Определение расходов
Расходы – уменьшение экономических выгод в течение отчетного периода в форме оттока или уменьшения активов или возникновения обязательств, которые приводят к уменьшению капитала, отличному от уменьшения, связанного с распределением лицам, участвующим в капитале.
1 Суть правила соответствия можно пояснить так: расходы относятся к тому отчетному периоду, в котором были получены доходы, ставшие возможными благодаря этим расходам.
Применение правила соответствия потребовало разработки специального метода начислений в учете доходов и расходов, который позволяет «отразить финансовые последствия для фирмы возникающих фактов хозяйственной жизни в те периоды, когда эти факты имели место, а не тогда, когда фирма получает или выплачивает деньги". Метод включает в себя два приема: 1) констатация - признание доходов в момент их получения и расходов в момент их возникновения; 2) трансформация счетов.
Констатация доходов - определение момента получения доходов. Например, когда рекламное агентство поместило в кредит рекламные объявления своих клиентов, бухгалтерия составила проводку: дебет счета "Счета к получению" и кредит счета "Заработанное вознаграждение за рекламу". Таким образом, продажа в кредит признается доходом еще до получения денег. Необходимо запомнить, что счет "Счета к получению", отражающий дебиторскую задолженность до момента ее погашения, считается холдинговым.
Далее, когда рекламное агентство получило счет на оплату телефонных разговоров, расход был констатирован, с одной стороны, как уже понесенный, а с другой — как способствующий получению дохода в текущем месяце. Факт был зарегистрирован записью: дебет счета "Расходы на телефон" и кредит счета "Счета к оплате". До момента оплаты счет кредиторской задолженности является холдинговым счетом.
Фирмы часто несут затраты, которые оказывают благоприятное влияние на финансовые результаты более чем одного отчетного периода. Эти затраты обычно целиком относятся на счета активов. В конце определенного отчетного периода суммы, относящиеся к этому периоду, обычно переносятся со счетов активов на счета расходов. К двум наиболее важным видам отсрочек расходов относятся записи по авансированным (авансом оплаченным) расходам и амортизация зданий, сооружений и оборудования.
Авансированные расходы выплачиваются вперед и относятся к будущему. Среди них арендная плата, выплаты страховки и приобретение расходуемых материалов. Та часть расходов, которая пошла на проведение текущих операций данного периода, рассматривается как расходы данною периода, а та часть, которая еще не нашла в этом отчетном периоде своего применения, рассматривается как расходы будущих периодов. Если в конце месяца не сделаны корректирующие записи по отнесению авансированных расходов, то и Баланс, и Отчет о прибылях и убытках считаются составленными неверно. В этом случае оценка активов будет завышена, а расходы - занижены. Следствием этого станет завышение капитала в Балансе и чистой прибыли в Отчете о прибылях и убытках.
Примеры:
1. В начале отчетного периода рекламное агентство выплатило аванс 80000 тенге в качестве арендной платы за два месяца. Эта выплата привела к возникновению актива, заключающегося в праве агентства занимать помещение в течение двух месяцев. По мере истечения каждого дня месяца часть внесенной суммы использовалась и превращалась в расход данного периода. К 31 января половина суммы была израсходована, стала расходом января. Бухгалтер составляет проводку:
Расходы по аренде 40000
Авансом оплаченная арендная плата 40000
Счет "Авансом оплаченная арендная плата" имеет теперь сальдо в 40000 тенге, что соответствует месячной ренте, выплаченной авансом за февраль. На счет "Расходы по аренде" отнесены 40000 тенге (за январь).
2. Агентство приобрело годовой страховой полис стоимостью 48000 тенге К концу января одна двенадцатая часть страхового фонда оказывается исчерпанной, т.е. стала расходом данного месяца. Бухгалтер составляет проводку:
Расходы по страховке 4000
Авансом оплаченная страховка 4000
Сальдо счета иАвансом оплаченная страховка" составляет теперь 44000 тенге, а расходы января на страхование равны 4000 тенге.
3. В начале января агентство закупило материалы для художественных работ и канцелярские товары. В течение месяца материалы для художественных работ были частично израсходованы. Также были частично использованы канцелярские товары. Поскольку ежедневное списание таких предметов было бы слишком трудоемко, оно проводится только в конце месяца1 после инвентаризации, в ходе которой выявляется количество и стоимость предметов, все еще являющихся активами фирмы, т.е. могут быть использованы в будущем. В данном случае инвентаризация показала, что материалов для художественных работ имеется на сумму 130000 тенге, а канцелярских товаров - на сумму 60000 тенге. Это означает, что из первоначально купленного количества материалов для художественных работ стоимостью 180000 тенге их было израсходовано на сумму 50000 тенге (180000 - 130000), и эта сумма принимается как расходы января. Канцелярских товаров, первоначальная стоимость которых составляла 80000 тенге, было израсходовано на 20000 тенге (80000 - 60000). Бухгалтер составляет следующие проводки:
Расходы на материалы для художественных работ 50000
Материалы для художественных работ 50000
Расходы на канцелярские товары 20000
Канцелярские товары 20000
Теперь сальдо счетов "Материалы для художественных работ" и "Канцелярские товары" отражают реальные остатки - 130000 и 60000 тенге соответственно, а расходы января по материалам для художественных работ и канцелярским товарам указаны 50000 и 20000 тенге соответственно.
Амортизация зданий, сооружений и оборудования - часть стоимости этих активов, приходящаяся на определенный отчетный период в течение срока их эксплуатации. Когда фирма приобретает средства длительного использования, такие, как здания, оборудование, грузовые и легковые автомобили, компьютеры, складские помещения или конторскую мебель \ она надеется использовать эти средства до тех пор, пока они будут приносить прибыль. Другими словами, эти средства являются отсрочкой или отнесением расходов на счета будущих периодов. Амортизация - такой же расход, как и любой другой, который фирма несет в течение отчетного периода для получения дохода,
Часто бывает невозможно определить, сколько времени фирма будет эксплуатировать эти средства, и тем более невозможно исчислить, какая часть средств будет использована в течение одного отчетного периода. В связи с этим специалисты разработали ряд методов для определения расходов на амортизацию и для решения других, связанных с этим сложных вопросов. В качестве иллюстрации приведем один из самых простых случаев.
Предположим, что в нашем примере оборудование по предварительным оценкам будет использоваться в течение 5 лет (60 месяцев) и к концу этого срока его ценность будет равна нулю. Расходы на амортизацию оборудования для художественных работ составляют 700 тенге. в месяц (42000 : 60) и конторского оборудования - 500 тенеге в месяц (30000:60). Эти суммы представляют собой затраты, отнесенные на один месяц, они сокращают сальдо счетов активов и увеличивают сальдо счетов расходов (уменьшая капитал). По окончании января бухгалтер составляет проводки:
Расходы на амортизацию оборудования для художественных работ 700
Начисленный износ по оборудованию для художественных работ 700
Расходы на амортизацию оборудования для офиса 500
Начисленный износ по оборудованию для офиса 500
Начисленный износ. Заметим, что в приведенном выше случае счета активов прямо не кредитовались. Вместо этого кредитованию подвергались новые счета - "Начисленный износ по оборудованию для художественных работ" и "Начисленный износ по оборудованию для офиса". Эти счета называются контрарными, в данном случае контрактивными. Они используются для накопления амортизационных отчислений всего оборудования, находящегося в долговременной эксплуатации. Контрарный счет — это счет, являющийся регулирующим к счету, сальдо которого он уточняет. Контрарные счета используются по двум причинам: 1) они позволяют исчислить расчетную величину износа эксплуатируемых средств; 2) они позволяют сохранить первоначальную стоимость средств. В результате видно всегда, какая часть была списана на расходы и каркая часть оставлена для дальнейшей амортизации. С течением времени сумма начисленного износа будет расти, а нетто-стоимость активов будет сокращаться. Например, через 6 месяцев сальдо по счету "Начисленный износ по оборудованию для художественных работ" составит 4200 тенге; если эту сумму вычесть из общей суммы, показанной на счете "Оборудование для художественных работ", нетто-стоимость составит 37800 тенге (42000 - 4200). Нетто-стоимость известна под названием остаточная стоимость.