКПО.
Реквизиты отметка о заверении копии, подпись, гриф утверждения, печать удостоверяют подлинность документа. Реквизиты могут сообщать о документа и некоторые сведения о документе. Отметка о наличии приложения свидетельствует о том, что данный документ или не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть изучен вместе с другими прилагаемыми к нему документами.
Наличие реквизита «текст» свидетельствует о том, что речь идет о совершенно конкретном документе, который является средством передачи и сохранения информации.
2. Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными, переменными и взаимоисключающими (взаимозаменяющими).
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как:
Государственный Герб РБ (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации или товарный знак (если есть),
наим. орг-ции,
коммуникационные (телеграфный адрес, номера тел., факса, телетайпа, телекса, е-майл) и коммерческие данные (№ счета, наим. банка),
код орг-ции по ОКПО,
код док-та по ОКУД.
При изменении данных реквизитов изготавливаются новые бланки.
Т.о. можно сказать, что постоянные реквизиты – это реквизиты, наносимые при изготовлении унифицированной формы документа или бланка.
К переменным отноястся реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств. Например, реквизит «дата» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» - от того, о чем будет сказано в документе, т.е. содержания вопроса, освещаемого в документе. Другими словами, переменные реквизиты – это реквизиты, наносимые при составлени документа.
Т.о., значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным остаются место их расположения на документе и правила их оформления.
Взаимоисключающие (взаимозаменяемые) реквизиты – это реквизиты, для которых отводится одна и та же площадь на формуляр-образце. Они не встречаются в одном и том же документе. К таким реквизитма отоносятся:
почтовый адрес отправителя и название вида документа;
адресат и гриф утверждения;
ссылка на дату и № входящего документа и место состваления или издания документа.
Реквизиты также можно разделить на обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД. К ним относятся:
наим. орг-ции;
дата;
индекс доку-та;
заголовок к тексту;
текст;
подпись;
печать.
Дополнительные реквизиты могут быть не на всех вида документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, отметка о поступлении, резолюция, фамилия исполнителя и № его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело). Отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.
3.Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов:
угловой и продольный.
При угловом варианте зголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5. При этом бланковые надписи не должны выъодить за пределы 72 мм по горизонтали.
Например:
| Наименование вышестояшей организации |
| Наименование организации |
| ВИД ДОКУМЕНТА |
| ___00.00.0000__№______ |
| Место составления или издания документа |
При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.
Например:
| Наименование вышестояшей организации |
| Наименование организации |
| ВИД ДОКУМЕНТА |
| ___00.00.0000__ №______ |
| Место составления или издания документа |
Существуют два способа оформления реквизитов: флаговый и центрованный.
При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита. Граница левого поля в данном случае выступает в качестве древка, а строки бланковых надписей составляют как бы полотнище флага (отсюда и название способа расположения реквизитов).
Например:
| Наименование вышестояшей организации |
| Наименование организации |
| ВИД ДОКУМЕНТА |
| ___00.00.0000.__№______ |
| Место составления или издания документа |
При центрованном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов. Они центируются, в результате чего оказываются равноудаленными от условной вертикальной оси, которая делит бланковые надписи на две равные половины.
Например:
| Наименование вышестояшей организации |
| Наименование организации |
| ВИД ДОКУМЕНТА |
| ___00.00.0000.__№______ |
| Место составления или издания документа |
| Наименование вышестояшей организации |
| Наименование организации |
| ВИД ДОКУМЕНТА |
| ___00.00.0000.__ №______ |
| Место составления или издания документа |
Продольный вариант расположения реквизитов используется для распорядительных документов, а угловой для организационных. Для бланка для писем используется как продольный так и угловой варианты расположения реквизитов.
При изготовлении бланка наиболее приемлемым является центрованный способ расположения реквизитов, а при подготовке документов не на бланке целесообразнее печатать реквизиты флаговым способом.