Логистика переезда в новое помещение
Переезд офиса станет головной болью не только для офис-менеджера, но и для владельцев бизнеса, менеджмента, для всех сотрудников, если не поручить его исполнение профессиональной мувинговой фирме, которая возьмет на себя хлопоты по организации и проведению переезда.
Но количество специализированных фирм, способных передислоцировать крупный офис, невелико.
Хорошая компания должна иметь как минимум пятилетний стаж перевозки именно крупных объектов и наличие рекомендаций от солидных клиентов. Нужно, чтобы сотрудники были штатными и их было достаточно для перебазирования 700-1000 рабочих мест.
На сегодня основная масса таких фирм сформированы из бригады грузчиков и водителей. Их опыт ограничивается сотрудничеством с несколькими небольшими конторами. Если ваша компания хочет переехать оперативно, без путаницы в вещах и документах и без потерь, следует найти перевозчика (мувера), гарантирующего высокий уровень сервиса. Профессиональная фирма обязательно разместит на сайте список клиентов и партнеров, рекомендательные письма, ведь это повышает ее авторитет.
Следует поинтересоваться количеством сотрудников, спектром упаковочных материалов и структурой маркировки. Для перевозки крупного офиса важны системная организация, четкий алгоритм и неукоснительный порядок работы. Менеджер перевозчика должен подробно рассказать, как они будут маркировать предметы и перевозить архив. Серьезные фирмы стараются использовать собственные специально подготовленные машины и имеют отработанную систему переброски большого количества вещей.
За одну-две недели до дня переезда необходимо обсудить вопросы подготовки и проведения работы. Менеджер мувинговой фирмы должен учесть условия переезда, объем груза и сообщить клиенту точную стоимость услуг. Профессионалы учитывают день переезда, количество вещей и мебели, нынешний и будущий этажи офиса, наличие лифтов, ширину лестничных пролетов и дверей, план расстановки на новом месте, схему передвижения сотрудников. Необходимо точно рассчитать количество персонала, упаковочного материала, число машин, подобрать систему маркировки, оговорить план расстановки на новом месте. После этого заключают договор. В офис заказчика заранее доставляют коробки для вещей и наклейки с именами (если кто-то пожелает упаковать свое имущество самостоятельно).
За несколько дней до дня переезда заказчик получает список сотрудников перевозчика. В день переезда в определенный час приходит машина с упаковочным материалом, и приезжают муверы. Они разбирают и упаковывают мебель, пакуют и маркируют компьютеры, оргтехнику и документацию, демонтируют встроенные шкафы, карнизы, жалюзи, защищают полы, дверные косяки и лифты, грузят мебель и коробки в машины.
На новом месте процесс повторяется в обратном направлении: разгрузка, сборка мебели, расстановка, размещение вещей и документов.
Перевозчики отвечают за риски, связанные с неисправным лифтом и пробками на дороге, проблемы с неразборной мебелью и громоздкими сейфами; они готовы решать нестандартные задачи, привлекать промышленных альпинистов или подъемный кран. Заранее рассчитывают количество людей и обязанности каждого. По завершении переезда обязательно оформляют Акт приема-передачи.
Еще один важный момент – размещение имущества на новом месте, особенно если несколько частей компании съезжаются в одно здание либо, наоборот, разъезжаются.
Цена переезда складывается из затрат на упаковочный материал, транспорт и стоимости труда грузчиков. В российских компаниях цены ниже, чем в западных, в основном за счет меньших расходов на упаковку, произведенную на территории России[23].
Офис-менеджеру до переезда важно организовать перевод телефонных номеров или установить автоответчики, сообщающие новые номера телефонов и факсов, – рекомендуется установить срок действия автоответчиков не менее 3 месяцев. Услуга предоставляется провайдерами телефонной связи за дополнительную плату.
Заранее сообщите новые адреса и телефоны всем нужным вам организациям.
Можно установить просто переадресацию звонков, но в этом случае абоненты не будут оповещены об изменениях и позже вновь столкнутся с проблемой связи с вашим офисом.
Лучше всего нанять для переезда профессиональную компанию-перевозчика, в этом случае вам необходимо только:
- на новом плане офиса провести нумерацию каждого рабочего места, причем при наличии разных этажей номер этажа включают в нумерацию, например 2 – 17 (2-й этаж, место 17), если на каждом этаже несколько комнат, то 3 – 302 – 07 (3-й этаж, комната 302, место 07);
- составить список сотрудников с указанием присвоенного номера;
- вызвать сервисного инженера для отключения телефонной станции и подключения ее в новом офисе;
- сообщить перевозчикам время готовности вещей к перевозке и время подачи автомобилей.
Схема работы с профессиональными перевозчиками выглядит так:
1) вызываете эксперта;
2) сообщаете даты переезда;
3) первый адрес – откуда переезжаете;
4) второй адрес – куда переезжаете;
5) показываете старый офис и оговариваете предметы мебели, офисную технику, цветы, предназначенные к перевозке;
6) вместе посещаете новый офис и предоставляете его план.
Эксперт перевозчика оценивает общий и дополнительный объемы (в том числе содержимое шкафов, документы, личные вещи сотрудников и т. д.), удаленность нового офиса и другую специфику; исходя из этого, позже делает вам ценовое предложение.
Опытные профессиональные перевозчики уже на стадии предварительных переговоров при первичном посещении офиса визуально оценивают объем и могут ориентировочно сказать, сколько упаковочных коробок потребуется. Как правило, это специализированные короба из прочного картона с ручками, рассчитанные на то, чтобы при максимальной загрузке их мог поднять один человек и погрузить на тележку. За пару дней до переезда представители компании-перевозчика сами доставят вам эти короба. Не рекомендуется заниматься приобретением каких-то других коробок самостоятельно – они могут оказаться непрочными, слишком большими, а соответственно слишком тяжелыми, плохо закрываться, не иметь удобных для переноски ручек. Все это значительно затруднит процесс переезда, может вызвать потерю или порчу каких-то документов, вещей – коробка может элементарно порваться;
7) за несколько дней до переезда:
- оформляете все необходимые документы для выноса оборудования из старого офиса (разрешение на вынос – для охраны здания);
- оформляете соответствующее разрешение на въезд грузовых автомобилей на старую территорию;
- оформляете соответствующее разрешение на въезд грузовых автомобилей на новую территорию;
- согласовываете вопросы доступа в здание сотрудников компании-перевозчика (в вашем сопровождении, разумеется), доступность грузовых лифтов, возможность использования тележек перевозчика или предоставляете свои (зависит от напольного покрытия).
Упаковкой мебели и техники перевозчики занимаются самостоятельно. Упаковку документов из шкафов по желанию заказчика перевозчики тоже могут осуществить сами.
Переезд всегда планируют на конец недели и выходные дни. В пятницу – вы сообщаете сотрудникам вашей компании их упаковочный номер (номер рабочего места), и они упаковывают свои личные вещи, отключают от сети технику, клеят стакеры с номерами на коробки или просто пишут упаковочный номер. Суббота – обычный день для переезда. Воскресенье – рабочий день на новом месте для вашей службы IT – наладка оборудования. В понедельник в новом офисе ваши сотрудники начинают процесс распаковки.
Подготовьте несколько списков сотрудников с указанием номеров их рабочих мест и несколько планов нового офиса с нанесенными номерами – в понедельник наверняка начнется некоторая неразбериха, связанная с поиском сотрудниками своих новых рабочих мест.
Сдача прежнего офиса
При переезде в новый офис всегда встает задача сдачи предыдущего офисного помещения арендодателю.
Надо отметить, что независимо от того, снимаете вы квартиру или офис, позиция арендодателя всегда одинакова – он желает, чтобы помещение осталось в идеальном состоянии и у него не возникало дополнительных расходов по сдаче помещения другому арендатору. При этом часто возникает спор – что считать естественным износом помещения, а что – нанесенным ущербом, устранение которого необходимо оплатить. При этом арендодатель часто пытается найти максимум изъянов при сдаче-приемке помещения. Будьте готовы к переговорам, продумайте заранее, какие претензии может предъявить арендодатель, попробуйте посмотреть на все его глазами. Не забывайте о вопросе отделимых и неотделимых улучшений, которые вы, возможно, проводили полностью за свой счет.
Глава 5. Учет и контроль
Планирование и бюджетирование
Одной из основных обязанностей офис-менеджера является формирование бюджета на административные накладные расходы и хозяйственные расходы по всей фирме и контроль его исполнения. План мероприятий и соответствующий бюджет финансирования формируются на год с разбивкой по полугодиям и месяцам.
При формировании плана мероприятий и бюджета используют данные технических осмотров, заявки от подразделений, данные за предыдущие периоды, планы мероприятий по подразделениям и т. д.
Необходимо заранее просмотреть данные о расчетном сроке службы офисной техники, возможно, в проекте бюджета, предлагаемого на рассмотрение, потребуется предусмотреть покупку какого-то офисного оборудования. При формировании бюджета на следующий финансовый год рекомендуют заложить полную рассчитанную сумму планируемых затрат и еще 10%.
Организация планирования и бюджетирования должна давать возможность постоянного наблюдения за расходами.
Обязанность офис-менеджера – придерживаться составленной сметы, не превышать расходов, искать возможности минимизации расходов.
Текущие задачи
Повседневные задачи офис-менеджера в тесном взаимодействии с бухгалтерией: проверка счетов, ведение графика платежей по регулярным поставкам или услугам, контроль своевременности оплаты.
К регулярным платежам относятся:
- платежи за поставки расходных материалов, канцтоваров, воды;
- платежи за услуги клининговой компании;
- платежи за услуги связи (аренду телефонных линий, услуги сотового оператора);
- платежи за аренду помещения и связанные с ней расходы;
- оплата транспортных расходов;
- оплата счетов на билеты командированным;
- оплата счетов на проживание командированных в гостиницах и т. п.
Учет материальных средств осуществляет бухгалтерия. При приобретении, к примеру, новой техники или мебели офис-менеджер передает все документы в бухгалтерию и сообщает все необходимые данные для постановки на учет нового материального средства. Инвентарные номера присваивает бухгалтерия, обязанностью офис-менеджера является осуществление маркировки поставленного на учет средства.
Вопросы снижения расходов и в ряде случаев – разнесения расходов по проектам всегда являются актуальными.
Учет расходов на изготовление копий документов с целью экономии и разнесения расходов по разным проектам (или клиентам) в западных компаниях ведется путем применения моделей копировальных аппаратов, оснащенных электронным аудитроном.
Как правило, это достаточно дорогие высокопроизводительные аппараты, встроенные электронные аудитроны которых могут вести, к примеру, порядка 300 счетов в стандартной комплектации, но дополнительный расширенный аудитрон может позволять довести общее количество счетов до 2000.
В компаниях, предоставляющих услуги клиентам, например в консалтинговых фирмах, применение копировальных машин с аудитроном распространено очень широко. Прежде чем начать копирование, сотрудник должен ввести номер проекта или клиента, для которого делается копия, машина сама подсчитывает количество копий, и информация передается в бухгалтерию. Стоимость копий позже включается в счет клиента, которому оказывалась услуга. Без ввода номера аппарат работать не будет. Если сотруднику необходимо сделать копию для себя лично, он вводит присвоенный ему личный код. На усмотрение руководства стоимость копий, сделанных для себя лично, может быть предъявлена к оплате сотруднику в конце месяца или "подарена" ему, т. е. не взыскана. Ряд компаний таким образом снижают количество бесплатных копий.
Для учета расходов на телефонные переговоры при применении офисных телефонных станций вводится кодирование звонков, когда сотрудник не может сделать ни одного звонка, предусматривающего последующую оплату, без введения соответствующего кода. Внутренним абонентам могут быть назначены индивидуальные номера счетов с целью проверки их затрат на телефонные переговоры. Абоненту может быть запрещено выполнять внешние вызовы без ввода номера счета. В этом случае каждому абоненту назначается режим ввода номера счета. Режим устанавливается вышестоящим менеджером. Может быть, к примеру, запрещен доступ к междугородной или международной связи. Протокол работы УАТС записывает информацию о вызове – дату, время, внутренний номер, набранный номер, продолжительность разговора и т. д., затем создается отчет о затратах на переговоры.
Для небольших компаний, в целях снижения затрат на международные и междугородные разговоры и соединения или для личных нужд, можно использовать специальные телефонные карты.
Одним из способов минимизации расходов в части снабжения офиса является регулярный – 1 раз в 6 месяцев мониторинг рынка на предмет выявления новых товаров с теми же потребительскими свойствами, но других, ранее неизвестных производителей, или поиск новых поставщиков.
О бухгалтерском учете
Офис-менеджеру необходимо знать основные положения и требования бухгалтерского учета, чтобы не совершать ошибок, приводящих к убыткам или штрафным санкциям. Объектами сплошного, непрерывного и документального бухгалтерского учета являются имущество предприятий, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности[24].
Большое значение для правильной организации бухгалтерского учета имеет применение учетных измерителей, при помощи которых выявляются объем, количество, время и прочие показатели хозяйственной деятельности. Их три: натуральные, трудовые и денежные.
Натуральные измерители необходимы при учете материальных ценностей, основных средств, готовой продукции. Единицами измерения могут быть: килограмм, метр, штука, квадратный метр и др. С помощью натуральных измерителей производится контроль сохранности собственности, объема процесса заготовления, производства и реализации продукции.
Трудовые измерители позволяют измерить затраченное время и труд. Для этого существуют следующие единицы измерения: минута, час, день, месяц и т. п. На их основе рассчитывается производительность труда и начисляется заработная плата.
Денежный измеритель – универсальный, обобщающий и выражается в рублях и копейках. Таким образом суммируются произведенные затраты (расходы) предприятия, ранее выраженные в трудовых и натуральных измерителях.
В бухгалтерском учете учитываются объекты, обеспечивающие хозяйственную деятельность, и объекты, составляющие хозяйственную деятельность. К первой группе относятся хозяйственные средства и их источники, ко второй – хозяйственные процессы и их результаты.
Хозяйственные средства предприятия состоят из следующих основных групп.
Основные средства – здания, машины, оборудование, транспортные средства и др. Они действуют и используются в хозяйственной деятельности длительное время, изнашиваются постепенно, что позволяет их стоимость включать в расходы производства продукции частями, по мере износа, через амортизационные отчисления.
Оборотные средства – сырье, материалы, топливо и др. – используются в одном производственном цикле, поэтому вся их стоимость сразу относится в затраты предприятия. В состав данной группы включаются готовая продукция и незавершенное производство.
Денежные средства – денежная наличность, находящаяся в кассе предприятия, а также свободные денежные средства в банке на его расчетном счете и прочих счетах, обеспечивающие возможность расчетов с рабочими и служащими по заработной плате, с бюджетом и с прочими кредиторами.
Средства в расчетах – задолженность различных организаций и лиц перед предприятием (суммы, выданные в подотчет, авансовые перечисления и др.).
Отвлеченные средства возникают в связи с получением и распределением дохода. Использованная часть дохода на целевые мероприятия и называется отвлеченными средствами.
Состав хозяйственных средств формируется за счет различных источников.
Собственные источники: уставный фонд, амортизационный фонд, фонд развития предприятия, страховой фонд, фонд оплаты труда и др.
Заемные, временно привлеченные источники: кредиты банка, задолженность поставщикам, задолженность работникам (невыплаченная заработная плата), задолженность бюджету, социальному страхованию и прочим организациям и лицам.
Хозяйственные процессы составляют процесс заготовления, производства и реализации. Они совершаются одновременно и состоят из отдельных хозяйственных операций.
Под хозяйственной операцией понимается каждый совершившийся в деятельности предприятия факт, оформленным документом.
Результатом процесса заготовления и производства милом быть экономия или перерасход, а процесса реализации – доход (прибыль) или убыток.
Совокупность способов и приемов, обеспечивающих бухгалтерскому учету контрольные функции, функции анализа и управления хозяйственной деятельностью предприятия, называется методом бухгалтерского учета. К элементам метода относятся следующие: документация, инвентаризация, счета, двойная запись, оценка, калькуляция, баланс и отчетность.
Основными задачами бухгалтерского учета являются:
- формирование полной и достоверной информации о деятельности предприятии и его имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества предприятия, а также внешним – инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении предприятием хозяйственных операции и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения его финансовой устойчивости.
В бухгалтерском учете используются следующие понятия:
1) синтетический учет – учет обобщенных данных бухгалтерского учета о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определенным экономическим признакам, который ведется на синтетических счетах бухгалтерского учета;
2) аналитический учет – учет, который ведется в лицевых, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учета, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах и о хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счета;
3) план счетов бухгалтерского учета – систематизированный перечень синтетических счетов бухгалтерского учета;
4) бухгалтерская отчетность – единая система данных об имущественном и финансовом положении предприятия и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.
Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и выполнением обязательств.
Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.
Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.
Бухгалтерский учет ведется предприятием непрерывно с момента его регистрации в качестве юридического лица до реорганизации или ликвидации в порядке, установленном законодательством.
Все хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.
Все хозяйственные операции, проводимые предприятием, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен
документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и де-
нежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель предприятия. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений. Главный бухгалтер или другое должностное лицо предприятия вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Расчетные операции осуществляются банками с банковских счетов предприятий в соответствии с Положением о безналичных расчетах[25]. Банк хранит денежные средства предприятий на их счетах, зачисляет поступающие на эти счета суммы, выполняет распоряжения предприятий об их перечислении и выдаче со счетов и о проведении других банковских операций, предусмотренных банковскими правилами и договором.
Допускается использование при безналичных расчетах:
- платежных поручений;
- чеков;
- аккредитивов;
- платежных требований-поручений.
Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются договором (соглашением, отдельными договоренностями). По согласованию между предприятиями могут проводиться зачеты взаимной задолженности, минуя банки. В этом случае в банк представляется поручение и чек на незачтенную сумму. Расчетные документы принимаются банком к исполнению при наличии подписей должностных лиц, имеющих право подписи для совершения расчетно-денежных операций по счетам в банке. Платежные поручения, платежные требования-поручения выписываются, как правило, с использованием технических средств в количестве экземпляров, необходимом для банка и всех участвующих в расчетах сторон.
Чеки выписываются от руки чернилами или шариковыми ручками. Помарки и подчистки в расчетных документах не допускаются. Списание средств со счета плательщика производится только на основании первого экземпляра расчетного документа (документа, переданного по телефаксу), если иное не оговорено указаниями Центрального банка РФ.
При расчетах платежным поручением банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести определенную денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом или в ином банке в срок, предусмотренный законом или устанавливаемый в соответствии с ним[26]. Плательщик представляет в банк поручение на бланке установленной формы. Поручения действительны в течение десяти дней со дня выписки. Поручения принимаются от плательщика к исполнению только при наличии средств на счете.
В расчетных документах на реализуемые товары (работы, услуги) сумма налога на добавленную стоимость указывается отдельной строкой.
При расчетах чеками владелец счета (чекодатель) дает письменное распоряжение плательщику (банку, выдавшему расчетные чеки) уплатить определенную сумму денег, указанную в чеке, получателю средств (чекодержателю). Чеки используются как физическими, так и юридическими лицами, являются платежным средством и могут применяться при расчетах во всех случаях, предусмотренных законом. Не допускаются расчеты чеками между физическими лицами. Чек имеет хождение только на территории Российской Федерации.
Банки производят списание средств со счета чекодателя на основании поступившего из расчетно-кассового центра реестра чеков. Сами чеки остаются на хранении в расчетно-кассовом центре. Их копии могут быть затребованы по мере необходимости. Банк обязан под расписку предупредить чекодателя об ответственности за утраченные или похищенные чеки.
Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации производятся всеми предприятиями, организациями, учреждениями, их филиалами и другими обособленными подразделениями с обязательным применением контрольно-кассовых машин[27]. В некоторых случаях предприятия могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ – в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения. Не применять ККМ в указанных случаях можно только при условии выдачи документов строгой отчетности, приравниваемых к чекам.
Хищения и потери
Основные средства, принятые на учет по сильно заниженной оценке, в дальнейшем могут быть списаны по несуществующим причинам на убыток или же на ответственное лицо, что влечет за собой хищения имущества предприятия. Либо объекты основных средств, списанные как негодные к эксплуатации, могут стать средством обогащения некоторых лиц. Во избежание этого рекомендуется на предприятии в обязательном порядке создать инвентаризационную комиссию, в обязанности которой кроме проведения инвентаризаций входит определение стоимости основных средств при их выбытии, ликвидации, целесообразности ликвидации. Необходимо подписывать акты приемки-передачи, ликвидации основных средств, предварительно ознакомившись с заключениями инвентаризационной комиссии по этому поводу или договорами на приемку, покупку, продажу данных объектов, а также осуществлять текущий контроль за данной областью учета, создать условия, определяющие невозможность хищений основных средств.
Во избежание хищений малоценных быстроизнашиваемых предметов (МБП), неправомерного списания их на производство непосредственно или за счет износа необходимо следить за нормами расхода, а также утверждать акты ликвидации после ознакомления с заключениями инвентаризационной комиссии.
В целях обеспечения сохранности МБП на предприятии должен быть организован контроль за их движением. Для этого используются карточки учета МБП, личные карточки учета спецодежды, спецобуви, в которых фиксируется их приобретение по некоторой стоимости, начисление износа, отнесение в подотчет ответственного лица, списание по какой-либо причине. Кроме того, списание МБП оформляется актом, подписываемым руководителем. Суммы в денежном выражении всех поступающих за какой-то период МБП должны быть равны суммарной стоимости отдельных МБП, отражаемых в карточках по их учету.
На складах бывают хищения товаров при распаковке и упаковке, хищения целых грузовых мест при доставке груза от перевозчика или перевозчику – эти способы создают видимость недостач, с которыми долго разбираются между собой поставщики и получатели. Возможны хищения товаров прямо из ячеек в расчете на то, что при большом количестве товаров в ячейке недостачу обнаружат нескоро.
Часто хищения возможны лишь при беспрепятственном выходе с территории склада. Поэтому при наличии риска хищений следует вводить личный досмотр сотрудников, проверку их сумок или автомобилей, однако эти меры необходимо закрепить соглашением с профсоюзной организацией или в коллективном договоре.
В большинстве случаев со склада ничего просто так не пропадает, для хищений нужен помощник, имеющий необходимые полномочия. Поэтому кроме подписи кладовщика на приходных и расходных документах должна быть подпись бухгалтера. Комплектовать заказы к отгрузке не должны сотрудники, занимающиеся приемкой товара.
Для противодействия хищениям обязательно документирование всех приобретаемых товаров и материалов, независимо от того, проходили они через склад или нет.
Во избежание хищений товаров рекомендуется внимательно относиться к списанию материалов и их денежной оценке. Контроль за движением материалов включает проверку сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (чеки, счета, акты-справки, накладные на внутреннее перемещение), приходных ордерах, карточках складского учета материалов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производство, на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в карточках (при соответствующих расходах) с суммами в документах на расход материалов (расходные накладные) либо же с суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выполнении работ. При утверждении данных отчетов следует помнить, что они являются основанием для списания материалов, поэтому необходима проверка соответствия их расхода действующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле учета материалов следует сверять количество материалов и их отражение в денежной оценке, соответствие цен.
Необходимо проводить периодические внезапные контрольные выборочные проверки соответствия запасов тех или иных товаров данным учета. Причем обязательно такие проверки должны проводить члены постоянной инвентаризационной комиссии, не работающие на складе.
Во избежание хищений материалов рекомендуется иметь в штате заведующего складом или кладовой, с которым заключить договор о материальной ответственности; он и будет осуществлять первоначальный контроль за движением материалов. Необходимо обеспечить условия по охране склада, а также внимательно относиться к списанию материалов (денежной оценке). Оперативному выявлению недостач в этой области учета способствуют внезапные инвентаризации.
Бухгалтер обязан проверять своевременность и полноту оприходования поступивших товаров, правильность их списания, а также правильность составления отчетов материально ответственными лицами.
Товар не должен покидать склад, если вместо него не остается документов о его передаче, подписанных выдавшим и получившим товар лицами.
Во время проверки отчетов материально ответственных лиц бухгалтер обязан установить:
- подлинность документов и правильность записей в отчете, сделанных на основании приложенных документов, а также соответствие даты документов периоду, за который представляется отчет;
- соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем отчете на конец отчетного периода;
- соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало отчетного периода фактическим остаткам в инвентаризационных описях на дату проведения инвентаризации;
- законность и обоснованность хозяйственных операций (прием, отпуск, списание товара и т. д.);
- наличие в документах всех необходимых реквизитов, подписей материально ответственных лиц, распорядительных подписей руководителя организации на внутреннее перемещение товаров;
- полноту оприходования в отчетном периоде товаров по выданным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате документам;
- правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отчете и приложенных к нему документах;
- соответствие записей, сделанных материально ответственными лицами в карточках (книгах) складского учета, первичным приходно-расходным документам;
- соответствие суммы по внутреннему перемещению отпущенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части товарных отчетов других материально ответственных лиц;
- соответствие выручки, показанной в расходной части товарного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по кассовому отчету (при учете по продажным ценам).
Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, исправления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в известность материально ответственное лицо, которое расписывается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных исправлений и нового остатка товаров.
Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к ним документами должны быть подобраны и переплетены по их порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов – три года. Ответственность за сохранность документов возлагается на главного бухгалтера организации.
Изъятие отчетов материально ответственных лиц и приложенных к ним документов по требованию судебно-следственных и других органов, имеющих такое право, производится на основании письменного запроса и с разрешения руководителя организации. Эти документы передаются по акту изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наименование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе, и т. д.). С этих документов могут быть сняты копии.
Проверка фактического наличия товаров необходима как средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообложения, для учета издержек. Практикуются три способа инвентаризации – периодическая, непрерывная и выборочная.
Периодическая инвентаризация. На период инвентаризации работа склада должна быть приостановлена, с тем чтобы дать возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно подсчитать остатки.
Непрерывная (перманентная) инвентаризация. Инвентаризаторы подсчитывают каждый день или каждую неделю определенное количество или некоторый процент наличных запасов и соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для нормальной работы склада.
Выборочная инвентаризация. Проверка наличия только особо контролируемых наименований зачастую более точна, чем сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фактора при сплошной инвентаризации (психическое утомление инвентаризаторов от монотонной работы) нередко приводит к ошибкам.
Инвентаризация должна быть организована так, чтобы инвентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных складах.
Методика и правила инвентаризации регламентированы специальным нормативным актом[28].
Бухгалтерия до