Организационное и техничское обеспечение фандрейзинга
Благотварительные организации при учреждениях культуры
Одна из важнейших особенностей фандрейзинга учреждений культуры состоит в организации самостоятельных подразделений – благотворительных обществ и фондов. Целью данных благотворительных структур является привлечение средств не в бюджет учреждения культуры, а в специально созданные самостоятельные организации, что обеспечивает целый ряд преимуществ.
Преимуществами открытия при учреждении культуры благотворительного фонда или общественной организации являются следующие аспекты.
Во-первых, благотворительный фонд и общественная организация имеют большую свободу в выборе направления установочной деятельности, чем учреждение культуры. Они могут более широко осуществлять предпринимательскую деятельность, а именно: производить товары и услуги, приобретать и реализовывать ценные бумаги, имущественные и неимущественные права, учреждать и участвовать в хозяйственных органах и т.д.
Во-вторых, благотворительный фонд и общественная организация самостоятельно распоряжаются своим имуществом в отличии от учреждения культуры, которое владеет имуществом на правах оперативного управления. Имущественная независимость создает дополнительные предпосылки для эффективного управления фондом и общественной организацией.
В-третьих, фонд и общественная организация отличаются большим доверием со стороны физических и юридических лиц, так как последние имеют более широкие возможности контроля над движением финансовых средств. Это, в частности, следует из того, что в обязанности фонда и общественной организации входит ежегодная публикация отчетов об использовании своего имущества, что позволяет заинтересованным лицам отслеживать направления расходования средств. Учреждения культуры не имеют таких обязательств, поэтому их годовые отчеты либо вовсе не публикуются, либо публикуются не ежегодно. Таким образом, учреждения культуры отличаются более закрытым характером информации, что не всегда устраивает лиц, финансирующих организации культуры.
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ФАНДРЕЙЗИНГА
Осуществление деятельности по привлечению и аккумулированию финансовых средств (фандрейзинга) предполагает ее организационное и техническое обеспечение.
Проблема нехватки средств – проблема интернациональная.
Главным условием, обеспечивающим успех фандрейзинга, является привлекательность проекта, программы или учреждения культуры в целом. Деньги в сфере культуры зарабатываются преимущественно на привлекательности. Проект может быть привлекательным при двух условиях:
- коммерческая или имиджевая привлекательность для нужд рекламы, PR донора;
- престижность, подтверждение или продвижение социального статуса донора.
Чтобы привлечь деньги мы должны или быть полезными, или – престижными. Фандрейзинг построен на установлении и развитии конкретных отношений с конкретными людьми. Решение о выделении средств всегда принимают конкретные люди. И они это делать совершенно не обязаны, они принимают решения только в случае понимания возможности реализации их интересов.
Работники культуры – не просители, они должны предлагать интересные другим проекты. В конечном счете речь идет о социальном партнерстве.
Поэтому фандрейзинг программы, проекта или учреждения культуры неотделим от их полномасштабных паблик релейшен, формирования и продвижения их привлекательного имиджа. В большинстве случаев в сфере культуры фандрейзингом и PR занимается одна и та же служба, которая часто называется «Служба развития»: финансовое развитие фирмы немыслимо и неотделимо от формирования и развития ее имиджа. Это включает в себя не только разработку фирменного стиля, информационного, оформительского дизайна, интерьера, но, самое главное – формирование корпоративной культуры, стиля поведения персонала, включая технический персонал (билетеры, охранники, уборщицы и т.д.) Иногда «мелочь» в их поведении, в состоянии помещений способны свести на нет все усилия. Мы должны предстать в глазах общественности гостеприимной, надежной, ответственной, престижной, сопричастной властям и сильным мира сего организацией. В этом плане сфера культуры обладает чрезвычайно выгодными возможностями: от занимаемых зданий до видов и жанров своей работы.
Занимаясь формированием и продвижением привлекательного имиджа организации или проекта следует помнить, что некоего универсального имиджа «вообще» не существует. Имидж всегда формируется в чьих-то глазах, в чьем-то сознании и зависит от ожиданий конкретных людей и социальных групп. Потребители ждут качественных и доступных услуг. Партнеры – ответственности и стабильных отношений. Журналисты – интересных новостей, способствующих росту тиражей и рейтингов их СМИ, формированию их собственного имиджа хорошо информированных журналистов. Властям необходима законопослушность и поддержка в их делах и заботах. Инвесторам и донорам – уверенность в профессиональном менеджменте и возврате вложенных средств в виде прибылей или росте собственной привлекательности.
Немаловажным обстоятельством является сам стиль поведения, чувство собственного достоинства. Поэтому главное – профессиональное самоопределение: отношение к себе, к своему делу. Фандрейзер не просит денег на культуру, а предлагает взаимовыгодное сотрудничество и готов разъяснить потенциальному донору, в чем он видит эту общность интересов, включая и возможные выгоды самого донора.
В фандрейзинге необходимо исходить не столько из собственных интересов и проблем, сколько разъяснять донорам, чем и как мы сможем помочь в решении их проблем.
Только после продуманной и внятной работы над собственным имиджем можно приступать к решению собственно организационных проблем.
Организационное обеспечение складывается из создания ряда условий, необходимых для успешного фандрейзинга. Прежде всего, необходим счет, на котором будут аккумулироваться средства. В случае разовой фандрейзинговой кампании это может быть счет уже существующей организации – кампания сбора средств под любой проект может быть реализована какими угодно структурами. В случае систематически осуществляемого фандрейзинга, или масштабного длительного проекта, создаются специальные некоммерческие организации – классическим примером таких фирм являются фонды.
Для фандрейзинга может использоваться и счет одного из доноров, обеспечивающего бухгалтерское обслуживание проекта.
Устав
Многое в конечном успехе дела зависит не только и не столько от учредительных документов, сколько от известности и репутации организаторов фандрейзинга: авторитетные люди и организации.
Техническое обеспечение включает в себя оборудование офиса, в котором можно было бы осуществлять необходимые контакты, а также оргтехнику – слишком многое в успехе дела зависит от оформления и внешнего вида документов и информационных материалов, оперативной связи. Поэтому для фандрейзинговой кампании необходимо наличие компьютера, принтера с хорошим качеством печати, минимум двух телефонных номеров (на «вход» и «выход»), факса и т.д.
Особенно следует подчеркнуть роль компьютера, наличие которого – без преувеличения – можно назвать главным техническим условием осуществления фандрейзинга.
На его базе можно обеспечить единый подход к решению важнейших разнородных технологических условий и задач фандрейзинга:
- создание и редактирование большого количества текстов: обращений, переписки, организационных документов и т.д. Компьютер позволяет легко и быстро получать на основе базовых макетов всех этих материалов их различные модификации
- использование новейших информационных технологий и средств связи, таких как электронная почта, мультимедиа, которые предполагают наличие хорошей компьютерной базы
- современная полиграфия, построение различных оригинал-макетов документов и материалов с использованием различных шрифтов, таблиц, схем и другого иллюстративного материала также возможны только при использовании компьютеров
- создание и ведение информационных баз данных о реальных и потенциальных донорах, степени и эффективности их привлечения к благотворительной или спонсорской деятельности, разумеется, можно вести и вручную, но наглядность и оперативность работы с ними многократно возрастают с использованием компьютерной технологии
- учет и контроль хода сбора средств, архивирование необходимых сведений, анализ результативности и экономичности фандрейзинга – оперативность и эффективность этих операций, с очевидностью, возрастает при использовании персонального компьютера.
ПЛАНИРОВАНИЕ ФАНДРЕЙЗИНГОВОЙ КАМПАНИИ
Планирование фандрейзинга организации должно опираться на общую стратегию развития данной фирмы. Это может быть общая маркетинговая стратегия, но может быть и специальная стратегия фандрейзинга.
Примером может служить «Модель стратегии работы со спонсорами», разработанная в Пермском театре оперы и балета. Она включает в себя следующие позиции:
1. Разработка стратегии работы со спонсорами
1.1 разработка титульного списка мероприятий, требующих внебюджетного финансирования
1.2 разработка и реализация функционирования Книги меценатов
1.3 создание и утверждение графика переговоров с потенциальными спонсорами
1.4 принятие решения о работе с фондами
1.5 подготовка предложений в Законодательном Собрании области о налоговых льготах меценатов
1.6 разработка программы контактов со спонсорами (юбилеи, дни рождения руководителей и т.д.)
1.7 создание системы «меценатских спектаклей» с дорогими билетами, встречами с артистами и т.д.
Для этого необходимо осуществлять планомерную работу в области фандрейзинга
2. Контакты с меценатами
2.1 переговоры со спонсорами
2.2 работа с депутатами по плану
2.3 постановка и проведение выездных мероприятий
2.4 постановка и проведение эксклюзив-спектаклей
Планированию проведения кампании фандрейзинга должна предшествовать разработка собственно содержательной программы или проекта, под которые будут привлекаться средства. Такую программу организаторы фандрейзинга должны иметь на руках за 4-6 месяцев до начала фандрейзинговой кампании. Это необходимо для тщательной ее подготовки. Речь идет о подготовке всех необходимых материалов (обращений, предложений, описаний проекта и т.д.), а также для оценки перспективности фандрейзинга, определения круга возможных доноров, баланса расходов и возможных поступлений.
Оптимальный срок для начала фандрейзинговой кампании – 6-9 месяцев до главного итогового мероприятия проекта, под который ищутся средства. Начинать их искать за месяц до срока несерьезно. Средства под большие масштабные проекты надо начинать искать за год-полтора, а то и больше.
Определение круга доноров.
- государственные и межгосударственные организации и инстанции (отечественные и зарубежные)
- коммерческая сфера, включая банковскую, промышленную, торговую, сферу услуг
- некоммерческая сфера, прежде всего – благотворительные фонды (отечественные и зарубежные)
- частные лица.
Определяясь по каждой из основных групп применительно к конкретной фандрейзинговой кампании, не следует гнаться за количеством, распыляя силы и средства. Лучше сконцентрироваться на главных, потенциально наиболее перспективных донорах. Иногда отдачи только от одного донора оказывается вполне достаточно для того, чтобы оправдать все усилия по привлечению средств.
Кроме того, не стоит привлекать к участию в поддержке одного и того же проекта конкурирующие организации – ничего хорошего из этого не получится. Лучше привлекать разнородные организации и фирмы, принадлежащие к одним и тем же финансовым группам или дополняющие друг друга. В последнем случае их участие в поддержке одного и того же проекта может стать поводом установления контакта, развития партнерства и т.д.
Баланс расходов и возможных поступлений зависит от масштабов кампании фандрейзинга и круга возможных доноров, с которыми будет вестись работа. При этом следует помнить, что обычно процент реализации ожиданий при работе с возобновляемыми донорами не превышает 90 %, а с новыми донорами – 30% от стартового списка.