Контроль в системе менеджмента

Функции и виды контроля. Регулирование и контроль в системе менеджмента. Сущность и виды контроля. Процесс контроля. Характеристика эффективного контроля. Управленческий учет: понятие, задачи, инструменты, применение. Факторы, определяющие эффективность менеджмента.

Контроль это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Выделяют следующие виды контроля: предварительный, текущий, заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до начала работ. Основным его средством является реализация определенных правил, процедур, линий поведения, соблюдение которых позволяет организации развиваться в заданном направлении.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения работ и позволяет исключить какие-либо отклонения от намеченных планов и инструкций, что не позволяет дать развиться этим отклонениям. Для осуществление этого контроля необходима обратная связь, т.е. данные о полученных результатах.

Заключительный контроль осуществляется после завершения работ и дает информацию для планирования (если аналогичные работы будут осуществляться в будущем), способствует мотивации (обеспечивает справедливое вознаграждение).

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко, слиты функции контроля и планирования. Стандарты – это конкретные цели, достижение которых поддается измерению. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации. Второй этап контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. После обнаружения отклонений, решается вопрос, насколько они допустимы. После вынесения оценки процесс контроля переходит в третий этап. Менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать, устранить отклонение или пересмотреть стандарт.

Если сопоставление фактических результатов со стандартами показывает, что установленные цели достигаются, лучше всего ничего не предпринимать. Но контроль все равно должен осуществляться раз за разом, повторяя цикл.

Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Смысл корректировки состоит в том, чтобы понять причины отклонения и добиться возвращение организации к правильному образу действий.

Не все отклонения от стандартов следует устранять. Иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому, что они основаны на планах, а планы – это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Стандарты могут пересматриваться в сторону повышения, если прогноз составлен слишком пессимистично, и в сторону повышения, если прогноз слишком оптимистичен.

Для того чтобы контроль мог выполнять свою истинную задачу, он должен обладать несколькими важными свойствами: стратегическая направленность контроля, широта контроля, ориентация на результаты, соответствие делу, своевременность контроля, простота контроля, экономичность контроля.

Вопросы для самоконтроля

1. Что собой представляет управленческий контроль?

2. Какие задачи контроль помогает решить?

3. Каких принципов необходимо придерживаться для создания эффективной системы контроля?

4. Назовите основные виды контроля и охарактеризуйте их.

5. Какие этапы включает в себя процесс контроля?

6. В каких формах можно осуществлять контроль в организациях?

8 Стратегические и тактические планы в системе менеджмента: технологии стратегического менеджмента и управление изменениями

Понятие, сущность и инструментарий стратегического менеджмента. Составляющие стратегического менеджмента. Корпоративная стратегия, стратегия бизнес-единиц, функциональная стратегия. Система стратегического управления: анализ среды, определение миссии и целей, выбор стратегии, выполнение стратегии, оценка и контроль выполнения стратегии. Виды планов: стратегические, тактические. Особенности бизнес-планирования в Беларуси.

Планирование — это одна из функций управления, которая представляет собой процесс выбора целей организации и путей их достижения.

Планирование можно условно разделить на два вида: краткосрочное (оперативное) и долгосрочное (стратегическое).

Стратегическое планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей. Процесс планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени.

Долгосрочный план обычно охватывает трехлетний, пятилетний и более периоды. Он скорее носит описательный характер и определяет общую стратегию компании, поскольку трудно предугадать все возможные расчеты на такой длительный срок

Долгосрочный план вырабатывается руководством компании и содержит главные стратегически цели предприятия на перспективу.

Существует четыре основных вида управленческой деятельности в рамках стратегического планирования: распределение ресурсов, адаптация к внешней среде, внутренняя координация, и организационное стратегическое предвидение.

Стратегические планы должны быть разработаны так, чтобы не только оставаться целостными в течении длительного промежутка времени, но и быть достаточно гибкими, чтобы при необходимости можно было осуществить их модификацию и переориентацию.

Краткосрочное планирование может быть рассчитано на год, полгода, месяц, и так далее. Краткосрочный план на год включает объем производства, планирование прибыли и другое. Краткосрочное планирование тесно связывает планы различных партнеров и поставщиков, и поэтому эти планы могут либо согласовываться, либо отдельные моменты плана являются общими для компании — производителя и ее партнеров.

Особенностью процесса планирования является тот факт, что описание или объяснение многих экономических явлений представляет собой процесс решения неточной задачи, базирующейся на субъективных оценках. Поэтому, потребность в менеджерах, их знание, опыт и интуиция требуются именно в тех направлениях производственной и коммерческой деятельности, которые менее всего поддаются формализации.

Процесс стратегического планирования состоит из следующих составляющих:

- миссия и цели организации. Основная общая цель предприятия, четко выраженная причина его существования, обозначается как его миссия. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии. Миссия детализирует статус предприятия и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях;

- анализ внешней среды представляет собой процесс контроля внешних по отношению к организации факторов (экономических, политических, рыночных, технологических и т.д.), чтобы определить возможности и угрозы для фирмы;

- управленческое обследование представляет собой методичную оценку функциональных зон организации (маркетинг, финансы, производство, человеческие ресурсы, культура и образ корпорации) для выявления ее сильных и слабых сторон;

- анализ стратегических альтернатив. Перед организацией стоят четыре основные стратегические альтернативы: ограниченный рост, рост, сокращение, а также сочетание этих трех стратегий.

Выбор стратегии оказывает огромное влияние на всю организацию. Целью является выбор стратегической альтернативы, которая максимально повысит долгосрочную эффективность организации.

Планирование приобретает смысл только тогда, когда планы реализуются. Обоснованные цели являются важнейшим компонентом эффективного планирования, но они не обеспечивают полностью адекватных ориентиров для принятия решения и поведения. Работники, ответственные за достижение целей, движимые даже наилучшими намерениями, могут легко выбрать такой образ действий или вести себя таким образом, что фактически не обеспечит достижение целей. Чтобы избежать подобной дезориентации и неправильного толкования, руководство должно разрабатывать дополнительные планы и конкретные указания по обеспечению целей и наладить процесс реализации стратегического плана.

Основной задачей этих директив является ориентация будущих решений и поведения на реализацию альтернатив, которые будут, по мнению руководства, являться благоприятными для достижения общей цели. Основными компонентами формального планирования будут тактика, политика, процедуры и правила.

Подобно тому, как руководство вырабатывает краткосрочные цели, согласующиеся с долгосрочными и облегчающие их достижение, оно также часто должно разрабатывать краткосрочные планы, согласующиеся с его общими долгосрочными планами. Такие краткосрочные стратегии называются тактикой.

После составления долгосрочных и тактических планов руководство должно приступить к разработке дополнительных ориентиров, чтобы избежать дезориентации и не-правильного толкования этих планов. Таким этапом является выработка политики.

Когда ситуация при принятии решения имеет тенденцию часто повторяться, руководство зачастую считает правильным заново применить испытанный временем способ действий и вырабатывает стандартизованные указания. Выраженные формальным образом, эти указания носят название ―процедура‖.

Когда успешная реализация планов зависит от точного выполнения задания, руководство может посчитать необходимым полностью исключить всяческую свободу выбора. Правило точно определяет, что должно быть сделано в специфической единичной ситуации. Правила отличаются от процедур тем, что они рассчитаны на конкретный и ограниченный вопрос.

Чтобы планы были реализованы, кто-то, очевидно, должен фактически выполнить каждую из задач, вытекающих из целей организации.

Основные разновидности бизнес-плана:

бизнес-план предприятия; бизнес-план создания предприятия; бизнес-план инвестиционного проекта;

бизнес-план разгосударствления или акционирования предприятия; бизнес-план санации или финансового оздоровления предприятия; бизнес-план слияния или реструктуризации предприятия; бизнес-план для получения кредита в банке.

В настоящее время на рынке стран СНГ из западных методик разработки бизнес-планов имеются следующие:

методика ЮНИДО (Организация объединенных наций по промышленному развитию) для развивающихся стран по подготовке промышленных технико-экономических обоснований и еѐ электронная версия СОМFАR;

World Bank (всемирный банк);

фирмы "Goldman, Sachs & Co" (крупнейший банковский дом Уолл-стрит, один из лидеров мирового инвестиционного бизнеса);

фирмы "Ernst & Young" (интернациональная консультационно-аудиторская фирма).

Однако необходимо отметить, что данные методологии не адаптированы к специфике отечественной деловой среды.

Если еще лет 10 назад, в отсутствие конкурентной среды, создать свое дело и успешно реализовывать различные коммерческие проекты, было достаточно легко, а успех бизнеса в большой степени зависел от наличия связей в определенных кругах и размера стартового капитала. Сегодня организация бизнеса требует системного и профессионального подхода. Один из этапов данного процесса это разработка бизнес-плана, что является едва ли не основным, так как уже на этапе составления бизнес-плана специалист способен увидеть перспективы и сложности, с которыми может

столкнуться новый коммерческий проект. Так что написание бизнес-плана — важный и ответственный шаг, недооценивать который нельзя.

По статистике, 75% всех новых начинаний в бизнесе терпят крах в течение первых нескольких лет, одной из причин является отсутствие бизнес-плана.

Бизнес план,как и любой другой план в бизнесе,необходим для более глубокогопонимания бизнес процессов, планирования основных направлений развития бизнеса, оценки потенциальных рисков и более эффективного управления предприятием. Кроме того, часто бизнес-план нужен для получения кредита в банке либо получения финансовых средств от инвестора.

Бизнес-планирование-это универсальный инструмент прогнозированиябудущего. Бизнес-планирование способствует выработке целей организации, способов достижения этих целей, минимизации рисков бизнеса, и мотивированию команды.

Бизнес-планнеобходим не только инвестору в процессе принятия решения овыделении финансирования, но и, прежде всего, самому инициатору проекта, для которого он должен стать своеобразным руководством к действию.

Бизнес-план составляется для внутренних и внешних целей.

Внешние цели,для которых составляется бизнес-план-обоснованиенеобходимости привлечения дополнительных инвестиций или заемных средств, демонстрация имеющихся у фирмы возможностей и привлечение внимания со стороны инвесторов и банка, убеждение их в достаточном уровне эффективности инвестиционного проекта и высоком уровне менеджмента предприятия.

Каждый инвестор хочет оценить выгодность инвестирования в предлагаемый инвестиционный проект и оценить соотношение возможной отдачи от проекта и рискованности вложений, а лучший способ для этого - изучить и проанализировать бизнес-план инвестиционного проекта. Бизнес-план, по сути - визитная карточка инвестиционного проекта. Он дает инвестору ответ на вопрос, стоит ли вкладывать средства в данный инвестиционный проект и при каких условиях он будет наиболее эффективен при допустимой для инвестора степени риска и верности допущений сделанных разработчиком инвестиционного проекта.

Гораздо более важными для предприятия являются внутренние цели, для которых составляется бизнес-план. Внутренние цели - проверка знаний управляющего персонала, понимания ими рыночной среды и реального положения предприятия на рынке. Очень важны достижение понимания инвестором и администрацией предприятия стратегических целей, характеристик, конкурентной среды, слабых и сильных сторон конкретного инвестиционного проекта, его возможной эффективности при заданных условиях.

Таким образом, составив бизнес-план, Вы сделаете предприятие более эффективным и управляемым, сможете с более высокой точностью прогнозировать ситуацию на будущее

Рисунок 1Цели бизнес-планирования

Бизнес-планы составляются в следующих случаях:

Получение кредита в банке– самый распространенный вариант. Это обусловленотем, что бизнес-план входит в комплект документов, предоставляемых в банк для рассмотрения вопроса о кредитовании. Бизнес-план предоставляется в банк и должен отвечать требованиям и стандартам оформления конкретного кредитного учреждения. Нередко при предоставлении бизнес-плана одновременно в несколько банков приходиться составлять несколько редакций (версий) одного и того же документа.

Получение государственного финансирования-второй популярный случайразработки бизнес-плана. Он составляется при обосновании эффективности государственной поддержки при получении преференций, льгот, субсидий, регистраций в качестве резидентов свободных экономических зон, и т.д. В этом случае бизнес-план должен соответствовать требованиям правил по разработке бизнес-планов инвестиционных проектов, утвержденных постановлением Министерством экономики Республики Беларусь от 31 августа 2005 г. № 158.

Привлечение инвесторов– основная цель внешнего планирования. Данный типпланирования может заключаться в разработке инвестиционного меморандума и предоставление его заинтересованным инвесторам для принятия решений о финансировании. Затем данные бизнес-плана уточняются и дорабатываются с учетом требования инвестора. В случае привлечения иностранного инвестора бизнес-план в большинстве случаев разрабатывается на основании рекомендаций UNIDO (Организация объединенных наций по промышленному развитию).

Текущее планированиепо определению нужно составлять регулярно. Надействующих предприятиях бизнес-планы обычно создаются с целью достижения соответствующих стратегических, тактических или оперативных направлений или задач, связанных с дальнейшим развитием производственных или функциональных подразделений, реструктуризацией или расширением организации и т.д. При стабильной и устойчивой работе предприятия бизнес-план может быть направлен на обновление основных производственных фондов и развитие новых технологий. При значительном спаде производства, имеющем место в переходный период, бизнес-план должен предусматривать поиск новых рынков, расширение сбыта продукции и т.п.

Обоснование инвестиционных проектовпредназначено для изучениявозможности реализации новых проектов. Бизнес-план инвестиционного проекта предполагает предварительное экономическое обоснование их целесообразности, последующее планирование необходимых затрат на их осуществление и ожидаемых конечных результатов.

Кроме того, бизнес-план имеет две группы пользователей - внутренних (инициатор бизнес-идеи, учредители и персонал фирмы) и внешних (потенциальные инвесторы, кредиторы, партнеры).

В первом случае предприниматель должен убедить себя, что придуманное им дело стоящее, в другом случае - других. Не редко, убеждая других, инициатор бизнес-идеи лучше начинает понимать себя.

В любом случае, при разработке бизнес-плана необходимо учесть и сбалансировать интересы всех участвующих сторон: инициатора бизнес-идеи; разработчика бизнес-плана; потенциальных инвесторов, кредиторов, партнеров, заинтересованных в возврате вкладываемых средств с прибылью; органов власти, определяющих потребности и приоритеты в развитии региона, тех или иных сфер бизнеса; подрядчиков; потребителей.

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение понятию «планирование» и определите его сущность.

2. Какие основные типы планов Вы можете назвать? Охарактеризуйте их.

3. Какими принципами необходимо руководствоваться для осуществления эффективного планирования?

4. Каково содержание принципов планирования?

5. В чем суть перспективного и оперативного планирования?

6. Каковы особенности перспективного и оперативного планирования? В чем их отличия?

7. Почему миссия организации является основой ее существования?

8. Назначение и сущность бизнес-планов, их классификация и назначение?