Документация и документооборот

Бухгалтерский учет хозяйственной деятельности предприятий начинается с составлений первичного документа, которым оформляется хозяйственная операция. Дальнейшая учетная обработка документов состоит из следующих трех этапов.6

1. составление бухгалтерской проводки, указывается на каких счетах должна быть отражена хозяйственная операция. Каждой бухгалтерской проводке присваивается свой очередной номер, отражается на первичном документе или отдельном бланке.

2. Хронологическая запись хозяйственных операций в журнале регистрации. Она производится для непрерывного отражения хозяйственных операций в той последовательности, в которой они оформляются документами.

3. Систематическая запись хозяйственной операции – это группировка операций на счетах по экономически однородным признакам. Каждая операция отражается на определенном счете в соответствии с ее экономическим содержанием.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственной операции ведется раздельно или вместе.

При раздельном варианте хронологическая запись в журнале предшествует систематической записи на счетах.

Во втором случае их производят одновременно в одном общем учетном регистре.

Документ –письменное доказательство свидетельства. Он является письменным подтверждением на право совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов. Первичный документ подтверждает юридическую силу произведенной хозяйственной операции. Он устанавливает ответственность отдельных исполнителей за выполненные ими хозяйственные операции. Документы используемые на предприятиях, составляются на типовых бланках, соответствующих утвержденным формам, которые содержат необходимые реквизиты.

Реквизиты- показатели, приводимые в документах, которые необходимо заполнять данными совершившихся операций. Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость в различных формах учетных документов, содержащих соответствующие реквизиты. В каждом учетном документе должны быть реквизиты, являющиеся обязательными для любого документа:

- наименование документа

- дата и место составления документа

- содержание хозяйственной операции

- измерители хозяйственной операции

- подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и оформление документа.

На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах, счетах, журналах и т.д.

Учетные документы бывают внешними и внутренними.

Внешние документы поступают на предприятие из государственных органов вышестоящей организации, банков, налоговой инспекции, поставщиков, покупателей и др. Документы составляются по типовым формам. Примером такого документа могут служить: платежное поручение, платежное требование, счет – фактуры поставщика и др.

Внутренние документы составляются непосредственно на предприятии.

Учетная бухгалтерская документация должна быть точной, простой и ясной. Бухгалтерская информация, отражаемая в учетных документах должна быть качественной и эффективной, т.е. формироваться с наименьшими затратами труда и времени.

На каждом предприятии разрабатывается свой график документооборота.

Калькуляция

Калькуляция – это способ группировки затрат и определение себестоимости. Исчисление себестоимости продукции – способ определения фактических затрат предприятия в денежной форме на единицу произведенной продукции (работ, услуг).

Учет основных средств

К основным средствам предприятия относятся следующие:

- машины, оборудование и иные аналогичные предметы, числящихся как готовые изделия на складах организаций-изготовителей, как товары – на складах организаций, осуществляющих торговую деятельность;

- предметы, сданные в монтаж или подлежащих монтажу, находящихся в пути;

- капитальные финансовые вложения

Актив принимается организацией к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если одновременно выполняются следующие условия:

а) объект предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг, для управленческих нужд организации либо для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование;

б) объект предназначен для использования в течение длительного времени, т.е. срока продолжительностью свыше 12 месяцев или обычного операционного цикла, если он превышает 12 месяцев;

в) организация не предполагает последующую перепродажу данного объекта;

г) объект способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.

Некоммерческая организация принимает объект к бухгалтерскому учету в качестве основных средств, если он предназначен для использования в деятельности, направленной на достижение целей создания данной некоммерческой организации (в т.ч. в предпринимательской деятельности, осуществляемой в соответствии с законодательством Российской Федерации), для управленческих нужд некоммерческой организации, а также если выполняются условия, установленные в подпунктах «б» и «в» настоящего пункта.

Сроком полезного использования является период, в течение которого использование объекта основных средств приносит экономические выгоды (доход) организации. Для отдельных групп основных средств срок полезного использования определяется исходя из количества продукции (объема работ в натуральном выражении), ожидаемого к получению в результате использования этого объекта.

К основным средствам относятся: здания, сооружения, рабочие и силовые машины и оборудование, измерительные и регулирующие приборы и устройства, вычислительная техника, транспортные средства, инструмент, производственный и хозяйственный инвентарь и принадлежности, рабочий, продуктивный и племенной скот, многолетние насаждения, внутрихозяйственные дороги и прочие соответствующие объекты.

В составе основных средств учитываются также: капитальные вложения на коренное улучшение земель (осушительные, оросительные и другие мелиоративные работы); капитальные вложения в арендованные объекты основных средств; земельные участки, объекты природопользования (вода, недра и другие природные ресурсы).

Основные средства, предназначенные исключительно для предоставления организацией за плату во временное владение и пользование или во временное пользование с целью получения дохода, отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе доходных вложений в материальные ценности.

Активы, стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 20000 рублей за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов. В целях обеспечения сохранности этих объектов в производстве или при эксплуатации в организации должен быть организован надлежащий контроль за их движением.

Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект. Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов – это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющие общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.

Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций, отражается каждой организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.

Классификация основных средств

Классификации осуществляются:

По назначению

- производственные

- непроизводственные