Тема 2. Документирование управленческой деятельности.

КУРС ЛЕКЦИЙ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ:

« ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»

Тема 1: Введение. Основные понятия и определения.

Нормативная база ДОУ.

1. Понятие о документе и делопроизводстве.

2. Основные определения в области делопроизводст­ва.

3. Нормативные документы в области ДОУ.

Введение

Деятельность любой, в том числе и коммерческой организации сопровождается созданием документов.

Правильная работа с документами предполагает прежде всего разбиение их на группы по назначению и принципам подготовки и оформления. В соответствии с этим рассматриваются организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные документы, и документы по личному составу. Если организационно-распорядительная документация и документация по личному составу отражает и фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то внешнии контакты отражаются в деловой переписке.

Успех в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе – умение надлежащим образом преподнести информацию в письменном виде, то есть правильно и грамотно составить и оформить документ.

Правильное составление и оформление документов в соответствии с действующими нормативами – одна из обязанностей работников.

Например, бухгалтерский учет ведется на основе первичных документов, неверное со­ставление которых влечет возникновение конфликтов с налоговыми органами, а внутри предприятия – как с работниками, так и с учредителями.

В ежедневной практике на любом предприятии приходится также решать ряд вопросов, связанных с регистрацией документов, формированием их в дела, определением срока хранения, передачей на хранение в архив и т.д.

Цели и задачи изучения дисциплины:

- рассмотреть виды документов и их классификацию;

- основные реквизиты документов и порядок их заполнения;

- порядок подготовки и оформления служебных документов,

- правила организации документооборота.

- научиться правильно оформлять документы деловой переписки, организационно-распорядительную и служебную документацию.

1) В государственном стандарте термины и определения в области делопро­изводства и архивного дела, делопроизводство определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документиро­вание, и организацию работы с официальными документами. Синонимом этого слова является понятие ДОУ.

Возникает ДП только тогда, когда возникает процесс управления, но сам процесс управления может осуществляться только тогда, когда в нем поставлено ДП, т.е. определен порядок документирования и работы с документами.

Исходным понятием, а так же важнейшим носителем информации является документ. Документ (с латинского «поучительный пример», «способ доказательства») – это средство закрепления различными способами на специальном материале информа­ции о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности че­ловека.

Основные функции документа:

1) информационная - в документе фиксируются факты, события, явления практи­ческой и мыслительной деятельности:

2) организационная - с помощью документа обеспечивается воздействие на кол­лективы людей для организации и координации их деятельности;

3) коммуникативная - включает внешние связи предприятий и организаций;

4) юридическая - содержание используется в качестве доказательства при рассмот­рении спорных вопросов сторонами. Ряд документов изначально наделен юридиче­ской силой.

5) воспитательная - он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки.

2) Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием, оформлением и исполнением доку­ментов называется документированием.

Суть документированиязаключается взаписи информации, на различных носителях по установленным правилам.

С ним связана деятельность всех работников аппарата управления - от ис­полнителей до руководителей.

Организация работы с документом - это обеспечение движения докумен­тов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранение.

Совокупность управленческих документов образует документацию предпри­ятия.

Основу, сформировавшейся на предприятии системы ДОУ составляет документооборот предприятия.

Документооборотомстандарт называет движение документов в организа­ции с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправ­ления.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере деятельности, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к оформлению называется системой документации.Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).Соответственно формы документов, составляющие УСД, называют унифицированными формами документов, т.е совокупность реквизитов, расположенных в определенном порядке на носителе информации.

3) Совокупность работ с документами должна нормироваться, т.е подчиняться требованиям законодательных и нормативных актов. Юридическая основа ДОУ включает:

- указы и распоряжения президента РФ, постановления и распоряжения прави­тельства РФ, регламентирующие вопросы ДОУ на федеральном уровне:

- нормативно-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (мини­стерств, комитетов, служб, агентств и т.д.):

- нормативно-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы ДОУ местного характера:

- государственная система ДОУ

- государственные стандарты по вопросам ДОУ:

- унифицированные системы документации:

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной инфор­мации;

- нормативно-методические документы по организации управленче­ского труда и охране труда:

- нормативно-методические документы по организации архивного хранения доку­ментов:

- организационно-распорядительные и организационно-методические докумен­ты предприятия по вопросам ДОУ. Эти документы разрабатываются на предпри­ятии и включают:

1) инструкции по ДОУ;

2) положение о структурном подразделении, в ведении которого находится ДОУ;

3) инструкции для должностных лиц, к компетенции которых отнесены отдельные вопросы ДОУ (должностные инструкции);

4) нормы времени и выработки на процессы и операции, осуществляемые сотруд­никами предприятия при работе с документами.

Разработка указанных документов имеет целью:

1) упорядочить и оптимизировать документооборот Предприятия:

2) сократить количество и одновременно повысить качество документов, разра­батываемых предприятием:

3) создать надлежащие условия для внедрения и последующего применения со­временных технологий документирования управленческой деятельности:

4) исключить ошибки в процессе осуществления деятельности по ДОУ.

Тема 2. Документирование управленческой деятельности.

Способы документирования.

Документирование осуществляется записью информации, на различных носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.