Информационные технологии управления фирмой.
Современная информационная технология управления фирмой является процессом, состоящим из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией в информационной системе экономического объекта для принятия оптимального управленческого решения, которое связано с основной функцией любого предприятия - выпуском готовой продукции с целью получения экономических результатов от реализации этой продукции.
Управление документооборотом. В настоящее время значительная часть информации поступает в фирму и хранится здесь в виде бумажных носителей. Возникает задача управления потоками документов, как внутри фирмы, так и для обеспечения ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация имеет различную форму представления - текст, графики, табличные данные и т.д.
Можно сформулировать основные задачи, выполняемые системой документооборота на каждом автоматизированном рабочем месте:
- Руководство:
- просмотр информации в базах данных;
- выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения.
- Службы и подразделения:
- просмотр и редактирование информации в базах данных;
- составление отчетов;
- подготовка служебных записок;
- подготовка исходящей корреспонденции.
- Секретариат:
- регистрация входящей корреспонденции;
- регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;
- ввод документов в базы данных;
- сдача документов в архив.
- Администратор базы данных:
- регистрация пользователей информационной системы;
- установка прав доступа к отдельным базам данных;
- сдача документов в архив.
Управление персоналом. Одним из основных ресурсов, используемых фирмой в процессе коммерческой деятельности, являются человеческие ресурсы. Поэтому одной из важных задач является управление структурой предприятия, его штатным расписанием, кадрами и расчеты с персоналом по оплате труда.
Бухгалтерский учет. Для эффективного управления фирмой и оценки затрат необходимо ведение всех бухгалтерских операций в реальном режиме времени, в аналитических и синтетических разрезах:
- учет банковских операций;
- учет кассовых операций и расчетов с подотчетными лицами;
- учет основных средств;
- учет движения материальных ценностей и складской учет;
- сводный бухгалтерский учет и типовая отчетность и т.д.
Управление снабжением. Для повышения рентабельности фирмы важно правильно организовать процесс снабжения. Принять решение о закупке товаров, материалов у того или иного поставщика можно только имея полную информацию о контрагенте, различные версии прайс-листов с вариантами базовых оптовых и прочих цен, условия поставок, а также достоверную информацию о качестве товара.
Управление сбытом. Процесс реализации завершает оборот хозяйственных средств фирмы. Объем прибыли и уровень рентабельности напрямую зависит от объема реализации.
Управление финансами. Поскольку движение денежных средств фирмы является непрерывным процессом, для финансового директора необходима система, позволяющая определить источники и оценить использование денежных средств, подготовить предварительный баланс и отчет о прибылях и убытках, для анализа влияния различных решений на будущее финансовое состояние фирмы. Система должна также обеспечивать проведение комплексного анализа деятельности фирмы, подготовку оперативного и стратегического решения руководства для управления затратами и результатами торговой и финансовой деятельности.
Организация локальной вычислительной сети и выбор комплекса технических средств (КТС) для создания информационной технологии управления фирмой основывается на требованиях надежности, разветвленности (удаленности), быстродействия, защиты информации, гибкости структуры, размеров информационной базы данных, особенностей применяемого программного обеспечения при определенной минимизации капитальных затрат на приобретение КТС и их эксплуатацию.
Наличие в структурных подразделениях фирмы ЛВС создает пользователей принципиально новые возможности интегрированного характера. Организуются автоматизированный документооборот, создаются различные массивы управленческой, коммерческой и другой информации общего назначения и персонально используются вычислительные ресурсы сети, а не только отдельного компьютере. Появляются возможности использования различных средств или инструментов решения определенных задач, средств компьютерной графики, подготовки отчетов, ведомостей, докладов, публикаций и других документов.
Работа в ЛВС по созданию и коллективному использованию документа позволяет сократить число документов на бумажных носителях. Подобная архитектура позволяет организовать безбумажную технологию в режиме электронного офиса.
Рабочие места фирмы должны достоверно воспроизводить все нормативные условия создания и обработки документов - от регистрации и организации маршрута обработки до фиксирования принятия оптимального управленческого решения. Обычно такие системы функционируют на основе жестко организованных процедур на конкретных АРМ, связанных в маршрутные потоки передачи информации с одного автоматизированного рабочего места на другое посредством транспорта файлов - документов.
Уникальность новых программных продуктов и технологии усложняет процессы проектирования и развертывания корпоративных сетей. Возрастающая тенденция к централизации информационных ресурсов, новые классы прикладного программного обеспечения и принципы их применения, изменение количественных и качественных характеристик информационных потоков, увеличение числа одновременно работающих пользователей и более мощные вычислительные платформы - все эти факторы необходимо учитывать при разработке корпоративной сети.
Выбор программного обеспечения информационной технологии фирмы определяется требованиями, предъявляемыми к современной технологии, перечнем решаемых задач и конфигурацией комплекса технических средств, используемых на предприятии. Такими требованиями являются:
- надежность,
- эффективность использования ресурсов вычислительной техники,
- структурность,
- модульность,
- эффективность по затратам,
- дружественность по отношению к пользователям и т.д.
В настоящее время рынок программных продуктов предлагает большое количество разнообразных прикладных программ для автоматизации оперативного учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, например: "БЕСТ", "PC-БАЛАНС", "ПАРУС", "АСПЕКТ", "1C" и др.
Модульный принцип построения программного комплекса допускает как изолированное использование отдельных программных модулей, так и произвольные комбинации, в зависимости от производственно-экономической необходимости. Структура автоматизированного программного комплекса приведена.
Этап информационной настройки программного комплекса является обязательным перед началом ее практического применения. В процессе настройки наполняются информационные массивы, используемые далее всеми входящими в комплекс модулями, определяются параметры функционирования системы.
Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.
Важную роль в принятии управленческих решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических ре-шений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.
Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия соответствующих управленческих решений.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. В основе модели построения информационной технологии управления фирмой должны лежать концептуальные положения.
- Целью функционирования любой фирмы является получение прибыли от итогов своей деятельности.
- Все взаимодействия между юридическими субъектами (фирмами, организациями) сводятся к заключению и реализации сделки. При этом одна из сторон является продавцом, другая - покупателем. Предметом сделки могут быть товарно-материальные ценности, работа, услуги или их комбинация.
- При осуществлении любой хозяйственной операции формируется документ, подтверждающий ее совершение (операционный документ). Совокупность операционных документов образует документооборот фирмы.
- Операционные документы принадлежат к одному из двух классов. Первый класс документов - документы-основания, т е. документы, регламентирующие операции между юридическими лицами. К этому классу относятся простые и многоэтапные договоры, счета, счета-фактуры, контракты, требования, гарантийные письма и т.д.
- Основа оперативного управления фирмой заключается в регистрации входящих либо формировании исходящих документов-оснований и сопроводительных документов, подтверждающих выполнение хозяйственных операций.
В производственно-хозяйственных подразделениях фирмы обеспечивается обобщение информации снизу вверх, а также конкретизация информации сверху вниз.
Информационный процесс, цель которого получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации при организации информационной технологии, должен быть унифицирован, что позволяет использовать современные средства вычислительной техники.
В современных условиях в фирмах необходима организация применения высокоэффективной внутрифирменной системы информации. Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.
Для организации этого процесса в фирме формируются различные базы данных, наполненные информацией по различным вопросам функционирования предприятия. Базы данных являются составной частью программного комплекса и формируются в процессе настройки программного обеспечения информационной технологии управления фирмой. Этап информационной настройки программного комплекса является обязательным перед началом ее практического применения. В процессе настройки наполняются информационные массивы, используемые далее всеми модулями, входящими в комплекс, определяются параметры функционирования системы. Состав информационной базы фирмы приведен.
В целях защиты информации от несанкционированного доступа каждый пользователь фирмы, подключенный к локальной вычислительной сети и информационной базе, имеет свободный доступ только к информации, необходимой для выполнения им его служебных функций, и получить при необходимости информацию, не связанную непосредственно с его функциями, может только с разрешения вышестоящего руководства фирмы.