Назначение ведущих переговоры

Вступать в деловые контакты путем личных встреч, по телефонной или другим видам связи могут все работники фирмы, однако каждый их уровень имеет пределы своих полномочий. Так, работники оперативно-коммерческих групп, рядовые работники специализированных отделов и помощники руководителей фирмы могут обмениваться с представителями контрагентов информацией о ходе выполнения взаимных обязательств и обсуждать другие вопросы, но без отступлений от условий действующих договоров и соглашений. Если контрагент настаивает на немедленном решении вопроса, выходящего за пределы полномочий работника, этот работник должен без стеснения заявить, что решение данной проблемы выходит за пределы его компетенции, но он в кратчайшие сроки согласует ее с руководством и сообщит принятое решение. В глазах опытного контрагента такой ответ только повысит уровень доверия к Вашей фирме как к четко организованной структуре. К сожалению, в работе еще не всех российских фирм утвердилось такое понимание коммерческой дисциплины.

На уровне начальников специализированных отделов формируется тактика работы с контрагентами, в том числе определяются принципы, закладываемые в проекты разрабатываемых договоров и соглашений, трактуются действующие условия контрактов, готовятся предложения для руководства по работе с контрагентами. Начальникам специализированных отделов может быть поручено возглавить переговоры по согласованию условий и подписанию новых договоров, урегулированию претензий, возмещению убытков и т.д.

Директора определяют стратегию фирмы по своему направлению деятельности. Они лично возглавляют наиболее сложные переговоры по заключению и исполнению договоров, оказывающих существенное влияние на эффективность работы фирмы.

Генеральный директор определяет общую стратегию фирмы, координирует работу директоров, является председателем совета директоров, возглавляет переговоры с наиболее перспективными контрагентами о долгосрочном сотрудничестве и заключает наиболее существенные договоры, влияющие на решение стратегических задач.

Директора фирмы назначают лиц, ведущих конкретные переговоры. Если ведущим переговоры назначается начальник или заместитель начальника специализированного отдела*, то на его имя за подписью генерального директора оформляется доверенность с указанием полномочий. На некоторых фирмах начальникам отделов, имеющим в подчинении большое число исполнителей (в нашем примере это начальник отдела координации закупок и продаж), директорами делегируются права назначать ведущими переговоры наиболее опытных исполнителей. В этих случаях, особенно при проведении переговоров вне главного офиса фирмы, на них оформляются соответствующие доверенности.

* В учебнике преднамеренно не употребляется понятие «менеджер», т. е. управляющий, поскольку оно не точно определяет положение работника в иерархической системе фирмы. Менеджером можно, например, назвать и заместителя начальника отдела, и директора фирмы.

При необходимости провести переговоры с контрагентом начальник соответствующего отдела обычно выходит к курирующему его директору фирмы с предложением самому возглавить переговоры или поручить их проведение одному из опытных исполнителей.

Перед важными переговорами обычно анализируются следующие обстоятельства. Прежде всего определяется, на каком уровне будет принят представитель фирмы. Продавцы обычно назначают ведущих переговоры на уровне представителя контрагента, а при особой значимости предстоящей сделки — уровнем выше. Покупатели могут себе позволить назначить ведущего переговоры на ранг ниже, чтобы заранее не показать особой заинтересованности в приобретении товара.

Если инициатором переговоров выступает фирма-продавец, то слишком заниженный уровень ведущего переговоры со стороны покупателя может показать его недостаточную заинтересованность в совершении сделки. Однако это правило действует для примерно равновеликих фирм по капиталу и объемам торгового оборота. Крупные компании, имеющие мощные закупочно-сбытовые структуры, укомплектованные квалифицированными оперативными работниками, могут направить на переговоры своих представителей, занимающих относительно низкие должности, установив им в доверенностях определенный круг полномочий.

Чтобы заранее оценить степень заинтересованности покупателя, следует познакомиться со справочными данными на фирму-контрагента, которыми может располагать отдел маркетинга и цен. При отсутствии таких данных целесообразно попытаться получить на эту фирму справку в консультационной компании, банке, в сети Интернет, а в отношении зарубежных фирм можно запросить Отдел по изучению инстранных фирм Всероссийского научно-исследовательского конъюнктурного института (ВНИКИ).

В любом случае назначать ответственного за проведение переговоров следует заранее, с учетом времени, необходимого на их подготовку.