Импортирование данных в список

Выделить на листе Excel данные, необходимые для автозаполнения, и выполнить: Сервис - Параметры - Списки. В поле Элементы списка видны данные выделенных ячеек. Щелкнуть по кнопке Импорт. Подготовленный списокпереписался в поле Списки и готов к последующему использованию при автозаполнении.

Удаление данных из списка

· Выделить удаляемые данные в поле Списки, (Сервис - Параметры – Списки).

Щелкнуть по кнопке Удалить. Ок.

Стиль

Стиль это наборы определенного формата. Стиль позволяет применить одновременно несколько элементов форматирования текста для выделенных ячеек.

Стили в Excel используются готовые, изменяются или создаются новые.

Применение готового стиля

· Выделить поле для применения стиля.

· Формат - Стиль.

· Выбрать нужный стиль и ОК.

Изменение готового стиля

· Формат - Стиль - и набрать на клавиатуре имя стиля для изменения (Список Имя стиля не раскрывать!).

· Изменить. В окне Формат ячеек изменить стиль. Ок.

· Добавить. Ок.

Создание нового стиля

· Формат - Стиль.

· Ввести имя нового стиля.

· Задать флажками типы форматирования.

· Изменить. В окне Формат ячеек определить формат нового стиля. Ок

· Добавить. ОК.

Вычисления в таблицах

Вычисления в таблицах Excel осуществляются при помощи формул. Формулы вводятся в выбранные активные ячейки. Формула в ячейке всегда начинается со знака " = ".

Для стандартных вычислений (математические, логические, финансовые, тригонометрические, логарифмические), используются функции, выбираемые из ДО Мастер функций, (Вставка – Функция). Всего в Excel около 200 стандартных функций.

Особенности задания формул

Формула - математическая запись вычислений, производимых над данными таблицы. Формулы могут быть двух типов:

В формулах первого типа для задания операций сложения, вычитания, умножения, деления и возведения в степень используются знаки операций +, —, *, / и ^ соответственно, а операнды в формулах задаются через ссылки на конкретные ячееки. Ссылки - это запись координат ячейки с данными в составе формулы.

Формулы второго типа это готовые функции. Функция - это математическая запись, указывающая на определенные вычислительные операции. В такой формуле сразу после знака равно указывается имя функции. Оно говорит о том, что надо делать над аргументами. В скобках, справа от имени функции, указываются параметры этой функции (если они есть) и аргументы, которые могут представляться и ссылками на ячейки. Примером формулы, заданной конкретной функцией, является функция суммирования:

= СУММ(A5; D1 : F100)

Для создания формул второго типа удобно использовать Мастер функций, который вызывается кнопкой Вставка функций «f(x)».Эта кнопка располагается в строке формул. При помощи Мастера функций выбирается необходимая функция и задаются ее аргументы.

На ПИ Стандартная есть кнопка Автосумма со стрелкой. Стрелкой раскрывается список из пяти функций, которые можно задействовать и без Мастера функций. Это функции Суммировать, Среднее, Максимум, Минимум, Число.

Ссылки, используемые в формулах, могут быть абсолютные, относительные и смешанные. В абсолютных ссылках, в отличии от относительных, перед именем столбца и именем строки устанавливается символ $. В смешанных ссылках значок $ может быть либо перед именем столбца, либо перед именем строки.

Ниже приведен пример формулы, в которой есть одновременно три вида ссылок: вначале – относительная, затем – абсолютная и в конце два варианта смешанных ссылок.

=С10 * $A$1 + (B$3 - $F5)

Особенности работы с отдельными функциями поясняются в заданиях для практических работ во втором разделе настоящего пособия.

Изменения в формуле

Изменения в формуле делаются с целью внесения в неё уточнений или исправлений.

1-й способ: Щелкнуть по ячейке с формулой. В строке формул появится формула. Ввести курсор в эту строку и выполнить в ней изменения. Изменения зафиксировать командой Ввод или Enter.

2-й способ:Дважды щелкнуть по ячейке с формулой. В ней вместо результата счета появится формула. В этой формуле ссылки на ячейки и сами ячейки выделены цветом. Далее выполнить изменения в формуле и зафиксировать их командой Ввод или Enter.

Ошибки в формулах

В случае ошибки в формуле, в ячейке с формулой вместо результата счета появляется сообщение об ошибке. Это сообщение помогает выявить причину ошибки. Возможны следующие варианты сообщений:

· # Ссылка! – задан адрес несуществующей ячейки.

· # Число! – неверно заданы числа, например, числа имеют текстовый формат.

· # Имя! – неправильное имя функции или ошибка в формулах.

· # Знач! – задан аргумент недопустимого типа.

Полезно помнить, чтокнопка Автосуммана ПИ Стандартнаяпозволяет определить сумму диапазона ячеек, расположенного выше или левее ячейки, выбранной под формулу. Приоритет отдается столбцу. Суммирование ведется до первой пустой ячейки.

Построение диаграмм

Диаграмму можно создать на том же листе, где и исходная таблица или на отдельном листе. Для создания диаграмм используется мастер диаграмм.

Создание диаграмм

1. Выбрать в таблице столбцы или строки, данные из которых будут отображены диаграммами. Размеры выбранных областей должны быть одинаковы. При выделении не прилежащих друг к другу областей таблицы использовать клавишу Ctrl.

2. Вставка - Диаграмма… . Появляется окно Мастер диаграмм, через которое процесс создания диаграмм реализуется за четыре шага:

Шаг 1. Выбирается тип и вид диаграмм. Дальше.

Шаг 2. Уточняется диапазон исходных данных для построения диаграмм и порядок расположения данных (строки или столбцы). Дальше.

Шаг 3. Вводятся заголовки диаграммы и ее осей (Заголовки). Определяется, как подписывать данные (Подпись данных). Определяются надписи у осей диаграммы (Оси). Определяется, выводить ли в поле диаграммы таблицу данных (Таблица данных). Определяется необходимость легенды и место ее размещения (Легенда). Легенда - способ маркировки составляющих диаграммы. Задаются при необходимости линии сетки (Линии сетки). Не все диаграммы их имеют! Дальше.

Шаг 4. Выбрается, где поместить диаграмму: на отдельном листе или на одном с таблицей и нажать кнопку Готово.

Если диаграмму выделить (1 щл по полю диаграммы), то появляется панель инструментов Диаграммы, и диаграмму можно редактировать, выполняя те же операции, что и при помощи Мастер диаграмм.

Для создания диаграммы на отдельном листе необходимо после выделения в таблице данных для создания диаграммы нажать клавишу F11 на клавиатуре ПК.

Оформление диаграммы. Созданную диаграмму можно редактировать. Окна с командами для редактирования вызываются щелчком правой клавиши мыши по соответствующим областям диаграммы (область диаграммы, область построения диаграммы, область заголовка и область легенды).

Работа со списками

Списки в Excel это таблица у которой:

1. Нет объединенных ячеек.

2. В ячейки столбцов заполнены однородными данными (текст, числа, даты и пр.)

3. Нет незаполненных ячеек.

Для работы со списками Excel имеет ряд команд, которые позволяют списки сортировать и фильтровать, создавать из списков сводные таблицы и пр.

Сортировка списков

Прежде чем сортировать, необходимо уяснить, потребуется ли возвращаться к исходному варианту. А для этого необходимо обязательно добавить поле сортировки.

Поле сортировки - это обычный столбец с номерами, для каждой строки таблицы свой. Он создаётся так:

· Выделить одну из ячеек в столбце, левее которого будет добавлен столбец поле сортировки и 1щп по выделенной ячейке.

· В КМ выбрать Столбец и Ок.

· Заполнить поле сортировки, для чего удобно использовать механизм автозаполнения.

Сортировка возможна по одному, двум или трем столбцам.

Порядок сортировки:

· Выделить блок для сортировки (без поля сортировки).

· Вызвать окно Сортировка (Данные - Сортировка).

· Выбрать столбец (параметр), по которому будет выполняться сортировка, и задать условия сортировки (по возрастанию или по убыванию) и ОК.
При сортировке по двум или по трем параметрам задавать их в полях окна сортировки Сортировать по…, Затем по… , В последнюю очередь по… .

· Для задания параметров сортировки можно воспользоваться пользовательскими списками (кнопка Параметры). Этот список можно дополнить: (Сервис - Параметры - Списки).

Фильтрация списков

Применение фильтров позволяет выбрать их списков необходимые записи, скрыв остальные.

Можно назначить условия или несколько условий отбора данных из таблицы. Например, нужно найти записи, относящиеся к продажам двух определенных типов товара за некоторый период, причем сумма сделок должна быть не ниже какого-то уровня.

Работа с фильтром:

· Сделать активной одну из ячеек в таблице.

· Выполнить: Данные - Фильтр и установить флажок у Автофильтр.

· В ячейках с именами столбцов появляются стрелки для раскрытия списков, через которые задаются условия фильтрации.

· Раскрыть нужный список и задать условие фильтрации.

Отмена фильтра

Данные - Фильтр - Отобразить все.

Сводная таблица

При создании отчета часто требуется взглянуть на данные с нескольких позиций. В этом случае можно использовать сводную таблицу, объединяющую данные в один список и отображающую только выбранные категории. При этом надо решить по каким категориям и с помощью каких функций подводить итоги. Вместо огромного списка можно составить отчет, поля которого легко удаляются, добавляются и меняются, не влияя на исходные данные.

Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц (Данные - Сводная таблица) и создается за 4 шага:

1-й шаг: определяется источник данных.

2-й шаг: задается диапазон из выбранной базы данных.

3-й шаг: появляется диалоговое окно, в котором создается сводная таблица. В этом окне каждая кнопка в правой части соответствует определенному полю базы данных. С учетом вида создаваемой сводной таблицы эти кнопки буксировкой перемещаются в области Строка или Столбец. В область Данные перемещается кнопка с выбранным для сводной таблицы основным показателем, например, сумма, количество, вес и т.д.

4-й шаг: определяет место для размещения сводной таблицы. Здесь можно выбрать Новый лист или выбрать место на существующем листе.

Изменение сводной таблицы возможно с помощью Мастера сводных таблиц или команд контекстного меню. При этом есть возможность использовать даже ту информацию из исходной базы данных, которая в сводной таблице не использовалась.

Добавить данные:

· Войти в сводную таблицу (1щп).

· Выбрать пункт Мастер.

· Переместить в поле Данные другие кнопки с итоговыми данными.

· Далее, Готово.

Вычисление поля сводной таблицы

· Вызвать 1щп по полю таблицы мастера сводной таблицы.

· 2щл по выбранной кнопке в поле Данные.

· В поле Операция выбрать из списка одну из операций, а в поле Имя задать новое имя с учетом выполненной операции. Ок.

· Далее, Готово. Просмотреть результаты.