Особенности управления проектами

Управление проектом отличается от управления производ­ством:

1. Управление проектом связано с созданием чего-то нового, является одноразовой деятельностью, в то время как управ­ление производством с предсказуемыми, четко поставленными задачами, когда упор делается на надежные и конкретные планы.

Производственные функции все время повторяются, возможно, изучение этих повторяющихся циклов и улучшение по ходу производственной деятельности. Это типовой процесс при минимуме изменений.

Управление проектом связано с изменениями и быстрым поиском оригинальных решений, тогда как при управлении производством необходимо лишь четко соблюдать инструкции и правила, выработать стереотипы поведения.

2. Проект - одноразовая деятельность, производство периодически повторяющаяся.

3. Цена продукции, ее себестоимость, стоимость тех или иных работ с достаточно высокой точностью определяются по результатам предыдущей деятельности предприятия или аналогичных предприятий.

Затраты на реализацию проекта определяются в основном экспертным путем, поэтому фактические расходы редко укладываются в запланированную смету затрат.

4. На производстве с высокой степенью гарантии можно говорить о результатах, есть графики выпуска продукции, в автоматизированных производствах известен такт, темп и ритм по­точной линии.

Проект - это такой объект управления, что даже по истече­нии половины времени, отведенного на его реализацию, нельзя гарантировать его успешное завершение.

5. Объем производства можно увеличить за счет объемов ис­пользуемых финансовых, трудовых и материальных ресурсов.

Реализация проекта далеко не всегда и чаще всего не может быть ускорена таким путем - нужно действовать «не числом, а умением».

Для проекта как совокупности одноразовых действий харак­терны наличие четких целей, ограниченных ресурсов, высокая степень неопределенности многих параметров, высокая вероятность возникновения непредвиденных ситуаций, наличие уста­новленных сроков начала и окончания проекта. Его реализация требует четкой координации в процессе выполнения.

Все эти особенности необходимо учитывать при управлении проектом, формировании его организационной структуры.

Глоссарий

Сегментация рынка -разделение, разбивка рынка на четкие группы покупателей, для каждой из которых могут потребоваться отдельные товары и/или комплексы маркетинга.

Фесилити-менеджмент -вид менеджмента, связанный с организацией, планированием и управлением вспомогательными системами, сооружениями и зданиями, средствами обслуживания в сфере общественного производства.

Цели компании.Конкретные конечные результаты, которых стремится достичь группа руководителей, акционеры компании; формулируются в процессе планирования, выработки стратегии компании.

Диверсификация.1. Вид товарной стратегии, в соответствии с которой предприятие расширяет число производимых продуктов. 2. Одновременное расширение, развитие двух и более, не связанных друг с другом видов производств в целях завоевания новых рынков и получения дополнительной прибыли. Применяют горизонтальную, вертикальную и скрытую стратегии диверсификации.

Инвестиционный анализ- исследование инвестиционной собственности, определяющее ее соответствие специфическим потребностям конкретного инвестора.

Раздел 2 Процедуры управления проектами

Тема 3 Планирование проекта (1 час)

1. Разработка плана управления

2. Разработка финансового плана

3. Разработка плана по организации и управлению персоналом

4. Планирование материальных ресурсов

Цель лекции: Рассмотреть процедуру управления проектом, основные задачи по разработке плана управления, финансового плана, плана по организации и управлению персоналом.

Ключевые слова: планирование, план управления, финансовый план, план по организации и управлению персоналом, планирование материальных ресурсов.

1. Разработка плана управления

Как правило, для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи:

1) определить стратегии управления;

2) опре­делить стандарты и процедуры;

3) подготовить предварительный вариант плана качества работ по проекту;

4) утвердить план у за­казчика и исполнителя;

5) подготовить окончательный вариант плана качества работ.

Определение стратегий управления. Проводится анализ стратегий управления на полноту и совместимость, анализ всех планов — на согласованность и координацию. В случае необходимости планы корректируются.

Определение стандартов и процедур. Проводится анализ стан­дартов и процедур на совместимость со стратегиями управления, а также на согласованность и координацию. В частности, необхо­димо убедиться, что процедура утверждения документов позволяет избежать излишней бюрократизации.

Предварительный вариант плана качества работ. Необходимо включить в план качества работ по проекту - разработанные стра­тегии управления, стандарты и процедуры и подготовить документ по стандартному формату.

Утверждение плана заказчиком и исполнителем. Для утверждения со стороны исполнителя плана качества работ по проекту (и дру­гих связанных с ним документов), а также рабочего плана и фи­нансового плана необходимо использовать процедуру обзора ка­чества. Согласованию подлежат сроки, ресурсы, график работ и т.д. Для утверждения со стороны заказчика плана качества работ по проекту и рабочего плана также необходимо использовать про­цедуру обзора качества. Необходимо согласовать с заказчиком требования по ресурсам, график работ и обязательства, внести в планы необходимые поправки и поставить на контроль процесс управления конфигурацией.

Окончательный вариант плана качества работ. Опубликовать и разослать план качества работ по проекту и другие соответствующие документы. Провести совещания по запуску проекта. Отметим, что запуск проекта — это итоговый результат совещаний и встреч, проводимых с целью согласования области применения проекта, его целей и используемого подхода.

2.Разработка финансового плана

Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи:

1) провести оценку трудоемкости;

2) оценить расходы по проекту;

3) провести анализ прибыли;

4) составить график плате­жей;

5) составить график затрат.

Оценка трудоемкости. На основе документа «Область применения проекта, его цели и подход», а также информации из календарного плана работ необходимо оценить трудоемкость работ персонала исполнителя, заказчика и субподрядчика. В качестве источника информации можно использовать требования к ресурсам (из рабочего плана).

Оценка расходов по проекту. Необходимо составить по месяцам смету затрат и указать сроки, когда расходы будут произведены.

Анализ прибыли. На основании данных оценки трудоемкости работ и расходов по проекту необходимо оценить доходы, расходы (прямые и накладные) и ожидаемую прибыль.

Составление графика платежей. На основании данных оценки расходов по проекту и анализа прибыли составляется график платежей.

Составление графика затрат. Финансовый бюджет проекта разрабатывается на основании анализа прибыли и графика платежей. Составляется график затрат, который используется в процессе «контроль рабочего плана» для отслеживания финансового состояния проекта.

3.Разработка плана по организации и управлению персоналом

Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи:

1) спланировать организационную подготовку, роли и ответственность участников проекта;

2) определить наличие персонала требуемой квалификации.

Планирование организационной подготовки, ролей и ответственности. Необходимо проанализировать требования к ресурсам, прежний план организационной подготовки, сформулировать обязанности для каждой роли, составить предварительный организационный план проекта.

Определение персонала требуемой квалификации. Вместе с менеджерами необходимо подобрать персонал требуемой квалификации, установить требования для субподрядчиков, провести собеседование с кандидатами и оценить потребности в обучении, разослать запросы по необходимым назначениям и получить подтверждения на эти запросы. Если подтверждения не удовлетворяют требованиям организационного плана, то необходимо снова спланировать организационную подготовку, роли и ответственность участников проекта. Может быть целесообразно пересмот­реть требования (в рабочем плане). Если требования организаци­онного плана выполнены, то работа по подготовке плана по пер­соналу завершается.

Планирование материальных ресурсов

Для выполнения процедуры необходимо решить следующие задачи:

1) подготовить требования к рабочей среде;

2) спланиро­вать создание инфраструктуры;

3) спланировать поставку матери­альных ресурсов;

4) спланировать сервисное обслуживание.

Подготовка требований к рабочей среде. Необходимо определить требования к рабочей среде для персональных компьютеров, фай­лового пространства, офисного программного обеспечения для всех процессов проекта и т.д.

Планирование создания инфраструктуры. Следует определить инструментальные средства и компьютерные ресурсы, необходи­мые для удовлетворения требований, и спланировать соответству­ющее сервисное обслуживание.

Планирование поставки материальных ресурсов. Необходимо провести анализ материальных ресурсов исполнителя и заказчика, составить перечень потенциальных поставщиков, подготовить предварительный план поставок по всем материальным ресурсам, проанализировать и утвердить план поставок в организации-исполнителе и организации-заказчике.

Планирование сервисного обслуживания. Необходимо проанализировать опыт практической деятельности исполнителя и заказчика в области сервисного обслуживания, установить, кто будет нести ответственность за сервисное обслуживание с обеих сторон, подготовить проект соглашения по данному вопросу, определить, будут ли участвовать какие-либо сторонние организации (не со стороны заказчика или исполнителя), и скорректировать соответственно план поставок. Следует проанализировать и утвердить соглашения по сервисному обслуживанию в организации-исполнителе и организации-заказчике.

Глоссарий

Запланированные инвестиции - суммы, которые фирмы планируют или намереваются инвестировать. При равновесном ВВП плановые инвестиции равны сбережениям, а уровни товарных запасов стабильны: отсутствуют незапланированное инвестирование и недоинвестирование.

Замещающий проект - инвестиционный проект, принятие которого приводит к некоторому снижению доходов по одному или нескольким действующим проектам.

Инвестиционный доход - доход от портфеля инвестированных активов.

Инвестиционное решение- решение о вложении финансовых ресурсов на длительный срок и при значительной степени риска.

Резервное планирование - разработка альтернативных стратегий на случай наступ­ления рисковых событий.

Стоимостная оценка - оценка стоимости ресурсов, необходимых для выполне­ния операций проекта.

Управление изменениями - применение корректирующих воздействий, если это необходимо по результатам анализа исполнения.