Подготовка отчетов об исполнении бюджетов

Существующая в организации система бюджетирования призвана обеспечить реализацию не только управленческих функций планирования (определение целевых показателей деятельности организации и путей их достижения), но и функции контроля, то есть наблюдения за процессами реализации планов и выявления возникших отклонений. Поэтому, создаваемые в организации бюджеты должны отвечать не только на вопросы, что и как следует делать, но и на вопросы, что не удалось сделать и почему.

В основу контроля исполнения бюджетов заложены несколько принципов:

1. Сочетание текущего и итогового контроля;

2. Обеспечение контроля исполнения бюджетов по организации в целом и по отдельным центрам финансовой ответственности;

3. Определение причин и виновников отклонений исполнения бюджетов;

4. Сочетание персональной и коллективной ответственности за исполнение бюджетов;

5. Рациональное закрепление контрольных показателей за ответственными лицами;

6. Рациональный формат отчетов об исполнении бюджетов.

Принцип сочетания текущего и итогового контроля означает, что контроль должен осуществляться как в конце бюджетного периода, так и в течении бюджетного периода.

Итоговый контроль оценивает работу ответственных за исполнение бюджета лиц, создает предпосылки для проведения изменений в деятельности организации, но он не позволяет оперативно реагировать в случае отклонений от нормального хода деятельности. Например, в организации в течение месяца наблюдается стабильный перерасход энергоресурсов. Итоговый отчет позволяет отреагировать на данное обстоятельство и принять необходимые меры только по окончании месяца. Поэтому необходим текущий контроль, который обеспечивает получение промежуточных результатов исполнения бюджетов непосредственно в ходе отчетного периода.

Пример возможного варианта отчета об исполнении бюджета продаж.

Таблица 23

Отчет об исполнении бюджета продаж

Наименование продукции	Единицы измерения	План продаж	Факт продаж	Отклонения
Количество	Сумма, руб.	Количество	Сумма, руб.	Количество	Сумма, руб.

Такой отчет составляется ежедекадно и отражает фактические и плановые значения выручки от продаж, возникшие между ними отклонения за минимальный период – день, неделю, декаду, месяц, с начала квартала нарастающими итогами.

В соответствии со вторым принципом, отчеты об исполнении бюджетов должны создаваться не только в виде консолидированного отчета, то есть суммы результата деятельности отдельных структурных единиц и направлений бизнеса, но и в виде отчетов отдельных центров финансовой ответственности. Реализация названного принципа необходима как с точки зрения оценки результатов деятельности отдельных структурных единиц, так и точки зрения факторов, которые сказались на результатах деятельности организации.

Реализация принципа определения причин и виновников отклонений от исполнения бюджета предполагает, что наряду с величиной возникших отклонений отчеты должны содержать информацию о причинах возникших отклонений (о факторах их вызвавших) и их виновниках. Понятие «виновник» не всегда следует трактовать дословно. В ряде случаев отклонения могут возникать независимо от конкретных лиц, поэтому в данном случае виновник – не только должностная единица, вследствие действия (бездействия), который возникли отклонения, но и должностная единица, которая способна прокомментировать данное отклонение, указать на его причины.

В этом смысле в отчетах об исполнении бюджетов желательно разделять регулярные и нерегулярные (подконтрольные, неподконтрольные) данные, то есть данные, на которые центр финансовой ответственности может оказывать влияние и данные, на которые он не может оказать влияние.

В соответствии с четвертым принципом, ответственность должна быть распределена между всеми лицами, задействованными в процессе реализации бюджетов. При этом степень ответственности должна находиться в прямой зависимости от возможности влияния данного лица на результаты деятельности. Например, начальник цеха (уровень финансовой ответственности) отвечает за выполнение всей совокупности бюджетов данного цеха, поскольку он наделен полномочиями, позволяющими ему влиять на результаты работы всего цеха. Сменный мастер отвечает за выполнение части бюджета производства и бюджета потребности прямых производственных ресурсов, поскольку в рамках своей работы и своего участка он способен влиять на выпуск продукции и потребление в процессе производства необходимых ресурсов.

Пятый принцип предполагает что:

– количество контрольных показателей должно быть оптимальным, то есть показателей должно быть достаточно, чтобы обеспечить адекватный контроль, но не слишком много, чтобы контроль не был чересчур трудоемким;

– закрепление показателей за лицами должно быть обоснованным, то есть контролироваться должны те показатели, на которое данное лицо способно оказать влияние.

Использование шестого принципа предполагает, что объем содержащейся в отчете информации должен быть необходимым и достаточным. Отчет должен быть:

– достаточно кратким, чтобы внимание пользователя не рассеивалось, при этом, чем выше уровень получателя отчета по служебной иерархии, тем более лаконичным должен быть отчет;

– достаточно полным, чтобы предвосхитить возможные вопросы пользователя.

Для одновременного выполнения этих двух требований можно воспользоваться следующими подходами:

– в случае отсутствия существенных отклонений от плана, отчет готовится в краткой стандартной форме;

– в случае наличия существенных отклонений по какому-либо показателю производится разукрупнение показателя, то есть отчет детализируется, в нем выделяются факторы и виновники, которые вызвали данные отклонения.

Например, в консолидированном отчете группы организаций по выполнению бюджетов доходов и расходов результаты деятельности каждой организации представлены в виде строк «доход», «расход», «финансовый результат».

Если по какой-либо из организаций наблюдается существенное отклонение, к консолидированному отчету прилагается отчет по выполнению бюджета доходов и расходов данной организации, отражающий факторы, повлиявшие на выполнение бюджета.