Как распределять приоритеты

Помню, еще в те времена, когда я работал на нефтеналивном флоте помощником капитана, мне удалось попасть на встречу с руководством компании. Я помню, как вице-президент компании "Стандард ойл оф Калифорния" на вопрос: "Как вы все успеваете делать?", ответил мне: "Просто я всегда держу под рукой список необходимых дел". Сначала я пропустил этот ответ мимо ушей, даже не подозревая о его значении.

Список дел может быть игрой

Спустя много времени, когда я уже был преподавателем по инвестированию, в одном из городов Америки мне довелось по­обедать с одним предпринимателем, который фактически держал весь этот город в своих руках.

Он был председателем правления газовой и электрической компании, президентом пяти промышленных фирм и совладель­цем дюжины других предприятий. По всем меркам он был оли­цетворением успеха в предпринимательстве.

Я задал ему тот же самый вопрос о том, каким образом он ус­певает много сделать, и получил тот же ответ: "Это - легко. У меня есть список "Что надо сделать". Но это был необычный список. Он сказал мне, что для него этот список был игрой. Ко­гда он приходил утром на работу, то, прежде всего, составлял список дел, которые он хотел бы сделать в течение дня. Вечером он проверял, что из этого списка осталось невыполненным, и оп­ределял счет игры с самим собой.

Его целью было добиться "сухого" счета, чтобы ни одно из намеченных дел не осталось нереализованным. Он играл в спи­сок "Что надо сделать", как иные играют в лотерею.

Он вычеркивал номер за номером по мере того, как в течение дня открывались возможности для выполнения различных дел: ведя намеченные разговоры по телефону, делая запланированные замечания во время выступлений на заседаниях, обсуждая планы с женой вечером.

Он всегда старался начинать с самого важного. В конце же дня он делал такие звонки, писал такие письма или осуществлял такие дела, которые не были самыми важными, но могли сделать его счет "сухим". О списке "Что надо сделать" вспоминали снова и снова преуспевавшие бизнесмены и крупные правительствен­ные служащие, с которыми я беседовал.

Поэтому на одном из моих семинаров я спросил присутство­вавших, кто из них составлял подобные списки. Оказалось, что почти все. Тогда я задал им вопрос, сколько из них добросовест­но составляли такие списки каждый день, размешали дела в по­рядке их важности, вычеркивали дела по мере их исполнения. Я обнаружил, что лишь меньшинство вели такие списки каждый день.

В то же время многие составляли подобные списки, лишь ко­гда у них было особенно много дел, и они боялись забыть неко­торые из них, а для их исполнения у них было мало времени.

Список каждодневных дел

Мой богатый папа также не был исключением из правила. Он говорил: "Если вы хотите достичь успеха в жизни вы должны быть так же аккуратны в обращении со временем, как и с деньгами.

Люди, занимающие высокое положение, и люди, занимающие скромное положение, - все знают о списках "Что надо сделать". Разница между ними лишь в том, что люди, оказавшиеся навер­ху, используют списки "Что надо сделать" каждый Божий день и применяют его для того, чтобы более продуктивно контролиро­вать свое время. Люди же, не достигшие вершин, знают об этом инструменте, но не умеют им правильно пользоваться".

Мой опыт подсказывает, что главный секрет умения делать больше и делать лучше - это составлять список "Что надо сде­лать" каждый день, держать его постоянно перед глазами и ис­пользовать его в качестве гида во время вашего дневного пере­хода. Так как список "Что надо сделать" является существенным инструментом, помогающим контролировать время, давайте рас­смотрим его более внимательно.

Он предельно прост: его заглавие - "Что надо сделать", потом - перечень различных дел, которые вы собираетесь сделать. Об­ращение с ним тоже несложно: вычеркивайте дела, которые вы выполнили, добавляйте новые дела, если в этом возникает необ­ходимость, перепишите его заново к концу дня или раньше, если его станет трудно читать.

Сохраняйте свои списки

Мой богатый папа раскрыл мне еще один секрет обращения со списком "Что надо сделать". Секретом успеха является умение сохранять эти списки. Для этого лучше держать их вместе и не писать на разрозненных клочках бумаги, которые теряются. Мо­жет быть вам лучше записывать их в одной записной книжке, или хранить эти списки в специальном блокноте, или в особой папке.

Еще один секрет обращения с таким списком - это ежене­дельный анализ накопившихся записей и вычеркиваний.

Я никогда не покупаю одежду, если в ней нет кармана, в ко­тором я мог бы держать свой список "Что надо сделать".

Что должно быть в списке

Должны ли вы записывать все, что вам надо сделать, включая обычные дела? Должны ли вы включить в список лишь дела ис­ключительные? Нужен ли вам список, в котором будет упомяну­то только то, что вы сможете сделать сегодня или только то, что вы непременно решили сделать сегодня?

Существует много вариантов, и у различных людей сущест­вуют разные способы решений. Я рекомендую вам, чтобы вы не включали в список обычные дела, а включали лишь те, которые сегодня имеют для вас большое значение и могут остаться не­сделанными без особого внимания с вашей стороны. Не забудьте включить дела, относящиеся к решению ваших жизненных целей в ваш список "Что надо сделать".

Хотя может показаться странным увидеть перечень таких дел, как "проконсультироваться с бухгалтером о возможности полу­чения кредита 800000 долларов на новую инвестицию в недви­жимость" в том же списке, в котором будет упомянуто "купить открытку для поздравления с днем рождения" или "принести домой пакет молока", но это будет лишь означать, что вы хотите этим заняться в один и тот же день.

Если вы будете пользоваться вашим списком "Что надо сде­лать" для работы над следующими списками, вам надо, чтобы там были упомянуты и ваши долгосрочные проекты. Таким об­разом, вы не забудете их в момент принятия решений и поэтому будете работать над ними. Прежде чем вы начнете выполнять за­дания вашего списка, просмотрите его и подумайте, какие дела вы можете поручить другим.