Приказы по личному составу.
Приказы по основной деятельности.
Все приказы в организации делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.
Приказы по основной деятельности –переименование подразделений, слияние двух структур, об открытии филиала, перенос выходного дня, совпавшего с нерабочим праздничным днем.
В зависимости от срока хранения Приказы по основной деятельности можно также разделить на два вида:
- приказы с постоянным сроком хранения;
- и сроком хранения 5 лет – административно- хозяйственные (текущие вопросы, не имеющие такого уровня важности, чтобы хранить их постоянно) например, приказ о переносе выходного дня совпадающего с нерабочим праздничным днем) (ст. 6а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000) (ред. от 27.10.2003).
В случае если в организации приказов по основной деятельности не очень много возможно их формирование в одном деле, не выделяя их по срокам хранения, но при этом присвоив больший срок хранения - постоянный. Как правило, сегодня уже редко кто в практике выделяет административно-хозяйственные приказы.
Оформление этих приказов должно строиться с учетом принципов придания документам юридической силы, которая была рассмотрена выше.
Как правило, текс таких приказов состоит из двух частей:
· Вводной (описательной), например: «На основании акта ревизионной комиссии…»;
· Распорядительной (основной), в которой уже конкретно прописываются требуемые действия (само распоряжение).
Данные две части разделяются словом: «ПРИКАЗЫВАЮ». Пример оформления такого приказа можно посмотреть в разделе «Штатное расписание».
Приказы по личному составу.
Приказы по личному составу частично унифицированы по форме и содержанию, и включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.
К таким приказам относятся приказы:
ü о приеме на работу (форма Т-1);
ü о переводе на другую работу (форма Т-5);
ü расторжении трудового договора (форма Т-8);
ü о предоставлении отпуска (Т-6);
ü о командировании (форма Т-9).
Форма приказов могут быть и неунифицированной, но признается правомочной, если в ней учтены все требования к его обязательным реквизитам (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления работника и другие).
Это постановление не имеет государственной регистрации, осуществленной Минюстом России, в связи с чем, многие практики считают его необязательным и не применяют, продолжая составлять текстовые приказы.
К сожалению, если в отделе кадров будут использоваться не унифицированные формы привлечь к ответственности организацию и виновных лиц будет нельзя, так как не нарушается нормативный акт, но возможно возникновение проблем при прохождении аудиторских проверок и проверок налоговыми органами, так как для бухгалтеров унифицированные формы являются обязательными для использования. Выписка из Федерального закона дана ниже:
Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ (ред. от 03.11.2006) "О бухгалтерском учете» (принят ГД ФС РФ 23.02.1996) (выписка)
Статья 9. Первичные учетные документы
1. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
2. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц;
3. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
4. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
5. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
Несмотря на все вышесказанное, нельзя признать не имеющим юридическую силу приказ оформленный в произвольной текстовой форме, а не по образцу унифицированной формы, если в нем учтены все требования к его обязательным реквизитам (бланк приказа, подпись руководителя, виза ознакомления сотрудника, основание для издания приказа).
Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Росархива от 27.11.2000 г. №68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
Для приказов с разными сроками хранения могут использоваться различные буквенные обозначения.
Вносить исправления в уже подписанный руководителем приказ недопустимо.
Как правило, приказы по личному составу делятся по срокам хранения в следующем порядке:
| Приказы по личному составу | |
| Со сроком хранения 75 лет | Со сроком хранения 5 лет |
| Прием на работу | Отпуск (очередной ежегодный, учебный) |
| Перевод | Взыскания |
| Увольнение | Дежурства |
| Долгосрочные и/или зарубежные командировки | Краткосрочные российские командировки |
Требование разделять командировки по делам с разными сроками хранения продиктовано Перечнем документации, образующимся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, Росархив, 2000 ст. 6., но на практике это не совсем удобно, поэтому допускается выделение таких приказов в отдельное дело с присвоением большего срока хранения.
Также на практике часто приказы по отпускам удобно вести отдельно. Конечное количество дел (папок) регламентировано количеством данных документов в организации в рамках календарного года и определяется организацией самостоятельно, но с соблюдением указанных архивных требований.
В следующих разделах будут рассмотрены особенности заполнения унифицированных форм данных кадровых приказов. Каждый отдельный вид приказа рассматривается в соответствующих разделах по кадровой процедуре: например, приказ о приеме в разделе – прием на работу.