Информационное обслуживание
* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документа* | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг | |||
| Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты) об информационной деятельности, маркетинге | 5 л. ЭПК | ||
| Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинге | 5 л. | ||
| Аналитические обзоры по основным (профильным) направлениям деятельности организации: | |||
| а) по месту разработки | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| Информационные обзоры (доклады) | До минования надобности | ||
| Переписка со средствами массовой информации по освещению основных (профильных) направлений деятельности организации | 5 л. ЭПК | ||
| Критические отзывы, опровержения недостоверных сведений о деятельности организации | 5 л. ЭПК | ||
| Программы маркетинговых исследований организации | Пост. | ||
| Документы (сводные таблицы и графики (мониторинги) движения цен на рынке, справки, доклады, сведения) о маркетинговых исследованиях | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (анкеты, тесты, интервью) об оперативном анализе потребности в продукции, услугах | До минования надобности | ||
| Переписка об аккредитации представителей средств массовой информации | 3 г. | ||
| Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалах: | |||
| а) на материалы, изданные за рубежом | 3 г. | ||
| б) на материалы, изданные в Российской Федерации | 1 г. | ||
| Переводы информационных статей из иностранных изданий | До минования надобности | ||
| Переписка о переводе иностранной литературы | 1 г. | ||
| Заявки на переводы статей из иностранных книг, журналов | 1 г. | ||
| Книги, журналы регистрации научно-технической информации | 5 л. | ||
| Документы (заявки, планы, акты, справки, перечни, переписка) о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации | 3 г. | ||
| Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных | До минования надобности | ||
| Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу | 1 г. (1) | (1) После получения подписной литературы | |
| Акты проверки справочно-информационных служб организации | 1 г. (1) | (1) После следующей проверки | |
| Акты списания книг и периодических изданий | 10 л. (1) | (1) После проверки справочно-информационных служб организации | |
| Документы (книги учета справочно-информационных изданий, картотека периодических изданий, формуляры, карточки, журналы, списки, каталоги, базы данных) учета материалов справочно-информационных служб организации | До ликвидации справочно-информационных служб организации | ||
| Договоры об информационном обслуживании | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора | |
| Документы (справки, сводки, сведения, отчеты) об учете использования научно-технической информации | 3 г. | ||
| 6.2. Распространение информации, реклама | |||
| Информационные издания (бюллетени, информационные листки, сообщения и письма, каталоги, списки, справочники, сборники): | |||
| а) по месту разработки | До ликвидации организации | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| Статьи, тексты телерадиопередач, брошюры, диаграммы, фотофонодокументы, видеодокументы по научно-технической информации | До минования надобности (1) | (1) Фотофонодокументы, видеодокументы – 5 л. ЭПК | |
| Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, характеристики экспонатов, каталоги, путеводители, проспекты, альбомы, буклеты, списки участников, доклады, справки, отзывы, отчеты, информации) об участии организации в выставках, ярмарках, презентациях | Пост. | ||
| Документы (планы-проспекты, макеты, сценарии) об организации встреч с представителями общественности с целью их ознакомления с деятельностью организации | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (дипломы, свидетельства, аттестаты, грамоты) о награждении организации за участие в выставках | Пост. ** | ||
| Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий | 5 л. ЭПК | ||
| Журналы учета проведения экскурсий по выставкам | 3 г. | ||
| Переписка о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекций, бесед и других мероприятий | 5 л. | ||
| Договоры (контракты) о размещении и выпуске рекламы | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора (контракта) | |
| Документы (заявки, переписка) о размещении и выпуске рекламы | 3 г. | ||
| Документы (буклеты, плакаты, фотофонодокументы, видеодокументы, информации) по рекламной деятельности организации | До минования надобности | ||
| Сообщения, статьи, разъяснения (изложение официальной позиции) организации по вопросам её деятельности | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы (модули) текста рекламы, «www» страницы в Интернете) об оперативной рекламной деятельности | До минования надобности | ||
| Переписка о разработке научно-информационных изданий, подготовке радио и телепередач, выпуске киноинформации | 3 г. (1) | (1) С зарубежными странами – 5 л. ЭПК | |
| Переписка о тираже издания | 1 г. | ||
| Переписка об охране авторских прав | 5 л. ЭПК | ||
| Заявки организации на издание литературы | 3 г. | ||
| Документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте | 5 л. ЭПК | ||
| Информации о требованиях к формам представления и размещения информации на официальном сайте | 3 г. (1) | (1) После замены новыми | |
| Документы (информации, отчеты, пресс-релизы, проекты докладов, выступлений, фотофонодокументы, видеодокументы) о деятельности организации, подготовленные пресс-службой | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на Интернет-сайте организации | 5 л. ЭПК | ||
| Переписка об учете, движении и использовании информации | 5 л. | ||
| Переписка об оперативной рекламной деятельности | 3 г. | ||
| Переписка с издательствами и типографиями о производстве печатной продукции | 5 л. | ||
| Переписка о распространении (рассылке) информационных изданий | 1 г. |
Последнее изменение: 08.10.2010
ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документа* | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 7.1. Организация труда и служебной деятельности | |||
| Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (справки, информации) о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий граждан | 5 л. ЭПК | ||
| Переписка по вопросам трудоустройства | 5 л. | ||
| Направления, уведомления на/о трудоустройство/е | 3 г. | ||
| Предложения органов власти субъектов Российской Федерации о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Российской Федерации | Пост. | ||
| Переписка о потребности в привлечении иностранных работников и объемах квот на осуществление иностранными гражданами трудовой деятельности в Российской Федерации | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) по совершенствованию процессов труда | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления | Пост. | ||
| Перечни профессий: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| Уставы (положения) о соблюдении дисциплины труда: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников: | |||
| а) по месту разработки и/или утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий | 5 л. ЭПК | ||
| Журналы учета работников, совмещающих профессии | До минования надобности (1) | (1) Для работников с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л. | |
| Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о повышении производительности труда | 5 л. ЭПК | ||
| Коллективные договоры | Пост. ** (1) | (1) Присланные для сведения – до минования надобности | |
| Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения | Пост. | ||
| Переписка о ходе заключения коллективных договоров | 3 г. | ||
| Документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора | Пост. | ||
| Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению | Пост. ** | ||
| Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю | 5 л. (1) ЭПК | (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л. | |
| Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени | 3 г. | ||
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени | 5 л. (1) | (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л. | |
| Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда | 3 г. | ||
| 7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда | |||
| Типовые нормативы по труду: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Нормы выработки и расценок (1): | (1) Временные нормы выработки и расценок – 3 г. после замены новыми | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок | 5 л. ЭПК | ||
| Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок | 5 л. | ||
| Тарификационные ведомости (списки) | 75 л. | ||
| Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы | 5 л. ЭПК | ||
| Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий | 5 л. ЭПК | ||
| Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы | 5 л. | ||
| Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности | 75 л. | ||
| Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников | 5 л. | ||
| Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения | 5 л. | ||
| 7.3. Охрана труда | |||
| Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда | 45 л. (1) ЭПК | (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л. | |
| Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении | 5 л. ЭПК | ||
| Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий | Пост. | ||
| Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Пост. | ||
| Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | 5 л. ЭПК | ||
| Планы мероприятий по улучшению условий труда работников | 5 л. | ||
| Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков | 5 л. ЭПК | ||
| Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новым | ||
| Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новым | ||
| Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 75 л. | ||
| Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов | Пост. ** | ||
| Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий | 75 л. | ||
| Правила по охране труда работающих инвалидов: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда | 75 л. ЭПК | ||
| Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций | 5 л. ЭПК | ||
| Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций | До замены новыми | ||
| Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций | 5 л. ЭПК | ||
| Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний | 75 л. ЭПК | ||
| Договоры страхования работников от несчастных случаев | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л. | |
| Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности | 5 л. | ||
| Протоколы аттестации по технике безопасности | 5 л. | ||
| Журналы, книги учета: | |||
| а) профилактических работ по технике безопасности | 10 л. | ||
| б) инструктажа по технике безопасности | 10 л. | ||
| в) проведения аттестации по технике безопасности | 5 л. | ||
| Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности | 5 л. ЭПК | ||
| Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев | 5 л. | ||
| Сведения об авариях и несчастных случаях | 5 л. (1) ЭПК | (1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – пост. ** | |
| Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий | Пост. ** | ||
| Переписка об авариях и несчастных случаях | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: | (1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами – пост. ** | ||
| а) по месту происшествия | 75 л. (1) ЭПК | ||
| б) в других организациях | 5 л. | ||
| Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях | 75 л. ЭПК | ||
| Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях | 10 л. ЭПК | ||
| Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 75 л. ЭПК | ||
| Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием | 3 г. (1) | (1) При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения – 75 л. | |
| Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: | (1) После замены новыми | ||
| а) по месту составления и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
| Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания | 1 г. | ||
| Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации | 5 л. ЭПК | ||
| Журналы учета исполнения постановлений о штрафах | 3 г. (1) | (1) После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале | |
| Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил | 3 г. | ||
| Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий | 3 г. | ||
| Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Переписка о проведении медицинских осмотров работников | 5 л | ||
| Анкеты обследования условий труда работников | 5 л. ЭПК |
Последнее изменение: 08.10.2010
КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ
* Срок хранения «постоянно» (далее – Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.
Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
** Здесь и далее звездочки (**) означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.
| Номер статьи | Вид документа | Срок хранения документа* | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников | |||
| Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами | Пост. | ||
| Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников | 5 л. | ||
| Переписка о переводе работников в другие организации | 3 г. | ||
| Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием | 5 л. ЭПК | ||
| Сведения о составе работников, замещающих государственные должности по полу, возрасту, образованию, стажу работы за год | Пост. | ||
| Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. | ||
| Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников: | (1) После замены новыми | ||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | 3 г. (1) | ||
| Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)(1): | (1) Виды документов, входящих в состав личных дел, определенных категорий работников указаны в соответствующем законодательстве | ||
| а) руководителей организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания | Пост. ** | ||
| б) работников, в т.ч., государственных гражданских и муниципальных служащих | 75 л. ЭПК | ||
| Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. ЭПК | ||
| Личные карточки работников, в т.ч., временных работников | 75 л. ЭПК | ||
| Выездные дела специалистов, командированных на работу за рубежом | 75 л. | ||
| Сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. ЭПК | ||
| Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел | 5 л. ЭПК | ||
| Переписка по вопросам реабилитации (политической, профессиональной, медицинской) работников | 75 л. ЭПК | ||
| Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу | 3 г. | ||
| Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) | До востребования (1) | (1) Невостребованные –75 л. | |
| Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел | 5 л. | ||
| Документы (заявления работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных | 75 л. ЭПК | ||
| Акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу | 75 л. | ||
| Командировочные удостоверения | 5 л.(1) | (1) После возвращения из командировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности – 75 л. | |
| Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников | 5 л. ЭПК (1) | (1) Для долгосрочных зарубежных командировок – 10 л. ЭПК | |
| Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность, формирования кадрового резерва; заключению служебных контрактов с государственными гражданскими служащими, достигшими возраста 60-ти лет; документы (справки, характеристики и др.) к ним | Пост. | ||
| Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) для конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел | 75 л. ЭПК | ||
| Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей | 3 г. (1) | (1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей | |
| Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва | 3 г. | ||
| Переписка о прохождении государственной и муниципальной службы | 5 л. ЭПК | ||
| Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок | 5 л. (1) | (1) При отсутствии приказов – 75 л. ЭПК | |
| Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок | 5 л. | ||
| Протоколы заседаний комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских и муниципальных служащих и урегулированию конфликтов | Пост. | ||
| Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов | 5 л. (1) ЭПК | (1) После урегулирования конфликта | |
| Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления и др.) о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов | Пост. | ||
| Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (заявления, служебные записки, заключения и др.) о служебных проверках государственных гражданских служащих и муниципальных служащих | Пост. | ||
| Журналы регистрации: | |||
| а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений | 5 л. | ||
| б) уведомлений об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими | 5 л. | ||
| в) служебных проверок государственных гражданских служащих и муниципальных служащих | Пост. | ||
| г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов | 5 л. | ||
| Реестры федеральных государственных гражданских служащих, государственных гражданских служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих | Пост. (1) | (1) Состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения | |
| Списки: | (1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л. | ||
| а) членов руководящих и исполнительных органов организации | Пост. ** | ||
| б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий | Пост. ** | ||
| в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий | Пост. ** | ||
| г) работников | 75 л. | ||
| д) прошедших аттестацию | 5 л. | ||
| е) подлежащих воинскому учету | 3 г. | ||
| ж) кандидатов на выдвижение по должности | До замены новыми | ||
| з) получающих персональные ставки, оклады | 10 л. (1) | ||
| и) обучающихся без отрыва от производства | 5 л. | ||
| к) работников, ушедших на пенсию | 5 л. | ||
| л) лиц, выезжающих за границу | 5 л. | ||
| Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним | 3 г. | ||
| Переписка об оформлении командировок | 5 л. (1) | (1) Для зарубежных командировок – 10 л. ЭПК | |
| Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации | 5 л. | ||
| Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз | 5 л. | ||
| Переписка по воинскому учету работников | 3 г. | ||
| Документы (планы, отчеты) по бронированию граждан, пребывающих в запасе | 5 л. | ||
| Журналы проверок состояния воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе | 5 л. | ||
| Графики предоставления отпусков | 1 г. | ||
| Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину | 3 г. | ||
| Книги, журналы, карточки учета: | (1) После увольнения (2) В зарубежные командировки – 10 л. | ||
| а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников | 75 л. | ||
| б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов) трудовых соглашений | 75 л. | ||
| в) выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним | 75 л. | ||
| г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним | 5 л. | ||
| д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы | 5 л. | ||
| е) лиц, подлежащих воинскому учету | 3 г. (1) | ||
| ж) отпусков | 3 г. | ||
| з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован | 5 л.(2) | ||
| и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации | 75 л. | ||
| к) выдачи командировочных удостоверений | 5 л. | ||
| л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов | 5 л. | ||
| 8.2. Установление квалификации работников | |||
| Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (протоколы счетных комиссий; бюллетени тайного голосования) к ним | 15 л. (1) ЭПК | (1) На предприятиях с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда – 75 л. ЭПК | |
| Аттестационные заключения; документы (предложения, рекомендации, копии документов, программы выполнения рекомендаций, выданных в ходе аттестации) к ним, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. | ||
| Документы (представления, заключения, дипломы, удостоверения, свидетельства) о присвоении классных чинов и специальных званий, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. ЭПК | ||
| Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении | 5 л. ЭПК | ||
| Квалификационные требования: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников: | |||
| а) по месту разработки | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах | 5 л. | ||
| Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий | 5 л. | ||
| Документы (справки, анкеты, списки) по тарификации персонала | 75 л. ЭПК | ||
| Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 5 л. | ||
| Журналы регистрации, выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории | 5 л. | ||
| Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов | 1 г. | ||
| 8.3. Повышение квалификации работников | |||
| Документы (доклады, справки, информации, расчеты, докладные записки, отчеты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации | 5 л. ЭПК | ||
| Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации | 5 л. | ||
| Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые): | |||
| а) по месту разработки | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| Учебные планы, программы, задания: | |||
| а) по месту разработки | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| Учебно-методические пособия: | |||
| а) по месту разработки | Пост. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий | 5 л. ЭПК | ||
| Списки рекомендованных учебников, методических и учебных пособий, учебных фильмов | 1 г. (1) | (1) После замены новыми | |
| Стенограммы лекций преподавателей | 10 л. ЭПК | ||
| Курсовые и контрольные работы слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 1 г. | ||
| Переписка об организации работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 3 г. | ||
| Документы (акты, докладные записки, ведомости, переписка) об оборудовании учебных лабораторий, кабинетов, мастерских, обеспечении учебными программами, учебной и методической литературы, учебными фильмами | 3 г. | ||
| Планы повышения квалификации работников: | |||
| а) по месту составления и утверждения | 5 л. | ||
| б) в других организациях | До минования надобности | ||
| Отчеты о выполнении планов повышении квалификации работников | 5 л. | ||
| Договоры о повышении квалификации работников | 5 л. (1) | (1) После истечения срока действия договора | |
| Графики работы учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 3 г. | ||
| Журналы учета занятий учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 1 г. | ||
| Книги учета контрольных работ | 3 г. | ||
| Книги, журналы учета посещения занятий слушателями учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 1 г. | ||
| Ведомости учета часов работы преподавателей | 5 л. (1) | (1) При отсутствии лицевых счетов – 75 л. | |
| Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов | 3 г. (1) | (1) После замены новыми | |
| Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий, консультаций, зачетов | 1 г. | ||
| Документы (представления, списки характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся работникам | 5 л. | ||
| Документы (заявки, программы, графики, планы, отчеты, отзывы, списки, характеристики, переписка) об организации и проведении практики и стажировки слушателей | 5 л. ЭПК | ||
| Документы (планы, сведения, переписка) об организации и проведении учебно-производственных экскурсий | 1 г. | ||
| Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 5 л. (1) | (1) После окончания обучения | |
| Списки лиц, окончивших учебные заведения (организации), осуществляющих повышение квалификации работников | 5 л. | ||
| Журналы регистрации выдачи удостоверений об окончании учебных заведений (организаций), осуществляющих повышение квалификации работников | 5 л. | ||
| 8.4. Награждение | |||
| Документы (представление, наградные листы, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений, протоколов и др.) о представлении к награждению государственными, муниципальными и ведомственными наградами, присвоении званий, присуждении премий: | |||
| а) в награждающих организациях | Пост. | ||
| б) в представляющих организациях | 75 л. ЭПК | ||
| Журналы учета выдачи государственных, муниципальных и ведомственных наград | Пост. | ||
| Государственные, муниципальные и ведомственные награды (удостоверения), оставшиеся не врученными | До востребования (1) | (1) Невостребованные – 75 л. | |
| Документы (выписки из решений, постановлений) о награждении иностранными орденами и медалями | Пост. | ||
| Документы (протоколы, выписки, решения, справки, постановления, книги регистрации), подтверждающие право на выдачу удостоверений участников вооруженных конфликтов, ликвидации аварий и других чрезвычайных ситуаций | 75 л. ЭПК | ||
| Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним: | |||
| а) в награждающих организациях | Пост. | ||
| б) в других организациях | 75 л. ЭПК | ||
| Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных | Пост. | ||
| Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий | 5 л. ЭПК | ||
| Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград | Пост. | ||
| Документы (рекомендации, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению: | |||
| а) по месту разработки и утверждения | Пост. | ||
| б) в других организациях | До замены новыми | ||
| Документы (представления, ходатайства, переписка) о лишении государственных наград | Пост. | ||
| Документы (представления, ходатайства, характеристики, биографии, выписки из решений, постановлений, приказы, переписка) о занесении на Доску Почета, не вошедшие в состав личных дел | 75 л. | ||
| Книга Почета организации | Пост. ** |
Последнее изменение: 08.10.2010