Классификация первичных учетных документов
Классификация документов по составу и анализ их структуры по этому признаку позволяют оценить соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия, оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).
По назначению документы подразделяются на распорядительные, исполнительные, комбинированные и документы бухгалтерского оформления. Распорядительные – это документы, в которых содержатся распоряжения, указания о производстве, выполнении тех или иных хозяйственных операций. К таким документам относятся распоряжения руководителя предприятия и уполномоченных им лиц на совершение хозяйственных операций. Исполнительные документы удостоверяют факт совершения хозяйственных операций. К ним относятся: приходные ордера (акты приемки) материалов; акты приемки-выбытия основных средств; документы о приемке от рабочих выработанной продукции и т. п. Исполнительные документы подписывают лица, ответственные за выполнение хозяйственных операций и за правильность их оформления в документах, например, начальники цехов, заведующие складами (кладовщики), мастера и т. п. Комбинированные – это документы, которые одновременно являются и распорядительными, и исполнительными. К ним относятся: приходные и расходные кассовые ордера; расчетно-платежные ведомости на выдачу заработной платы работникам предприятия; авансовые отчеты подотчетных (командированных) лиц и др.
Документы бухгалтерского оформления составляются тогда, когда для записей хозяйственных операций нет других документов, или при обобщении и обработке исполнительных и распорядительных документов. К ним относятся справки, ведомости распределения, расчеты резервов, бухгалтерская отчетность и др.
Применяемые в бухгалтерском учете документы делятся также на разовые и накопительные. Разовые первичные документы оформляют каждую хозяйственную операцию и составляются в один прием. Накопительные документы составляются в течение определенного периода путем постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям.
Учетные документы делятся на первичные и сводные. Первичные документы составляются на каждую операцию в момент ее совершения. К ним относятся документы о поступлении на предприятие материалов и отпуске их со складов предприятия в цехи; об отгрузке продукции покупателям; о начислении заработной платы работникам за выработанную продукцию, выполненную работу или оказываемую услугу и т. п. Сводные документы обобщают показатели путем соответствующей их группировки, систематизации из первичных документов. От накопительных документов сводные отличаются тем, что составляются на основании первичных документов и являются их сводкой, а накопительный документ – это первичный документ, составляемый постепенно.
14 документооборот
Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.
График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.
Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.
График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.
Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.
Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот.
Однако для всех документов существуют пять основных этапов:
1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;
2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;
3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;
4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:
• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;
• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;
• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.
Сроки хранения первичных документов.
Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение пяти лет.
Архивным законодательством установлены различные сроки хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.).
Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет.
Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.
15 способы исправления ошибочных записей в учете
При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированного исправления.
Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется несколько способов.
Корректурный способ – заключается в зачеркивании текста или суммы и написании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы было можно прочитать зачеркнутое. Зачеркивается полностью вся сумма, даже если ошибочно записана только одна цифра. Исправление должно быть оговорено и подтверждено: в документе – подписями лиц, завизировавших документ; в учетных регистрах – подписью лица, производившего исправление. На полях напротив строки исправленной записи дается типовая оговорка: «Исправленному верить». Корректурным способом пользуются для исправления ошибок в результате неверного подсчета итогов, а также в случаях записи не в тот учетный регистр, который указан в проводке. Этот способ применяется, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы учета до проставления итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы до представления баланса. После перенесения итогов в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В таком случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, данные которой заносятся в Главную книгу отдельной строкой. Эти справки хранятся при соответствующих регистрах.
Способ дополнительной проводки – применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной:
- если корреспонденция счетов указана верно, но в меньшей сумме;
- если фактическая себестоимость продукции выше нормативной (плановой).
На недостающую сумму составляются проводки.
Пример 1
На основании выписки с расчетного счета в кассу поступила 1000 руб. Составленабухгалтерская проводка: Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 51 «Расчетные счета» на сумму 100 руб. Значит, необходима дополнительная проводка: Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 51 «Расчетные счета» на сумму 900 руб.
Способ «красное сторно» (или отрицательная запись) – применяется для исправления ошибочных записей, если они произведены на большую сумму, или при составлении неверной проводки. Исправление заключается в том, что неверная запись или проводка переписывается красным (или с выделением: «обвести»), далее составляется запись обычным цветом. При подсчете итогов «красная» сумма вычитается.
16 учетные регитсры и их классификация
Все данные учетных документов записываются в специальные таблицы, называемые учетными регистрами.
Регистры бухгалтерского учета – это специальной формы таблицы, используемые для выполнения учетных записей.
По внешнему виду в качестве регистров применяются книги, карточки и ведомости.
Бухгалтерские книги – это сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги одного формата. Все страницы книги нумеруются, а в конце указывается общее количество страниц и заверяется печатью. Эти меры позволяют предотвратить внесение несанкционированных исправлений, а также фальсификацию учетных данных. Примером бухгалтерских книг являются такие регистры, как кассовая книга, главная книга и т.п.
Карточки – это отдельные стандартные листы бумаги в виде таблиц. Обычно их печатают на плотной бумаге для размещения в специальных ящиках-картотеках. Они широко используются для ведения аналитического учета. Например карточка складского учета материалов, инвентарная карточка по учету основных средств и т.п.
Ведомости – это разновидности карточек, которые имеют более крупный формат, не имеют стандартного размера и хранятся обычно в специальных папках. Примером могут служить расчетные ведомости по начислению заработной платы работникам организации, ведомости по начислению амортизации и т.п.
По объему содержания регистры делятся на синтетические и аналитические.
Синтетические регистры отражают данные лишь синтетического учета. К ним относятся оборотные ведомости по синтетическим счетам, главная книга и т.п.
Аналитические регистры используются для ведения аналитического учета. Примером могут служить лицевые счета, карточки складского учета материалов и т.д.
Комбинированные регистры содержат записи синтетического и аналитического учета одновременно.
По характеру записей регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.
Хронологические регистры предназначены для хронологической записи операций, т.е. по порядку их совершения. Хронологическая запись производится в специальных регистрационных журналах или регистрах. Ее цель – обеспечить контроль за сохранностью документов, поступивших в бухгалтерию. Например, журнал учета поступивших грузов, регистрационный журнал, кассовая книга и т.д.
Систематические регистры используют для систематической записи операций. В них операции группируются по синтетическим и аналитическим счетам.
Систематические регистры синтетического учета предназначены для отражения информации по синтетическим счетам в обобщенном денежном выражении. Примером является оборотная ведомость по синтетическим счетам. Систематические регистры аналитического учета отражают подробное содержание хозяйственных операций и ведутся в развитие синтетических счетов. Примером являются инвентарные карточки по учету основных средств, карточки складского учета материалов и т.д.
В комбинированных регистрах хронологическая запись сочетается с систематической. Это упрощает учет, позволяет сократить количество применяемых учетных регистров. Примером могут служить журналы-ордера.
17 организационные формы бух учета
18 основные понятия учетной политиики
Учетная политика организации (УПО) представляет собой совокупность способов ведения бухгалтерского учета (первичное наблюдение, стоимостные измерения, группировка итогов, обобщение фактов). В учетной политике организации утверждаются:
1) план счетов;
2) нетиповые формы первичной документации (если такие имеются);
3) порядок проведения инвентаризации;
4) методы оценки активов и обязательств;
5) правила документооборота;
6) технология обработки информации;
7) порядок контроля за хозяйственными операциями.
Основными требованиями учетной политики являются:
1) полнота отражения фактов;
2) осмотрительность при приобретениях и вложениях;
3) приоритет содержания над формой;
4) непротиворечивость синтетических и аналитических учетов;
5) рациональность ведения бухгалтерского учета.
Бухгалтерская информация и ее значение. Характер информации, процесс ее сбора, обработки и использования является внутренним делом каждой организации. С принятия нового плана счетов осуществляется совершенствование бухгалтерского учета. При этом бухгалтерский учет сближается с системой международной практики. Информация должна быть понятной, отражать существо вопроса без двусмысленного восприятия и излишней детализации.
Другой качественный признак – это уместность (релевантность), т. е. влияние информации на экономические решения предприятия. Информация является базой для прогнозирования и обеспечивает основные функции управления (менеджмента).
Оперативное планирование на предприятии. Оперативное финансовое планирование в отличие от составления финансового плана включает в себя разработку и составление двух документов:
1) платежного календаря;
2) кассовый план предприятия.
Платежный календарь позволяет сопоставить доходы и расходы за определенный период времени (на месяц, на декаду, на пять дней, в отличие от финансового плана, который составляется на год с разбивкой по кварталам).Основой для составления платежного календаря являются:
1) данные баланса доходов и расходов предприятия;
2) плановые данные по производству и реализации продукции;
3) планы материально-технического снабжения;
4) планы размещения заемных средств и обязательств.
Платежный календарь состоит из двух разделов:
1) валовые доходы и поступления денежных средств;
2) валовые расходы и отчисления средств.
В доходной части платежного календаря основным источником является выручка от реализации продукции (размер выручки определяется исходя из графика отгрузки продукции и сданных работ). Доходы включают поступления от арендной платы и получение кредитов банка.В расходной части отражаются все виды платежей, предусмотренных на платежный период. Это платежи поставщикам в соответствии с заключенными договорами и все расходы, связанные с оплатой труда исходя из предусмотренного фонда заработной платы, планового, но с корректировкой на процент выполнения производственной программы. В платежный календарь расходы на оплату труда разносятся в соответствующие периоды, согласно графику выплаты заработной платы:
1) расходы, связанные с отчислениями во внебюджетные фонды;
2) все виды платежей в бюджет строго в соответствии со сроками их уплаты;
3) погашение кредитов в строгом соответствии со сроками, по которым они выданы;
4) уплата процентов за пользование кредитами.Кассовый план предприятия может составляться на месяц и на более короткие сроки. В нем отражаются источники поступления средств в кассу предприятия и расходы и выплаты денежных средств из кассы.К этим расходам составляется справочный раздел, в котором производится расчет фонда заработной платы и указываются сроки выплаты заработной платы.
19 Основные принципы (требования) – это общепринятые принципы ведения учета, вытекающие из действующего законодательства (п. 7 ПБУ 1/98):
1. Полнота. Полнота отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности.
2. Своевременность. Все факты хозяйственной деятельности должны быть отражены в учете своевременно.
3. Осмотрительность (или осторожность). Организация должна быть более готова к учету убытков, чем к учету доходов.
4. Приоритет содержания перед формой. Отражение в учете фактов хозяйственной деятельности, исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания.
5. Непротиворечивость. Тождественность данных бухгалтерского учета внутренней аналитической информации.
6. Рациональность. Рациональное и экономное ведение учета, исходя из условий деятельности и величины организации.
Базовые принципы (допущения) – это условия, которые создаются организацией при постановке учета (п. 6 ПБУ 1/98):
1. Имущественная обособленность. Имущество и обязательства организации существуют обособленно от имущества и обязательств собственников этой организации и иных организаций.
2. Непрерывность деятельности. Организация будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем, у нее отсутствуют намерения ликвидации или существенного сокращения деятельности.
3. Последовательность применения учетной политики. Выбранная организацией учетная политика будет последовательно применяться от одного отчетного периода к другому.
4. Временная определенность фактов хозяйственной деятельности. Факты хозяйственной деятельности относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств.
20 формирование учетной политики
Учетная политика формируется главным бухгалтером (бухгалтером) организации и утверждается руководителем организации.
При этом утверждаются:
- выбранные организацией варианты учета и оценки объектов учета;
- рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями современности и полноты учета и отчетности;
- формы первичных и учетных документов, применяемых для формирования фактов хозяйственной деятельности, по которым предусмотрены типовые формы первичных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;
- порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организации;
- правила документооборота и технология обработки учетной информации;
- порядок контроля за хозяйственными операциями;
- другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.
При формировании учетной политики организации конкретному направлению ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету. Если по конкретному вопросу в нормативных документах не установлены способы ведения бухгалтерского учета, то при формировании учетной политики осуществляется разработка организацией соответствующего способа, исходя из положений по бухгалтерскому учету.
Принятая организацией учетная политики подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказами, распоряжениями и т.п.) организации.
Способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-рапорядительного документа. При этом они применяются всеми филиалами, представительствами и иными подразделениями организации (включая выделенные на отдельный баланс), независимо от места их нахождения.
Вновь созданная организация оформляет избранную учетную политику до первой публикации бухгалтерской отчетности, но не позднее 90 дней со дня государственной регистрации. Принятая такой организацией учетная политика считается применяемой со дня приобретения прав юридического лица (государственной регистрации).
Филиалы и представительства иностранных организаций, находящиеся на территории РФ, могут формировать учетную политику исходя из правил, установленных в стране нахождения иностранной организации, если последние не противоречат Международным стандартам финансовой отчетности.
21 основные изменнеия учетной политики(дополнить)
В каких случаях может проводиться изменение учетной политики в организации:
o если произошли изменения в нормативно-правовых актах по бухгалтерскому учету или в законодательной базе Российской Федерации;
o если организация разрабатывает новые способы ведения бухгалтерского учета. Использование новых способов ведения бухгалтерского учета подразумевает более точное представление фактов хозяйственной деятельности в учёте и отчетности организации или меньшую трудоемкость учетного процесса без понижения степени точности информации;
o если существенно изменились условия хозяйствования. Существенное изменение условий хозяйствования организации может быть вызвано реорганизацией, трансформацией видов деятельности и т.п.
o В случае введения способа бухгалтерского учета фактов хозяйственной деятельности, отличного по сути от фактов, ранее имевших место быть, или способа, который впервые возник в деятельности организации, это не считается изменением учетной политики.
o Изменения учетной политики должны быть обоснованы и должны быть оформлены в порядке, который предусмотрен пунктом 8 ПБУ 1/2008.
o Изменение учетной политики осуществляется с начала отчетного года, если иное не обусловлено поводом такого изменени
Бухгалтерский учет важный элемент финансово-экономических отношений в человеческом обществе. В современных условиях становления рыночной экономики и совершенствования управления, выработки новой стратегии развития предприятий усиливается роль и значениебухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всеххозяйственных операций.
В соответствии с Законом № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.
Ответственность за организацию бухгалтерского учета в возглавляемой им организации и за соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несет руководитель предприятия.
Руководитель организации (предприятия) обязан создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить неукоснительное выполнение всеми структурными подразделениями и службами, работниками организации, имеющими отношение к учету, требований главного бухгалтера или бухгалтера, выполняющего его функции в организации, по вопросам оформления и представления для учета необходимых документов и сведений.
Руководитель организации самостоятельно может определить (в зависимости от объема учетной работы) организационную систему бухгалтерского учета в соответствующей организации:
1. учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
2. ввести в штат должность бухгалтера;
3. передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
4. вести бухгалтерский учет лично.
Прилинейной (иерархической) организации структуры бухгалтерии все работники бухгалтерии получают задания и отчитываются непосредственно перед главным бухгалтером (рис. 1). Такая структура бухгалтерии применяется в небольших организациях
Привертикальной (линейно-штабной) организации аппарата бухгалтерии создаются промежуточные звенья управления (отделы, секторы, группы), возглавляемые старшими бухгалтерами. Работники бухгалтерии получают задания от старших бухгалтеров соответствующих звеньев управления (рис. 2) и отчитываются непосредственно перед старшими бухгалтерами.
Данная модель структуры бухгалтерии применяется в средних и крупных организациях. При этом в структуре бухгалтерии могут создаваться отделы:
§ расчетный, который осуществляет учет расчетов с персоналом по оплате труда, органами социального страхования, поставщиками, покупателями и заказчиками и др.;
§ материальный, который ведет учет поступления и расходования материально-производственных запасов;
§ кассовый, который учитывает кассовые операции, операции по счетам в банках;
§ производственный, который осуществляет учет затрат и выпуск продукции, калькулирует себестоимость продукции, составляет отчетность о затратах и выпуске продукции;
§ учета готовой продукции, которыйосуществляет учет готовой продукции на складах и ее реализации;
§ налогообложения, который ведет учет налоговых платежей и составляет налоговые декларации;
§ общий, который осуществляет остальные операции и отражает их в Главной книге, составляет бухгалтерскую и статистическую отчетность.
В крупных организациях кроме перечисленных могут выделяться отделы учета капитальных вложений, учета основных средств и др. Кроме того, в структуру бухгалтерии могут быть включены секторы внутреннего аудита, управленческого учета, налогового учета
рифункциональной (комбинированной) организации специальные структурные подразделения бухгалтерии создаются по участкам учетной работы, которые выполняют замкнутый цикл работ. Права главного бухгалтера в этом случае передаются руководителям подразделений бухгалтерий в пределах установленной компетенции. Такая структура аппарата бухгалтерии применяется в крупных организациях и организациях, в которых созданы центры ответственности на базе организации внутрихозяйственных финансово-экономических отношений.
При использовании любого типа организации структуры бухгалтерии только хорошо налаженные взаимоотношения с другими службами и подразделениями дают возможность получать необходимую информацию для управления и обеспечения контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью организации. При необходимости (большом объеме работ) в штат бухгалтерии может вводиться должность заместителя главного бухгалтера, через которого осуществляется взаимодействие главного бухгалтера с работниками и их группами.
При наличии более двух бухгалтеров бухгалтерская служба должна оформляться как структурное подразделение организации, возглавляемое главным бухгалтером, который руководит бухгалтерией.
Для большинства учетных систем в мировой практике характерно наличие двух бухгалтерий: финансовой (общей) и управленческой (аналитической, промышленной).
Финансовая (общая) бухгалтерия решает проблемы взаимоотношений организации с государством, банками, акционерами, поставщиками, покупателями и другими контрагентами. Организация финансовой бухгалтерии, соответствующая национальной учетной системе, в той или иной степени регламентируется государством, а во многих случаях и группой государств в лице межправительственных организаций. Работники финансовой бухгалтерии занимаются определением финансового и имущественного положения организации, оценкой статей актива и пассива баланса, размеров прибыли, направлениями се использования. Финансовая бухгалтерия представляет информацию,ал я опубликования в открытой печати.
Управленческая (аналитическая, промышленная) бухгалтерия решает внутренние проблемы, связанные с повышением эффективности работы по центрам ответственности и сегментам деятельности. В управленческой бухгалтерии организуют синтетический и аналитический учет движения материальных активов, готовой продукции, расчетов с персоналом. Деятельность управленческой бухгалтерии не регламентируется государством. Основная ее цель заключается в представлении информации и ее анализе по центрам ответственности, прибыльности сегментов деятельности, обеспечении учета доходов (маржи) и расходов.
В структуре крупных организаций могут быть выделены филиалы, обособленные подразделения, представительства.
Статьей 55 ГК РФ определено, что филиалы или представительства являются обособленными подразделениями юридического лица, расположенными вне его местонахождения. Основное различие между ними заключается в том, что филиалы полностью или частично выполняют функции создавшего его юридического лица, в том числе функции представительства интересов головной организации и их защиты.
Общим в положениях о филиалах и представительствах являются следующие позиции:
§ это юридические лица;
§ они действуют на основании доверенности;
§ они наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом (собственником).
Согласно ст. 55 ГК РФ, обособленные подразделения (филиалы и представительства) должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица.
НК РФ предусмотрено, что обособленными подразделениями организации являются любые территориально обособленные от нее подразделения, по местонахождению которых оборудованы стационарные рабочие места. Рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок не менее одного месяца.
Обособленное подразделение может быть признано независимо от того, отражено или не отражено его создание в учредительных документах. От признания или непризнания наличия обособленного подразделения зависит порядок исчисления и уплаты налогов в бюджет как головной организацией, так и отдельными обособленными подразделениями, выделенными на самостоятельный баланс. Подразделения могут быть выделены на отдельный баланс, а могут остаться в составе головной организации.
Возможны следующие варианты организации бухгалтерского учета в структурных подразделениях организации:
§ структурное подразделение не выделено на отдельный баланс, учетный процесс осуществляет головная организация;
§ структурное подразделение выделено на отдельный баланс, но не имеет расчетных (текущих) счетов;
§ структурное подразделение выделено на отдельный баланс, имеет текущий счет, но не осуществляет самостоятельно продажу товаров, продукции, работ, услуг (по существу, является затратным подразделением — представительством головной организации в рег ионе);
§ структурное подразделение выделено на отдельный баланс, имеет расчетные счета, самостоятельно осуществляет продажу товаров, продукции, работ, услуг.
Инвентаризация выполняет три основные функции: экономическую (как элемент учёта и контроля); социальную (как форма участия трудящихся в организации учёта и контроля); воспитательную (как средство воспитания бережного отношения к имуществу).
Плановая – инвентаризации проводят периодически согласно плана (графика) в заранее намеченные сроки.
Внеплановая – проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости (переоценка, передача, установление фактов хищений, документальная ревизия и т. д.). (банк обслуж предприятие, банк проводит кассовую дисцпиплину проверяет кассу).
Внезапная – внезапно зашли проверяющие. (аудиторские проверки).
плановая инвентаризация
Руководитель предприятия издает приказ о проведении инвентаризацию, оговариваются состав комиссии сроки выполнения действия комиссии в комис вхождит бухгалтерия и специи которые проводят инвентар.
Члены комиссии обрабатывают все доки (v инвентаризации)
С материально ответственного лица (МОЛ) берется расписка о ценностях которые отражены в учетных регистрах.
У МОЛ берутся доки о приходе и расходе тмц.
Все полученные данные отражают в инвентаризационной описи. (в описи может включатся наименование, сорт вид объекта)
Члены комиссии и мат отв лицо в инвентариза описи ставятся подписи.
Комиися уезжает и составлет сличительную ведомость в ведомости рассчитывают отклонения по виду, кол-ву, цене.
У мат отв лица берется объяснительная о расхождении.
На основании ведомости и объяснительной комиссия составляет акт о результатах инвентаризации. Ее подпис комиссия и МОЛ.
Издается приказ на основании акта о результатах инвентаризации. Заверяет инвентар была проведена если были хищения то удерживают с МОЛ сумму недосдачи.
25 порядок проведения инветаризации
. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
2. Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
3. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).
ПЕРВЫЙ ЭТАП– подготовительный.
• – подготовка товаров к проведению инвентаризации;
• – подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации;
• – формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
• – определение сроков проведения и видов инвентаризуемых товаров;
ВТОРОЙ ЭТАП –выявление и проверка фактического наличия товаров, а также составление инвентаризационных описей.
Продавцам ставится задача посчитать количество единиц товара вручную или путем сканирования на ТСД. Сотрудник, работающий с учётной программой принимает информацию о товаре на ТСД или документ «Сверка наличия», заполненный вручную и вводит данные фактического остатка в учетную программу.
ТРЕТИЙ ЭТАП – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета:
Выявляются расхождения в учетной программе с фактическими остатками . Директор магазина совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию определяются причины расхождений, при необходимости сверяется движение ТМЦ за период с момента предыдущей инвентаризации.
ЧЕТВЁРТЫЙ ЭТАП– оформление результатов инвентаризации.
На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно коллективного договора о материальной ответственности.
Результат инвентаризации:
ПОСЛЕДНИЙ ЭТАП – сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета
Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в количественном и стоимостном выражении по розничным ценам, сложившимся на дату инвентаризации. При составлении документов списания и ввода остатков ТМЦ необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Бухгалтерия учитывает разницу в стоимости товаров и взыскивает с материально ответственных лиц согласно договору о коллективной материальной ответственности.
26 оформление инвентаризации
Данные результатов проведенной в отчетном году инвентаризации обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26).
2. Инвентаризационные документы хранятся не менее 5 лет.
3. Основания, по которым результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными:
• отсутствие материально ответственного лица при проведении инвентаризации;
• отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации;
• неоговоренные исправления в инвентаризационных описях;
• инвентаризационные описи оформлены не в соответствии с требованиями, предъявляемыми к данным документам.
- использование первичной учетной документации для учета проведения инвентаризации. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций. На поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, лиц, виновных в порче ценностей. Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без записи их в инвентаризационной описи. Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учета и результаты сравнения -излишек или недостача. В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам и сортам в соответствии с классификацией, принятой в учете. В сличительную ведомость записывают только те ценности, по которым выявлены излишки или недостачи, а остальные показывают в ведомости общей суммой. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки) составляются отдельные сличительные ведомости. Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляются протоколом, утвержденным руководителем организации. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учете. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на увеличение финансирования (фондов); б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списывают на уменьшение финансирования (фондов). По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. В промежутках между инвентаризациями в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки. Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.
27 Место и роль экономического анализа
в управлении предприятием
Экономический анализ как наука представляет собой систему специальных знаний о методах и приемах исследования, применяемых для обработки и анализа экономической информации о деятельности организаций (предприятий). Он имеет широкое практическое применение в управлении хозяйственной деятельностью. Экономический анализ представляет собой вид управленческой деятельности, предшествующий принятию управленческих решений и сводящийся к обоснованию этих решений на базе имеющейся информации.
Экономический анализ - объективно необходимый элемент управления производством, этап управленческой деятельности.
Система управления любой организацией охватывает разнообразные элементы, среди которых можно выделить следующие, связанные с экономическим анализом: планирование, учет, контроль.
Планирование определяет направление и содержание деятельности организации; учет обеспечивает сбор, систематизацию и обобщение данных, необходимых для управления; в процессе анализа производится первичная обработка экономических данных, нацеленная на принятие необходимых решений, это и определяет место экономического анализа в управленческом процессе.
Оперативному анализу принадлежит ведущая роль в ходе проверки исполнения принятых решений. Внедрение управленческого учета, действенного коммерческого расчета, соблюдение режима экономии требуют повседневного анализа затрат и непроизводственных расходов и потерь по статьям и элементам. Принятие тактических управленческих решений делает необходимым постоянный анализ различных вариантов экономических параметров. Выбор наилучшего варианта хозяйственного развития неразрывно связан с текущим и прогнозным экономическим анализом и основывается на экономико-математическом моделировании, системном анализе эффективности.
Без анализа влияния на экономику организации внешней и внутренней среды, состояния рынка, покупателей и потребителей продукции, конкурентной обстановки, рыночных цен, конечных финансовых результатов невозможны разработка маркетинговых программ и контроль за их исполнением.
Экономический анализ и его составная часть - финансовый анализ - являются неотъемлемой частью разработки практически всех видов бизнес-планов и существенными элементами управления финансами в целом. Практически все пользователи финансовой отчетности прибегают к методам финансового анализа для принятия оптимальных решений.
Анализ является связующим звеном между функциями сбора и обработки информации и функциями принятия решений. Аналитическое обеспечение принимаемых вариантов решений отличает экономический анализ от других функциональных экономических наук. Задача анализа состоит в том, чтобы из различного рода данных, подчас разрозненных, отражающих отдельные явления и факты, составить общую, целостную картину процесса, выявить присущие ему тенденции и закономерности и принять по возможности наиболее правильное решение.
одержанием экономического анализа является глубокое и всестороннее изучение экономиче-ской информации о функционировании анализируемого субъекта хозяйствования с целью принятия оптимальных управленческих решений по обеспечению выполнения производственных программ предприятия, оценки уровня их выполнения, выяснения слабых мест и внутрихозяйственных резер-вов.
Анализ должен представлять собой комплексное исследование действия внешних и внутрен-них, рыночных и производственных факторов на количество и качество производимой предприятием продукции, финансовые показатели работы предприятия и указывать возможные перспективы раз-вития дальнейшей производственной деятельности предприятия в выбранной области хо-зяйствования. Основная цель проведения анализа - повышение эффективности функционирования хозяйствующих субъектов и поиск резервов такого повышения. Для достижения этой цели прово-дятся: оценка результатов работы за прошедшие периоды; разработка процедур оперативного кон-троля за производственной деятельностью; выработка мер по предупреждению негативных явлений в деятельности предприятия и в его финансовых результатах; вскрытие резервов повышения результа-тивности деятельности; разработка обоснованных планов и нормативов.
В процессе достижения основной цели анализа решаются следующие задачи: ™ изучение характера действия экономических законов, установление закономерностей и тен-денций экономических явлений и процессов в конкретных условиях; ™ повышение научно-экономической обоснованности бизнес-планов и нормативов. Оно достигается в первую очередь осуществлением обстоятельного ретроспективного (текущего) анализа хозяйственной деятельности. Построение временных рядов за значительный период позволяет устано-вить определенные экономические закономерности в хозяйственном развитии. Далее выделяются ос-новные факторы, которые оказывали в прошлом и могут оказывать в будущем существенное влия-ние на хозяйственную деятельность данного предприятия. Особое внимание обращается наанализ хозяйственной деятельности за текущий период, который является в то же время и предплановым.
Выводы ретроспективного анализа совмещаются с текущими наблюдениями и в обобщенном виде используются в плановых расчетах; объективное и всестороннее изучение выполнения установленных планов и соблюдениянормативов по количеству, структуре и качеству продукции. Анализ проводится не только с целью констатации фактов и оценки достигнутых результатов, но и с целью выявления недостатков, ошибок и оперативного воздействия на процесс производства; ™ поиск резервов повышения эффективности производства на основе изучения передового опы-та и достижений науки и практики; ™ определение экономической эффективности использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Объективная оценка деятельности предприятия поощряет рост производства, повышение его эффективности, и наоборот; ™ прогнозирование результатов хозяйствования; исследование комм сравнительный анализ маркетинговых мероприятий; подготовка аналитических материа-лов для выбора оптимальных управленческих решений, связанных с корректировкой текущей дея-тельности и разработкой стратегических планов.
В конкретных условиях могут ставиться и другие локальные цели, которые будут опреде-лять содержание процедур анализа финансово-хозяйственной деятельности. Таким образом, общее содержание аналитических процедур определяется как спецификой работы предприятия, так и вы-бранным видом анализа (проблемно-ориентированный, перспективный, оперативный и т.д.).
Содержательная сторона анализа включает следующие элементы (процедуры): постановка конкретных задач анализа; установление причинно-следственных связей; определение показателей и методов их оценки; выявление и оценка факторов, влияющих на результаты, отбор наиболее существен-ных; выработка путей устранения влияния отрицательных факторов и стимулирование по-ложительных
Совершенствование экономического анализа предполагает постановку новых задач, которые необходимо решать новые методами. В современной практике хозяйствования широко распространены следующие направления развития экономического анализа:
1. Ситуационный анализ предполагает соответствие повседневным запросам управления, анализ спроса и предложения, учет инфляции и конкуренции на рынке, при этом необходимо использовать оперативный, финансовый план, баланс платежеспособности, оценку риска.
2. Маркетинговый анализ предполагает ориентацию предприятия на рыночный спрос, создание новой продукции для новых ниж на рынке. Этот вид анализа предполагает разработку методов маркетингового прогнозного анализа, бизнес планирования, а также применение эвристических и других методов.
3. Институциональный анализ. В нем исследуется роль социальных институтов в экономическом развитии. Институциональный анализ инвестиционных проектов имеет своей целью оценку организационной, правовой, административной и политической обстановки в рамках которой проект реализуется и эксплуатируется. В целом институционный анализ выполняет следующие задачи:
– Выявление и описание условий в рамках которых осуществляется проект
– Оценка слабых и сильных сторон участвующих в процессе организации в отношении их материальных, управленческих, административных возможностей
– Оценка влияния законов, политических факторов и других условий на осуществление и эксплуатацию проекта (в вопросах цены, оплаты труда, субсидий и другое).
На ряду с этими направлениями разработке также подлежат инновационный анализ, оценка и анализ рисков хозяйственной деятельности, оценка и анализ денежных потоков, управленческий анализ в отдельных отраслях рыночной экономики.
Экономический анализ – это прежде всего факторный анализ. Под факторным анализом понимается постепенный переход от исходной факторной системы к конечной факторной системе, раскрытие полного набора прямых, количественно измеримых факторов, оказывающих влияние на изменение результативного показателя.
Метод – это способ подхода к изучению реальной действительности, способ исследования природы и общества. Совокупность приемов и способов, которые применяются при изучении хозяйственных процессов, составляет методику экономического анализа.
На каждом этапе применяются определенные аналитические приемы и способы. Так, при первичной обработке информации используются методы группировки показателей, сравнение, графическое представление анализируемой информации, расчет относительных и средних величин. Изучение состояния и закономерностей развития исследуемых объектов осуществляется с помощью статистических методов анализа рядов динамики.
Научный подход позволяет выделить 3 группы методов:
1. Общеэкономические (сравнение, графический, балансовой увязки, цепных подстановок, арифметических разниц, логарифмический);
2. Статистические (средних и относительных величин, обработки рядов динамики, индексный, корреляционный, дисперсионный анализ);
3. Математические (матричные, теория межотраслевого баланса, теория производственных функций, линейное и нелинейное программирование, теория графов, игр).
По характеру взаимосвязи различают методы детерминированного и стохастического факторного анализа.
Функционально-детерминированная связь – связь, при которой каждому значению факторного признака соответствует вполне определенное неслучайное значение результативного признака.
Стохастическая (вероятностная) связь – связь, при которой каждому значению факторного признака соответствует множество значений результативного признака.
Соответственно типу связи аналитические приемы делятся на:
1. Методы детерминированного факторного анализа (цепные подстановки, способ относительных и абсолютных разниц, простое прибавление неразложимого остатка, взвешенных конечных разностей, логарифмический, интегральный, индексный, способ долевого участия);
2. Методы стохастического факторного анализа (корреляционный, дисперсионный, многомерный, кластерный).