Операционная техника в банках

Выполняя предназначенный ему круг операций, банк должен стремиться при этом достичь наибольшей эффективности, достоверности и безопасности. Многолетняя практика банковской деятельности позволила выработать определенные правила и приемы выполнения банковских операций, обеспечивающие необходимые результаты. В Финансово-кредитном словаре операционная техника в банках определяется как совокупность правил и технических приемов по совершению и оформлению расчетно-денежных операций, их учету и контролю.

На операционную технику в банках могут оказывать влияние ряд факторов. Это размер банка, совокупность выполняемых им операций, территориальное размещение и параметры помещения банка, используемые технические и программные средства, квалификация персонала и др. Но многие правила и приемы остаются ценными при любых условиях. Они определяются рядом нормативных документов. Долгое время коммерческие банки в своей учетно-операционной работе ориентировались на правила и приемы, изложенные в документе Государственного банка СССР “Правила ведения бухгалтерского учета и отчетности в учреждениях банков СССР” (от 30.09.87 № 7). В настоящее время заменой этого документа стали “Правила ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации”, утвержденные Приказом Банка России от 18 июня 1997г. № 02-263.

В организации и проведении учетно-операционной работы в банках принимают участие работники бухгалтерии - одного из структурных подразделений банка. Возглавляющий бухгалтерию главный бухгалтер выполняет организаторские и контролирующие функции. Состав, структура бухгалтерии и распределение функций определяется размером банка, банковскими операциями, уровнем компьютеризации работы бухгалтерии и другими факторами. Главный бухгалтер определяет конкретные обязанности работников учетно-операционного аппарата. При необходимости могут создаваться специальные отделы, например: отдел учета операций в национальной валюте, отдел учета валютных операций, отдел кассовых операций, отдел внутрибанковского учета, кредитный отдел, отдел депозитов, отдел ценных бумаг, отдел учета деятельности филиалов и др.

Учетно-операционная работа современного банка неразрывно связана с автоматизированной банковской системой (АБС) и современная операционная техника в банке строится с учетом ее максимальной компьютеризации. Внедрением, поддержанием в работоспособном состоянии и развитием АБС как правило занимается специальное подразделение банка. Оно действует в тесной взаимосвязи с работниками бухгалтерии, осуществляя техническое обслуживание АБС, администрирование работы внутрибанковской компьютерной сети, администрирование работы базы данных, обеспечение безопасности АБС путем ограничения доступа к информации, введением парольной защиты и других мероприятий.

Организация работы учетно-операционного аппарата банка строится по принципу ответственных исполнителей. Конкретные обязанности работников учетно-операционного аппарата устанавливаются главным бухгалтером. Ответственному исполнителю поручается единолично оформлять и подписывать расчетно-денежные документы по установленному кругу операций. Работа ответственных исполнителей связана также с контролем, оформлением расчетно-денежных документов и отражением в учете банковских операций.

Ведение счетов распределяется между ответственными исполнителями с учетом номеров балансовых счетов первого или второго порядка, при этом обязательным условием является ведение одним ответственным исполнителем расчетного и ссудных счетов одного клиента.

Ответственный исполнитель при работе с документами на бумажном носителе завершение операции оформляет своей подписью, при этом он несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Работая непосредственно на компьютере и создавая электронный документ, ответственный исполнитель также несет ответственность за правильность его оформления. В этом случае авторство в оформлении документа фиксируется в специальном поле в записи электронного документа. В это поле может заноситься кодовое обозначение ответственного исполнителя. Это происходит автоматически, а кодовое обозначение связывается с паролем, под которым ответственный исполнитель начинает работу с компьютерной системой.

В банке могут также создаваться операционные бригады. Они, как правило, создаются на участках, где требуется дополнительный контроль за выполнением операций. В операционную бригаду обязательно входит контролер, который проверяет правильность оформления документов по производимым операциям. При работе на компьютере, например, рядовые члены бригады оформляют электронные документы, а их последующий контроль и принятие решения о разноске по счетам производит контролер с компьютера на своем рабочем месте.

В данной работе основное внимание будет уделяться операционной технике в коммерческих банках.

Учет в банках

Как было отмечено, операционная техника в банках непосредственно связана с организацией и осуществлением учета в процессе проведения банковских операций. Учет является непременным условием нормального функционирования любого банка и банковской системы в целом.

Можно выделять оперативный, статистический и бухгалтерский учет, говорят еще о финансовом и управленческом учете. В этой работе речь будет идти о бухгалтерском учете в коммерческих банках.

Существует много определений бухгалтерского учета. Целесообразно воспользоваться определением, которое приводится в Федеральном законе “О бухгалтерском учете” (от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ). В нем отмечается, что бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Принятие этого закона вызвано необходимостью совершенствования системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации в современных условиях развития экономики, установление единых методологических основ бухгалтерского учета и отчетности. Изложенные в нем требования обязательны для банков и других кредитных организаций.

Этот закон является ведущим в области бухгалтерского учета, а все остальные имеют подчиненную роль. В нем определяется, что общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в Российской Федерации осуществляется Правительством Российской Федерации и нормативные акты и методические указания по бухгалтерскому учету, издаваемые другими органами, не должны противоречить нормативным актам и методическим указаниям Министерства Финансов Российской Федерации.

Органом, которому федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета в банковской сфере, является Центральный банк Российской Федерации. В частности, в законе “О банках и банковской деятельности” говорится, что правила ведения бухгалтерского учета, представления финансовой и статистической отчетности, составления годовых отчетов кредитными организациями устанавливаются Банком России с учетом международной банковской практики. Поэтому основные нормативные документы, которыми руководствуются коммерческие банки в области ведения бухгалтерского учета, подготовлены Центральным банком Российской Федерации.

Предпринимаются необходимые шаги по приближению отечественных стандартов бухгалтерского учета в банках к международным стандартам. Такие шаги были предприняты введением финансовой отчетности, которая первоначально регламентировалась “Временной инструкцией по составлению общей финансовой отчетности коммерческими банками” N 17 (от 24.08.93). В ней были отражены десять основных принципов бухгалтерского учета, учитывающих особенности международных стандартов.

В обновленном варианте инструкции Центрального банка № 17 от 1 октября 1997 г “О составлении финансовой отчетности” уже опущены эти принципы, так как они нашли отражение в принятых ранее 18 июня 1997г “Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации” и утвержденных Приказом Банка России № 02-263.

Эти принципы претерпели некоторые редакционные изменения и вместо десяти их стало уже одиннадцать. В связи с их важным значением в организации и ведении бухгалтерского учета в коммерческих банках приведем их формулировки.

Непрерывность деятельности- принцип предполагает, что кредитная организация будет непрерывно осуществлять свою деятельность в будущем.

Постоянство правил бухгалтерского учета – принцип обязывает кредитную организацию постоянно руководствоваться одними и теми же правилами бухгалтерского учета, кроме случаев существенных перемен в своей деятельности или правовом механизме. В противном случае должна быть обеспечена сопоставимость с отчетами предыдущего периода.

Осторожность – принцип требует, чтобы активы и пассивы, доходы и расходы были оценены и отражены в учете разумно, с достаточной степенью осторожности, чтобы не переносить уже существующие, потенциально угрожающие финансовому положению кредитной организации риски на следующие периоды.

Отражение доходов и расходов по кассовому методу -

принцип означает, что доходы и расходы относятся на счета по их учету после фактического получения доходов и совершения расходов.

День отражения операций – согласно этого принципа операции отражаются в бухгалтерском учете в день их совершения (поступления документов), если иное не предусмотрено нормативными актами Банка России.

Раздельное отражение активов и пассивов - в соответствии с этим принципом счета активов и пассивов оцениваются отдельно и отражаются в развернутом виде.

Преемственность входящего баланса – согласно этого принципа остатки на балансовых и внебалансовых счетах на начало текущего отчетного периода должны соответствовать остаткам на конец предшествующего периода.

Приоритет содержания над формой - операции отражаются в учете в соответствии с их экономической сущностью, а не с их юридической формой.

Единица измерения - активы и пассивы учитываются по их первоначальной стоимости на момент приобретения или возникновения. Первоначальная стоимость не изменяется до момента их списания, реализации или выкупа, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации и нормативными актами Банка России. Однако активы и обязательства в иностранной валюте, драгоценные металлы и природные драгоценные камни должны переоцениваться по мере изменения валютного курса и цены металла.

Открытость – в соответствии с этим принципом отчеты должны достоверно отражать операции кредитной организации, быть понятными информированному пользователю и избегать двусмысленности в отражении позиции кредитной организации.

Консолидация - кредитная организация должна составлять сводный баланс и отчетность в целом по кредитной организации. Используемые в работе кредитной организации ежедневные бухгалтерские балансы составляются по счетам второго порядка.

Приведенные принципы обеспечивают решение бухгалтерским учетом коммерческого банка определенного круга задач. К главным из них в соответствии с Федеральным законом “О бухгалтерском учете” можно отнести следующие:

-формирование полной и достоверной информации о деятельности банка и его имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества банка, а также внешним - клиентам банка, инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;

-обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении банковских операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

-предотвращение отрицательных результатов деятельности банка и выявление внутренних резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Учётные задачи в банках связаны с большой трудоемкостью их выполнения. Важнейшей особенностью банковского учёта является ежедневное завершение всего процесса учёта, сопоставление данных об оборотах и остатках по аналитическим и синтетическим счетам, составление баланса по балансовым и внебалансовым счетам и др. Эта особенность учета в банках обуславливает жестко регламентированные (сжатые) сроки получения его результатов. Они должны быть получены к началу операционного обслуживания, т.е. к утру следующего дня.

Число совершаемых банковских операций неуклонно растет, что повышает трудоемкость решения задач. Кроме того, процессы операционной и бухгалтерской работы связаны с денежными средствами, что обусловливает высокие требования к точности обработки информации.

Большие объемы учетной информации, жестко регламентированные, сжатые сроки и высокая точность ее обработки являются предпосылкой компьютеризации учетных задач.