Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Одинцов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должност­ного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фикси­рующих факты, связанные с финансовыми средствами, а так­же на иных документах, предусматривающих заверение под­линной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» про­ставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается копию документа заверять печатью, опреде­ляемой по усмотрению организации.

Отметка об исполнителе. Данный реквизит размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последне­го листа документа.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фами­лию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его теле­фона, например:

Васильев 32-45-78

или

Васильев Виктор Иванович 32-45-78

Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона может указываться индекс машинистки (первые буквы фамилии и имени), количество отпечатанных экземпляров и дата печата­ния, например:

Васильев Виктор Иванович

32-45-78

МЛ 2 01.04.2011

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Данный реквизит включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его испол­нении, или при отсутствии такового документа, краткие сведе­ния об исполнении; помету В дело; номер дела, в котором бу­дет храниться документ. Например:

Отправлен факс от 01.07.99 № 124

В дело №0115

Личная подпись

01.07.2011

Реквизит«Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его Обороте.

Элементами данного реквизита являются: порядковый но­мер, дата поступления документа в организацию. При необхо­димости — часы и минуты.

Идентификатором электронной копии документа являет­ся отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование фай­ла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.¹

Следует также отметить особенности оформления такого элемента письма, какпостскриптум. Постскриптум не входит в перечень обязательных реквизитов документа, однако доволь­но часто используется составителями деловых писем. В дос­ловном переводе с латинского языка постскриптум означает «приписка после подписи». В деловом письме постскриптум допустим в двух случаях: 1. Если есть необходимость довести до сведения адресата ин­формацию, по каким-либо причинам не вошедшую в ос­новной текст. 2. Если информация в основном тексте претерпела существен­ные изменения, искажающие реальное восприятие и оцен­ку ситуации (либо поступила новая информация).

Сообщение, даваемое в виде постскриптума, обязательно предваряется пометой Постскриптум, реже П. С. или Р.S . и может быть написано от руки. Оно заверяется повторной под­писью, а в необходимых случаях указывается дата и время, когда была сделана приписка, например:

1. Постскриптум

К сожалению, в ближайшие две недели не смогу с Вами встре­титься, поскольку по настоянию врачей отправляюсь на обследо­вание в Санкт-Петербург.

С уважением, (Подпись)

2. P.S. Отчет по 3-му кварталу только что получил.

28 марта 2011 г. 18°° (Подпись)

Оформление и расположение реквизитов документов в соответствии с требованиями государственного стандарта не только придает официальный статус деловой бумаге, но и является обязательным условием культуры письменного делового общения, показателем профессиональной компетентности составителя документа.

Типы документов.Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Обобщая цели, задачи и условия документирования, специалисты выделяют ряд факторов, позволяющих разделить все документы на отдельные типы и виды.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и др. виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и др. виды документов. По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак – форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения) высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Ядро учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

В основе классификации официально-деловой переписки также лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения, письма-претензии и ответы на эти виды писем).

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель – фиксировать факт отправки. Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

По признаку адресата различают обычные письма, т.е. письма, которые направляют в один адрес, и циркулярные письма, направляемые из одного источника по нескольким адресам, как правило, в подчиненные инстанции (организации).

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, проблеме, например: выражение гарантии – гарантийное письмо; приглашение принять участие в чем-либо – письмо-приглашение и т.д. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии. Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют традиционно сложившиеся языковые модели, содержащие ключевыеслова: гарантируем, приглашаем, сожалеем.

По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Составление регламентированных писем осуществляется по определенному образцу. Это предполагает не только соответствие письма стандартным аспектам содержания, но и использование стандартных языковых и синтаксических конструкций. Жесткие требования предъявляются также к формату бумаги, составу реквизитов, оформлению всех элементов письма.

Нерегламентированное деловое письмо, как правило, отражает какую-либо необычную производственную ситуацию либо свидетельствует об особом значении, которое придает письму составитель. В связи с этим текстовая структура нерегламентированного письма является менее жесткой, возможен больший выбор речевых и синтаксических средств, в том числе выразительных. Принцип построения текста в них существенно отличается от жесткой структуры обычных официальных писем, приближаясь то к обычному повествованию (история вопроса, изложение сути дела), то к рассуждению (убеждающая часть), то к описанию (технические характеристики, описания конструкций). Однако язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации: этикетные фразы, узкая лексическая сочетаемость, терминологичность.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Этические аспекты документной коммуникации. Официальность и регламентированность деловых отношений предполагают соблюдение норм делового этикета. Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. Основу правил делового этикета составляют: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению; умение признать ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, и др. Как подчеркивают специалисты, этикет – важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего.

Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этики отношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения рядатребований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату. Так составителям деловых писем не рекомендуется: побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами Срочно, Незамедлительно, В возможно более короткие сроки (более приемлемыми являются формулы типа Прошу Вас ответить до такого-то числа, Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении); навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: Прошу изучить и решить вопрос положительно или Прошу утвердить эту кандидатуру; намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: Предлагаю внимательно изучить …; начинать послание с констатации отказа, в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным (вначале следует изложить мотивацию принятого решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению вопроса можно вернуться).[4]

Практикум

Задание 1. Согласны ли вы с утверждением: «Деловая переписка – самый лучший способ общения между фирмами или учреждениями». Обоснуйте свое мнение.

Задание 2. Дайте аргументированный ответ на вопрос: «Что

целесообразней – послать письмо или обсудить вопрос по телефону?» в следующей ситуации:

а) предлагая кому-то работу;

б) сообщая сотруднику о повышении зарплаты;

в) запрашивая у турагентства информацию о вылетах самолетов;

г) сверяя график встреч с различными людьми;

д) обращаясь за получением работы по объявлению, содержащему номер телефона и адрес фирмы или учреждения.

Задание 3. Проанализируйте примеры прямых и косвенных речевых актов. Какой из примеров, на ваш взгляд, представляет собой проявление высокой речевой культуры? Ответ обоснуйте. Продолжите ряды примеров.

Прямые речевые акты	Косвенные речевые акты
1. Вам необходимо решить проблему с оплатой наших услуг до 13 января.	1. До 13 января мы хотели бы получить от вас сведения о погашении задолженности.
2.	2.
3.	3.

Задание 4.Проанализируйте приведенные ниже схемы речевых

стратегий делового общения (из кн. М.В. Колтуновой Язык и

деловое общение. Нормы. Риторика. Этикет). Какие принципы лежат

в основе этих стратегий? Оцените их плюсы и минусы. В каких

ситуациях делового общения уместна каждая из стратегий?

1.

Речевая стратегия рационального воздействия
Тип взаимодействия	Кооперативный
Тип речи	Аргументирующий
Речевые действия /жанры	оценка	убеждение	информирование, консультирование
Речевые операции	Систематизация изложения фактов, разъяснение, умозаключение, аргументация, внушение
Тип речевого воздействия	Прямые и косвенные речевые акты
Мотивация	Заинтересованность в работе, успех дела, карьерный рост, чувство собственной значимости, самоуважения, социальная оценка
Результаты	1. Формируют намерения 2. Определяют позиции (мнения) 3. Ориентируют в ситуации

2.

Речевая стратегия психо-эмоционального воздействия
Тип взаимодействия	Административный
Тип речи	Агитирующий
Речевые действия /жанры	Призывы, просьбы	Распоряжения, инструкции	Приказы
Речевые операции	Внушение, психологическое давление, угроза, ультимативные заявления, агитация, предписание
Тип речевого действия	Прямые речевые акты
Мотивация	Чувство страха, чувство долга, моральные постулаты, чувство ответственности за порученное дело, чувство коллективной ответственности, социальная оценка
Результаты	Побуждают к действию

Задание 5.Проанализируйте фрагмент текста приказа с точки зрения точности словоупотребления. Оцените его коммуникативную эффективность. Отредактируйте текст документа.

О переводе в лом оборудования,

находящегося на складе №5 КСК

В связи с реализацией склада №5 КСК и освобождением территории от находящегося там оборудования

ПРИКАЗЫВАЮ:…

Задание 6. Проанализируйте фрагменты деловых текстов. Учтены ли составителями данных текстов факторы эффективности делового общения? Ответ обоснуйте.

1. Довожу до вашего сведения, что с 10.04.11 по 20.04.11 я не смогу проводить занятия в учебных группах …, поскольку я ложусь в больницу. Необходимо организовать замены в группах… в указанный период (служебная записка).

2. Прошу прислать мне один из Ваших флюгеров, который рекламировался по цене 134 руб. Мы недавно перекраси­ли свой гараж, и флюгер прекрасно смотрелся бы на нем. Чек на оплату прилагается.

3. Просим забронировать номер для г-на Бубнова, кото­рый будет находиться в Москве 7-8 ноября.

4. В связи с ухудшением кинематической составляющей динамической системы перемещения компьютерных указателей, а также со снижением коэффициента сцепления между тактильным устройством и пальцами, прошу приобрести 1 литр (чистого, питьевого, крепостью не менее 95%) спирта для протирки вышеуказанных устройств (служебная записка).

Задание 7.Оцените текст с точки зрения его соответствия требованиям лаконизма, простоты восприятия и понятности. Внесите необходимые изменения, позволяющие повысить его коммуникативную эффективность.

Лица, проводящие экспертизу, должны знать технологию производства, конструкцию, принципы действия и условия применения выпускаемых приборов и используемых средств измерения, типовые конструкции специальных средств измерения, действующие государственные стандарты и стандарты предприятия, инструкции и другие нормативные документы, регламентирующие нормы точности и правила измерения, организацию и современные методы контроля выпускаемой продукции, опыт передовых отечественных и зарубежных предприятий по изысканию и разработке новых методов и средств контроля аналогичной продукции, основы экономики и организации производства.

Задание 8. Соответствуют ли приведенные сокра­щения нормам унификации документного текста? Могут ли они стать причиной неэффективности письменной деловой коммуникации? Внесите необходимые исправления.

1. Ростовская об., гор. Батайск, Лесной пр., д. 7. Дорохову Н.Н.

2. Граж. Иванову оплатить ком-у в трехдневный срок.

3. Копия направляется г. бух. завода «Прометей».

4. Контроль за исполнением приказа возлагается на зам. дир-ра за-да «Красный Пр-й».

5. Гарант-ем возврат в месячный срок с момента доставки.

6. Обяз-ся уплатить также стоимость перевозки и страхования.

7. Председателем ком-и назначить проректора по уч-е Ма­лышева П.И.

Задание 9. Найдите ошибки, допущенные автором заявления. Отредактируйте текст.

Директору автобазы № 2

От Никифорова Л.Н.

Заявление

Товарищ директор, к вам обращается шофер автобазы Никифоров Л.Н. по такому вопросу.

Очень прошу Вас освободить меня на время от работы на дальних рейсах. Я сейчас прохожу лечение в поликлинике, справку могу представить. Очень прошу не отказаться в моей просьбе и подписываюсь.

Никифоров Л.Н. 2 марта 2011

Задание 10. Напишите заявления, используя форму и языковые клише: а) с просьбой разрешить вам академический отпуск; б) с просьбой принять вас на работу; в) с просьбой выслать вам материал для курсовой работы.

Задание 11. Выделите языковые модели, выражающие коммуни­кативные цели приведенного ниже делового посла­ния. Определите его тип. Охарактеризуйте текст письма с точки зрения аспектов содержания (одноаспектное/многоаспектное)

Уважаемые господа!

Благодарим за Ваше письмо от... 2011 г. и сообщаем, что мы принимаем Ваше предложение.

Мы принимаем предлагаемые Вами условия исполнения зака­за за исключением сроков исполнения. Мы хотели бы обсудить этот вопрос с Вашим представителем.

В случае Вашего согласия просим сообщить обратной почтой о возможности приезда к нам Вашего представителя.

С уважением,

Задание 12. Познакомьтесь с примером многоаспектного дело­вого письма. Разделите текст письма на абзацы в соответствии с аспектами содержания. Отредактируйте текст.

Уважаемый Георгий Андреевич!

ЗАО «Союзподшипник» выражает заинтересованность в нала­живании систематической и плановой работы с ОАО «Десятый подшипниковый завод». До настоящего времени мы строили отношения с Вашим заводом только по зачетным схемам. На сегодняшний день более выгодной является денежная форма рас­четов. В связи с этим прошу предоставить нашей фирме скидку в размере 10 % от действующих денежных цен. Оплату не менее 3 000 000 рублей ежемесячно гарантируем.

Директор по маркетингу

ЗАО «Союзподшипник» И.Б. Северов

Задание 13.Определите структуру делового письма. Оцените приведенный пример с точки зрения соответствия стандартам составления и оформления текстов деловой корреспонденции.

Уважаемый Юлий Борисович!

Сначала пояснения:

Элементы наружной рекламы – собственно макет щита (обычно 6Х3) на случай, если вы таковой захотите. В принципе, вещь хорошая, но не в осенне-зимний период и не в Ростове, поскольку темнеет рано, а до нормальной подсветки в нашем медвежьем углу еще не додумались.

Диск – это оформление презентационного диска, который раздается партнерам, клиентам реальным и потенциальным и прочим хорошим людям. Уточните, нужны ли эти позиции.

Большая просьба к Вам. Завтра я передам Борису оригиналы прошлых и нового счетов и договоры для подписи. Теперь, очень важно было бы получить завтра же Ваши пожелания к буклету и каталогу, поскольку для них надо будет готовить текстовое наполнение.

С уважением,

О. Соколов

Задание 14.Учтен ли фактор адресата в тексте делового письма? Соответствует ли выбор средств обращения к адресату ситуации делового общения? Какие коммуникативные цели преследует автор делового послания?

Уважаемая Валерия Михайловна!

ОСАГО «Ингосстрах» выражает Вам свое почтение и имеет честь проинформировать Вас о том, что 30.08.2011 заканчивается срок действия Вашего полиса обязательного страхования автогражданской ответственности.

Мы будем рады продлить Вам договор обязательного страхования автогражданской ответственности в любом из наших офисов.

Обращаем ваше внимание, что с 1 марта 2011 года на основании изменений в Федеральном законе «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств» отменен льготный период страхования. Теперь Вам необходимо заключить новый договор ОСАГО до окончания срока действия предыдущего договора, т. к. по истечении договора гражданская ответственность перестает быть застрахованной.

С уважением,

Департамент комплексного страхования

ОСАГО «Ингосстрах»

Задание 15.Охарактеризуйте особенности текста зарубежного делового письма. Какие способы привлечения внимания использованы в нем?

Уважаемый мистер Браун,

год назад Вы приобрели велосипед для Вашего сына Джона ко дню его рождения 11.01.2011. Так как его день рождения вновь приближается, Вы, может быть, вновь захотите удивить его новой покупкой, сделанной в нашем магазине.

Кстати, мы предлагаем Вам скидку. И, конечно, были бы счастливы хранить приобретенный для Вашего сына подарок у нас, чтобы покупка оставалась тайной до этого особенного дня.

Подумайте над нашим предложением. Если Вы сочтете, что Джон был бы рад подарку, купленному в нашем магазине, заходите к нам в удобное для Вас время и мы продемонстрируем Вам наш ассортимент.

У нас Вы всегда найдете богатый выбор всевозможных товаров. Загляните. Я буду счастлив предложить Вам новые товары, которые могли бы заинтересовать Вашего сына.

В ожидании Вашего ответа.

С уважением,

Алекс Старк

Старший продавец

P. S. Для постоянных покупателей специальная (15%) скидка действует в течение последующих 30 дней.

Задание 16. Проанализируйте текст письма. Оцените его коммуникативную эффективность.

Уважаемые господа,

мне бы хотелось лично поблагодарить каждого из Вас за огромные усилия,

которые Вам пришлось приложить в течение последних напряженных недель.

Мы все знаем, насколько мы заняты в этот период и понимаем, как много

значит для компании Ваша прекрасная работа. Вы блестяще работаете, а

Ваша производительность ошеломляюща.

С пожеланием успехов,

Директор

Задание 17. Познакомьтесь с таблицей «Типовые цели деловой переписки» из кн. М.В. Колтуновой «Деловое письмо: Что нужно знать составителю».

Скажите, как фактор цели влияет на эффективность письменной деловой коммуникации?

Типовые цели деловой переписки

Цель   Информирование   Побуждение   Придание юридического статуса чему-либо   Инициирование, поддержание отношений   Выражение предупреждения, требования, отказа

Вид документа     служебная записка сопроводительное письмо письмо-сообщение и т.д.   приказ распоряжение указание и т.д.   договор     доверенность   справка   гарантийное письмо     письмо-просьба       письмо-приглашение   письмо-напоминание   письмо-требование (рекламация)   письмо-ответ (отказ от предложения)

Языковые модели, содержащие глаголы-действия довожу до Вашего сведения …; высы-лаем запрошенные Вами …; извеща- ем Вас о том, что …; информируем Вас о том, что …; сообщаем, что …; уведомляем, что …   назначить рассле-дование по факту …; ввести в эксплу-атацию …; изыскать дополнительные возможности для …; обязываю всех начальников отделов предприятия …;   (наименования сторон) заключили настоящий договор о нижеследующем; настоящий договор составлен в том, что …; организация в лице администрации обязуется …   я, нижеподписав-шийся, … доверяю …; … настоящей доверенностью уполномочиваю ...   дана … в том, что … действительно работает …   гарантируем, что …; фирма … гарантирует   просим Вас …; убедительно прошу Вас решить вопрос …   нам хотелось бы привлечь Вас…; примите наше приглашение …; позвольте пригласить Вас …; мы будем весьма признательны за Ваше участие в …   напоминаем, что …; вторично ставим Вас в известность …   мы предъявляем претензию к (качеству товара); мы официально заявляем Вам рекламацию на …   Ваше предложение отклонено по следующим причи-нам …; к сожалению, мы не можем положительно откликнуться на Ваше предложение о …

Задание 18. Определите соответствие приведенных текстов видам деловых писем.

1. На Ваш запрос сообщаем, что все компоненты автобусных воздушных кондиционеров и транспортных морозильных устройств имеют подтверждение стандарту 130 9001.	А. Письмо-запрос
2. Просим Вас сообщить, когда и на каких условиях Вы може­те поставить нам 200 комбайнов марки В-45.	Б. Письмо-ответ на запрос
3. С сожалением сообщаем, что кадровая ситуация в нашем университете на позволяет положительно откликнутьсяна Ваше предложение о работе у нас.	В. Письмо-подтверждние
4. Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № 01-05.326 от 15.03.2011.	Г. Сопроводительное письмо
5. Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 24-16от16.03.2010. Вы должны завершить разработку проекта до 16.11.2011.	Д. Письмо-отказ
6. Высылаем запрошенные Вами сертификаты качества постав­ленных ранее кондиционеров. Получение просим подтвердить.	Е. Письмо-напоминание

Задание 19.Определите коммуникативные функции данных язы­ковых моделей. Закончите фразы деловых писем.

1. На основании договора о намерениях...

2. В ответ на Вашу просьбу...

3. Считаем необходимым еще раз напомнить Вам...

4. Ставим Вас в известность о...

5. Ваше предложение отклонено...

6. Мы можем предложить Вам...

7. Мы будем весьма признательны Вам за участие в...

8. Убедительно просим Вас...

Задание 20. Составь­те начальные фразы официальных писем: гарантий­ного, сопроводительного, инициативного.

Задание 21.Соответствует ли оформление реквизитов «Адрес» и «Адресат» в приведенных примерах требованиям ГОСТа Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»? В случае необходимости внесите исправления.

1. Министерство общего и профессионального образования Российской Федерации Отдел статистики 101856, г. Москва, Чистопрудный бульвар, 6 2. ЗАО « Кировский стройфарфор» Генеральному директору г-ну Михалеву В.В. (г.Киров) 3. Администрация г. Ростова-на-Дону Комитет по молодежной политике Васильеву М.А. 4. Г-ну О.А. Власову 48115, г. Рязань, пр-т Мира, д.6, кв. 13

5. Московский государственный университет Декану филологического факультета г-ну И.К. Тарасову 6. Начальнику строительного треста «Спецстрой» г-ну Ковалеву С.Т. Копия: Главному редактору газеты «Строитель» г-ну Иващенко И.И. 7. Голубову П. Б. Начальнику Учреждения юстиции по регистрации прав на недвижимость Ростовской области

Задание 22. Как должны быть адресованы служебные письма в следующих ситуациях?

а) Письмо впервые направляется в туристическую фирму “Розовый слон”, расположенную по адресу: ул. Земляной вал, 2, Москва, 101880, без обращения к конкретному должностному лицу.

б) Письмо адресовано директору Международной школы бизнеса профессору Иванову А.Н. в связи с очередным набором секретарей на курсы повышения квалификации. Копия письма отправлена в недавно открытый подмосковный филиал школы по адресу: ул. Парковая, 1, г. Раменское Московской области, 140815.

в) Письмо направляется в планово-экономический отдел завода “Стройкомплект” по адресу: ул. Тракторная, 15, г. Челябинск, 601000.

г) Письмо является ответом на жалобу гражданина Петракова Б.Г., проживающего по адресу: Пролетарский пр-т, д.21, кв.9, г. Люберцы Московской области , 141005.

д) Письмо-запрос рассылается в 8 страховых компаний, расположенных в Краснодарском крае.

Задание 23. Отредактируйте предложения. Приведите свои примеры

нарушения административного речевого этикета.

1. Не откажите в любезности и пришлите, если это Вас не затруднит, проект Устава фирмы. 2. Институт просит представить Ваши экспонаты для выставки в приемлемом для эспонирования виде. 3 Направляем Вам откорректированный вариант проекта нового положения. Просим рассмотреть и утвердить. 4. Обращаюсь к Вам с убедительной просьбой прислать срочно необходимую документацию.

Задание 24.Оцените текст делового письма с точки зрения соблюдения в нем норм деловой этики и этикета. Определите коммуникативную эффективность послания.

Генеральному директору

ОАО «Энергосбыт Ростовэнерго»

Иванову Д.В.

Уважаемый Дмитрий Вячеславович!

В связи с поступлением из Прокуратуры Ростовской области в наш адрес запросов руководство ОАО «Водный холдинг Дон ВК ЮГ» доводит до Вашего сведения, что раз в месяц, когда ОАО «Водный холдинг Дон ВК ЮГ» получает счета на оплату от своих контрагентов, они складываются в кучу, тщательно перемешиваются, извлекаются три первые и оплачиваются.

Если Вы позволите себе направить в правоохранительные органы еще хоть одно письмо в подобном тоне, то счета ОАО «Энергосбыт Ростовэнерго» будут исключены из лотереи.

10-й Зам. Генерального директора

ОАО «Водный холдинг Дон ВК ЮГ» Н.Н. Петров

Проектные задания

1. Проанализируйте приведенный текст автобиографии. Дайте письменную оценку его коммуникативной эффективности по следующим параметрам: 1) информативность; 2) точность; 3) конкретность. Внесите необходимые изменения и дополнения в текст.

Автобиография

Я родился в семье врача. С 10 лет являлся суворовцем и учился в суворовском училище. Проходил службу в воинской части особого назначения и являлся военным переводчиком. Теперь являюсь лейтенантом запаса. Закончил медицинский институт и являюсь врачом высшей категории. Являлся главным врачом родильного дома. Был избран народным депутатом и являюсь членом комитета по делам беженцев.

2. Составьте текст автобиографии с опорой на личные данные.

3. Охарактеризуйте речевую ситуацию составления приведенного письма, его видовую принадлежность. Оцените коммуникативную эффективность послания.

Имею честь сообщить, что сегодня, 22 мая 2011 года, в

розничной про­даже появился журнал «Секреты», приложение к журналу

«Москва и Московичи».

Если у Вас возникнут какие-либо проблемы с приобретением журнала, сообщите мне, пожалуйста, причину затруднения и укажите адрес, по которому Вы хотели бы получить этот номер.

Настоятельно напоминаю о необходимости поддерживать в наличии ассортимент реклами­руемых и рейтинговых изданий, перечень которых содержится в журнале «Секре­ты», а также сообщаю о начале сбора информации в следующий номер.

Тест рубежного контроля