Пример оформления конверта международного образца
| Закрытое акционерное общество «Диваны ТУТ» 154/2, Металлургическая, АВИА Москва, 442087 Россия Президент корпорации «Текстиль» Джанет Джеффрис Корпорация «Текстиль» 215 Истсад Роуд Денвер, Колорадо 52025 США |
Задание 18.Сформулируйте коммуникативные цели деловых писем в
отечественной и международной практике делового общения.Назовите
стилистические особенности деловых писем международного образца.
Задание 19.Из приведенных вариантов выберите соответствующие
стилистическим нормам современного делового письма международного
образца.
Согласно Вашей просьбе к настоящему письму прилагается чек на сумму … -По Вашей просьбе прилагаю чек на …;Мы получили Ваш заказ… - Спасибо за Ваш заказ …;При проверке наших документов была обнаружена ошибка в высланном Вам счете за ноябрь - Просим извинить нас за ошибку, допущенную в высланном Вам счете за ноябрь;Вследствие Вашего отказа оплатить просроченный счет Ваша кредитоспособность может серьезно пострадать - Так как задолженность по Вашему счету в $630 не погашается уже свыше 90 дней, Ваша кредитоспособность может серьезно пострадать.
Задание 20. Познакомьтесь с языковыми клише, выражающими личностное отношение автора письма к предмету речи или адресату. Используются ли подобного рода выражения в современной отечественной деловой переписке?
Имею честь сообщить; очень любезно с Вашей стороны; позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить; мы должны извиниться; с нетерпением жду ответа; пожалуйста, без колебаний, свяжитесь со мной, если вам нужна более подробная информация; мы были бы рады получить ответ.
Задание 21.Кратко охарактеризуйте особенности делового этикета
зарубежного делового письма.
Задание 22.Проанализируйте таблицу соответствия этикетных форм
приветствия в англоязычном и русском деловом письме. Расскажите об
этикетных особенностях приветствия в европейском, американском и
русском деловом письме.
| Адресат | Форма обращение в англоязычном деловом письме | Форма обращения в русском деловом письме |
| Несколько адресатов (женщина и мужчина) Несколько адресатов (вне зависимости от пола) | Dear Mrs./Miss/Ms. (фамилия) и Mr. (фамилия) | Уважаемые господа! Уважаемые коллеги! Господа! |
| Двое и более мужчин | Dear Mr. (фамилия) и Mr. (фамилия) или Dear Messers (фамилия) и (фамилия) или Dear Mrs. (фамилия) and (фамилия) | - |
| Двое и более женщин | Dear Mrs./Miss/Ms. (фамилия) и Mrs./Miss/Ms (фамилия ) или Dear Madames/Miles (фамилия) и (фамилия) или Dear Mmes/Miles (фамилия) и (фамилия) | - |
| Вся организация | Dear Sirs, (в Европе)/Gentlemen: (в США) или Dear Mesdames | - |
| Мужчина, имя которого неизвестно Должностное лицо, имя которого неизвестно (либо делается акцент на должности адреата) | Dear Sir | Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин президент! Уважаемый господин прокурор! |
| Женщина, имя которой неизвестно | Dear Madam/Mistress/Miss | |
| Мужчина | Dear Mr. (фамилия) | Уважаемый господин Петров! Уважаемы г-н Петров! |
| Женщина | Dear Mrs./Ms./Miss (фамилия) | Уважаемая госпожа Смирнова! Уважаемая г-жа Смирнова! |
| Женщина, семейное положение которой неизвестно | Dear Ms. (фамилия) | |
| Хороший знакомый/коллега | Dear (имя) | |
| Супружеская пара | Dear Mr. and Mrs. (фамилия) |
Задание 23.Проанализируйте таблицу соответствия формул обращения и вежливого заключения международного (англоязычного) делового письма.Выберите формулы приветствия и вежливого заключения письма в соответствии со следующими ситуациями: 1) письмо отправляется впервые в адрес Марлы Джексон (незамужняя женщина; исполнительный директор корпорации «Soft Toys»); 2) письмо адресуется американской фирме «Termika»; 3) письмо адресуется давнему партнеру – Алану Вайту.
| Стиль | Обращение | Заключительные формулы вежливости | ||
| На английском языке | Эквивалент на русском языке | |||
| Строго официальный | Dear Sir/ Sirs/ Sir or Madam /Mesdames | Yours faithfully, Yours truly, Yours very truly, | С глубоким уважением, С глубоким почтением, | |
| Официальный | DearMr Leighton / Mrs Jakson /Meianie/ John | Yours very sincerely, Yours sincerely, Sincerely yours, | С уважением, С уважением, Ваш, Преданный Вам, | |
| Менее официальный | Sincerely | Ваш, | ||
| Неофициальный | Dear William | Very cordially yours, Yours cordially, Cordially yours, | Искренне ваш, | |
| Дружественный | Dear William | With best (warm) regards, Very yours truly, | С наилучшими пожеланиями … С теплыми пожеланиями … | |
Задание 24.Скажите, какие коммуникативные цели достигают авторы
деловых писем в международной практике делового общения, используя
такие этикетные речевые модели, как: Примите наши извинения за задержку; Надеемся, эта задержка не принесла Вам беспокойства; Пользуясь таким замечательным поводом, позвольте выразить Вам уверение в своем самом высоком уважении.
Задание 25. Проанализируйте таблицу языковых клише, используемых при составлении деловых писем международного образца. Что, на Ваш взгляд,
отличает их от языковых клише, принятых в отечественных деловых
письмах?
| Английский вариант | Русский вариант |
| Dear Sir or Madam! | Уважаемый или уважаемая! |
| Dear All! | Уважаемые! |
| Dear Miss (Mrs., Ms.) Gateworth! | Уважаемая мис (мистер, миссис) Гейтвос! |
| Dear Mr. Drew! | Уважаемые мистер Дрю! |
| Dear Christine! | Дорогая Кристин! |
| Hi Sylvia! | Здравствуй Сильвия! |
| We have received your letter of (date) | Мы получили Ваше письмо от (дата) |
| I hope you are doing well | Надеюсь, что у Вас все в порядке |
| I hope this letter finds you well | Надеюсь, что это письмо заставит Вас в добром здравии |
| Please, accept my apologies for such a delay with the answer | Пожалуйста, примите мои извинения за длительную задержку с ответом |
| We are writing in connection on with … | Мы пишем в связи с … |
| May I take this opportunity of thanking you for | Пользуясь случаем, благодарю Вас за … |
| Thank you very much for you prompt reply (for your letter or for you answer) | Большое Вам спасибо за скорый ответ (за присланное письмо или за Ваш ответ) |
| First of all let me introduce myself | Прежде всего позвольте представиться |
| Your address was given to me by … | Ваш адрес предоставил мне … |
| Following up on our previous correspondence (our phone conversation or our meeting) … | В продолжение нашей переписки (наших телефонных переговоров или нашей встречи) |
| We would advise … | Мы хотим сообщить … |
| Please, excuse my repeated request | Примите, пожалуйста, извинения за мой повторный вопрос |
| Following up on our phone conversation I would like to be sure that … | В продолжение наших телефонных переговоров я хотел бы подтвердить, что … |
| Could you please tell me … | Сообщите, пожалуйста, … |
| We are extremely sorry for … | Мы очень огорчены из-за того, что … |
| I hope that this information will help you | Надеюсь, эта информация Вам поможет |
| Looking forward for your reply | С нетерпением буду ждать Вашего ответа |
| Looking forward to hearing from you soon | С нетерпением буду ждать Вашего скорого ответа |
| Please, write me back as soon as possible | Пожалуйста, ответьте мне как можно скорее |
| I will highly appreciate your prompt reply | Я буду крайне признателен за скорый ответ |
| We will (would) highly appreciate if you send (sent) us the required materials | Мы будем крайне признательны, если Вы вышлите нам необходимые материалы |
| We will be looking forward to receive the required materials | Мы будет с нетерпением ждать получения необходимых материалов |
| Please, do not hesitate to contract me if you have any questions | Пожалуйста, не задумываясь, обращайтесь ко мне, если у Вас возникнут любые вопросы |
| Please, advise when we will be able to see you in Moscow | Сообщите, пожалуйста, когда Вы планируете приехать в Москву |
| Please, be informed that Miss Brown is going to attend the upcoming meeting | Сообщаем Вам, что мис Браун будет принимать участие в грядущей встрече |
| Please, call me back as soon as possible | Пожалуйста, перезвоните мне, как только это будет возможно |
| With kind regards … | С наилучшими пожеланиями … |
| With warm regards … | С теплыми пожеланиями … |
| With best regards … | С наилучшими пожеланиями … |
| Yours sincerely … | С уважением, Ваш … |
| Truly yours … | С уважением, …. |
| Regards | С уважением, …. |
| Best | Удачи |
| Cheers | Всего хорошего |
Задание 26.Проанализируйте пример делового письма(президент
компании пишет клиенту после предложения клиенту выгодной сделки).
Какой прием привлечения внимания использовал автор?
Уважаемый мистер Томпсон,
рад был встретиться с Вами и с мистером Блэком и вспомнить ту давнюю игру между «Нотр-Дам» и «Персью». Я все же считаю, что «Бойлермейкеры» могли выйти вперед, если бы осталось время. Тем не менее, я получил истинное удовольствие.
Я подобрал интересующий Вас материал и, по-моему, он отвечает тем требованиям, о которых мы говорили. Просмотрите его еще раз. Мне интересно, что Вы об этом думаете. Я перезвоню Вам в конце недели.
И не забудьте, что если наша следующая встреча состоится во время футбольного сезона, стоит пойти на игру «Бойлермейкеров» или ирландцев.
С наилучшими пожеланиями,
Задание 27.Сравните язык и стиль служебных записок, составленных
разными коммерческими директорами и адресованных продавцам.
Оцените их коммуникативную эффективность.
Обратите внимание:Оба коммерческих директора хотят улучшить результаты деятельности фирмы. Однако первый убедительно изложил смысл, не прибегая к угрозам и не восстанавливая против себя продавцов. Стиль служебной записки неофициальный, язык разговорный, слова преимущественно односложные, информация изложена четко. Из письма ясно, что коммерческий директор поддерживает продавцов. Итогом служебной записки второго директора стало то, что некоторые старшие торговые агенты начали искать себе другую работу. Стиль письма с завуалированными угрозами не способствует ни улучшению морального климата, ни дальнейшей работе.
1. Уважаемый мистер Харрисон,
вчера я встретился с мистером Старком, и мы обсудили некоторые проблемы сбыта, с которыми столкнулись за прошедшие девять месяцев. Наша прибыль снизилась на 14% по сравнению с прошлым годом, и правление давит на [имя], требуя покрыть дефицит последнего квартала. Я знаю, что у некоторых из вас есть предложения, как компенсировать такой спад. На следующей неделе я позвоню каждому из вас и мы обменяемся идеями. Мы можем также в начале четвертого квартала провести региональную встречу торговых агентов. Но прежде чем состоится наш разговор, я хотел бы, чтобы каждый из вас получил информацию из района сбыта и подумал, какие предложения он мог бы внести.
Я надеюсь, что, работая сообща, мы можем начать компанию, которая не только позволит нам возместить эти 14%, но и пойти дальше.
С наилучшими пожеланиями,
2. Уважаемый мистер Харрисон,
накануне последнего квартала года объем продаж упал на 14% по сравнению с прошлым годом. Вчера я встретился с мистером Старком и он сказал мне, что если объем продаж не будет компенсирован в этом последнем квартале, нас ожидает сокращение штатов в первом квартале будущего года. Это также означает, что не следует надеяться на увеличение доходов и комиссионных сборов. На следующей неделе я позвоню районным управляющим, чтобы узнать их прогноз на последний квартал.
С уважением,
Задание 28.Проанализируйте тексты деловых писем. Определите способы
привлечения внимания, использованные в них. Охарактеризуйте
языковые особенности текстов.
1. Письмо, адресованное постоянному клиенту.
Уважаемый мистер Стоун,
два года назад Вы приобрели велосипед для Вашего сына Тома ко дню его рождения 12.12.2001.
Так как его день рождения вновь приближается, Вы, может быть, вновь захотите удивить его новой покупкой, сделанной в нашем магазине.
Кстати, мы предлагаем Вам скидку. И, конечно, были бы счастливы хранить приобретенный Вами подарок у нас, чтобы покупка оставалась тайной до этого особенного дня.
Подумайте над нашим предложением. Если Вы сочтете, что Том был бы рад подарку, купленному в нашем магазине, заходите к нам в удобное для Вас время и мы продемонстрируем Вам наш ассортимент.
У нас Вы всегда найдете богатый выбор всевозможных товаров. Загляните. Я буду счастлив предложить Вам новые товары, которые могли бы заинтересовать Вашего сына.
В ожидании Вашего ответа.
С уважением,
P. S. Для постоянных покупателей специальная (15%) скидка действует в течение последующих 30 дней.
2. Письмо, содержащее дополнительную информацию со станции технического обслуживания автомобилей.
Уважаемый мистер Сноу,
прошло больше шести месяцев с тех пор, как мы обслуживали Ваш автомобиль, и мы потеряли Вас из виду.
Приглашаем Вас посетить нашу станцию техобслуживания для бесплатного осмотра Вашего Шевролет. Регулярный осмотр автомобилей позволяет вовремя обнаружить мелкие неполадки и предотвратить крупный ремонт, а также обеспечивает Вашу безопасность.
Надеемся, что Вы примете наше приглашение. Мы думаем, что время с 8. 00 до 13. 00 в любой будний день будет удобно для Вас. Предварительная договоренность не нужна.
С уважением,
Задание 29. Проанализируйте тексты писем, содержащих «магические»
слова. Оцените их коммуникативную эффективность.
1. Уважаемые господа,
мне бы хотелось лично поблагодарить каждого из Вас за огромные усилия,
которые Вам пришлось приложить в течение последних напряженных недель.
Мы все знаем, насколько мы заняты в этот период и понимаем, как много
значит для компании Ваша прекрасная работа. Вы блестяще работаете, а
Ваша производительность ошеломляюща.
С пожеланием успехов,
2. Уважаемый мистер Винтер,
наступает пора, когда все мы будем колоссально загружены, и наш общий успех будет зависеть от успеха каждого. Как всегда, я рассчитываю на Вас, на то, что Вы будете как обычно великолепно выполнять свою работу. Если у Вас есть предложения, выскажите их нам — мы нуждаемся в них. В эти два ответственных месяца решается будущее компании.
С уважением,
3. Уважаемый мистер Фрост,
Благодарим Вас за открытие счета в нашей компании. Как один из руководителей фирмы, я могу Вас заверить, что наша продукция и наше обслуживание не разочаруют Вас. Репутация Вашей фирмы хорошо известна, и мы горды тем, что можем сотрудничать с такой выдающейся компанией.
Мне бы хотелось воспользоваться случаем и кратко рассказать Вам об условиях открытия счета в нашей компании и возможных льготах.
Счет оплачивается в течение 30 дней со дня получения квитанции. Если Вы оплатите его в течение 10 дней, возможна 2% скидка. Мы считаем, что это - превосходный стимул, который позволит нашим клиентам увеличивать прибыль.
С надеждой на плодотворное сотрудничество,
Задание 30.Проанализируйте состав реквизитов англоязычного делового письма. Расскажите об особенностях оформления каждого из указанных реквизитов.
Реквизиты англоязычного делового письма:
1. Заголовок письма: сведения об отправителе (Issuer Field)
2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line)
3. Дата (Date)
4. Адресат (Address)
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line)
6. Обращение (Salution)
7. Общее содержание письма (Subject Line)
8. Текст письма (Body of the Letter)
9. Заключительная формула вежливости (Complimentary Close)
10. Подпись (Signature)
11. Приложения (Enclosure)
12. Указание на рассылку копий (CC Notation).
Задание 31.Проанализируйте схему размещения реквизитов англоязычного делового письма. Напишите деловое письмо, адресованное в США.
Схема размещения реквизитов англоязычного делового письма
| 1. Заголовок письма 2. Ссылка 3. Дата 4. Адресат (имя, должность, компания, полный адрес, почтовый индекс) 5. Указание на конкретное лицо 6. Приветствие 7. Общее содержание письма 8. Текст письма 9. Заключительная формула вежливости 10. Личная подпись Напечатанная подпись Должность отправителя 11. Приложение 12. Указание на копии письма | UNITED STATES ENVIRONMENTAL PROTECTION AGENCY REGION III 1650 Arch Street Philadelphia, Pennsylvania 19103 -2029 Telephone … Facsimile… ST/ PJ November 15, 2008 Chevron Products Company 2300 Windy Ridge Parkway Suite 800 Atlanta, Georgia 30339 Attn: Ms. Dixon, Project Manager Dear Ms. Dixon: Approving the documents In a letter dated September 30, 2007…………………………… ………………………………………………………………….. ………………………………………………………………….. …………………………………………………………………... Yours sincerely,  Joan McAllister Secretarial Consultant Enc Copy |
Задание 32.Проанализируйте состав реквизитов делового
письма на французском языке. Расскажите об особенностях оформления
каждого из указанных реквизитов.
Реквизиты делового письма на французском языке:
1. Заголовочная часть:
- логотип;
- наименование предприятия и его правовая форма;
- регистрационный номер к коммерческом или отраслевом регистрах департамента;
- почтовый индекс;
- номера телефонов, телексов;
- расчетный счет;
- номер документа, посланного по факсу (если составляется ответный на него документ).
2. Дополнительные сведения (адрес материнской компании, адреса фирм и филиалов; награды, полученные на конкурсах и выставках).
3. Дата.
4. Адресат (наименование организации-получателя и ее почтовый адрес):
- указание на конкретное должностное лицо.
5. Ссылки.
6. Заголовок.
7. Текст:
- обращение;
- текстовая часть;
- формула вежливости.
8. Подпись.
9. Постскриптум.
10. Приложение
Задание 33.Проанализируйте схему размещения реквизитов
делового письма на французском языке. Напишите деловое письмо,
адресованное во Францию.
|
Задание 34.Проанализируйте состав реквизитов делового
письма на немецком языке. Укажите, какие реквизиты входят в секторы-реквизитов: «шапка»; сектор адресата; сектор ссылок; повод для написания письма; текст письма; формула прощания и подпись; сведения о приложениях; коммерческие данные фирмы-отправителя (дополнительные сведения к реквизиту «шапка»). Расскажите об особенностях оформления каждого из указанных реквизитов.
Реквизиты делового письма на немецком языке:
1. Наименование фирмы-отправителя и ее торговый знак (вид предприятия).
2. Адрес, номера телефонов, телекса, факса.
3. Тип отправления.
4. Название фирмы получателя и имя адресата.
5. Улица, номер дома.
6. Почтовый индекс и город.
7. Указание на предыдущую переписку, указание телефона и даты отправления.
8. Повод написания письма.
9. Обращение.
10. Текст письма.
11. Формула прощания.
12. Ссылка о том, что письмо посылается через доверенного.
13. Подпись.
14. Имя доверенного.
15. Приложение.
Задание 35.Проанализируйте формуляр делового письма с выделением 15
зон размещения реквизитов для переписки на немецком языке.
Напишите письмо, адресованное в Германию.
|
Проектные задания
Задание 1. Назовите виды социальных писем. Напишите письмо-
поздравление и письмо-соболезнование и оформите их в соответствии со стандартами оформления деловых писем в англоязычных странах.
Задание 2.Охарактеризуйте особенности составления и оформления
коммерческих писем: контракты, соглашения, письма-просьбы, письма-
ответы. Напишите письмо-просьбу, оформив его в соответствии с франкоязычными стандартами оформления деловых писем.
Задание 3.Напишите письмо-запрос иностранной туристической фирме, содержащее просьбу забронировать двухместный номер для г-жи Линды Леттман на 27 –29 октября 2006 г. Включите в запрос дополнительную информацию, необходимую для составления писем такого рода.
Тест рубежного контроля
Тест 1. Задачами ИСО являются:
а) содействие развитию стандартизации и смежных видов деятельности в мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами, а также развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической областях;
б) стандартизация в области электротехники и электроники;
в) выработка единых подходов к этикетным нормам делового общения.
Тест 2. Наиболее распространенными форматами расположения реквизитов в международной практике делового письма являются:
а) полностью сблокированный формат (все части письма начинаются от края левого поля);
б) сблокированный формат (все части письма начинаются от края левого поля, кроме даты, вежливого завершения, названия компании и имени автора, которые печатают от вертикальной центральной оси страницы вправо);
в) упрощенный формат (расположение реквизитов такое же, как и в полностью сблокированном способе, но приветствие и вежливое заключение письма не используются).
Тест 3. Оформление даты по стандарту ИСО соответствует варианту:
а) место составления письма, день, месяц, год;
б) день, месяц, год;
в) год, месяц, день.
Тест 4. Согласно стандарту ИСО дополнительная справочная информация об организации-отправителе размещается:
а) только в верхней части бланка;
б) может располагаться в нижней части бланка под чертой;
в) может располагаться в левой части бланка.