Раздел 1. Документирование деятельности организации, предприятия, учреждения

Тема 1.1Основные понятия документационного обеспечения управления.

Информационно-справочное обеспечение предприятий как важнейшее условие его функционирования в условиях рынка. Документ, его определение, составные части.

Виды документов в делопроизводстве. Классификация документов по видам деятельности предприятия, по назначению, содержанию, происхождению, носителям информации. Основные реквизиты документов, формуляр. Унификация и стандартизация как методы совершенствования документов. Единая Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Требования к составлению и оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003. « Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и по ГСДОУ.

Методические указания.

Любые управленческие процессы основываются на переработке информации. Основным носителем информации являются документы на бумажном носителе. В них фиксируются решения, планы и отчеты, конкретные планы работ и договорные отношения, при помощи них передаются управленческие команды.

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям любой формы собственности. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности этой информации, поэтому подавляющая ее часть фиксируется в документах.

Документ – это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности.

Документы учреждений, предприятий и организаций принято различать по видам деятельности. Выделяют три наиболее крупные группы:

- организационно-распорядительная документация;

- финансово-расчетная документация;

- документация по снабженческо-сбытовым операциям.

Классификация документов – это распределение их на группы по определенным признакам. Правильная классификация облегчает их поиск, формирование дел. Документы делят:

- по средствам фиксации;

- по наименованию;

- по происхождению;

- по степени секретности;

- по подлинности;

- по форме;

- по срокам хранения.

Существуют определенные требования и нормы создания документов. Они закрепляются законодательными актами, Единой Государственной системой делопроизводства, ГОСТами.

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое документ?

2. Классификация документов?

3. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003

4. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, каков порядок их оформления?

Тема 1.2 Системы документационного обеспечения управления.

Корреспонденция, понятие, сущность. Виды корреспонденции на предприятии, ее назначение, реквизиты, учет и хранение.

Корреспонденция входящая, исходящая и внутренняя.

Методические указания.

В практической деятельности под корреспонденцией понимают совокупность документов, которые составляются на предприятии, так как партнеры должны поддерживать постоянную связь друг с другом, со своими клиентами и при этом необходимо представлять доказательства заключенного соглашения, отправлять заказы или сообщать о принятых решениях. Отправленная и полученная корреспонденция хранится в архиве предприятия и является доказательством принятых решений.

Работу над составлением документов называют документированием.

Документирование – это совокупность процессов по созданию всех видов

документации, отражающей деятельность учреждения, предприятия, организации. Это важнейшая часть делопроизводства. Документирование включает:

- составление проекта документа;

- согласование проекта документа;

- проверку правильности оформления документа;

- утверждение документа руководителем;

- регистрацию.

Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов, которые закрепляются законодательными актами, ЕГСД, ГОСТами и т.д.

Единый порядок составления, оформления и организации работы с документами закрепляется инструкцией по делопроизводству на предприятии.

В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов:

- входящие;

- исходящие;

- внутренние

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие виды документов Вы знаете?

2. Документирование, его сущность и организация.

3. Обработка поступающих документов.

4. Обработка исходящих документов.

5. Порядок работы с внутренними документами.