Этап 3. Учет и фактурирование поставки

Объект контроля №1: отгрузка.

Источник контроля: четвертый экземпляр ТТН (остав­ленный для контроля в бюро оперативного управления при отправке продукции), третий экземпляр ТТН с отметками по­купателя о приемке продукции (т.е. свидетельствующими о фактической величине отгрузки).

Параметр контроля: заданная величина объема отгрузки.

Субъект контроля: начальник бюро оперативного управ­ления отдела сбыта.

Метод контроля: сверка (встречная проверка) докумен­тальных данных.

Примечание: По возвращении в организацию (имеется в виду организация-изготовитель и продавец) водитель-экспедитор предъяв­ит третий экземпляр ТТН (с отметками покупателя о прием­ке продукции) в бюро оперативного управления отдела сбыта.

Техник бюро регистрирует дату и точное время прибытия автомобиля в организацию после осуществления отгрузки (да­та и время прибытия автомобиля учитываются по моменту предъявления водителем-экспедитором соответствующего эк­земпляра ТТН).

Начальник бюро осуществляет документальный контроль на предмет полноты отгрузки, сверяя данные о приемке про­дукции покупателем и данные об отправке продукции со скла­да организации. На основании отметок покупателя, свиде­тельствующих о приемке им продукции, начальник бюро оперативного управления делает соответствующие отметки об отгрузке (о факте отгрузки) в экземпляре ТТН (четвертый эк­земпляр), оставленном в бюро при отправке продукции (т.е. служащем как оправдательный документ для учета отгрузки в отделе сбыта). Техником бюро данный экземпляр ТТН после проставления в нем соответствующей отметки об отгрузке ре­гистрируется и подшивается для хранения в специальном журнале, являющемся частью досье на покупателя.

Экземпляр ТТН с отметками покупателя о приемке про­дукции (т.е. третий экземпляр) возвращается водителю-экспедитору. Водитель-экспедитор предъявляет его в бухгал­терию как оправдательный документ в использовании выдан­ной ему доверенности. Данный экземпляр необходим для вы­писки счета-фактуры и отражения отгрузки на счетах бухгалтерского учета.

Объект контроля № 2: отгрузка (поставка), реализация.

Источник контроля: отчеты об отгрузке следующих ви­дов (по данным бюро оперативного управления): 1) по отгруз­кам продукции каждого наименования, 2) по отгрузкам про­дукции всех видов каждому покупателю в разрезе заключенных с ним договоров, 3) по объему отгруженной продукции по видам отгрузки; данные по расчетам за продук­цию; отчеты о выполнении планов продаж (составленные экономическим бюро отдела сбыта).

Параметр контроля: заданные величины объема отгрузки и реализации (в натуральных и стоимостном измерителях).

Субъект контроля: начальник экономического бюро отде­ла сбыта (экономист по сбыту), заместитель начальника отде­ла сбыта по управлению сбытом, начальник отдела сбыта, за­местители директора по экономическим и коммерческим вопросам, директор организации.

Метод контроля: нормативная проверка.

При получении данных об отгрузке продукции покупателю начальник бюро оперативного управления в журнале (регист­ре, файле) ежедневного учета отгрузки проставляет следую­щие данные:

♦ наименование покупателя;

♦ дата и номер договора поставки (и приложений в части календарных графиков поставок);

♦ дата выписки и номер соответствующей ТТН; дата и вре­мя (при указании точного времени) фактического осуще­ствления отгрузки;

♦ фактические данные по отгрузке (по данным третьего эк­земпляра ТТН) в стоимостном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции;

♦ дата и время возвращения автомобиля в организацию по­сле отгрузки (дата и время регистрации отгрузки).

По данным вышеуказанного регистра начальником бюро оперативного управления составляются и ежедневно передают в экономическое бюро отдела сбыта отчеты, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода пятидневки, декады или месяца, т.е. соответственно календарным графикам отгрузки). Отчеты составляются по утвержденной форме (системно построенные формуляры) в трех видах:

1) по отгрузкам продукции каждого наименования (в натуральных и стоимостном измерителях) всем покупателям;

2) по отгрузкам продукции всех видов (в натуральных и стоимостном измерителях) каждому покупателю в разрезе за­ключенных с ним договоров (или его разнарядок),

3) по объему (в натуральных измерителях) отгруженной продукции по видам отгрузки (самовывоз, централизованная доставка, доставка транспортом организации-изготовителя) в разрезе транспортных средств и с указанием времени, затра­ченного на погрузочно-разгрузочные работы (т.е. простой транспортных средств под погрузкой-разгрузкой), непосредст­венно транспортировку груза к месту разгрузки и обратный пробег автомобилей (эти данные необходимы для составления отчетности по выполнению планов отгрузок и перевозок).

Начальник экономического бюро отдела сбыта (экономист по сбыту) на основе ежедневных отчетов, полученных из бю­ро оперативного управления, а также данных по расчетам за продукцию, полученных из договорно-правового бюро, подго­тавливает и ежедневно по установленному порядку передает заместителю начальника отдела сбыта по управлению сбытом отчеты (рапорты) о выполнении планов продаж за день и с на­чала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, кварта­ла, года), а также ежедневные отчеты (рапорты) о выполнении оперативно-календарных планов (графиков) отгрузок (по ви­дам отгрузок) и перевозок (по видам перевозок).

Объект контроля № 3: счет-фактура.

Источник контроля: выписанный счет-фактура; ТТН, на основании которой выписан счет-фактура.

Параметр контроля: счет-фактура заполнен в соответст­вии с действующими правилами; реквизиты и дополнитель­ные данные указаны верно.

Субъект контроля: заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом, главный бухгалтер.

Метод контроля: проверка документов; встречная провер­ка документальных данных.

Примечание: На основании полученного от водителя-экспедитора экзем­пляра ТТН с отметками покупателя о приемке продукции (данные отметки свидетельство отгрузки) работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии (при отсутствии в структуре бухгалтерии данного учетного подраз­деления учет расчетов с покупателями осуществляет работник общей группы или расчетной группы - в зависимости от струк­туры бухгалтерского аппарата) выписывается счет-фактура в двух экземплярах, первый из которых не позднее 5-ти дней с даты отгрузки продукции представляется покупателю (если до конца налогового отчетного периода осталось менее пяти дней, необходимо составить и передать счет-фактуру покупа­телю в данном отчетном периоде). Второй экземпляр счета-фактуры подшивается и хранится в составе учетной докумен­тации (в журнале учета выдаваемых счетов-фактур). Перед подписанием счета-фактуры вышеуказанные должностные лица методами проверки документов осуществляют контроль на предмет верного указания реквизитов (в том числе объема сделки в натуральном и стоимостном выражении) и следую­щих дополнительных данных:

♦ серия, номер и дата выписки ТТН;

♦ дата (и, при соответствующих договорных условиях, точ­ное время) отгрузки;

♦ номер автомобиля, на котором осуществилась доставка продукции;

♦ количество грузовых мест (единиц).

Счет-фактура основной документ, по которому объем реа­лизации отражается в бухгалтерском учете. На основе выпи­санных счетов-фактур работник группы учета готовой продук­ции бухгалтерии в соответствующих регистрах (файлах) ведет аналитический и синтетический учет реализации готовой про­дукции.

Построение аналитического учета должно обеспечить по­лучение данных по объемам реализации в разрезе видов про­дукции, географических регионов сбыта, группам покупате­лей (рыночным сегментам).

Выписанный счет-фактура — основа для регистрации де­биторской задолженности покупателей, На его основе работ­ник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бух­галтерии заполняет регистры (файлы) аналитического учета покупателей. Указанным работником ведется книга продаж, в которой он в хронологическом порядке регистрирует выпи­санные счет-фактуры.

Учитывая отрицательное влияние роста дебиторской за­долженности и в целях совершенствования контроля за со­хранностью активов вместе со счетом-фактурой покупателю целесообразно высылать «напоминание об оплате». В нем ука­зываются:

♦ номер и дата договора и соответствующих приложений и/или дополнений;

♦ общая сумма задолженности (в том числе просроченной) по поставкам, порядок и сроки оплаты;

♦ механизм применения санкций за несвоевременную опла­ту (в том числе начисленная неустойка).

Данное «напоминание об оплате» составляется работни­ком, ответственным за выписку счетов-фактур, и подписыва­ется главным бухгалтером. «Напоминание об оплате» создает дополнительные условия для своевременного погашения де­биторской задолженности покупателя, так как в конкретной форме дополнительно ему напоминает о платежных обяза­тельствах и последствиях их невыполнения.