Вопрос 3. Процедуры, операции, свойства и принципы построения процесса организации

Принципы формирования процесса организации

Процесс организации отражает количественные и качественные изменения объекта управления на всех его фазах, этапах и ста­диях. Если изменений нет, то нет и самого процесса. Упрощен­но схема процесса организации представляется в виде этапов.

Каждый этап состоит из набора процедур и операций.

Набор процедур для всех этапов одинаков и включает:

ü разработку,

ü со­гласование,

ü утверждение,

ü организацию и

ü принятие решений.

Каждая процедура включает следующий набор операций:

Ê опре­деление,

Ê формулировка,

Ê разработка вариантов,

Ê накопление,

Ê хра­нение,

Ê обработка,

Ê анализ и оценка,

Ê разработка средств реализа­ции и др.

В зависимости от построения, выбора того или иного соче­тания процедур и операций процесс организации может полу­чить следующие свойства:

Ø устойчивость или изменчивость,

Ø не­прерывность или дискретность,

Ø цикличность или однократность.

Каждое свойство процесса имеет сферу эффективного приложе­ния.

Устойчивость. Этот процесс связан с созданием некоторого запаса, компен­сирующего возможные отклонения при корректировке цели, изменении ситуации или изменении варианта решения.

Изменчивость. Этот процесс связан с созданием запасных вариантов при за­ранее предусмотренных параметрах возмущающих воздействий. В этом случае соответствующий руководитель должен иметь набор инструкций с грифом «вскрыть в случае...". Если случатся непредвиденные возмущающие воздействия, то процесс может пойти по непредсказуемой схеме с большими затратами всех ресурсов.

Непрерывность. Этот процесс связан с эволюционными (постепенными) из­менениями в выполнении операций на каждом этапе.

Дискретность. Этот процесс связан с постепенным наращиванием или ослабле­нием до заданного конечного состояния одного этапа (начинают обычно с цели, а затем переходят к следующему этапу и т.д.).

Цикличность. При возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме путем многократного (циклического) прохождения по всем этапам процесса до выполнения поставленного условия. Например, достижения стабилизации, выход на заданный уровень качества продукции, полный переход на выпуск нового из­делия.

Этот процесс связан с постоянной коррекцией выполняемых операций в зависимости от промежуточных результатов.

Однократность. При возникновении возмущающих воздейст­вий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме путем однократного прохождения по всем эта­пам процесса и достижения поставленной цели по принципу: «пришел, увидел, победил!». Этот процесс связан с высоким профессионализмом руково­дителя и наличием благоприятных условий для выполнения цели. Выбор схемы процесса организации предопределяет дальнейшие действия руководителя.

В результате анализа свойств процесса организации можно сформировать следующие принципы его построения:

1 Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий.

2 При выявлении проблемы необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.

3 Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс.

4 Процесс должен обеспечиваться оптимальной информацион­ной средой.

5 Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.).

6 Обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам и организации.