Прогнозирование стоимости проекта
Итак, учетная функция контроля выполнена. Адекватно проанализирована ситуация, сложившаяся на проекте, и уяснено текущее состояние проекта Вторая и важнейшая составляющая контроля — это прогноз дальнейшего хода выполнения проекта.
Какова будет фактическая стоимость проекта при его окончании? Сколько денег фактически будет израсходовано в проекте? Эти вопросы важны для менеджера проекта. Ответ на них также может дать метод освоенного объема.
Абсолютные показатели CV и SV дают возможность сделать выводы о текущем, мгновенном состоянии проекта. Чтобы понять тенденции и прогнозы, необходимы относительные показатели.
В методе освоенного объема предусмотрены не только абсолютные, но и относительные показатели выполнения проекта.
CPI (CostPerformanceIndex) — индекс выполнения стоимости:
· относительный показатель, характеризующий эффективность расходования денежных средств в проекте;
· отношение значений освоенного объема и фактической стоимости.
CPI = EV / AC.
SPI (Schedule Performance Index) — индексвыполнениярасписания:
· относительный показатель, характеризующий степень достижения показателей проекта по объемам работ и выполнения расписания проекта;
· отношение значений освоенного объема и планового объема.
SPI = EV / PV.
Индекс выполнения стоимости проекта характеризует стоимостные параметры проекта:
· если CPI < 1, в проекте имеет место перерасход средств;
· если CPI > 1, в проекте имеет место экономия бюджета.
Индекс выполнения расписания характеризует параметры выполнения расписания и объемов выполненных работ:
· если SPI < 1, в проекте имеет место отставание по срокам;
· если SPI > 1, в проекте имеет место опережение графика.
Индексы помогут менеджеру проекта в расчете прогнозов дальнейшего хода выполнения проекта. Для прогнозирования будущих стоимостных показателей проекта, в частности расчета оценки по завершении проекта, менеджеру проекта понадобится:
· понимание, сколько денег уже израсходовано;
· прогноз, сколько денег еще предстоит израсходовать.
Именно прогноз оставшейся стоимости проекта и является главной задачей команды управления стоимостью. Метод освоенного объема дает возможность рассчитать его с учетом реальной ситуации в проекте.
Для понимания возможностей метода освоенного объема по прогнозированию будущих стоимостных показателей проекта введем еще несколько понятий.
BAC (BudgetAtComplete, бюджет по завершении) — плановая стоимость вы! полнения всех работ проекта, зафиксированная в базовом бюджете проекта. Бюджет по завершении вычисляется в ходе планирования и разработки смет и бюджета проекта.
EAC (EstimateAtComplete, оценка по завершении) — расчетная (прогнозная) стоимость выполнения работ проекта, вычисляемая на базе имеющейся фактической информации о ходе проекта и его стоимостных показателях на текущий момент. Оценка по завершении может вычисляться в любой момент проекта. Для того чтобы вычислить ее корректное значение, требуется значение фактических затрат в проекте. В начальный момент проекта, когда фактических затрат еще нет, оценкой по завершении является значение бюджета по завершении:
EAC = BAC (в момент фиксации базового бюджета).
ETC (EstimateToComplete, оценка до завершения) — прогнозное значение стоимости выполнения оставшихся работ проекта от момента анализа до окончания проекта. Вычисление оценки до завершения и является главной задачей менеджера проекта при прогнозировании стоимостных его показателей. Обладание значением оценки до завершения делает расчет оценки по завершении технической задачей:
EAC = AC + ETC.
Более наглядно основные прогнозные и базовые оценки стоимости проекта представлены на рисунке 5.
Метод освоенного объема позволяет вычислить оценку до завершения с учетом складывающейся ситуации в проекте. Для этого анализируется существующая фактическая информация и выбирается способ расчета прогнозных показателей. Варианты и формулы расчета прогнозных показателей стоимости проекта по методу освоенного объема приведены в таблице 7.
Рисунок 5. Прогнозирование стоимости по методу освоенного объема
Как видно из приведенных формул, индекс выполнения стоимости CPI вводится в расчетную формулу для учета тенденции выполнения стоимости в проекте.
· Если в проекте имеется перерасход средств, введение в формулу значения CPI < 1 в знаменатель увеличивает значение оценки до завершения. Это логично. Раз есть перерасход сейчас, то сохранение тенденции приведет к общему перерасходу по итогам проекта.
· Если в проекте на данный момент наблюдается экономия средств, то введение в формулу значения CPI > 1 в знаменатель увеличивает значение оценки до завершения. Раз есть экономия сейчас, сохранение тенденции приведет к экономии всего бюджета.
Анализ трендов и тенденций
Слепо доверять расчетным оценкам и прогнозам не следует. Принципы учета затрат в проектах могут различаться. Значение фактических затрат по проекту (АС) может не соответствовать действительности (см. раздел «Концепция управления стоимостью проекта»).
· Вариант 1. Мы только лишь приобрели обязательства, разместив заказ на оборудование на заводе-изготовителе, а значение фактической стоимости выполненных работ (АС) увеличилось. Индекс выполнения стоимости проекта должен продемонстрировать перерасход бюджета: работы еще не выполнены, а деньги израсходованы.
· Вариант 2. В случае оплаты работ по факту их выполнения складывается обратная ситуация: работы выполнены, а фактические затраты на них еще не списаны. Расчетные значения индексов и прогнозов покажут серьезную экономию бюджета проекта.
Таблица 7
| Оценка до завершения ETC | Условия применения | Оценка по завершении EAC |
| Оценка до завершения, основанная на новой оценке Формула: новый прогноз | Применяется в случае наличия отклонений по стоимости. При этом фактическая информация о стоимостных параметрах проекта позволяет сделать вывод о значительных принципиальных ошибках при расчете бюджета по завершении (BAC) в ходе планирования проекта. Команда проекта принимает решение провести новый расчет стоимости в изменившихся условиях | Оценка по завершении с использованием новой оценки. Она равна фактической стоимости работ на дату анализа плюс новый прогноз ETC, представленный командой проекта: EAC = AC + ETC |
| Оценка до завершения, основанная на нетипичных отклонениях Формула: ETC = BAC - EV | Применяется в случае наличия отклонений по стоимости. При этом команда проекта принимает решение, что подобное отклонение (перерасход или экономия бюджета) является случайным и предположительно больше не повторится. Тенденция неустойчивая | Оценка по завершении, основанная на нетипичных отклонениях. Формула: EAC = AC + (BAC - EV) |
| Оценка до завершения, основанная на типичных отклонениях Формула: ETC = (BAC - EV)/CPI | Применяется в случае наличия отклонений по стоимости. При этом команда проекта принимает решение, что подобное отклонение (перерасход или экономия бюджета) является не случайным и предположительно будет повторяться в дальнейшем. Тенденция устойчивая, необходимо использовать индекс выполнения стоимости CPI | Оценка по завершении, основанная на типичных отклонениях. Формула: EAC = АС + (BAC - EV)/ CPI |
Для повышения точности прогнозов необходимо организовать регулярный сбор фактической информации о стоимостных показателях и пересчет прогнозных оценок. На базе полученных оценок следует составлять графики и анализировать существующие тренды и тенденции.
Если три-четыре отчетных периода расчетные показатели основных оценок имеют одинаковое значение, например «перерасход бюджета», доверие к такой оценке значительно возрастает. Если же три-четыре отчетных периода оценки показывают различные значения (то «перерасход», то «экономия»), возможно, это связано с особенностями стоимостного учета в проекте или с другими причинами.
Резюме
1. Концепция управления стоимостью проекта
Управление стоимостью — одна из важнейших функциональных областей в управлении проектами. В ходе управления стоимостью проекта его менеджер организует последовательные процессы стоимостной оценки, разработки смет и бюджета проекта.
Управление стоимостью обеспечивается за счет реализации в ходе проекта следующих процессов:
o оценки стоимости;
o разработки бюджета проекта;
o контроля стоимости проекта.
2. Оценка стоимости работ
Существуют различные методы и инструменты стоимостной оценки. Они различаются точностью и условиями применения.
Оценка стоимости — итеративный процесс получения примерных данных о стоимости работ и ресурсов. Оценки могут уточняться по ходу проекта. Допустимая погрешность оценок зависит от назначения получаемых данных и от фазы проекта. Выделяются четыре типа оценок:
o грубый порядок величины;
o порядок величины;
o бюджетная;
o точная.
Каждая последующая оценка должна быть точнее предыдущей.
3. Разработка смет
Смета — документ, содержащий перечень затрат проекта, полученных на основе объемов работ проекта, требуемых ресурсов и цен, структурированный по статьям.
По содержанию сметы подразделяют на:
o локальные;
o объектные;
o сметы на отдельные виды затрат;
o сводные (сводный сметный расчет).
По назначению сметы подразделяют на:
o предварительные;
o первичные, или факторные;
o приближенные;
o сводные.
4. Разработка бюджета проекта
Проецируя смету на ось времени, т. е. добавляя в документ информацию о сроках, когда будут израсходованы планируемые средства, команда проекта получает бюджет проекта. Бюджет — важнейший финансовый документ проекта. Разработать точный, полный и реальный бюджет с первой попытки практически невозможно. Бюджет уточняется и корректируется по ходу проекта.
Выделяют следующие виды бюджетов в зависимости от его назначения и времени разработки:
o бюджетные ожидания;
o предварительный;
o уточненный;
o базовый;
o текущий;
o фактический.
Разработка бюджета проекта завершается фиксацией его эталонного варианта — базового бюджета проекта. Именно он и должен быть утвержден заказчиком.
5. Контроль стоимости проекта
Контроль бюджета может осуществляться различными способами. Один из популярнейших методов контроля стоимости, применяемых при управлении проектом, — метод освоенного объема. В отличие от традиционных методов контроля стоимости метод освоенного объема позволяет учитывать при анализе не только стоимостные, но и объемные показатели выполнения работ.
Метод освоенного объема позволяет менеджеру проекта прогнозировать основные стоимостные показатели проекта к моменту его завершения.