Автоматизация работы с персоналом

Крупная компания, в которой трудится большое количество человек и решается множество задач, нуждается в автоматизации работы с персоналом. Когда каждый занимается непонятной работой и создается лишь видимость всеобщей занятости, дело не идет в гору. Чтобы сделать управления удобнее, чтобы работа приносила ощутимые плоды, требуется система контроля поручений. В компании, где вводится современная система управления персоналом, происходят ощутимые положительные перемены. Постановка задач и контроль исполнения поручений, в первую очередь, позволяют грамотно и продуманно ставить цель перед каждым сотрудником и фиксировать, кому было поручено то или иное дело. В дальнейшем это дает возможность четко понимать, с кого спрашивать результат. Кроме того, контроль выполнения поручений позволяет постоянно отслеживать процесс. В любое время система контроля поручений позволяет руководителю проверить, на какой стадии находится решение задачи. Благодаря этому ни один процесс не зависнет в воздухе, не будет забыт.

Контроль исполнения поручений делает любой ход работы прозрачным или наглядным. Иным словами, вы будете избавлены от различных отговорок, вроде «уже скоро» или «мы почти закончили», каждая стадия работы фиксируется в программе. Контроль выполнения поручений позволяет узнать, насколько эффективно трудятся сотрудники, сколько времени тратят на тот или иной шаг в ходе выполнения задачи. Именно поэтому, помимо непосредственно отслеживания важных процессов, контроль исполнения поручений дает возможность давать адекватную оценку сотрудникам. Вы сможете определить, кто является наиболее трудоспособным, действует эффективно, а кто затягивает работу, тормозя остальные процессы.

Система контроля поручений, как и корпоративная система управления проектами – это прекрасный инструмент для руководителя, который хочет быть в курсе всех дел и буквально видеть всю работу насквозь. Кроме того, большинство программ, обеспечивающих контроль выполнения поручений, позволяют ставить задачи дистанционно и следить за ними также на расстоянии. Поэтому, даже отправляясь в долговременную командировку, руководитель может продолжать выполнять свои функции и «держать руку на пульсе».

Главная задача управления персоналом состоит в определении количественного и качественного состава работников, необходимых для выполнения поставленных целей в установленные сроки. Эту задачу ежедневно решает руководство предприятия, а служба управления персоналом или отдел кадров, сотрудников которых с советских времен называют кадровиками, должны готовить рекомендации и представлять необходимую информацию для принятия своевременных и компетентных решений. Важная роль в оптимизации управления сотрудниками предприятия принадлежит автоматизированным системам управления персоналом, получившим на Западе название HR-систем (Human Resource Systems). HR-программы должны обеспечивать ведение баз данных, в которых хранится информация о сотрудниках и их свойствах, в том числе приказах и карьере, организациях и их свойствах, а также различная часто используемая информация справочного характера.

Задачи, решаемые отделом кадров, можно разбить на две большие группы. Первая группа связана с непосредственной работой с людьми, а вторая - с информацией о них. Чтобы непосредственная работа с людьми была более плодотворной и на нее оставалось больше времени у сотрудников отдела кадров, вторая группа задач должна быть максимально автоматизирована. В первую очередь следует автоматизировать задачи подбора и найма, а также текущего учета кадров. К задаче подбора и найма кадров относятся анализ резюме, собеседование и отбор претендентов на вакантные рабочие места. В круг задач текущего кадрового управления входят учет персонального состава, перемещение персонала, его обучение и переобучение, продвижение по службе, трудовая дисциплина, составление должностных инструкций, формирование отчетности.

Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной направленности можно разделить на следующие основные группы:

- многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить профориентацию, отбор, аттестацию сотрудников предприятия;

- экспертные системы для анализа персонала, выявления тенденций развития отделов и предприятия в целом;

- программы расчета зарплаты;

- комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри фирмы, рассчитывать зарплату.

Внедрение автоматизированных систем управления персоналом позволит предприятию получить организационные, экономические и социальные эффекты.

Организационные эффекты позволяют:- сократить время принятия решений на всех уровнях управления предприятием;

- повысить качество кадровых решений;

- оперативно готовить различные отчетные документы.

Экономические эффекты позволяют:- снизить затраты на управление персоналом;

- повысить производительность труда персонала;

- оптимально использовать профессиональные качества конкретного сотрудника предприятия.

Социальный эффект состоит в:- персональном учете пенсионных накоплений сотрудников предприятия;

- ведении полной индивидуальной трудовой истории персонала предприятия;

- подготовке руководящего резерва и продвижении по службе наиболее перспективных сотрудников предприятия.

Функции HRM-систем: Поиск персонала; Подбор и отбор персонала; Оценка персонала; Обучение и развитие персонала; Управление корпоративной культурой; Мотивация персонала; Организация труда.