Процесс управления АО «СК «Альянс Полис», основные принципы и методы руководства, линейные и функциональные связи

В АО «СК «Альянс Полис» постановка целей осуществляется Директором Департамента PR и маркетинга вместе с Председателем Правления на основе анализа рынка страхования. При этом разрабатывается специальная программа стратегического контроля, которая необходимо для реализации поставленных целей, задач и стратегии.

Процесс принятия решения принимаются руководством, далее отдаются нижестоящим начальникам отделов и департаментов и работникам каждого структурного подразделения. Задачами работников подразделения заключается в выполнение плана работ, составленных топ - менеджерами компании и предоставления отчетности. После отчета о выполненных работах, разрабатывается дальнейший план действий.

Основные управляющие бизнес-процессы в компании можно представить в виде следующей схемы (Рисунок 4).

Рисунок 4. Основные управляющие бизнес-процессы в «Альянс Полис»

Для страховой компании «Альянс Полис» характерна матричная структура управления. К институциональному органу управления компанией относятся Совет Директоров и Правление.

® При Совете Директоров действуют несколько Комитетов:

· Совет по управлению активами и пассивами

· Андеррайтинговый Совет

· Комплаенс- контролер

® При Правлении:

· Инвестиционный Комитет

· Претензионный Комитет

Также в компании существуют 15 отделов и департаментов, деятельность которых осуществляется на основании Положения о Структурных Подразделениях, Должностных Инструкциях, Положения о порядке работы и взаимодействии структурных подразделений.

Методы планирования в компании осуществляются на разработки бизнес – процессов. Стратегическое планирование включает в себя:

® Создание планов, как правило, на среднесрочный период;

® Разрабатывается бизнес – план;

® Формируются планы продажи;

® Создаются экшн – планы.

Мониторинг в компании осуществляется по следующим шагам:

Шаг 1. «Формирование отчёта о проделанной работе».

® Руководитель структурного подразделения на плановой основе или по неплановому запросу Председателя Правления формирует отчёты о проделанной работе подразделения.

Шаг 2. «Консолидация отчётов по Компании».

® Все отчёты от структурных подразделений поступают в электронном виде в Департамент PR и Маркетинга, на основании которых Директор Департамент PR и Маркетинга консолидирует информацию и подготавливает Сводный отчёт по Компании.

Шаг 3. «Анализ выполненных мероприятий на предмет соответствия запланированным».

® Директор Департамент PR и Маркетинга проводит анализ задач и мероприятий, запланированных в Среднесрочных планах, Бизнес плане Компании и экшн - планах подразделений на предмет выполнения поставленных задач и реализации запланированных целей.

Шаг 4. «Доведение информации до Совета Директоров и Акционеров».

® Сводный отчёт по Компании анализируется Правлением и доводится им до сведения Совета Директоров и Акционеров на плановой основе или внепланово по их запросу.

® В случаях, когда требуются корректировка, информация передается директору Департамента PR и Маркетинга и он дорабатывает материал и вносит корректировки в документы стратегического планирования.

6 Структура управления АО «СК «Альянс Полис»

В страховую компанию «Альянс Полис» внедрена одна из наиболее сложных структур управления органического типа - матричная структура (Рисунок 5). Матричная управленческая структура имеет множество достоинств. Большая, чем в иерархических структурах, гибкость, скоординированность работ позволяет предприятию быстрее и эффективнее реагировать на изменения рынка.

Рисунок 5. Организационная структура АО «СК «Альянс Полис»

Функции и обязанности Отделов и Департаментов АО «СК «Альянс Полис»:

1. Отдел актуарных расчетов осуществляет следующие функции: расчет страховых тарифов Компании; составляет актуарное заключение о совершении крупной сделки; рассчитывает нормативы по крупной сделке и собственному удержанию; составляет бизнес-планы для получения лицензии по дополнительным классам страхования согласно требованиям уполномоченного органа и т.д.

2.В обязанности Департамента продаж входит: заключение договоров страхования с клиентами Компании; выписка страховых полисов; пролонгация и переоформление ранее заключенных договоров страхования и страховых полисов; проведение презентаций для потенциальных клиентов; и т.д.

3.Функциями Департамента продаж медицинского страхования являются: поиск и привлечение на страхование новых клиентов; участие в тендерах, подготовка и сбор документов, необходимых для участия в тендере; ведение переписки с потенциальными и действующими клиентами по вопросам страхования и т.д.

4. Основными задачами Департамента медицинского страхования являются: участие в разработке новых продуктов страхования и редизайн имеющихся страховых продуктов; оценка и классификация рисков, свойственных объекту, предлагаемому на страхование; и т.д.

Основные задачи Финансового департамента складываются из функций:

• Бухгалтерии и являются: ведение бухгалтерского и налогового учета; контроль над наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденным бюджетом; расчеты и своевременное перечисление налогов в местные бюджеты, заполнение налоговой декларации и сдача ее в уполномоченный орган и т.д.

• Отдела статистики и являются: своевременное и корректное отражение договоров страхования в Базе Данных в соответствии с требованиями, предъявляемыми к ведению Баз Данных; проведение проверки правильности заполнения и корректного внесения информации по договорам страхования в учетную базу данных Компании и т.д.

• Отдела по расчету бонусов и агентских и являются: своевременный расчет агентского вознаграждения в соответствии с договорами поручений, приказами, дополнительными соглашениями и приложениями; и т.д.

• Финансового аналитика и являются: участие в формировании оперативной и аналитической отчетности; ежеквартальное или по требованию Совета Директоров ежемесячное предоставление управленческой отчетности; и т.д.

5. На Департамент PR и маркетинга возлагаются следующие задачи: участие в разработке краткосрочной, среднесрочной и долгосрочной стратегии и тактики рыночного поведения компании; и т.д.

6. На Отдел рекламы возлагаются следующие задачи: создание рекламного образа Компании; обеспечение потребностей Компании в рекламной, сувенирной продукции и наружной рекламе.

7. Основные задачи Департамента постпродажного сервиса складываются из задач:

• Управления Сервиса клиентами и являются: обеспечение роста сервиса за счет качественного и своевременного обслуживания клиентов Компании; организация и ведение процедур сервиса в соответствии с утвержденными инструкциями; и многое другое.

•Управления урегулирования претензий и являются: управление процессом урегулирования страховых выплат; качественное формирование выплатного материала; и т.д.

8.Основными задачами Департамента имущественного страхования являются: разработка методических материалов для продающих подразделений; проведение обучения сотрудников продающих подразделений по курируемым видам страхования; проведение андеррайтинга; и т.д.

9. Основными задачами Отдела перестрахования являются: осуществление перестрахования по договорам страхования, подлежащим перестрахованию; подготовка документов для принятия и передачи рисков в перестрахование; своевременное заключение (возобновление) договоров перестрахования; контроль надлежащего исполнения обязательств по договорам перестрахования.

10. Служба внутреннего аудитавыполняет следующие функции:проверка и оценка эффективности системы внутреннего контроля; проверка полноты применения и эффективности методологии оценки рисков и т.д.

11. Основные задачи Департамента по юридическим и административным вопросам складываются из функций:

• Управления правового обеспечения и являются: проведение правового сопровождения деятельности Компании; подготовка, заключение и сопровождение договоров страхования с компаниями финансовой группы и т.д.

• Управления по претензионно - исковой работе и являются: представление интересов Компании:

1.во всех судебных инстанциях Республики Казахстан, а при необходимости за ее пределами;

2.любых государственных и негосударственных организациях и учреждениях в пределах его компетенции;

3.во всех правоохранительных органах республики Казахстан в пределах его полномочий;

4. минимизация мошенничества по страховым случаям; претензионная работа по возврату сумм страховых выплат при наличии права суброгации, взыскание в судебном и досудебном порядке дебиторской задолженности; и т.д.

• Административно-хозяйственного отдела и являются: организация и проведения инструктажа для работников Компании по соблюдению пожарной безопасности, техники безопасности и охраны труда; хозяйственное обслуживание Компании и его структурных подразделений; организация уборки помещений и территории Компании; и т.д.

12. В функции Департамента информационных технологий входит: формирование предложений и разработка проектов внутренних актов и документов Компании по вопросам информационных технологий; разработка, внедрение и сопровождение компонентов автоматизированной информационной системы и т.д.

13. Отдел безопасности осуществляет следующие функции: обеспечение Руководства Компании объективной информацией о выявленных нарушениях («упущениях») со стороны сотрудников Компании, осуществление связи с правоохранительными и иными проверяющими органами с целью выявления и пресечения незаконных посягательств на защищаемую информацию и имущество Компании и т.д.

14.Отдел по качеству и управлению рисками выполняют следующие обязанности:

• В сфере управления качеством Отдел осуществляет следующие функции: организация информационно - обучающих мероприятий по СМК для развития понимания у работников Компании требований СМК и стандартов ISO; проведение экспертизы разработанной документации СМК на соответствие требованиям Международных стандартов серии СТ РК ИСО 9001-2001 и внутренних документов Компании и т.д.

• В сфере управления рисками Отдел осуществляет следующие функции: идентификация и оценка рисков, включая определение описательных и количественных значений показателей рисков, связанных с деятельностью Компании, а также определение максимально допустимых значений показателей рисков; и т.д.

15. Отдел по работе с персоналом выполняет следующие функции: организация процесса согласования руководящих работников через Агентство Республики Казахстан по регулированию и надзору финансового рынка и финансовых организаций; ведение кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями трудового законодательства РК:

а) ведение персонального учета: ведение и хранение личных дел, обеспечение их сохранности до передачи на хранение в архив и передачу в архив в установленном порядке, ведение трудовых книжек и т.д.;

б) оформление трудовых договоров (далее – ТД) и дополнительных соглашений к ним, договоров на оказание услуг (по обучению, по организации корпоративных мероприятий), договоров с работниками Компании на обучение, других видов договоров по направлениям деятельности Отдела;

в) подготовка проектов приказов о приеме, перемещении, командировании, направлении на обучение, организации деловой оценки персонала, предоставлении отпусков, расторжении/прекращении ТД, поощрении, наложении дисциплинарных взысканий;

г) выдача справок работникам Компании, работа с письмами и заявлениями граждан, по вопросам, входящим в компетенцию Отдела;

д) учет военнообязанных.

® обеспечение соблюдения законодательства РК о труде, безопасности и охране труда; консультирование работников по данным вопросам; мониторинг изменений/дополнений в правовые акты о труде; участие в разрешении трудовых споров; взаимодействие с государственными органами РК по труду (в т.ч. представление в них интересов Компании, предоставление установленной отчетности и т.д.); разработка и формирование управленческой отчетности по персоналу для принятия руководством Компании управленческих решений.

В рамках подбора, отбора и адаптации персонала Отдел осуществляет следующие функции:

1) планирование потребности Компании в персонале с учетом перспектив развития бизнеса;

2) разработка процедур, внутренних документов, рекомендаций, оценочных/тестовых материалов для эффективного подбора и адаптации персонала;

3) анализ движения и причин сменяемости персонала; внесение предложений и разработка мероприятий по удержанию квалифицированных кадров;

4) формирование кадрового резерва на ключевые должности; внесение предложений руководителям о выдвижении работников на вакантные должности;

5) проведение поиска и подбора персонала;

6) ведение переговоров с юридическими/физическими лицами, оказывающими услуги по поиску и подбору кандидатов или консультационные услуги;

7) консультирование и обучение руководителей эффективному подбору персонала, разработка методических рекомендаций для эффективного подбора;

8) разработка программ адаптации персонала, оказание помощи руководителям подразделений и новым работникам в период адаптации;

9) мониторинг рынка труда, повышение имиджа Компании как работодателя на рынке труда.

В рамках оценки, обучения и развития персонала Отдел осуществляет следующие функции:

1) разработка процедур и внутренних документов (положения, правила и т.д.), регламентирующих вопросы оценки, обучения и развития персонала;

2) планирование обучения и развития персонала с учетом потребностей бизнеса Компании, индивидуальных особенностей и потенциала работников, перспективы их карьерного роста;

3) участие в формировании проекта бюджета Компании на обучение и развитие персонала, внесение предложений по данному вопросу;

4) организация внешнего обучения (в т.ч. мониторинг обучающих программ, проведение переговоров с представителями казахстанских и зарубежных учебных заведений/центров по вопросам развития персонала, оценка и выбор поставщиков внешнего обучения, оценка результатов обучения, качества обучающих программ и их соответствия потребностям Компании);

5) организация внутрифирменного (внутреннего) обучения (в т.ч. выявление потребностей и возможностей внутреннего обучения, привлечение в качестве внутренних тренеров специалистов Компании, развитие и мотивация внутренних тренеров, организация дистанционного обучения, мониторинг внутренних обучающих программ и т.д.);

6) оценка результатов обучения, качества учебных программ, их востребованности с учетом интересов Компании; внесение предложений по результатам обучения;

7) контроль над возмещением работниками затрат Компании на их обучение; изучение практики возмещения затрат на рынке труда;

8) организация ротации кадров как формы развития персонала;

9) организация производственной/технологической/преддипломной практики студентов вузов/колледжей и стажировки сторонних специалистов; взаимодействие с вузами по данному вопросу.

В рамках мотивации и оплаты труда Отдел осуществляет следующие функции:

1) разработка структуры и форм оплаты труда, систем материального и нематериального поощрения;

2) разработка проектов внутренних документов по вопросам оплаты труда, материального и нематериального стимулирования, предоставления льгот и гарантий работникам Компании;

3) выявление потребностей и мотиваторов работников для разработки эффективных мотивационных механизмов; участие в обсуждении условий оплаты труда, предоставления льгот и гарантий при заключении ТД;

4) формирование социального пакета;

5) мониторинг рынка оплаты труда (в т.ч. в регионах) в страховой сфере и смежных областях для определения конкурентоспособности Компании на рынке труда;

6) внесение предложений руководству Компании по оптимизации затрат, связанных с персоналом;

7) ведение переговоров с юридическими лицами, предоставляющими услуги по обзору рынка оплаты труда, консультационные услуги по вопросам мотивации и оплаты труда; подготовка проектов договоров на оказание данных услуг.

В рамках Корпоративной культуры Отдел осуществляет следующие функции:

1) мониторинг состояния корпоративной культуры, в т.ч. организации работы, морально-психологического климата и взаимоотношений в коллективах;

2) участие в разработке и внедрение корпоративных стандартов и норм поведения работников Компании, стандартов работы с клиентами. Осуществление контроля над их соблюдением;

3) внесение предложений и рекомендаций руководству Компании, руководителям всех уровней по вопросам корпоративной культуры;

4) улучшение внутренних коммуникаций;

5) работа с жалобами, замечаниями и предложениями работников по вопросам соблюдения внутренних правил поведения, оказание помощи в разрешении конфликтов интересов;

6) организация корпоративных мероприятий.

В рамках оформления и учета страховых агентов Отдел осуществляет следующие функции:

1) оформление, регистрация, выдача и пролонгация Договоров поручения и Доверенностей Агентам по страхованию;

2) ведение общего реестра Агентов по Компании;

3) оформление дополнительных соглашений к Договорам поручениям.