Оперативное хранение документов и дел
Дела, с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в архив банка или уничтожения, хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Их размещают Я запирающихся шкафах, сейфах, в элеваторных картотеках, обес-печивающих сохранность документов. Папки дел ставят в верти-кальном положении корешками наружу.
В целях повышения оперативности поиска документов дела рас-полагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой или выписка из нее помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре.
Документы банка подразделяются (классифицируются) по сте-пени ценности и срокам хранения на документы: временного (до 10 лет включительно), долговременного (свыше 10 лет) и постоян-ного сроков хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в структурных подразделениях и уничтожаются после истечения срока хранения.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выдан-ное дело заводится карта-заместитель (приложение 11), В ней ука-зывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выда-чи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приемке дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам струк-турных подразделений на срок не более одного месяца. После ис-течения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основа-нии их письменных запросов с разрешения руководителя банка или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководи-теля банка с составлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Подготовка дел к передаче на хранение в архив банка предпола-гает: проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описи дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
5.2. Передача документов и дел на архивное хранение
В архив банка передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по лич-ному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела с исполненными документами постоянного и долговре-менного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив банка после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в струк-турном подразделении.
В период подготовки дел структурным подразделением к сдаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правиль-ность их формирования, оформления и соот&етствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответ-ствии с номенклатурой дел банка. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники подраз-делений обязаны устранить.
Прием каждого дела производится заведующим архивом банка в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в него, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра опи-си указывается цифрами и прописью количество фактически при-нятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-пере-дачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карто-
теки на документы йли программные средсГва и базы данных, со-
держащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включа-ется в опись.
Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, хранятся в специально отве-денном для них месте и сдаются работниками службы делопроиз-водства или архива в соответствующие конторы. Перед сдачей до-кументы должны быть упакованы. Сдача документов оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес при-нятой бумажной макулатуры.
Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело после вне-сения изменений в учетные документы архива или службы дело-производства.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразде-ления лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидацион-ных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив, независимо от сроков хра-нения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклату-
5.3. Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголов-ков (наименований) дел, заводимых в банке, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел банка (приложение 12) предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел яв-ляется основой для составления описей дел постоянного и долго-временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел вре-менного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел структурного подразделения (приложение 13) составляется ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, согласовывается с заведующим архивом банка, службой делопроизводства и подписывается руководителем подраз-деления. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и передать ее в служ-бу делопроизводства банка.
Номенклатура дел банка на предстоящий год составляется служ-бой делопроизводства в последнем квартале текущего года на ос-нове номенклатур дел структурных подразделений при методичес-кой помощи архива банка.
Номенклатура дел банка подписывается руководителем службы делопроизводства, визируется заведующим архивом, согласовыва ется экспертной комиссией банка и утверждается руководителем банка. ..,.....•
При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями о банке и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел банка за предыдущие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности банка, их виды, состав и содержание. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документированные участки работы и вопросы деятельности банка.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Конфиденциально» и справочные картоте-ки, журналы учета документов и изданий с грифом «Конфиденци-ально». В номенклатуру дел включаются дела временно действую-щих органов в банке. Личные дела вносятся в номенклатуру дел под общим заголовком и единым индексом. Заголовки дел по вопро-сам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходя-щими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
Названиями разделов номенклатуры дел банка являются назва-ния структурных подразделений; разделы располагаются в соответ-ствии с утвержденной структурой банка. Первый раздел номенкла-туры дел включает заголовки дел службы делопроизводства.
Номенклатура дел печатается, а затем тиражируется в необхо-димом количестве экземпляров. При лом первый экземпляр хра-нится в службе делрпроизводства, второй ТГспользуется там в каче-стве рабочего §кзёмпляра, третий находится в качестве учетного документа в архиве. Номенклатура дел банка в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем и вво-дится в действие сч 1 января следующего календарного года.
Утвержденщой зкземпляр номенклатуры дел является докумен-том постоянного хранениями включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства. После утверждения номенклатуры дел банка структурные подразделения получают выписки соответству-ющих ее разделов для использования ее в работе.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в банке цифрового обозначения структурного подразделения и порядково-го номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:
02-05,
где 02 — обозначение структурного подразделения;
05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В номенклатуре дел банка рекомендуется сохранять индексы для
однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номен-клатуры дел определяется степенью важности документов, состав-ляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих учредительную и организационно-распорядитель-ную документацию. При этом заголовки дел, содержащих поста-новления и приказы Центрального банка Российской Федерации, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя банка. Далее располагаются заголовки дел, содержащих договорные и отчетные документы, переписку, документы по руководству фит лиалами (отделениями), взаимодействию с пунктами обмена ва-лют, справочную информацию и др.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается упот-ребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.). Заголовки дел могут утоь няться в течение года в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следую-. щем порядке: .
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидно-сти документов (протоколы, приказы и т.д.);
наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержа-ние документов дела; . ;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью документирования, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а после термина «до-кументы» в скобках указываются основные разновидности доку-ментов, которые должны быть сгруппированы в деле.
Например:
«Документы (списки, сводки и др.) о проведении межбанковского
совещания».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, со-держащих документы-приложения к какому-либо документу.
Например:
«Документы к протоколам заседания правления банка».
Название подразделения в качестве автора документов указыва-стся кратко: приводится его общее видовое название.
Например:
«Пропюколы заседаний Совета директоров».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому нолросу (ам) она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородньши корреспондентами, послелние не пере-числяются, а указывается их общее лидовое названне.
Например:
«Переписка с фияиалами о кредитовании организаций и предприя-
тий».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородиыми кор-реслондентами, последние не указываются.
Например;
«Переписка об организации семинаров, совещаний, посвященмых
инвестициям и кредимованию».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
«Переписка с Мосэнерго о снабжении электроэнергией».
В заголовках дел, содержащих отчетную документацию, указыва-ется период (месяи, квартал, год), за который составлены отчеты.
Например:
«Квартаяьные отчеты банка по ваяютным операцияш.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календар-ного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей со ссыл-кой иа типовой перечень' или примерную номенклатуру дел ком-мерческих банков (см. приложение 12 ).
В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенкла-туры дел службой делопроизводства проставляются отметки о заведе-нии дел, о переходяших делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных эа формирование дел, о передаче дел и др.
ГТо окончании календарного года службой делопроизводства банка в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов. частей), отделъно постоянного и временного хранения. Сведения, содержашиеся в итоговой запи-си номенклатуры дел, в обязательном порядке сообшаются архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.
При иаличии в банке вычислительной техники утвержденная
ломенклатура дел банка вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведсния, корректировки, а в необходимых случаях — персработки.
5.4. Формированне и оформление дел
Формированисм дел называется фуппировка исполненных до-кументов в дела в соответствии с номснклатурой дел и системати-заиия документов внутри дела.
В дело помещаются документы. которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземлляры документов, а также до-кументы, подлежашие возврату.
Дела формируются в банке как структурными подразделениями (ответственными за делопроизводство), так и службой делопроиз-водства. Контроль за правильностью формирования дел в банкс осу-шествляет служба делопроизводства. Формирование дел осутс-ствляется под непосредствеиным методическим руководством ар-хива.
При формировании дел нсобходимо соблюдать следуюшие ос-новные требования:
помещать в дело исполненные документы;
документы постоянного и временного хранения необходимо фуп-пировать в отдельные дела — включать в дело по одному экземпля-ру каждого документа;
каждый документ, помешенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и дру-гих нормативиых актов;
группировать в дело документы одного календарного года; ис-ключения составляют: переходяшие дела; личные дела, которые формируются в течение всего лериода работы даниого лииа в банке;
ломещать в дела ксерсжопии факсограмм, телефонограмм на обших основаниях;
дело должно содержать не более 250 листов, при толшине не более 4 см.
Приложения кдокументам, независимо отдаты их утверждемия или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250листов составляютот-дельный том, о чем в документе делается отметка.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию лоследовательно освещали определен-ные волросы. При этом документы располагаются в хронологичес-ком порядке (поступаюшие — по датам поступления, отправляе-мые — податам отправления).
Распорядительные документы грулпируются в деда по видам и хронологии с относяшимися к ним приложениями.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядитель-ными документами, являются приложениями к ним и группируют-ся вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в само-стоятельные дела.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности банка (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, пре-мирование и т.д.), группировать в самостоятельные дела.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Утвержденные отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате груп-пируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.
/Тереписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ„прмещается за документом-запросом.
^При возобновлении переписки по определенному вопросу, на-чавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело теку-щего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Дела банка подлежат оформлению при их заведении и по завер-
шении года. Оформление дел включает комплекс работ по их тех-
ническрй обработке и проводится сотрудниками службы делопро-
изводства и структурных подразделений при методической помо-
I щи и под контролем архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или час-тичное оформление дел.
| ]ЦадНощ_оф^ормлбЩ!Ю подлежат дела постоянного, долговре-менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное
оформление дела предусматривает:""—--•--•--••• • оформление реквизитов обложки дела и корешка дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя;
составление в необходимых случаях внутренней описи докумен-
тов дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия автора, индекса и заголовка дела, даты дела идр.);
подшивку или переплет дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат
частичномуЪформлению: дела допускается хранить в скоросшива-телях, листы дела не нумеровать, листа-заверителя не составлять. В целях обеспечения сохранности все листы дела, кроме листа-заверителя дела и внутренней описи, нумеруют арабскими цифра-ми сквозной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации лис-товзапрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеру-ются отдельно.
Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела (приложение 14). Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего листа, в картотеках — на отдельном чистом листе. Запрещается выносить лист-заверитель дела на об-ложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он подклеивается к верхней части на внутренней стороне обложки дела. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреж-дения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе дела со ссылкой на соответствующий акт.
Для учета документов определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения составляется внутрен-няя опись документов дела (приложение 15). Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то состав-ленная по установленной форме опись подклеивается к внугреышй стороне лицевой обложки дела.
|Я Обложка дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 16) оформляется сле-дующим образом. На обложке дела указываются:
1 I наименование банка;
[наименование структурного подразделения;
|индекс дела; •
номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
Шзаголовок дела; дата дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения ( проставляются номера прика-зов, протоколов и т.п.).
5.5. Экспертиза ценности документов и дел
Экспертиза ценности документов — определение ценности до-кументов с целью отбора их на государственное хранение и уста-новление сррков хранения.
Экспертиза ценности документов проводится:
в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правилъности отнесения докумен-тов к делам; при подготовке дел к передаче в архив банка;
в архиве: в процессе подготовки дел к передаче на государствен-'ное хранение (если дела сдаются на госхранение).
Для организации и проведения экспертизы ценности докумен-тов и отбора их для передачи в архив, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценнос-ти документов в банке постоянно действует экспертная комиссия ОК).
Функции и права ЭК, организация ее работы определяются по-ложением об ЭК. Основными функциями ЭК являются:
проведение ежегодного отбора документов и дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение совместно со службой делопроизводства и архи-вом проектов номенклатуры дел, описей дел постоянного хране-ния, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному со-ставу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам делопроизвод-ства и архивного дела;
рассмотрение предложений об изменении сроков хранения от-дельных групп документов, установленных действующими переч-нями, определение сроков хранения документов, не предусмот-ренных перечнями.
ЭКявляется совещательным органом и создается приказом (рас-поряжением) руководителя банка из числа наиболее квалифици-рованных работников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК включаются заведующие службой делопроизводства и архивом. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников. ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы, утверж-денным руководителем, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Засе-дания ЭК протоколируются. Экспертиза ценности документов и дел осуществляется в делопроизводстве ежегодно работниками службы делопроизводства совместно с ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов в подразде-лениях осуществляется отбор документов постоянного и долговре-менного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих даль-
нейшему хранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов постоянного хранения проводится на' осно-вании номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не до-пускается отбор документов для хранения и выделения к уничто-жению только на основании заголовков дел. При полистном про-смотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии доку-ментов и документы с временным сроком хранения.
Одновременно с отбором документов постоянного и долговре-менного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в подразде-лениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются текие отметки в номенклатуре дел, как «До минования надобнос-ти», «При условии завершения ревизии» и т.п.
1 По результатам экспертизы ценности документов в банке состав-ляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 17), а также акты о |ыделении дел к уничтожению (приложение 18). При этом можно руководствоваться Положением об Архивном фонде Российской Фе-дерации (приложение 19).
А Отбор документов за соответствующий период к уничтожению Ф составление акта о выделении их к уничтожению производятся только после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты фассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются руководителем банка.
Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всего банка. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается! перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки од-нородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к дан-
ной группе.
Опись дел — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел.
Описи дел составляются отдельно на:
дела постоянного хранения;
дела долговременного (свыше 10 лет) хранения;
дела по личному составу.
Отдельная опись представляет собой перечень Дел *с сайбстйя-тельной (порядковой) законченной нумерацией. В делопроизвод-стве описи указанных категорий дел составляются на дела каждого подразделения, заведенные в данном календарном году. Описи дел подразделений составляются в зависимости от порядка, устанавли-ваемого инструкцией по делопроизводству, работниками службы делопроизводства или ответственными за ведение делопроизвод-ства в подразделениях. Описи дел подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве. Ответственность за своевре-менное и качественное составление описей дел подразделений не-сут руководители этих подразделений. .
При составлении описи дел подразделений необходимо соблю-дать следующие требования: ,
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядко-$ЫМномером. Если дело состоит их нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номе-ром; ,г; ,; , ....
систематизация дел в описи и присвоение номера описи под-разделения устанавливаются архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведе-ниями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные одно-родные дела обозначаются словами «то же», при этом другие све-дения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок об осо-бенностях физического состояния дел, о передаче дел другим под-разделениям банка, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей дела-ется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и пропи-сью) количество дел, числящихся по описи, первый и после-дний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера). .•'....-. .
Описи дел подразделений подписываются составителем с ука-занием его должности, согласовываются с руководителем служ-бы делопроизводства и утверждаются руководителем подразде-ления. Опись дел подразделения составляется в двух экземпля-рах, один из которых передается вместе с делами в архив, а вто-рой остается в качестве контрольного экземпляра в подразделе-нии. Описи подразделений служат основой для составления го-дового раздела сводной опис^^хел банка, подготовка которого возлагается на архив. —•1^•