Организация документооборота

НА ПРЕДПРИЯТИЯХ

8.1. Схема и график документооборота.

8.2. Хранение и уничтожение первичных доку­ментов.

8.3. Ответственность за нарушение правил хра­нения документов.

8.4. Защита текущей информации.

8.1. СХЕМА И ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

Часть бухгалтерского дела, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием. Процесс движения документов, начиная от их составле­ния, приемки и обработки и заканчивая сдачей их на хра­нение в архив, принято называть документооборотом.

Таким образом, документооборот - движение до­кументов в организации по информационным техноло­гическим цепочкам (создание или получение их от дру­гих предприятий, принятие к учету, обработка, вклю­чая передачу в архив), регламентируемое графиком и да­ющее возможность проинформировать всех заинтересо­ванных лиц, довести до них принятие решения.

График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим созда­ние стройной системы организации бухгалтерского уче­та в организации. Он является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности. Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:

• ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;

• выполнение работ в соответствии с планом инди­видуального распределения обязанностей, то есть каж­дый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;

• выполнение работ, установленных планом распре­деления обязанностей;

• выполнение работ в течение установленной продол­жительности рабочего дня.

График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финан­совой деятельности, обеспечивает:

• своевременное составление и представление бух­галтерской и статистической отчетности в установлен­ные адреса;

• своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организацией.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразде­лением предприятия, учреждения, а также всеми испол­нителями с указанием их взаимосвязи и сроков выпол­нения работ (образец 6).

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особен­ностей организации, ее структуры и структуры управле­ния, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т.п. Каждое ответствеииое лицо обязано правильно состав­лять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ сле­дует рассматривать как составную часть производствен­ного задания, а его нарушение - нарушением трудовой и производственной дисциплины.

Образец 6 График документооборота по организации ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­______________________________ Утверждено приказом № ___ от «__» 20___г.   Наименование документа Создание документа Проверка документа Обработка документа Передача в архив Количество экземпляров Ответственный за выписку Ответственный за юформление Ответственный за исполнение Срок исполнения Ответственный за проверку Кто представляет Порядок представления Срок представления Кто исполняет Срок исполнения Кто исполняет Срок передачи   Требование цех ОМТС бухгалтерия склад Ежедневно (до 10 часов) бухгалтерия 1 экз. – цех; 2 экз. - склад При отчете по реестру Ежедневно (до 17 часов) бухгалтерия ежедневно бухгалтерия По истечении квартала

При установлении состава первичных документов, включаемого в график документооборота, используют Альбом форм типовых регистров и первичных докумен­тов бухгалтерского учета.

Соблюдение сроков составления и сдачи документов в бухгалтерию организации обусловливает необходи­мость определения должностных лиц учетной, плановой, технологической и других служб, принимающих учас­тие в составлении, подписании и сдаче документов на последующие стадии их обработки.

Объем учетных работ по оформлению первичных документов в графике документооборота упорядочивается путем указания ответственных лиц по составлению и использованию документов по целевому назначению, а также выполнению работ в момент составления доку­мента.

Подготовленный график документооборота утверж­дается руководителем организации, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделе­ний и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов.

До разработки схемы (графика) документооборота необходимо в организации в первую очередь разработать план-график распределения обязанностей по выполне­нию учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственными за пра­вильность оформления и своевременность проставления необходимой информации.

План-график распределения обязанностей по выпол­нению учетных работ утверждается руководителем орга­низации и представляет собой элемент учетной полити­ки организации.

Документооборот может быть:

- входящим (документы поступают от других организаций);

- исходящим (документы предназначены для вне­шних пользователей);

- внутреннего назначения (документы для собствен­ных нужд).

Система управления документооборотом в орга­низации осуществляется слеяующпм образом;

- разрабатывается положение о бухгалтерской службе;

- составляются должностные инструкции для работ­ников бухгалтерии и иных работников организации, имеющих отношение к учету;

- составляется график документооборота в органи­зации (назначение графика - осуществление контроля за составлением и сроками прохождения первичных до­кументов между отдельными структурными подразделени­ями и передачей их в бухгалтерию);

- создаются технологии обработки учетной инфор­мации;

- разрабатываются номенклатура дел и порядок те­кущего хранения документов;

- проводится экспертиза документов с точки зрения их ценности и подготовка дел к длительному хранению.

8.2. ХРАНЕНИЕ И УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Главный бухгалтер организации обеспечивает со­хранность первичных учетных документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), форм бухгалтерской отчетности, налоговых расче­тов (налоговых деклараций), оформление и передачу их в архив.

Данные документы должны храниться до их переда­чи в архив организации в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответ­ственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сей­фах, металлических шкафах или специальных помеще­ниях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Чтобы можно было быстро найти нужные докумен­ты, необходима их систематизация, т.е. группировка документов в дела. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или учас­тку деятельности, помещённые в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются. Толщина каждого дела не должна превышать 80-40 мм - это около 300 листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

Важнейшее требование к формированию дел - груп­пировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные с рас­смотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы переформируются. Документы формируются в дело за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела. Документы помещаются в дело со всеми относящими к ним приложениями и до­полнительными материалами, возникшими в ходе ре­шения вопроса. Если приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома. Плано­вая и отчетная документация (планы, заявки, сметы, отчеты и расчеты к ним) помещается в дела того года, к которому она относится по своему содержанию, незави­симо от времени ее составления или даты поступления. Например, отчет за 2002 г., составленный в 2004 г., по­мещается в дело 2003 г. Перспективные планы должны быть отнесены к году их утверждения. При этом следует помнить, что планы, сметы и отчеты группируются от­дельно от проектов этих документов.

Бухгалтерская документация в основном группиру­ется по хронологии. Документы группируются по меся­цам, но можно и за квартал или календарный год. При этом документы помесячно разделяются листом бумаги с указанием месяца. Квитанции, накладные и другие ана­логичные документы группируются в порядке последо­вательности их номеров.

Формирование бухгалтерских документов в дела должно осуществляться в соответствии с номенклатурой дел - систематизированным перечнем дел, образующихся в организации, с указанием сроков их хранения. Номенк­латура дел обеспечивает единый подход к учету, систе­матизации, описанию и поиску дел во всех структурных подразделениях организации. При составлении номен­клатуры дел необходимо соблюдать требования Государ­ственной системы документацнонного обеспечения уп­равления; основных правил работы архивов организа­ций, перечней документальных материалов с указанием сроков их хранения.

От того, насколько грамотно проводилась работа по группировке и описанию документов дел, зависит со­хранность документов.

Рекомендованная форма номенклатуры дел содер­жится в Основных правилах работы архивов организа­ций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Она заводится на каждый год (образец 7).

Образец 7 Наименование организации УТВЕРЖДАЮ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности ____________№____________ руководителя организации ______________________ ___________________ (место составления) Подпись Расшифровка подписи На_______год Дата _______________________   Индекс дела Заголовок дела Количество единиц хранения Сроки хранения и номера статей по перечню Примечание Наименование раздела           Наименование должности руководителя службы ДОУ организации _________ _____________________________________________ Дата __________________ Подпись Расшифровка подписи

По окончании года в конце номенклатуры дел заменя­ется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения (образец 8).

Сроки хранения бухгалтерских документов регла­ментируются:

- в течение четырех календарных лет деятельности налогоплательщика по налоговому законодательству;

- не менее 5 лет по требованиям бухгалтерского учета.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтер­скую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственно­го архивного дела, но не менее 5 лет.

Сроки и порядок хранения документов, их передача в соответствующие государственные архивы, а также ус­ловия уничтожения документов с истекшим сроком хра­нения определяются Перечнем типовых документов, об­разующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предпри­ятий, с указанием сроков хранения, утвержденным Главархивом СССР от 15.08.88 (в ред. Решения Госналогс­лужбы России и Росархива от 27.06.96 и Федеральной архивной службы России от 06.10.2000), если иное не утверждено в законодательном порядке.

В соответствии с Перечнем типовых управленчес­ких документов, образующихся в деятельности орга­низаций, с указанием сроков их хранения, утвержден­ным Федеральной архивной службой России от

06.10.2000 г., установлены следующие сроки хране­ния бухгалтерских документов:

• отчетов по налогам: годовых - постоянно; квар­тальных - 5 лет; месячных - 1 год;

• бухгалтерских отчетов и балансов организаций: сводных годовых - постоянно; годовых - постоянно; квартальных - 5 лет; месячных - 1 год;

• первичных документов и приложений к ним, за­фиксировавших факт совершения хозяйственной опера­ции и явившихся основанием для бухгалтерских запи­сей (кассовых, банковских документов, корешков бан­ковских чековых книжек/ордеров, табелей, извещений банков и переводных требований, актов о приеме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанций, ко­решков к ним, счетов-фактур, накладных, авансовых отчетов и др.) - 5 лет;

• синтетических, аналитических, материальных счетов бухгалтерского учета - 5 лет;

• бухгалтерских учетных регистров (Главной книги, журналов-ордеров, разработочных таблиц и др.) - 5 лет;

• оборотных ведомостей - 5 лет;

• перечней лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, - «До замены новыми»;

• образцы подписей материально ответственных лиц - «До минования надобности»;

• книги, журналы, карточки учета: ценных бумаг - постоянно; договоров, контрактов, соглашений (кредит­ных, хозяйственных, операционных) - 5 лет; основных средств (зданий, сооружений) - 5 лет; расчетов с орга­низациями - 5 лет; приходно-расходных кассовых до­кументов (счетов, платежных поручений) — 5 лет; по­дотчетных лиц - 5 лет; исполнительных листов - 5 лет; депонированной заработной платы - 5 лет; довереннос­тей - 5 лет.

Образец 8 Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного учреждения от __________№____________ от __________№______ Формат А4 (210x297 мм) Форма номенклатуры дел организации Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в__ году в организации По срокам хранения Всего В том числе     переходящих с отметкой «ЭПК» Постоянного       Временного (свыше 10 лет)       Временного (до 10 лет включительно)         Итого:       Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив. Наименование должности передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи Дата Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее 5 лет после отчетного года, когда они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Отдельные документы по бухгалтерскому учету и от­четности можно уничтожить при условии завершения в организации всех проверок (ревизий) и при отсутствии по результатам этих проверок (ревизий) споров, разно­гласий, следственных и судебных дел. В противном слу­чае документы должны храниться и после истечения сро­ков их хранения до урегулирования разногласий или вынесения окончательного решения по судебно-следственным делам.

Перед сдачей документов на хранение в архив их сле­дует сгруппировать по каждому отчетному периоду, по однородности совершенных хозяйственных операций, затем сложить в папки и переплести. Такую совокуп­ность документов, оформленных по утвержденным пра­вилам для передачи в архив, называют делами. Сдача дел в архив организации проводится по графику, утвер­жденному руководителем учреждения.

Изъятие документов из архива может иметь место только на основании постановлений органов дозна­ния, предварительного следствия, прокуратуры, судов, налоговой инспекции, ОВД. Изъятие копий до­кументов производится в присутствии должностных лиц. Персональная ответственность за соблюдением ус­ловий и порядка хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчет­ности лежит на руководителе предприятия (организа­ции).

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого приказом руководителя созда­ются постоянно действующие экспертные комиссии. В состав экспертной комиссии входят наиболее квалифи­цированные специалисты основных структурных подраз­делений. Председатель комиссии - один из руководящих работников организации. Приказ может иметь следую­щую форму (образец 9).

Образец 9 Наименование организации Приказ N___ Дата __________ О создании экспертной комиссии В связи с необходимостью уничтожения документов, срок хранения которых истек, Приказываю 1 . Создать экспертную комиссию в составе: - председатель комиссии - исполнительный директор________ - члены комиссии: главный бухгалтер________ начальник отдела документооборота _______________ 2. Экспертной комиссии подготовить акт о возможности уничтожения документов, срок хранения которых истек. Генеральный директор Подпись Расшифровка подписи

8.3. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Виды налоговых правонарушений, связанных с не­правильным оформлением или отсутствием первичной документации, и предусмотренная законодательством ответственность за них приведены в таблице 7.

Налоговые органы не вправе предъявлять требова­ния об уплате штрафов за одно и то же правонаруше­ние одновременно по ст. 120 и 122 НК РФ, так как это противоречит Конституции РФ (п.1 ст.50) и самому Налоговому кодексу РФ (п.2 ст. 108). На это указал и Конституционный Суд РФ в Определении от 18.01.2001 №6-0.

Работники архивной службы тоже могут прове­рить, как хранятся документы вашей организации. По их инициативе наказать за нарушение сроков хране­ния документов может мировой судья. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 3 до 5 МРОТ (ст. 13.20 КоАП РФ) и налагается на руководителя фирмы.

Таблица 7