Форма справки о состоянии исполнения документов

74

Приложение № 9
к п.9.1.3

Наименование федерального органа исполнительной власти Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 № _____ _____________________ (место составления) На_________________год
Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню ПРИМЕЧАНИЕ
Название раздела
         
Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи
Дата    

СОГЛАСОВАНО

Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись   Расшифровка подписи
Дата    
Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив)   Подпись   Расшифровка подписи
Дата    

75

Продолжение приложения № 9

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ___________ году в структурном подразделении

По срокам хранения Всего В том числе:
переходящих с отметкой "ЭПК"
Постоянного      
Временного (свыше 10 лет)      
Временного (до 10 лет включительно)      
ИТОГО:      
Наименование должности ответственного за делопроизводство Подпись   Расшифровка подписи
Дата    
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ   Подпись   Расшифровка подписи
Наименование должности, передавшего сведения    
Дата    

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма номенклатуры дел структурного подразделения
федерального органа исполнительной власти

76

Приложение № 10
к п.9.1.3

Наименование федерального органа исполнительной власти НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 № _____________ ____________________________ (место составления) На ______________ год   УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя федерального органа исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи Дата
Индекс дела Заголовок дела (тома, частей) Кол-во дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню ПРИМЕЧАНИЕ
Название раздела
         
Наименование должности руководителя    
службы ДОУ федерального органа    
исполнительной власти Подпись Расшифровка
    подписи
Дата    

Виза зав. Архивом

(лица, ответственного за архив)

СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК от ____________ № ___________ СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК федерального архива от ____________ № _____________

77

Продолжение приложения № 10

Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____________ году в федеральном органе исполнительной власти

По срокам хранения Всего В том числе:
переходящих с отметкой "ЭПК"
Постоянного      
Временного (свыше 10 лет)      
Временного (до 10 лет включительно)      
ИТОГО:      
Наименование должности руководителя службы ДОУ Подпись Расшифровка подписи
Дата    
Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности, передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма номенклатуры дел
федерального органа исполнительной власти

78

Приложение № 11
к п. 9.2.8

код федерального архива ________

код федерального органа

исполнительной власти ________

____________________________________________________ Ф. №_____________
____________________________________________________ Оп. № ___________
____________________________________________________ Д. № _____________

____________________________________________________

(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО АРХИВА)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________

__________

__________

(НАИМЕНОВАНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ И СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ)

ДЕЛО № _____ том № ___

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________

__________

__________

(ЗАГОЛОВОК ДЕЛА)

__________________________________________________________________

(ДАТА)

На _________ лист

Хранить _____________

Ф. №_______ Оп .№______ Д. №___________

Формат С4 (230 x 320 мм)

Форма обложки дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

79

Приложение № 12
к п. 9.2.8

Лист-заверитель дела № ________

В деле подшито и пронумеровано _____________________________лист(ов)

(цифрами и прописью)

в том числе литерные листы _____________ пропущенные номера ________

+ листов внутренней описи __________________________________________

ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА №№ листов
   

__________________________________________________________________

(должность, подпись, расшифровка подписи, дата)

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма листа-заверителя дела

80

Приложение № 13
к п. 9.2.8

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _____________________

№ пп Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание
           

Итого _________________________________________________ документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,    
составившего внутреннюю опись    
документов дела Подпись Расшифровка
    подписи
Дата    

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

81

Приложение № 14
к п. 10.1.12

__________________________________________________________________
(наименование федерального органа исполнительной власти)

__________________________________________________________________
(наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя
структурного подразделения

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ №

№ пп Индекс дела (тома, части) Заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Срок хранения дела (тома, части) Примечание
61
Название раздела
             
             
             
             

В данную опись внесено _______________________ дел с № _____________

(цифрами и прописью)

по № ______________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности    
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата    
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО2
Наименование должности руководителя службы ДОУ Протокол ЭК структурного подразделения
Подпись Расшифровка подписи от ________ № _____
Дата  

82

Продолжение приложения № 14

Передал _______________________________________________________ дел

(цифрами и прописью)

и ________________ регистрационно-контрольных картотек к документам3

(цифрами и прописью)

Наименование должности сотрудника    
структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Принял ________________ дел и _____________________________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных картотек к документам

Наименование должности работника    
архива федерального органа    
исполнительной власти Подпись Расшифровка подписи
Дата    

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу структурного подразделения

83

Приложение № 15
к п.10.1.18

Наименование федерального органа исполнительной власти   УТВЕРЖДАЮ
АКТ Наименование должности руководителя федерального органа исполнительной власти
____________ №___________ ________________________________ (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Подпись Расшифровка подписи Дата

На основании______________________________________________

(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

__________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № _________________

(название фонда)

№ пп Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Номера описей (номен-клатур) за годы Индекс дела (тома, части) по номенкла-туре или № дела по описи Коли-чество дел (томов, частей) Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню Примечание
               
               
               
               

Итого____________________________________ дел за ___________годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________________ годы утверждены, а по личному составу

согласованы с ЭПК ________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от_____________ № _____________ )

Наименование должности лица,    
проводившего экспертизу    
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата    

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от __________ № ________________

84

Продолжение приложения № 15

Документы в количестве ________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом ___________________________ кг сданы в _______________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от _____________________

№ _____________________________

Наименование должности работника    
федерального органа исполнительной    
власти, сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.    
Наименование должности работника    
архива (службы ДОУ), внесшего    
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата    

Формат А4 (210 x 297 мм)

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

85

Содержание

  Стр.
I. Общие положения
II. Документация федерального органа исполнительной власти
III. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных и нормативных актов
3.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации
3.2. Подготовка и оформление проектов актов Президента Российской Федерации
3.3. Подготовка и оформление проектов актов Правительства Российской Федерации
3.4. Подготовка и оформление проектов нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти
IV. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
4.1. Приказ, распоряжение
4.2. Положения, правила, инструкция
4.3. Протокол
4.4. Служебные письма
V. Правила оформления документов
5.1. Бланки документов
5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
VI. Организация документооборота и исполнения документов
6.1. Организация документооборота
6.2. Организация доставки документов
6.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов
6.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

86

6.5. Порядок прохождения внутренних документов
6.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
6.7. Учет количества документов
6.8. Работа исполнителей с документами
6.9. Работа с обращениями и запросами депутатов
VII. Поисковая система по документам
7.1. Регистрация документов
7.2. Организация поисковой системы по документам
VIII. Контроль исполнения документов
8.1. Организация контроля исполнения
8.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации
IX. Организация документов в делопроизводстве
9.1. Составление номенклатур дел
9.2. Формирование и оформление дел
9.3. Организация оперативного хранения документов
X. Порядок передачи документов на хранение в архив
10.1. Экспертиза ценности документов
10.2. Подготовка и передача документов в архив
Приложение № 1. Образец оформления постановления
Приложение № 2. Образец оформления приказа
Приложение № 3. Образец оформления распоряжения
Приложение № 4. Образец оформления письма
Приложение № 5. Образец оформления протокола
Приложение № 6. Форма справки о документообороте
Приложение № 7. Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)
Приложение № 8. Форма справки о состоянии исполнения документов

87

Наши рекомендации