Особенности работы со спонсорами.

При работе с возможным спонсором необходимо подготовить соответствующие документы и материалы: письмо-запрос; заявку; спонсорский пакет; договор о спонсорской поддержке.

Письмо-запрос – краткое изложение проекта и описание заявителя. Это наиболее распространенная и надежная форма обращения. Письмо должно быть кратким, объяснять, почему организация обратилась именно к этому спонсору, содержать сведения о задачах, ожидаемых результатах, методах и стоимости выполнения проекта, объяснение, почему именно эта организация способна выполнить указанный проект.

Заявка – может быть написана в виде письма или более формального документа; может быть изложена всего лишь на одной странице или занимать много страниц. Заявкав государственный фонд, как правило, длиннее, чем направляемая в частный фонд. Универсальная заявка должна включать разделы:

1. Титульный лист. Он должен быть хорошо оформлен и запоминаться.

2. Краткая аннотация (содержание). Содержит четкое и краткое описание сути заявки. Занимает полстраницы, максимум – страницу и отвечает на вопросы: кто будет выполнять проект; почему и кому нужен этот проект; что получится в результате, сколько потребуется денег.

3. Введение – содержит сведения об организации-заявителе. Объясняет, кто подает заявку, кто будет выполнять проект и почему заявитель наилучшим образом выполнит задачи проекта (в силу своей квалификации, опыта, убеждений, репутации). Цель введения – вызвать доверие к заявителю.

4. Постановка проблемы – описывает, почему возникла необходимость в выполнении проекта и как поставленная проблема соотносится с целями и задачами организации заявителя.

5. Цели и задачи – дают представление об итогах выполнения проекта. Цель – это во имя чего предпринимается проект. Задачи – конкретный эффект, который предполагается получить в ходе выполнения проекта.

7. Методы – схема организации работы и календарный план мероприятий.

8. Оценка и отчетность – оценивается эффективность проекта, определяются пути проверки хода выполнения проекта и формы отчетности о проделанной работе и затраченных средствах.

9. Дальнейшее финансирование. Здесь определяется, что будет с проектом послеокончания оговоренного срока его реализации и кто в дальнейшем его будет (при необходимости) финансировать.

10. Бюджет – список всех затрат, необходимых для проведения предлагаемой работы. Отвечает на вопросы сколько денег требуется от спонсора, из каких источников будут получены остальные, необходимые для выполнения проекта, и на что они будут потрачены.

11. Приложения. Содержат важный и полезный для проекта материал, но слишком подробный или громоздкий, чтобы помещать его в саму заявку. Содержание этих приложений определяется обычно самим спонсором. Часто спонсоры выдвигают различные требования. Поэтому существует стандартный набор документов, которые могут потребоваться при написании заявок (материалы, описывающие организацию – пресс-релизы, устав, статьи в прессе и пр.; результаты аудиторской проверки; подтверждение статуса неприбыльной организации; список членов правления; рабочий план и пр.).

С организационно-юридической точки зрения спонсорство можно рассматривать как совокупность взаимовыгодных договорных отношений между финансирующим лицом и получателем помощи (субсидируемой стороной), направленной на достижение маркетинговых целей и создание благоприятного образа лица, дающего средства. Характер этих отношений должен быть четко определен и основан на исполнении взятых на себя каждой из сторон обязательств. В большинстве случаев эти обязательствазакрепляются в заключаемых договорах.

Полный набор юридических, творческих, программных, финансовых и оформительских документов, обеспечивающих успех спонсируемого мероприятия (организации)(для спонсора), а также совокупность исключительных прав, получаемых спонсором согласно договора, обычно называется спонсорским пакетом.

Спонсорский пакет включает в свой состав следующие части:

1. Литературное описание проекта. Составляется в форме популярной статьи с выделением наиболее значимых для спонсора деталей. Определяет значение проекта для страны, региона, города, социально значимых групп.

2. Программное описание проекта. Определяет место и время проведения проекта,его сценарий, авторов, организаторов и участников.

3. Поддержка проекта. Указываются наименования и доказательства поддержки проекта государственными органами, известными учреждениями науки, культуры, благотворительными фондами, известными людьми. (Содержит соответствующие решения, рекомендательные письма и т.д.).

4. Бюджет проекта. Содержит его стоимость по максимуму и по минимуму; постатейный состав расходов организаторов; расходы, покрываемые за счет спонсорских взносов.

5. Спонсорские градации. Принимаются следующие основные спонсорские градации:

- спонсоры, оказывающие помощь деньгами;

- спонсоры, оказывающие помощь товарами и услугами;

- другие спонсоры (например, покровительство).

6. Спонсорская реклама и связи с общественностью (ПР). Наиболее подробная часть спонсорского пакета. Включает: объявления названия компании на акциях и презентациях, выступления первых лиц организации-спонсора, логотип и название компанииспонсора на полиграфической, сувенирной продукции и т.д. Отдельно выделяется такой важнейший инструмент спонсоринга как СМИ: медиапланы, подготовка теле- и радиопередач, статей для газет и журналов, рекламных буклетов и брошюр. Их цель – ярко и запоминающе представить спонсора и его роль в проекте.

Объемы рекламы оговариваются в договорах и соответствуют спонсорской градации.

7. Прогноз спонсорского эффекта. Включает расчет прямого воздействия рекламы,аудиторию СМИ, количество людей, которые увидят внешнюю рекламу (целевая аудитория).

Важным этапом в процессе сбора денег являются непосредственно сами переговоры Главное правило переговоров – вести общение с собеседником так, чтобы это не вызывало у него неудобств. Причем важны такие условия, как умение слушать собеседника, быть внимательным и не перебивать его, быть сведущим в своем деле, не спорить по непринципиальным вопросам, относиться к собеседнику с уважением, но без подобострастия и пр. Необходимо дать понять собеседнику, что именно его вклад будет важным и

решающим; можно рассказать, на что пойдут его деньги, к чему это приведет. В то же время всегда внутренне надо быть готовым к отказу – это вполне обычное дело. Если получен отказ, то можно спросить о возможности подобных обращений в будущем, или спросить совета – кто еще мог бы поддержать. Предложение сделать вложение средств, пожертвовать денежные средства – это уже повод к переговорам. Поэтому нужно быть гибкими, т.к. большинство переговоров оканчивается неудачно именно из-за нежелания сторон идти на компромиссы.

Средства, полученные от спонсора, должны находиться на строгом учете и их расходование должно постоянно проверяться. Существуют разнообразные способы проверки:

- требование полного отчета о расходовании выделенных средств с приложением

отчетных документов;

- ежегодные отчеты при долговременной поддержке организации)

- внезапное посещение;

- назначение независимой аудиторской проверки. Также крайняя мера, используемая в случае больших вложений и больших подозрений;

- посещение по приглашению[5].

Заключение

Спонсорство, как и благотворительность, как средства PR, являются развивающимися инструментами в нашей стране. Фандрайзинг – ещё менее изучен и освоен. Но те или иные методы привлечения инвестиций большинству компаний уже известны. Специалисты по спонсорингу уделяют большую часть исследований методам формирования успешного спонсорского пакета. Необходимо четко представлять целевую аудиторию мероприятия для грамотного планирования рекламной компании и привлечения спонсоров, что требует отдельных исследований.

Мероприятия по сбору денег, проводимые на уровне первичных звеньев организации, по своему потенциалу фактически не уступают чисто организационным мероприятиям. Они сплачивают коллектив, укрепляют чувство лояльности к своей организации, сознание собственной ответственности, способствуют выявлению новых лидеров, к тому же в глазах общественности складывается имидж этой организации: окружающие глубже осознают, что из себя представляет данная организация и чем конкретно она занимается.

Привлекательность спонсорства и благотворительности – в том, что они помогают решать одновременно несколько важных целей. Основные из них – это рекламная кампания и PR.

Спонсоринг является одним из самых востребованных механизмов продвижения для товаров с ограниченными возможностями использования рекламных или PR-каналов. Также является достаточно эффективным способом повышения узнаваемости в четко обозначенной целевой группе при возможном незначительном бюджете.

Список используемых источников

1. Практическое пособие «Как привлечь ресурсы для развития некоммерческой организации» Автор-составитель И.Г.Сакович

2. Балашова А.Л. Конспект лекций Фандрайзинг

3. http://pr-club.com/pr_lib/pr_raboty/earlier/techn_s1.htm

4. Фандрайзинг: истории из российской практики. Сборник кейсов. – СПб.: ЦРНО, 2012

5. Бойко А.И. CПОНСОРИНГ:Учебное пособие, руководство по дисциплине, практикум, тесты, учебная программа – М. Московский государственный университет экономики, статистики и информатики. 2004. – 60 с.

6. https://biznes-prost.ru/byudzhetnoe-finansirovanie.html

7. М. А. Брайченко КОММЕРЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ НЕКОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЙ НА ПРИМЕРЕ РАЗВЛЕКАТЕЛЬНОЙ ИНДУСТРИИ Г. ХАБАРОВСКА Электронное научное издание «Ученые заметки ТОГУ» 2014, Том 5, № 4

8. Куц С. Фандрайзинг ABC : пособие для начинающих / С. Куц. - К. : Центр филантропии, 2008. - 92 с.

9. http://fb.ru/article/265640/blagotvoritelnost---eto-vidyi-i-primeryi-blagotvoritelnosti

10. Данакин Н.С. Смысл и профессиональные особенности социальной работы // Российский журнал социальной работы, 1995, № 1, с.30.