Характеристика и особенности оформления справок и докладных записок, их виды.
Характеристика справочно-информационных документов, оформляемых на общем бланке.
Характеристика и особенности оформления справок и докладных записок, их виды.
1. Общая характеристика справочно-информационных документов. Состав справочно-информационных документов.
2. Формуляр справочно-информационных документов.
3. Характеристика и особенности оформления справок. Их виды.
4. Характеристика и особенности оформления докладных записок, их виды.
1. Справочно-информационные документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные документы, ывступая только в качестве основания для принятия управленческих решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса-необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль.
К данной группе документов можно отнести:
Акт,
Справку,
Докладную записку,
Объяснительную записку,
Служебное письмо,
Телеграмму
Телефонограмму,
Заявление, предложение, жалобу,
Сводку, заключение, отзыв.
2. Одна часть данных документов (служебное письмо, акт, протокол, телефонограмма, внешняя докладная записка, справка) оформляется на общем бланке (кроме служебного письма, для которого предусмотрен специальный бланк для писем), а другая (заявление, объяснительная записка, внутренняя докладная записка) на чистом листе бумаги. Но оформление всех данных видов документов производится согласно требованиям СТБ 6.38-2004. Они всегда будут иметь все реквизиты общего бланка:
· изображение Государственного герба Республики Беларусь (эмблема или товарный знак для организаций негосударственной формы собственности);
· код по ОКОГУ и ОКЮЛП;
· код по ОКУД;
· наименование вышестоящей организации;
· полное и сокращенное наименование организации;
· наименование стркутурного подразделения;
· место составления или издания документа;
· ограничительные отметки и линии для реквизитов «код документа по ОКУД», «дата», «индекс документа», «отметка о контроле».
Возможно нанесение на общий бланк ограничительнх отметок для реквизитов «Заголовок к тексту», «адресат» или «гриф утверждения». На общем бланке предусмотрено свободное место для реквизита «Название вида документа».
Помимо выше перечисленных реквизитов данная группа документов имеет такие реквизиты как, «текст», «подпись», «отметка о наличии приложения» (если оно имеется), «визы». Для всех справочно-инфорационных документов, кроме служебного письма, в обязательном порядке указывается реквизит «название вида документа».
Особенности оформления вышеназванных реквизитов будут зависеть от вида справочно-информационного документа. Так, например, акт будет иметь не одну подпись, а несколько: председателя комиссии и членов комиссии.
Структура и размер текста также будут зависеть от вида справочно-информационного письма. Кроме того, некоторые виды справочно-инфомрационных документов требуют наличия реквизита «Печать» (гарантийное письмо, внешняя личная справка).
В большинстве своем данные докменты будут имть одну-две страницы. Исключение могут состалять внутренние служебные справки, отзывы, заключения, которые могут быть многостраничными.
3. Одним из распространенных видов документов, который образуется в деятельности каждой организации, является справка.
Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или подтверждающий факты биографического или служебного характера, она служит для констатации каких-либо фактов, описания событий, и не содердит мнения автора о существе излагаемых вопросов.
В ДОУ различаются внутренние справки служебного характера, отражающие вопросы основной деятельности организации (штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолжености по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учрждения, так называемые внешние справки личного характера (о заработной плате, трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы, учебы и т.п.). В госархивах и архивах организаций составляются также архивные справки.
Архивная справка – это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.
Правила составления и оформления справок зафиксированы в Государственном стандарте Республики Беларусь 6.38-2004. В Методических указаниях по его применению, а также в примерной инструкции по делопроизводству.
Согласно указанным нормативным документам служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу стронней организации, и внутренние.
При составлении и оформлении внешеней справки используются следующие реквизиты:
· наименование вышестоящей организации (если оно имеется);
· наименовании организации;
· название вида документа (СПРАВКА);
· дата;
· индекс;
· место составления;
· адресат;
· заголовок к тексту;
· текст;
· отметка о наличии приложения (если оно имеется);
· визы согласования и ознакомления;
· отметка об исполении и направлении документа в дело;
· подпись (подписи)
При необходимости справка может заверяться печатью.
Внешние справки оформляются на общем бланке организации.
Госгерб РБ
| Дэпартамент па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь | Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь |
| Дзаржаўная установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы» (БелНДІДАС) | Государственное учреждение «Белорусский научно-исследовательский иниститут документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД) |
| ДАВЕДКА | СПРАВКА |
| ________________№________________ | |
| г.Мінск | г.Минск |
Так как внешняя справка является исходящим документом, она должна содержать реквизит «Адресат», который оформляется по установленным требованиям. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адерсования: уководителю вышестоящего органа; организации в целом; струкутрному подразделению организации; конкретному должностному лицу организации (не руководителю).
При адресовании справки руководителю вышестоящего органа указывается наименование должности руководителя в дательном падеже, в которое включается наименование организации.
Министру информации
Республики Беларусь
Подгайскому М.В.
или:
Президенту Белорусского
государственного концерна
по нефти и химии
Бамбизе И.М.
При адресовании справки организации в целом указывается наименование этой организации в именительном падеже. Например:
Министерство информации
Республики Беларусь
или:
Белорусский государственный
концерн по нефти и химии
При адресовании справки структурному подразделению организации в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структруного подразделения. Например:
Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Отдел финансирования
и бухгалтерского учета
При направлении справки должностному лицу, но не руководителю, наименование организации указывается в им.п., а должность и фамилия адресата – в дат. Например:
Департамент по архивам
и делопроизводству
Министерства юстиции
Республики Беларусь
Начальнику отдела
финансирования
и бухгалтерского учета
Денежной Т.Г.
Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или уполномоченным на это лицом.
Директор института В.В. Федоров
Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами. Например, справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером:
Директор института В.В. Федоров
Главный бухгалтер М.И. Ткач
Внешние справки регистрируются на тех же основания, что и другие исходящие документы (наприемер, письма).
Внутренние справки, как вытекает из названия этой разновидности документов, не выходят за пределы организации и потому классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Внутренняя справка адресуется на имя руководителя организации, в которой составлена справка, наименование вышестоящей организации не указывается, а наименование организации, как правило, включается в должность руководителя организации при оформлении реквизита «адресат».
| Наименование структурного подразделения | Директору Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Адамушко В.И. |
| СПРАВКА | |
| ________________№________________ | |
Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (начальником отдела, упарвления и т.п.)
| Начальник отдела | подпись | А.Е.Байкулов |
В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановх заданий подведомтсвенными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а их обязанности в составе комиссии (фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке):
| Председатель комиссии Члены комиссии: | подпись подпись подпись подпись подпись | А.Е.Байкулов О.А.Блискучий Э.Н.Бурлинова В.П.Гусаров С.Е.Докторов |
Внутренние справки регистрируются в журнале регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количестов внутренних доукментов, их допускается регистрировать в журнале исходящей документов.
К служебным справкам (внешим и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок должен кратко раскрывать содержание документа, в справках он формулируется с помощью предлога «О» и отглагольного существительного. Например, «О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2008 году»; «О подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону»; «О состоянии материально-технической базы учреждений культуры».
Важнейшим реквизитом справки является текст. В начале текста служебной справки излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный – приказ, распоряжение, письмо вышестоящего органа, план работы и т.д.), во исполнение которого создается справка.
В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемомо объекте, указываются причины, цели обследования. Далее в справке излагаются установленные факты, описываются события по существу, случаи нарушения законов, несоответствия законам и другим нормативным актам, либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения, исполнители, точные даты, либо хронологические рамки.
Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы и подразделы, иметь пояснения, ссылки.
Даты, к которым относятся приводимые в справке сведения, включаются в заголовок к тексту или помещаются перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2007 по 30.06.2008».
Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, также относятся к внешним. Они готовятся на общем бланке, при их составлении исспользуются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательнос порядке должны заверяться печатью организации.
Справки личного характера обычно удостоверяют какой-либо юридический факт: место работы, учебы, проживания, занимаемую должность, заработную плату, наличие иждивенцев.
Справка личного характера содержит следующие реквизиты:
· наименование организации,
· Название вида документа (СПРАВКА),
· дата;
· индекс;
· место составления;
· адресат;
· текст;
· подпись (подписи)
· печать.
Так как текст личных справок, как правило, не превышает 15 строк, заголовки к ним не составляются.
Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.
Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых напечатана постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.
Например:
________________________________________________________________является студентом (-кой)
Ф.И.О.
___________________________курса дневного (заочного) отделения _______________________ факультета Белорусского государственного университета.
Личные справки часто подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки, финансового характера (например, о размере заработной платы )подписываются руководителем и главным бухгалтером. Их подписи располагают одну под другой в порядке соответствия занимаемой должности и заверяют гербовой печатью. Оттиск печати должен захватывать последние буквы должность и часть личной подписи.
|
Директор института подпись В.В. Федоров
Главный бухгалтер подпись М.И. Ткач
Личная справка о месте работы, трдовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником отдела кадров.
Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки. Нименование организации, в которую представляется справка, указывается в реквизите «Адресат», заканчивать текст лично справки этой информацией не рекомендуется.
Регистируются личные справки на тех же основаниях, что и внешние справки служебного характера.
4. Примерная инструкция по делопроизводству дает следующее определение этоу виду документа: «Докладная записка – это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Докладные записки составляются по самым разным вопросам. Они могут касаться вопросов основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), личного состава (о переводе работника на другую работу, наложении дичциплинароного взыскания и т.п.), административно-хозяйственных вопросов (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).
В зависимости от содержаниия и целевого назначения докладные записки могут быть инициативными (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) или отчетными (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о резкльтатах командировок, проверки и т.п.).
Кроме того, докладные записки делятся на внутренние и внешние.
Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем. Внутреннюю докладную записку на имя директора может дать, например, руководитель структурного подразделения (отдела, управления, сектора, цеха и т.д.): заведующий канцелярией – «О состоянии работы с документами в структурных подразделениях»; начальник отдела кадров – «об организации курсов повышения квалификации работников» и т.п. Внутренние докландые записки оформляются на чистом листе бумаги формата А4 или А5.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации, являющейся автором документа. Например, директор Национального исторического архива Беларуси может направить докладную записку в Департамент по архвам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь «О необходимости разработки Положения о порядке оказания платных услуг и выполнения плтных работ государственными архивами», «О необходимости создания издаетельского центра в системе государственной архивной службы» и т.п. Оформляется внешняя докладная записка на общем бланке.
Слдует отметить, что в практике учреждений, организаций и предприятий внешние докландные записки используются относительно мало. Часто их заменяют письмами, которые, как и докладные записки, могут быть инициативными и ответными. Тем не менее внешняя докладная записка как документ имеет право на существование.
Докладная записка имеет следующие реквизиты:
· Реквизиты бланка или наименование структурного подразделения, в котором подготовлена докладная записка.
· Название вида документа (докладная записка).
· Дата.
· Индекс.
· Место составления.
· Адресат.
· Заголовок к тексту.
· Текст.
· Отметка о наличии приложения.
· Подпись.