Материальная ответственность в торговле

В торговле сосредоточено огромное количество товарно-материальных ценностей (товар, тара, денежные средства, основные фонды, малоценный инвентарь). Сохранность этих ценностей является одной из задач работников, осуществляющих продажу товаров.

Для обеспечения контроля за их сохранностью введена материальная ответственность, а лица, на которые она возлагается, называются материально-ответственными (директора магазинов, заведующие секциями, отделами, продавцы, контролёры-кассиры, работники складов, экспедиторы и другие лица, связанные с товарами и другими ценностями).

Материальная ответственностьзаключается в возмещении работниками розничного торгового предприятия ущерба, причинённого ими при исполнении своих трудовых обязанностей. Сущность мат.ответственности определена «Положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причинённый предприятию, учреждению, организации» и Гражданским кодексом РФ. Два основных вида материальной ответственности:

Полная материальная ответственность, предусмотренная действующим законодательством, возлагается на работников, которые имеют полный доступ к товарно-материальным ценностям по роду своей работы. На предприятиях торговли мат.ответственность в полном размере возлагается на материально-ответственных лиц, которые получают под отчёт товарно-материальные ценности, вследствие чего они обязаны обеспечить их полную сохранность, в случае недостачи или порчи ценностей возместить их стоимость.

Возложение полной мат.ответственности на работников оформляется договором о материальной ответственности, который заключается в письменном виде.

Ограниченная материальная ответственность возлагается на работников не являющимися материально-ответственными лицами, по возмещению стоимости причинённого ущерба, но ограниченному суммой, определённой действующим законодательством в пределах заработной платы работника.

Инвентаризация – это установление на определённый момент времени фактического наличия средств и их источников, фактически произведённых затрат и т.п. путём пересчёта проверяемых объектов в натуре (т.е. снятия остатков) или путём проверки учётных записей.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в торговом предприятии всегда проводится по месту нахождения материально ответственного лица.

Инвентаризация может быть плановой и внеплановой. Как правило, плановая инвентаризация проводится 2 раза в течение календарного года. Решение о внеплановой инвентаризации принимается на основании изучения ситуации, сложившейся на конкретный момент.

Возможно проведение сплошной или выборочной инвентаризации как в целом по предприятию, так и по отдельным показателям, местам хранения, по каким-либо товарным группам или поставщикам.

В любом случае решение о проведении инвентаризации оформляется приказам руководства предприятия с указанием конкретных причин инвентаризации: уточнения фактического наличия товара, смена материально-ответственных лиц, уточнение запасов товаров по товарной группе и т.д.

Для проведения инвентаризации создаётся постоянно действующая или рабочая инвентаризационная комиссия, в состав которой входят представители администрации предприятия, представители бухгалтерии, материально ответственное (ые) лицо (а). Создание комиссии и её состав оформляются приказом, в котором указываются также сроки проведения инвентаризации и предоставления обобщённых данных в бухгалтерию, в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утверждёнными Минфина РФ № 49 от 13.06.95.

Результаты инвентаризации оформляются в актах инвентаризации или инвентаризационных описях, сличительных ведомостях. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации.

1. Назовите основные требования, предъявляемые к учёту.

2. Какие измерители используются в учёте? Приведите примеры.

3. Охарактеризуйте виды учёта, применяемые в торговле.

4. Какие виды материальной ответственности вы знаете? Чем они различаются?

Понятие о документах.

Основным принципом учёта является документирование. Хозяйственная деятельность торговых предприятий и организаций складывается из большого количества различных по содержанию финансово-хозяйственных операций, которые и отражаются в различных документах.

В торговые предприятия ежедневно поступает масса товаров, тары, огромное количество денежных средств; идёт непрерывный процесс реализации товаров, совершаются уценки, переоценки материальных ценностей и буквально каждый шаг, каждая операция, каждое действие или явление отражается в определённом документе.

Документ от латинского documentum – означает способ доказательства чего-либо.

Документирование осуществляется на основании первичных документов: товарно-транспортных накладных, счетов, счетов-фактур, внутренних накладных и т.д. Именно первичные документы являются основанием для регистрации финансово-хозяйственных операций в учёте, обосновывают его правильность и придают юридическую силу.

Документ – это письменное свидетельство совершения какого-либо действия либо права на его совершение. Документ – это единственное законное основание для записей в учёте, для осуществления бухгалтерского учёта.

Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и заполнятся в момент совершения операции, а если это невозможно, то по окончании операции.

Существуют особые требования по заполнению документов: они должны быть оформлены надлежащим образом, содержать исчерпывающие сведения о совершении того или иного действия, той или иной операции. Основными требованиями являются:

· Своевременность заполнения;

· Реальность и достоверность записей.

Соответствие этим требованиям позволяет вести полный и качественный учёт на торговом предприятии, контролировать сохранность товарно-материальных ценностей. Своевременность и правильно заполненные документы позволяют проверить:

- правильность совершения операции;

- надлежащее исполнение приказов, постановлений, инструкций, соблюдение действующего законодательства;

- выполнение основных планово-финансовых показателей на предприятии.

Для учёта отличительных особенностей и порядка использования отдельных видов документов их группируют по определённым признакам. Такая группировка называется классификацией:

1. По назначению:

Распорядительные – документы, содержащие распоряжение на выполнение какой-либо хозяйственной операции. К ним относят доверенности, чеки, распоряжения на отпуск товарно-материальных ценностей, приказы, наряды. Они не служат основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте, но имеют большое значение для предварительного контроля за правильностью их выполнения.

Исполнительные – документы, подтверждающие факты совершения хозяйственных операций. Они служат основанием для счётных записей. Это отчёты материально-ответственных лиц с приложенными к ним первичными документами, акты, платёжные ведомости, приходные и расходные накладные, счета и другие документы, удостоверяющие совершение хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления составляют счётные работники. К таким документам относят расчёты амортизации и износа основных средств, расчёты по распределению прибылей, расчёты распределения заработка бригады между её членами и др. Составляются на основе распорядительных и исполнительных документов.

Комбинированные – документы, которые содержат признаки различных по назначению документов. Это приходные и расходные кассовые ордера, лимитные карты на отпуск материалов в производство и др. Использование комбинированных документов в учёте сокращает количество первичных документов и ускоряет учётный процесс.

2. По объёму содержания:

Первичными называют документы, непосредственно регистрирующие хозяйственные операции. Например, приходные и расходные накладные, приходные и расходные ордера, счета-фактуры, акты, препроводительные ведомости и т.п.

Сводными называются документы, группирующие и обобщающие показатели первичных документов. Такими документами могут быть кассовый отчёт, составленный на основании приходных и расходных документов; товарный отчёт, отражающий приходные и расходные товарные и денежные первичные документы. Сводные документы, объединяя несколько первичных документов, уменьшают количество записей в учёте.

3. По месту составления:

Внутренние – документы, составленные на том предприятии, где их используют для учёта хозяйственных операций. К внутренним документам относят, требования на отпуск материалов со склада в производство, приходные и расходные кассовые ордера, платёжные ведомости, платёжные поручения и т.д.

Внешними называют документы, поступившие от других предприятий. Это квитанции банка о приёме денег, почтовые квитанции, счета поставщиков и др.

1. Какие существуют требования по заполнению документов?

2. Что такое классификация документов?

3. Как подразделяются документы по назначению?

Тема: Бухгалтерские документы, их назначение и правила составления

Бухгалтерский документ – это письменное свидетельство факта совершения хозяйственной операции. Документы нужно составлять своевременно, в момент совершения хозяйственных операций. Записи в документах необходимо делать шариковой ручкой или при помощи пишущих машин. Показатели, характеризующие содержание операции, называются реквизитами.

Документы имеют юридическую силу только при наличии обязательных реквизитов.

В каждом правильно оформленном документе должны быть следующие реквизиты:

· наименование документа (формы), код;

· дата составления и номер документа;

· наименование и адрес предприятия;

· краткое содержание хозяйственной операции;

· наименование должностных лиц, ответственных за совершение хоз. операции и правильность её оформления;

· количество, цена, сумма, личные подписи указанных лиц.

В документах не допускаются помарки, подчистки, неоговоренные исправления.

Ошибки исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или сумма, надписывается исправленный текст или сумма. Пишется надпись: «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, дата исправления.

Документы, составленные с нарушением установленных правил, юридической силы не имеют.

Тема: Проверка, утверждение и хранение документов

Документы, составленные на торговых предприятиях должны сдаваться в бухгалтерию в установленные сроки.

Поступившие в бухгалтерию документы проверяют:

- арифметически – с точки зрения правильности оформления

- по существу – произведенных хозяйственных операций

При проверке по существу устанавливают законность и хозяйственную целесообразность произведенных операций.

Арифметическаяпроверка заключается в том, чтобы правильно были подсчитаны итоговые данные каждого наименования и в целом по итогу.

В отчетах проверяют правильность перенесения остатков товаров и тары на начало отчетного периода, правильность подсчета итогов по приходу и расходу. Правильность выведения остатков тов-мат. ценностей на конец отчетного периода, количества указанных документов по приходу и расходу. Проверяют наличие и достоверность подписей материально ответственных лиц, соблюдение правил исправлений ошибок.

После проверки документов в бухгалтерии их передают на утверждение руководителю, утвержденные документы возвращаются в бухгалтерию для дальнейшей обработки и хранения. Бухгалтерские документы должны храниться в специальных помещениях или шкафах под ответственностью главного бухгалтера.

Все первичные документы до сдачи их в бухгалтерию должны храниться в магазине, в несгораемом ящике или шкафу под ответственностью зав магазином.

Тема: Документальное оформление поступления товаров и тары на розничные торговые предприятия.

Товары на розничные торговые предприятия поступают от государства, оптовых баз (поставщиков) и сопровождаются документами, предусмотренными договорами поставки и правилами перевозки грузов. Которые удостоверяют качество, количество, цену и сумму товаров и тары. Сопроводительные документы имеют важное значение для обеспечения сохранности товароматериальных ценностей, к сопроводительным документам относятся:

-товарно-транспортная накладная (при доставке автомобилем)(железнодорожная накладная, водным путём – коносамент);

-товарная накладная (форма №ТОРГ-12);

-счёт-фактура ( на сумму НДС, относящегося к товарам)

- отвесы; - липные карты; - упаковочные ярлыки и др.

При централизованной доставке существует 2 способа оформления документов, когда выписывается товаротранспортная накладная, счет – фактура и товаротранспортная накладная.

На каждый магазин выписывается счет фактура в 4-х экземплярах и упаковочные ярлыки поставщика. Приемка товаров и тары производиться по количеству и качеству на основании сопроводительных документов. Зав магазином проверяет соответствие товаров и тары счету – фактуре, а затем расписывается в получении их по количеству и качеству, во всех экземплярах документов.

Один экземпляр счет – фактуры оставляет у себя, а два передает лицу осуществляющий централизованную доставку.

Отпуск товаров из одного розничного предприятия в другое производиться по расходным накладным, только по письменному распоряжению руководителя.

Тема: Документальное оформление продажи товаров розничными торговыми предприятиями

Товары из розничных торговых предприятий продают в основном населению за наличный расчет. В небольших магазинах деньги за проданные товары получают продавцы. В более крупных, расчеты с покупателями производят кассиры, а продавцы по чекам отпускают товар. Торговая выручка от продажи товаров должны поступать в отделение госбанка, в кассу правления через отделение связи.

Оформление сдачи товарной выручки в кассу госбанка.

Перед сдачей товарной выручки зав магазином подбирают деньги по купюрам, пересчитывают их и на общую сумму заполняют «объявление на взнос наличными» по установленной форме. Деньги принимает кассир госбанка по фактическому пересчету в присутствии сдающего, и на принятую сумму выдает квитанцию, подписанную бухгалтером и кассиром госбанка, подтверждают, заверяют печатями госбанка.

Оформление расхода денег из выручки.

Торговым предприятиям могут расходовать деньги из товарной выручки на определенные цели, разрешенные правлением. Из торговой выручки разрешается выдавать:

- заработную плату работникам торговли. Оправдательным документом будет служить расчетно-платежная ведомость.

- закупать для населения сельскохозяйственные продукты расход денег оформляется закупочными ведомостями или квитанциями.

Все оплаченные документы записывают в товарно-денежный отчет и вместе с отчетом сдают в бухгалтерию. Сумма произведенных расходов из товарной выручки включается в розничный товарный оборот.

Тема: Особенности документального оформления продажи товаров в кредит

Товары длительного пользования могут продаваться гражданам розничными предприятиями в кредит. Отпуск покупателям приобретаемых в кредит товаров производиться при оплате не менее 25% их стоимости, остальная часть стоимости оплачивается покупателями в срок от 6 месяцев до 3-х лет. При продаже товаров в кредит с покупателей в пользу торговых предприятий взимается 2% суммы представленного кредита. На проданные в кредит товары зав магазином заполняют получение – обязательство в 2-х экземпляров.

Торговые предприятия при продаже гражданам товаров в кредит включают в отчет о розничном товарном обороте полную стоимость проданных товаров. Денежные суммы, полученные от покупателей, указываются в отчете о розничном товарообороте отдельной строкой.

Тема: Документальное оформление и учет товарных потерь

Товарные потери бывают 2 видов, в пределах норм есть убыли:

- Нормируемые (брак, порча, лом)

- Естественные (усушка, раскрошка, утечка, разлив)

Естественная убыльсписывают только после инвентаризации товаров на основе соответствующего расчета. Недостачу товаров в пределах норм убыли списывают по ценам, по которым товары были оприходованы.

Ненормируемыепотери возникают в результате бесхозяйственного, небрежного обращения с товарами, несоблюдения условий и сроков хранения. О наличии испорченных и залежалых товаров зав магазином должен немедленно сообщить в правление потребительского общества. Продовольственные товары направляют на промышленную переработку или на корм скоту. Совершенно непригодные к использованию товары уничтожают в присутствии комиссии, составляют акт.

Тема: Документальное оформление поступления и возврата тары

Товары поступают в основном в таре. Цену на тару определяют по ценам, указанным в прейскурантах, либо по ценам возможной реализации ее на месте. Если от поставщиков поступает бесплатная тара, то ее приходуют на основании акта. Мешки подлежат учету в зависимости от качества и материала, из которого они изготовлены. Сдачу порожней тары на склад оформляют выпиской товаротранспортной накладной.

Тема: Порядок составления отчетов

Материально ответственные лица должны предоставлять в бухгалтерию: товарно-денежные отчеты в месте с документальными не реже 4-х раз в месяц.

- с 1по7

- с 8 по15

- с 16 по 23

- с 24-30-31

Товарно-денежные отчеты составляются в двух экземплярах (под копирку), первый экземпляр вместе с первичными документами возвращается в бухгалтерию, второй после проверки возвращается бухгалтерией материально ответственному лицу.

Товарно-денежные отчеты нумеруются с начала и до конца года с первого номера. На лицевой стороне товарно-денежного отчета в начале отчетного периода материально ответственное лицо заполняет следующие реквизиты:

- наименование и номер предприятия

- Ф. И. О.

- номер товарно-денежного отчета и дату

В левой стороне отчета пишется месячный план товарооборота, товарооборот с начала месяца до конца отчетного периода. Далее показываем остатки товаров, и тары на начало отчетного периода. Документы по приходу товаров и тары записывают в верхних строках лицевой стороны отчета, по расходу в нижних строках.

Каждый документ записывают в товарно-денежный отчет отдельной строкой, раздельно по товарам и таре в суммовом выражении. Суммы, израсходованные на закупку сельхозпродуктов и сырья, записывают одной строкой на основании реестров.

Сдача торговой выручки записывается по каждой квитанции.

В графах «документ, дата, номер», записывают дату и номер документа, на основании которого произведена запись товарно-денежный отчет.

В графе от кого получено, кому отпущено записывают наименование организации от кого поступили или кому отпущены товары и куда сдана торговая выручка. Когда все документы будут включены в приходной части и в расходной товарно-денежного отчета подсчитывают итоги отдельно по товару и таре, по приходу и расходу и выводится их остаток на конец отчетного периода.

По формуле: О1(остаток на начало периода)

+П (приход)

- Р (расход)

О2 (остаток на конец отчетного периода)

Материально ответственное лицо записывает количество документов по приходу и расходу приложенных к товарно-денежному отчету и подпись.

Контрольные вопросы:

1. Какие реквизиты должны содержать правильно оформленные документы?

2. Как проверяют поступившие в бухгалтерию документы?

3. Как должны храниться первичные документы до сдачи в бухгалтерию?

4. Сколько экземпляров счёт фактуры выписывается на каждый магазин?

5. Как оформляется сдача товарной выручки в кассу?

6. Как оформлять расход денег из выручки?