Раздел 5. Документационное обеспечение страховой

Деятельности

Основные страховые документы. Для более точного понимания специфики страховой документации ниже приведено краткое описание основных страховых документов.

1. Договор страхования – документ, на основании которого строится система взаимодействия страховщика и страхователя. Он регламентирует права и обязанности сторон, отражает предмет и объект страхования, страховую сумму и страховую премию, порядок урегулирования убытков и остальные существенные условия страхования. Договор страхования бывает в форме простого и в форме генерального договора. По генеральному договору страхуются однотипные стандартизированные риски.

2. Правила страхования – документ, содержащий стандартные условия страхования по соответствующему виду (подвиду) страхования (страховому продукту). Условия, содержащиеся в правилах страхования и не включенные в текст договора страхования (страхового полиса), обязательны для страхователя (выгодоприобретателя), если в договоре (страховом полисе) прямо указывается на применение таких правил и сами правила изложены в одном документе с договором (страховым полисом) или на его оборотной стороне либо приложены к нему (ст. 943 ГК РФ). Страхователь, защищая свои интересы, вправе ссылаться на правила страхования соответствующего вида, на которые имеется ссылка в договоре страхования (страховом полисе). Правила страхования разрабатываются страховой компанией и представляются в орган страхового надзора в порядке лицензирования нового вида страхования или в порядке уведомления при наличии "открытого" вида страхования, по которому у страховщика уже имеется лицензия. Договор страхования составляется на основании правил страхования и не должен им противоречить.

3. Страховой полис является документом, подтверждающим факт принятия риска на страхование. В нем фиксируются даты начала и окончания действия страхового покрытия, конкретизируется объект страхования (особенно если применяется генеральная форма договора страхования), риски, страховая сумма и страховая премия. Страховой полис кратко отражает основные положения договора страхования и служит свидетельством заключения договора страхования. Страховой полис является документом строгой отчетности, имеет уникальный номер, который, как правило, наносится типографским способом (нумератором) и печатается в двух экземплярах – по одному каждой из сторон – страхователю и страховщику.

4. Квитанция по форме А-7 – это документ строгой отчетности, форма которого утверждена приказом Минфина России от 17 мая 2006 г. № 80н. На основании квитанции формы А-7 страховщик может без наличия контрольно-кассового аппарата принимать страховые премии у населения. Как правило, большинство агентов страховых компаний, осуществляя аквизиционную деятельность и принимая страховые премии, при расчете с физическими лицами используют квитанции формы А-7.

5. Страховой акт – документ, описывающий факт и причину страхового случая, обстоятельства его наступления, отражающий размер и форму ущерба, причиненного в результате страхового случая, расчет страхового возмещения (обеспечения) и принимает решения о выплате. К страховому акту прилагается весь комплект документов, подтверждающих обоснованность признания события страховым случаем, оценку ущерба, претензии к виновной стороне (в случае ее наличия) для предъявления суброгации, а также соответствующие заявления и извещения страхователя.

6. Извещение о страховом случае направляется страхователем страховщику при наступлении события, имеющего признаки страхового случая. Извещение оформляется в письменном виде и должно быть направлено страховщику в течение срока, оговоренного в договоре страхования – обычно три-пять дней с момента наступления события. В извещении указываются данные страхователя, данные страхового полиса, дата и место наступления события, характер происшествия, его причины, обстоятельства наступления события, а также предполагаемый (заявляемый) размер ущерба. На основании извещения страховщик фиксирует убыток и формирует резерв заявленных, но не урегулированных убытков. Получив извещение, страховщик приступает к расследованию обстоятельств наступления страхового случая и оценке размера ущерба.

7. Заявление о выплате страхового возмещения – это документ, отражающий требование страхователя о выплате страхового возмещения (обеспечения) на основании представленных документов о страховом случае, обстоятельствах его наступления и размере причиненного ущерба. Заявление представляется страховщику после того, как проведены все основные мероприятия по идентификации страхового случая и экспертной оценке ущерба и собран весь пакет документов, необходимый для формирования страхового акта.

Типов документов, используемых в работе ПАО «Росгосстрах», достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). В то же время, с точки зрения канцелярии основных видов документов бывает весьма небольшое количество, а именно всего на всего 3 вида:

• Входящие. Это документы, которые поступили от внешних партнеров. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

• Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом компании на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов.

• Внутренние. Данные документы используются для организации работы филиала. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководства предприятия. Так же через канцелярию проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию — это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Прежде всего все документы, проходящие через общий отдел обладают уникальным регистрационным номером (возможно свои алгоритмы построения номеров для каждого из типов документов).

Основным атрибутами канцелярского документа являются:

1. Регистрационный номер документа. Данный номер однозначно позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию. Структура регистрационного номера может быть различна для исходящих, входящих и внутренних документов. Структура регистрационного номера определяется в каждой организации самостоятельно.

2. Источник документа (контрагент). Указывает откуда получен документ. Для входящих документов это сторонняя организация, для внутренних и исходящих документов это или подразделение, или конкретное лицо из руководства предприятия.

3. Ответственный исполнитель документа. Указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал данный документ (для исходящих и внутренних). Исполнитель документа всегда один и только один. Иногда встречаются два исполнителя документа (для документов длительного исполнения при сменен кадрового состава предприятия).

4. Код документа по номенклатуре дел. Данный атрибут относит документ к тому или иному кругу типовых вопросов, решаемых предприятием в своей производственной деятельности. Номенклатура дел - это формальный список дел предприятия, который утверждается заранее на определенный период времени (обычно на год). Ранее данная номенклатура являлась достаточно статичной, в современных условиях номенклатура дел является высоко динамичным документом, который может обновляться 1-4 раза в год.

Любая бумага, не имеющая регистрационного номера - это просто бумага, а не документ. Документом ее делает именно наличие на ней регистрационного номера.