Документация в системе бухгалтерского учета
Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами.
Первичный документ– это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение.
Отдельные особенности составления первичных учетных документов раскрыты в статье 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами(от лат. reguisitum – требуемое, необходимое).
Согласно ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты:
1) наименование документа,
2) дату составления документа,
3) наименование экономического субъекта, составившего документ,
4) содержание факта хозяйственной жизни,
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения,
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события,
7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
Формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта.
Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В случае представления первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа.
В первичном учетном документе допускаются исправления. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Не допускаются исправления в кассовых документах.
Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков (таблица 4.1).
Таблица 4.1
Классификация документов
| Название | Характеристика документа | Пример |
| 1) По назначению: | ||
| распоряди-тельные | документы, содержащие разрешение на совершение хозяйственной операции | приказ, расходный кассовый ордер |
| оправда-тельные | документы, подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для ее отражения в бухгалтерском учете | авансовый отчет |
| бухгалтерс-кого офор-мления | документы, которые служат для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего их использования в учетном процессе | расчет начислений оплаты труда |
| комбиниро-ванные | документы, сочетающие в себе признаки распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления | расчетно-платежная ведомость на оплату труда, расходный кассовый ордер |
| 2) По содержанию хозяйственных операций: | ||
| материаль-ные | документы, служащие для оформления операций по движению материально-производственных запасов | требование - накладная |
| денежные | документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами организации | приходный и расходный кассовые ордера, платежное поручение |
| расчетные | используемые для оформления расчетных взаимоотношений организации со своими деловыми партнерами | акт выполненных работ |
| 3) По объему отраженных операций: | ||
| первичные | документы, содержащие информацию об одной хозяйственной операции, они составляются в момент совершения хозяйственных операций | приходные и расходные кассовые ордера, накладные |
| сводные | документы, предназначенные для обобщения информации обо всей совокупности однотипных хозяйственных операций за определенный промежуток времени | отчет кассира, товарный отчет, материальный отчет |
| Название | Характеристика документа | Пример |
| 4) По месту составления: | ||
| внутренние | документы, составленные в самой организации для оформления внутренних хозяйственных операций | накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары, требование-накладная |
| внешние | документы, поступающие от сторонних организаций и отражающие взаимоотношения организации со своими деловыми партнерами | накладная, счет-фактура |
Обработка документов
Весь процесс составления, проверки, обработки, группировки и отражения документов в соответствующих регистрах должен осуществляться по определенному плану. Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы, и оформляется график документооборота. Движение документа от момента составления до передачи в архив называется документооборотом(рисунок 4.6).
Рисунок 4.6 – Стадии документооборота
Понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль правильного оформления документов и отражение операций на счетах бухгалтерского учета. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.
После совершения хозяйственных операций документы, которыми они оформлены, передаются в бухгалтерию организации (4 этап стадии документооборота) (рисунок 4.7).
Рисунок 4.7 – Проверка документов в бухгалтерии
По истечении года документы из текущего бухгалтерского архива передаются в постоянный архив –это соответствует последнему 6 этапу стадии документооборота. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ.