Разработка корпоративного праздника

Основные вопросы планирования всего мероприятия:

- выбор места и помещения для проведения мероприятия, планирование функционального пространства (Event Function Space planning);

- материально-техническое обеспечение планируемого мероприятия;

- решение вопросов транспорта;

- организация питания, график доставки еды и напитков, расчет меню;

- общие вопросы – выступления, оргтехника, программы и оргматериалы;

- организация развлечений;

- указания по декору или оформлению помещения, места проведения;

- решение вопроса по обслуживающему персоналу (подбор или предоставление) для мероприятия.

Все действия, временные интервалы и функциональные зоны должны быть перечислены в хронологическом порядке (табл. 3). Помещение, где планируется проводить мероприятие, среди профессионалов называется функциональным пространством.

Таблица 3.

Пример плана небольшого события

Время	Действия (события)	Помещение
10:00-12:00 12:30-13:30 13:30-18:00	Подготовка помещения Встреча гостей, анимация Торжественный обед	Большой зал Фойе Большой зал

В плане должны быть перечислены услуги, напитки и блюда, которые должны предлагаться гостям или участникам мероприятия. Здесь же указывают цены на еду и напитки, их количество.

Планирование мероприятия

Если планируются выездные мероприятия, офис-менеджеру и его административному отделу обходимо заказать выездное ресторанное обслуживание (кейтеринг); составить план проведения корпоративного праздника исходя из специфики деятельности компании; разработать сценарий, расписав: сбор гостей, встречу гостей артистами или просто официантами с напитками в бокалах; характер работы тамады (распорядитель управляет вечером под негласным контролем офис-менеджера); в какой момент проводится выступление руководства с небольшой речью; составить план рассадки за столами, когда проходит приглашение в основной зал, к столу.

Оговаривают:

· Оформление зала, кто будет делать, стиль, готовность по времени.

· План расстановки столов – отдельно стоящие столы, или параллельно рядами, или буквой П, или буквой Т, другие варианты.

Возможны варианты, когда организуется фуршет, при этом не подразумевается наличие стульев у столов – присесть можно на диванчиках после завершения трапезы.

Можно предусмотреть план рассадки за отдельно стоящими столами – по отделам например, и оставить несколько столов для свободной рассадки.

Чтобы мероприятие прошло интересно и организованно, нельзя пускать его на самотек.

Любой кейтеринговой службе или ресторану нужен распорядитель с вашей стороны, контактное лицо, которое решит все организационные вопросы – можно ли подавать горячее, можно ли убирать со стола и готовить стол для подачи десертных блюд и т. д.

В зависимости от времени года (если это не зима) желательно подобрать функциональное пространство, где есть площадка и на улице, и в помещении.

Программа организуется отдельно, можно пригласить артистов на собственное усмотрение, можно посоветоваться с администратором заведения, при этом предусматривают комнату для
переодевания артистов.

В программе расписывают:

- время начала выступления, когда вступает тамада или ведущий;

- вступительное слово руководителя (коротко; все важные моменты и доклады лучше провести днем в офисе);

- анимацию (с активным участием сотрудников), можно с призами, интересно проведение лотереи.

Затраты обычно включают: стоимость по меню – банкетное меню или фуршетное меню, оплату услуг артистов, аниматоров, стоимость оформления зала и т. д.

Существуют специализированные компании, которые:

- разработают сценарий праздника; тематику и стиль развлекательной программы;

- организуют праздничные или презентационные мероприятия;

- непосредственно проведут корпоративное мероприятие.

Перечень дополнительных услуг, предлагаемых разными компаниями-организаторами:

- услуги ресторана выездного обслуживания;

- торты на заказ (возможно с фирменным знаком компании);