Использование мастера простых запросов.
Согласно своему названию, этот мастер способен создавать только очень простые запросы на выборку данных и используется поэтому в основном обычными пользователями – непрофессионалами.
Простые запросы отличаются от других типов запросов тем, что при их создании:
1 Нельзя добавлять критерии выбора в запрос или определять порядок сортировки запроса
2 Нельзя изменять порядок полей в запросе; поля всегда отображаются в том порядке, в каком они были выбраны в первом окне мастера
3 Если одно или несколько полей являются числовыми, то мастер позволяет создать суммарный запрос, представляющий сумму, среднее, минимальное или максимальное значение цифрового поля (полей). В набор результатов запроса можно включить также подсчет количества записей.
4 Если одно или несколько полей имеют тип Date/Time, то можно задать итоговый запрос, осуществляющий группирование данных по диапазону – дню, месяцу, кварталу, году.
Использование конструктора запросов.
Возможности мастера простого запроса достаточно ограничены. Лучший подход состоит в том, чтобы использовать графическое окно конструктора запроса, называемое также бланком запроса. Это одно из наиболее мощных средств Access.
Добавляя и удаляя таблицы в верхней части бланка, перемещая необходимые для выборки поля в нижнюю часть, изменяя, если необходимо, связи между таблицами, мы фактически формируем текст запроса на языке SQL.
Нажав кнопку Запуск , мы увидим результат выполнения сформированного запроса.
Типы запросов.
В Access возможно создание 4-х основных типов запросов:
1. Запросы на выборку - извлекают данные из одной или нескольких таблиц.
2. Перекрестные запросы - суммируют данные из одной или нескольких таблиц БД в форме электронной таблицы. Эти запросы полезны для анализа данных и создания графиков и диаграмм, основанных на сумме значений числовых полей многих записей.
3. Запросы на изменение - эти запросы создают новые таблицы базы данных или вносят в таблицы значительные изменения. Такие запросы позволяют добавлять в таблицу новые записи или удалять их, вносить изменения в записи с помощью выражений, встроенных в конструкцию запроса.
4. Запросы с параметрами – повторно применяют существующие запросы, внося незначительные изменения в их условия отбора. После выполнения запроса с параметрами Access отображает диалоговое окно, предлагающее пользователю внести новое условие отбора. Функции запросов с параметрами можно добавить к остальным 3-м типам запросов.
Оптимизация запросов.
1 Задание точных критериев позволяет минимизировать число строк, пересылаемых через сеть. Например, можно выбирать заказы только текущего месяца. Можно создать отдельные запросы «последний месяц», «этот квартал», «последний квартал» для пользователей, нуждающихся в «исторических» данных.
2 В первоначальный запрос целесообразно включать только те поля, которые необходимы для представления самых основных сведений.
3Не следует включать в первоначальные запросы поля типа OLE Object и MEMO.
ЗАДАНИЕ
Работа с запросами
30.В окне База данных активизировать вкладку Запрос и нажать кнопку Создать.
31.Выбрать режим Конструктор и подтвердить выбор.
32.В появившемся окне Добавление таблицы выделить имя таблицы, из которой будет производиться запрос (СТУДЕНТЫ) и выполнить команду Добавить. Список полей этой таблицы должен появиться в окне Запрос на выборку.
33.Закрыть окно Добавление таблицы.
34.В оставшемся окне Запрос на выборку щелкнуть верхнюю левую ячейку, относящуюся к заголовку Поле.
35.В данной ячейке введите имя первого поля создаваемого запроса, например, Фамилия.
36.Аналогичным образом заполнить остальные ячейки первой строки – Имя, Пол, Дата рождения, Группа
37.Установить сортировку по полю Фамилия.
38.В строке Условия отбора внести в нужные поля критерии отбора: в поле Группа - БУА-12 (данные для условия отбора вносить в таком же виде, как они внесены в таблицу)
39.В строке Вывод на экран значок «галочка» означает, что в результате выполнения запроса данное поле будет выводиться на экран.
40.Выполнить команду Запрос – Запуск или использовать соответствующую пиктограмму.