Мероприятия совершенствования учета и управления денежными средствами ООО «АТК № 7»

При исследовании бухгалтерского учета денежных средств обнаружены ошибки кассира, когда полученная по карте денежная сумма возвращается покупателю по его заявлению наличными средствами. Необходимо при этом отметить, что если имеет место возврат денежных средств по возвращенному товару, оплаченному банковской картой, то деньги возвращаются в безналичном порядке путем их возврата на карту покупателя, что следует из п. 2 Указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»[10].

Движение денежных средств ООО «АТК №7» ежедневно контролируется руководителем организации. Для осуществления платежей ответственные за закупку лица составляют заявку на оплату с приложением счета на оплату поставщика. Данная заявка передается в бухгалтерию, которая составляет сводку платежей для утверждения директора. Данная сводка содержит приходную часть, содержащую информацию по приходу денег, расходную часть, содержащую планируемые направления расхода денежных средств и остаток денег на начало и конец дня. Данная сводка ежедневно утверждается главным бухгалтером у директора, а бухгалтер по платежам осуществляет платежные операции по утвержденным счетам на оплату. Так происходит контроль движения денежных потоков.

Контроль движения денежных средств на расчетном счете осуществляется бухгалтерией организации. Все платежи по расчетному счету осуществляются посредством использования системы Банк-клиент. Ежедневно бухгалтерия ООО «АТК №7» просматривает банковские выписки по расчетному счету, распечатывает их, подшивает в папки, делает разноску по счетам бухгалтерского учета. Платежные поручения оформляются в программе 1:С Предприятие 8.3, затем данные документы выгружаются в автоматизированном виде в Банк-клиент, подписываются электронно-цифровой подписью директора и главного бухгалтера. После проведения платежных документов на следующий день банковские выписки выгружаются в автоматизированном порядке оформляются в программу 1:С Предприятие 8.3, бухгалтер проверяет корректность выгрузки и правильность формирования бухгалтерских проводок.

В конце месяца банковские документы сшиваются в папки и сдаются в архив, где подлежат хранению в течение пяти лет. В начале каждого года обслуживающий банк передает в ООО «АТК №7» уведомление об остатках по расчетному счету, где указывается величина денежных средств на конец предыдущего года. Организация должна подписать это уведомление и вернуть его банк. Таким образом, происходит сверка остатков денежных средств на расчетном счете с данными банка. Этот документ является подтверждением остатков на счете 51 «Расчетный счет» при составлении годовой отчетности организации.

Контроль кассовых операций осуществляется главным бухгалтером организации. Основой работы с наличными денежными средствами является материальная ответственность кассиров. При приеме на работу с кассиром подписывается договор материальной ответственности. Такой договор позволит в случае их недостачи взыскать с работника полную сумму причиненного ущерба (п. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 244 ТК РФ). А в отсутствие такого договора ответственность работника будет ограничена его средним месячным заработком (ст. 241 ТК РФ). Заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности можно только с согласия работника.

Основным способом внутреннего контроля денежных средств в кассе ООО «АТК №7» является их инвентаризация.

Порядок проведения инвентаризации кассы ООО «АТК №7» соответствует установленному на территории России и регулируется Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель, которую преследует руководство ООО «АТК №7» при приведении инвентаризации кассы - проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

При проведении инвентаризации наличных денежных средств в ООО «АТК №7» приказом директора создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

-представители администрации организации;

-работники бухгалтерской службы;

- другие специалисты компании.

Отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.

Поскольку в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционной кассе контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

Возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

В практике ООО «АТК №7» наблюдаются следующие расхождения величины наличных денежных средств с документами:

- при ошибке кассира в подсчете банкнот при инкассации денежных средств, в этом случае может возникнуть недостача или излишек в кассе;

- при приеме фальшивой банкноты и ее последующей инкассации. В этом случае возникает недостача в кассе, так как при приеме денег банк изымает фальшивую банкноту;

- при ошибке кассира при расчетах наличными денежными средствами с покупателями или работниками, в этом случае возможно возникновение недостачи или излишка в кассе.

При возникновении недостач или излишков в кассе кассир оформляет объяснительную записку, где указывает причины расхождений.

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе ООО «АТК №7» оформляется «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 (Приложение 14).

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.

Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены.

Рассмотрим, как отражаются в бухгалтерском учете ООО «АТК №7» недостача денежных средств.

29 декабря 2016 года банк сообщил в организацию о наличии в инкассированной накануне (28 декабря 2016 года) выручке в сумме 180 000 руб. фальшивой купюры номиналом 5000 руб.

Денежные средства, сданные в банк через инкассацию, в обязательном порядке подлежат пересчету банковскими работниками. При обнаружении купюр, которые вызывают сомнения в их подлинности, они изымаются и направляются на экспертизу. При этом банковский работник должен составить акт и мемориальный ордер. Через определенное время банк предоставил копию акта об экспертизе банкноты, признанной фальшивой в ООО «АТК №7».

После получения от банка копии акта экспертизы денежных знаков сумма номинала сомнительной купюры отражена ООО «АТК №7» по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в корреспонденции со счетом 57 «Переводы в пути». Вина кассира в принятии в оплату товара фальшивой купюры, вызванного изъятием проверочного устройства на ремонт и принятием руководителем решения о продолжении работы, отсутствует. Поэтому в данном случае сумма, отраженная по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», подлежит отнесению на прочие расходы организации с отражением по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» (табл. 3.1).

Таблица 3.1

Учет недостачи денежных средств в касс по причине инкассации фальшивой банкноты

Операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
На дату сдачи выручки инкассаторам
Отражена наличная выручка		90-1	180 000	Приходный кассовый ордер
Сдана наличная выручка в банк через инкассацию			165 000	Квитанция к сумке, Расходный кассовый ордер
На следующий день
Отражено зачисление выручки на расчетный счет организации (165 000 - 5000)				Выписка банка по расчетному счету
После получения от банка копии акта об экспертизе денежных знаков
Отражена недостача в размере номинала фальшивой купюры				Копия акта об экспертизе денежных знаков
Признан прочий расход	91-2			Приказ руководителя, Бухгалтерская справка

Таким образом, внутренний контроль денежных средств ООО «АТК №7» заключается ежедневном оперативном контроле денежных потоков директором главным бухгалтером, в проверке и своевременной разноске безналичных средств бухгалтерией, а также в проведении плановых инвентаризаций кассы. Данный контроль является недостаточным, поскольку плановый характер проверок не исключает возможности и злоупотреблений и хищений денежных средств из кассы. В части оперативного контроля денежных потоков можно отметить высокую организацию. В то же время, недостаточное внимание уделяется среднесрочному планированию денежных потоков, что чревато возникновение кассовых разрывов. Рассмотрим основные направления совершенствования учета и контроля денежных средств ООО «АТК №7».

Таким образом, по итогам исследования организации внутреннего контроля денежных средств ООО «АТК №7» выявлена низкая степень такого контроля. В связи с этим, ООО «АТК №7» предлагается внедрение положения о внутреннем контроле с указанием ответственных лиц, порядка и сроков проведения инвентаризаций денежных средств.

Своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе - это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы необходимо подходить со всей серьезностью и должной основательностью.

В ООО «АТК №7» проводится инвентаризация, в основном, в предусмотренных законом случаях:

- при составлении годовой отчетности;

-при смене материально-ответственного лица;

- при выявлении недостач или излишков в кассе в оперативном режиме.

В приложении 14 представлен акт инвентаризации денежных средств перед составлением годовой отчетности.

ООО «АТК №7» рекомендовано проводить внеплановую инвентаризацию кассы.

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности.

Например, ревизии кассы осуществляется:

-для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;

-выявления причины возникшей ошибки в учете;

-по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе ООО «АТК №7», должен применяться «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9. Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941).

Направление совершенствования контроля денежного потока ООО «АТК №7» касается качества формируемой информации для целей управления денежными потоками и оборотным капталом в целом.

Оперативная, достоверная, полная информация играет одну из ключевых отправных точек в управлении денежными средствами, поскольку для внедрения конкретных мер в области управления оборотными активами в целом, требуются надежные оперативные данные. Исследуемая организация не отличается высоким уровнем качества информации.

Для оперативного управления денежными средствами и сформировавшейся в результате деятельности компании дебиторской и кредиторской задолженности рекомендуется ввести платежный календарь по приведенной ниже форме (табл.3.2).

Таблица 3.2

Форма платежного календаря

Планируемые притоки денежных средств, в целом по обслуживающим банкам	Пн.	Вт.	Ср.	Чт.	Пт.
Дата выставле-ния счета	Критичес-кая дата платежа	Но-мер счета	Компания контра-гент	Сум-ма	Группа дохо-дов
Итого притоки
Планируемые оттоки денежных средств, в целом по обслуживающим банкам
Дата выставле-ния счета	Критичес-кая дата платежа	Но-мер счета	Компания контра-гент	Сум-ма	Группа доходов
Итого оттоки
Итого остаток на конец дня

Приведем ряд мер, которые необходимо предпринять ООО «АТК №7» в этой области:

-повысить оперативность исторических данных. Обычно информация по движению денежных средств из бухгалтерского учета формируется с существенными задержками: фактические данные по бухгалтерским данным по требованию руководства могут предоставляться через месяц после отчетной даты. Необходимо установить определенное соотношение фактических данных и данных управленческого учета, стараясь сохранить при этом максимальный уровень достоверности информации;

-обеспечить сопоставимость данных управленческого и бухгалтерского учета. Часто данные бухгалтерского учета не содержат всех компонентов учета денежных средств в нужной детализации;

-привести систему аналитического учета как в бухгалтерском, так и в управленческом русле в соответствие с задачами управления, что позволит расширить полноту и детализацию информации по денежным средствам;

-увеличить горизонт планирования, что даст возможность предусмотреть долгосрочные аспекты управления, например осуществлять планирование не только на краткосрочной основе - ближайшие несколько недель, но и несколько месяцев.

Управленческие бюджеты движения денежных средств рекомендовано составлять на квартал с помесячной разбивкой, однако фактически прогнозирование осуществляется только на ближайший месяц, тогда как второй и третий месяцы квартала прогнозируются упрощенно, на основе данных бизнес-плана, лишь частично обновленных с учетом текущей ситуации.

Заключение

По результатам проведенной работы необходимо подчеркнуть исключительную актуальность темы исследования организации учета и контроля денежных средств и расчетов. Денежные средства, с одной стороны, опосредуют товарно-денежные отношения в гражданском обороте между хозяйствующими субъектами, с другой стороны, - выступают инструментом, который определяет отношения хозяйствующих субъектов и государства. Бухгалтерский учет денежных средств и расчетов тесно взаимосвязан с нормативными актами Банка России, регулирующими порядок обращения денежных средств в Российской федерации. Законодательные акты по регулированию обращения денежных средств регулярно обновляются. Так, например, на период до 2018 г. запланирован окончательный переход на онлайн-кассы, обязательными они станут в середине 2017 г.

Денежные средства организаций являются объектом пристального контроля со стороны государства и банковского сектора. В связи с этим, компании должны обеспечить высокую организацию учета и движения денежных средств и расчетов. В задачи бухгалтерского учета денежных средств и расчетов входит полное и своевременное отражение соответствующих операций в полном соответствии с законодательством, контроль движения, документооборота и рациональность использования.

Учетными регистрами по учету денежных средств в условиях автоматизированной формы учета являются карточки, оборотные ведомости, анализы счета. Движение денежных средств ООО «АТК №7» ежедневно контролируется руководителем организации. Контроль движения денежных средств на расчетном счете осуществляется бухгалтерией организации. Все платежи по расчетному счету осуществляются посредством использования системы Банк-клиент. Контроль кассовых операций осуществляется главным бухгалтером организации. Основой работы с наличными денежными средствами является материальная ответственность кассиров.

Основным способом внутреннего контроля денежных средств в кассе ООО «АТК №7» является их инвентаризация. Данный контроль является недостаточным, поскольку плановый характер проверок не исключает возможности и злоупотреблений и хищений денежных средств из кассы. В части оперативного контроля денежных потоков можно отметить высокую организацию. В то же время, недостаточное внимание уделяется среднесрочному планированию денежных потоков, что чревато возникновение кассовых разрывов.

При исследовании бухгалтерского учета денежных средств и расчетов обнаружены ошибки кассира, когда полученная по карте денежная сумма возвращается покупателю по его заявлению наличными средствами.

Таким образом, по итогам исследования организации внутреннего контроля денежных средств и расчетов ООО «АТК №7» выявлена низкая степень такого контроля. В целях снижения риска хищений и злоупотреблений, ООО «АТК №7» рекомендовано проводить внеплановую инвентаризацию кассы. Внеплановая инвентаризация кассы проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности.

Следующее направление совершенствование учета связано с формированием необходимой информации по движению денежных средств и расчетов для целей управления финансовыми потоками в среднесрочной перспективе. Для оперативного управления денежными средствами и сформировавшейся в результате деятельности компании дебиторской и кредиторской задолженности рекомендуется ввести платежный календарь