Прием, выбытие и учет документов
Таблица 43
| N п/п | Наименование процесса, операции. Состав работы | Единица измерения | Норма времени, мин. |
| Прием поступивших документов: | |||
| прием документов по сопроводительным документам (накладная, акт); подборка документов по комплектам, алфавиту авторов и заглавий, экспедиционным номерам; сверка с сопроводительным документом; проставление цены на документе, подсчет числа экземпляров, общую стоимость | одна партия | 5,0 | |
| Прием документов без сопроводительных документов: | |||
| подборка документов по комплектам, алфавиту авторов и заглавий; проведение оценку документов | один документ | 10,0 | |
| составление акта на прием документов | один акт | 5,0 | |
| проставление штемпеля на титульном листе и на 17-й странице документа на бумажном носителе, каждом контейнере "говорящей" книги на кассетах, контейнерах флеш-карт, оптических и жестких дисков | один документ | 0,6 | |
| Сверка поступивших документов с картотекой текущего комплектования: | |||
| сверка поступившего документа с карточкой из картотеки текущего комплектования; поиск карточки, выполнение на карточке отметок | одна карточка | 1,0 | |
| установление карточки за разделитель "Выполненные заказы" | одна карточка | 0,5 | |
| Работа в автоматизированном режиме: | |||
| создание в БД АС записи о новой организации- поставщике | одна запись | 2,0 | |
| поиск записи в БД "Заказ"; внесение отметок о выполнении заказа | одна запись | 0,6 | |
| проверка на дублетность поступивших документов в БД АС | один документ | 2,0 | |
| регистрация новых поступлений в БД АС | один документ | 3,0 | |
| подписка на продолжающиеся издания; выполнение в регистрационной карточке библиотечных отметок | одно название | 2,0 | |
| корректировка записей в БД АС; вывод записи на экран; внесение изменений | одна поправка | 0,3 | |
| Прием и регистрация журналов и газет: | |||
| подборка журналов и газет по алфавиту названий; поиск регистрационной карточки в картотеке подписных периодических изданий; отметка номера, даты получения документа | один документ | 1,0 | |
| проставление штемпеля на журнале, газете | один документ | 0,5 | |
| Работа в автоматизированном режиме: | |||
| отметка о регистрации периодических изданий в БД АС (номер, количество экземпляров, отдел хранения) | одна запись | 0,5 | |
| Ведение книги суммарного учета: | |||
| выделение документов по видам, отраслям знания; подсчет числа документов; запись результатов подсчета по установленной форме в книге суммарного учета (КСУ) | одна партия | 10,0 | |
| подсчет постранично по позициям данных КСУ; перенесение итоги на следующую страницу | одна позиция | 2,0 | |
| сверка финансовых документов отдела с финансовыми документами бухгалтерии | один документ | 2,0 | |
| оформление сопроводительных документов (накладная, акт) для передачи в бухгалтерию | один документ | 15,0 | |
| Работа в автоматизированном режиме: | |||
| ввод статистических данных КСУ в БД АС (год, номер КСУ, номер сопроводительного документа, источник комплектования, источник финансирования, число названий, число экземпляров, тип изданий, сумма) | одна партия | 6,0 | |
| распечатка КСУ на принтере | одна страница | 1,0 | |
| Ведение инвентарной книги: | |||
| оформление инвентарной книги; нумерация страниц, проставление номера в инвентарной книге | одна страница | 1,0 | |
| запись документов по установленной форме в инвентарную книгу; внесение библиографических сведений на новые поступления; проставление инвентарного номера на документе, идентификационного (системного) номера на жестком диске | один документ | 10,0 | |
| Работа в автоматизированном режиме: | |||
| создание библиографической записи на поступивший документ в "Инвентарной книге" БД АС | один документ | 15,0 | |
| распечатка инвентарной книги на принтере | одна страница | 1,0 | |
| Выбытие документов: | |||
| составление годового плана на выбытие; указание квартала, подразделения, вида документов, количество | один план | 2160,0 | |
| Составление актов списания: | |||
| прием формуляров, списков выбывших документов от структурных подразделений; регистрация акта | один акт | 10,0 | |
| поиск по инвентарному номеру библиографической записи в электронном каталоге; определение коэффициента цены, года поступления и внесение для списания дополнений в библиографическую запись | одна запись | 0,5 | |
| при отсутствии записи в электронном каталоге введение всех для формирования библиографической записи сведений с формуляра или из списка акта | одна запись | 3,0 | |
| внесение записи в акте списания к инвентарному номеру документа номера выбывшей книги из комплекта рельефно-точечного документа | одна запись | 0,2 | |
| проверка инвентарных номеров, года поступления, коэффициента цены выбывшего документа | одна запись | 3,0 | |
| распечатка списка выбывших документов в алфавитном порядке для удаления инвентарных номеров и изъятия карточек из системы карточных каталогов библиотеки | одна запись | 3,0 | |
| запись о выбывших из действующих фондов библиотеки документах в соответствующих графах 2-й части КСУ (дата, номер акта, количество, сумма, содержание, причины выбытия) | одна запись | 3,0 | |
| исключение документа по акту из учетных форм (инвентарной книги) | один документ | 4,0 | |
| погашение инвентарного номера и штемпеля библиотеки на документе | один документ | 0,5 | |
| подшивка актов | один акт | 0,5 |
Примечание: при работе с документами на иностранных языках к норме времени применяется повышающий коэффициент 1,2.