Создание запросов в режиме конструктора

С помощью Конструктора можно создать любой тип запроса. Для этого:

1) на панели инструментов окна БД нажмите кнопку Создать Þ Конструктор

2) в окне БД выберите пункт Создание запроса в режиме конструктора

В результате появится окно Добавление таблицы, вкладки которого позволяют выбрать все существующие таблицы (Таблицы) или запросы (Запросы), или их комбинацию (Таблицы и запросы). Новый запрос на выборку можно создать на основе одной или нескольких таблиц. Для этого на вкладке Таблицывыделите нужную таблицу (или таблицы) и щелкните по кнопке Добавить. Чтобы включить таблицу в запрос, можно также дважды щелкнуть по ней. Когда все нужные таблицы или запросы добавлены, щелкните по кнопке Закрыть.

Выберите поля из добавленных таблиц в строке Поле. В строке Имя таблицы автоматически будут введено имя таблицы, которой принадлежит выбранное поле.

Строка Условие отбора позволяет отобразить не все записи таблицы, а лишь те, которые подходят под какое-либо условие. В строке Условие отбора введите критерии отбора.

Например, если в поле «Пункт назначения» ввести выражение « >="Н" », то будут отображаться заказы на доставку товаров в фирмы, названия которых начинаются с букв, находящихся в диапазоне от Н до Я.

Например, если в поле «Название фирмы» ввести выражение « Волжский », то будут отображаться заказы на доставку товаров в Волжский.

Если требуется отыскать комбинацию нескольких значений, необходимо ввести их, употребляя в качестве разделителя логические операторы AND, OR и NOT.

Например, если в поле «Пункт назначения» ввести выражение «Волжский» OR «Москва», то будут отображаться заказы на доставку товаров в Волжский или Москву.

Например, если в поле «Страна доставки» ввести выражение « NOT "США" », то будут отображаться заказы на доставку товаров во все страны, за исключением США.

Кроме обычных операторов сравнения, MS Access предоставляет три специальных оператора, полезных для отбора данных: BETWEEN, IN, LIKE.

Например, если в поле «Дата отгрузки» ввести выражение « BETWEEN #05.01.95# AND #10.01.95# », то будут отображаться заказы на отгрузку товаров не ранее 5 января 95 и не позднее 10 января 95..

Например, если в поле «Страна доставки» ввести выражение « IN ("Канада", "США") », то будут отображаться заказы на доставку товаров в Канаду или США.

Оператор Like используют, чтобы находить в поле не конкретное значение, а только его фрагмент. Его ставят впереди заданного фрагмента, а до или после фрагмента, в этом случае, можно использовать звездочки. Например, если в поле «Имя клиента» ввести выражение « LIKE "С*" », то будут отобраны заказы на доставку товаров клиентам, имена которых начинаются с буквы С.

Строка Сортировка позволяет выводить результирующие данные в отсортированном виде. Вид сортировки выбирается из выпадающего меню с помощью щелчка мыши.

В строке Вывод на экран галочками отмечаются поля, которые нужно отображать после исполнения запроса.

Запуск создаваемого запроса производится путем нажатия на кнопку Запуск на панели инструментов MS Access или с помощью главного меню Запрос Þ Запуск.

Завершив создание запроса, сохраните его как компонент файла БД, присвоив запросу описательное имя. При сохранении запроса остается только структура запроса – перечень таблиц, список полей, порядок сортировки, ограничения на записи, тип запроса и т.д. При каждом выполнении запрос обращается к базовым таблицам и снова создает результирующий набор данных. Поскольку сам по себе результирующий набор данных не сохраняется, запрос автоматически отображает любые изменения, происшедшие в базовых таблицах с момента последнего запуска этого запроса.

Для создания запроса на изменение нужно сначала создать запрос на выборку, а затем конвертировать его в запрос на изменение. Для этого нужно войти в уже готовый запрос в режиме конструктора. После этого выберите пункт меню Запрос Þ Создание таблицы или нажмите на кнопку Тип запроса на панели инструментов MS Access.и выберите в выпадающем меню пункт Создание таблицы.

Введите в поле имя таблицы описательное имя таблицы, создаваемой с помощью запроса. Тут же можно выбрать имя уже существующей таблицы, а также выбрать будет таблица создаваться в текущей БД или в другой. Затем нажать кнопку ОК.

После этого Access преобразует запрос на выборку в запрос на создание таблицы. После закрытия конструктора запроса нужно сохранить изменения в запросе.

Не всегда на этапе создания запроса можно решить, какие именно значения должен отыскивать MS Access. Иногда требуется гибкое условие отбора, которое может изменяться в зависимости от текущей ситуации. Поэтому вместо условия отбора, можно включить в запрос параметр, и в этом случае перед выполнением запроса MS Access каждый раз будет запрашивать конкретные условия отбора. Чтобы установить параметр необходимо ввести в строку Условие отбора имя или фразу, заключенную в квадратные скобки [ ]. То, что заключено внутри квадратных скобок, MS Access рассматривает как имя параметра. Это имя выводится в диалоговом окне при выполнении запроса, поэтому разумно в качестве имени параметра использовать содержательную фразу.

Например, для того, чтобы Access предложил набрать фамилию в окне диалога, достаточно в строке Условия отбора для поля « Имя клиента » ввести фразу: [Введите имя клиента]

По умолчанию MS Access преобразует введенные в запрос параметры в текстовый тип данных. Однако, так как текстовые поля нельзя сравнивать с полями дат, тип данных для параметров необходимо установить точно. Для этого выберите пункт менюЗапрос Þ Параметры

Введите параметр без квадратных скобок в диалоговое окно и выберите необходимый тип данных. Теперь для выполнения запроса сначала необходимо ввести значение параметра, а результат запроса будет содержать только те поля, которые удовлетворяют заданному значению параметра.

Создание и применение форм

В Access формы служат для организации пользовательского интерфейса с таблицами данных. Формы позволяют создать средства многовариантного выбора значений полей, в которых для представления допустимых значений применяются сокращенные кодовые обозначения. Они позволяют выполнять задачи, которые невозможно решить, просмотрев таблицы или запросы в режиме таблицы. Можно проверять записи редактируемой таблицы, основываясь на информации другой таблицы, создавать формы, содержащие другие формы (форму, помещенную в другую форму, называют подчиненной формой). Формы позволяют вычислять значения и отображать итоги. Правильно сконструированная форма ускоряет ввод данных и сводит до минимума ошибки ввода оператора.

Формы создаются из набора отдельных конструктивных элементов, называемых элементами управления, или объектами элементов управления. Элементы управления – это компоненты экрана и диалоговых окон как Access, так и прочих приложений Windows.

В Access применяется множество форм. Содержимое и внешний вид формы зависит от ее назначения в конкретном приложении БД. Существует три типа приложений БД.

· Приложения для обработки транзакций. Они предназначены для добавления в таблицы новых записей и редактирования существующих. Эти приложения требуют доступа (разрешения) на запись в таблицы, связанные с формами.

· Приложения для поддержки принятия решений. В таких приложениях информация предоставлена в виде графиков, таблиц или отдельных элементов данных. Возможность ввода или редактирования данных отсутствует. Эти приложения требуют доступ только для чтения таблиц, связанных с формами.

· Приложения поддержки БД. Они предназначены для выполнения административных функций, таких как создание БД или таблиц БД, контроль доступа к БД, защита данных с помощью пароля, периодическое уплотнение и копирование БД. Приложения поддержки БД требуют полного доступа ко всем объектам БД.

Для создания формы выберите в окне БД в списке Объекты пункт Формы.

Создать запрос можно в режиме конструктора и с помощью мастера.