Итоговая мысль как следствие из ряда действий

Невозможно переоценить значимость для бизнес-документов утверждений о действиях или их этапах - тех, что описываются множественным числом существи­тельных (шаги, рекомендации, цели, задачи, изменения). Вы пользуетесь подоб­ными рекомендациями, когда пишете руководства, справочники, разрабатываете планы, описываете системы и структуры, озвучиваете свои соображения о путях решения проблем.

Рис. 44. Формы аргументации определяют процесс резюмирования.

Рис.45. Утверждения, описывающие действия, необходимо выстраивать в соответствии с причинно-следственными отношениями

Поскольку любые осознанные действия всегда направлены на достижение неко­торых целей, вы помещаете описание этих действий в группе причин, которые ведут или должны привести к единому следствию. Итоговое следствие вы раз­мещаете на логический уровень выше всего остального, приблизительно так, как это показано на рис. 45.

На рисунке показано, что при наличии нескольких этапов, необходимых для достижения окончательной цели, действия легко рассыпаются на иерархи­ческую структуру. Она позволяет читателю легко оценить, как действия связаны между собой, и понять их последовательность.

Однако для большинства людей группирование действий в соответствии со следствиями, которые они могут произвести, - весьма непривычное занятие. Привычным считается другой подход: отделение причин от следствий, на каком бы уровне абстракции они ни находились, и произвольное объединение в при­чинные и следственные группы, что приводит с точки зрения логики к хаотичес-1 кому смешению. Увы, для такого подхода существует множество объяснений. Главное среди них - пишущие обыкновенно трактуют желательные действия столь широко, что сами не могут точно определить, каким будет их следствие. I Вдобавок ко всему создатели документов часто не понимают разницы между! причиной и следствием. В любом случае «писатели» склонны объединять идеи! в группы просто по первоначальному сходству, потому что это наиболее общий вид мыслительной деятельности. Ниже мы рассмотрим способы, которые по-[ могут вам справиться с этими трудностями.

Учет значения слов

Если вы выстраиваете причинно-следственную структуру правильно, то о каж­дой группе идей, начиная с самой нижней, можете сказать примерно следую­щее: «Я делаю эти три вещи, чтобы добиться такого-то результата, который опи-

сан далее. Затем я делаю следующие три шага, чтобы достичь результата, представленного еще выше». Каждый шаг или каждая идея должны взаимно исключать все прочие, то есть не перекрещиваться. И каждая группа идей долж на быть внутренне целостной и однородной.

Чтобы оценить, целостна ли логическая группа идей, необходимо уделить особое внимание итоговому заключению, являющемуся точным производным из этой группы, неким товаром, который вы как бы можете пощупать. Другими словами, вы не можете сказать: «Я делаю эти три вещи, чтобы увеличить доход». Потому что и десять процентов увеличения дохода и два процента увеличения дохода - это все «увеличение дохода», но вот шаги, которые вели бы к тому или иному увеличению, весьма отличаются друг от друга.

Чтобы читатель понимал вас, а вы сами могли контролировать и проверять ход своих мыслей, суждение должно иметь примерно такую вполне опреде­ленную форму: «Я поступаю таким образом, чтобы увеличить доход на 10 про­центов к 15 января». Такой вид высказывания (суждения, скрытого в нем) позволяет вам оценить, те ли действия и этапы вы объединили уровнем ниже, ведут ли они к достижению конкретного результата.

Разумеется, вы не всегда будете иметь дело с конкретными цифровыми показателями. Но всегда будет существовать приемлемый способ проверить целостность и исчерпывающую полноту шагов. Полезным приемом является представление о гипотетическом человеке, предпринимающем определенные действия. Вы, по крайней мере, сможете себе представить, каким образом этот человек поймет, где именно он остановился в своих действиях и к чему все-таки пришел.

Если мы представим себя на месте адресата послания, представленного ниже, мы получим полное право высказать справедливое суждение о том, что оно является чистой тарабарщиной.

Мировое сознание должно развиваться через понимание каждым инди видуумом своей роли как члена мирового сообщества.

Что мы должны теперь делать? Как узнать, в чем наша конечная миссия как членов мирового сообщества? Можем ли мы представить себе «индивидуума, понимающего свою роль»? Если не можем, то мы и не знаем, к чему произносил автор столь высокопарные фразы. Вот еще пример, в котором мы вряд ли смо жем разобраться.

Для снижения шансов перерастания конфликтной ситуации в прямую кон-фронтацию и для ее перехода в нормальное обсуждение с учетом положе-ния и заслуг, необходимо направить усилия на то, чтобы:

Учитывать личные стремления сотрудников

Выстроить систему уважительного взаимопонимания между сотрудниками Развивать навыки правильного построения собеседований

Планировать и контролировать проведение собеседований

Научить находить приемлемое решение, основываясь на объективной ин-формации.

Что имел в виду автор? Какие именно усилия для решения той или иной зада-чи необходимо предпринять? Чего мы добьемся, если все сделаем? Как видно,

без ясного и конкретно прописанного представления о финальной цели невоз­можно оценить, способны ли шаги, предложенные далее, привести к ее дости­жению.

Помните, что этот прием (представление себя самого на месте действующе­го лица) служит либо для поиска и проверки конечной цели, либо для точного определения начального шага, который должен быть совершен на пути к ней. Чтобы наглядно продемонстрировать этот технический прием, рассмотрим не­сколько примеров, которые встречаются в пространных бизнес-документах. В соответствие первоначальному расплывчатому примеру поставлено точ­ное проясняющее действие.

Итак, здесь вы можете увидеть, что точные формулировки целей и действий воспринимаются легче, потому что образно отражаются в сознании. Конечно же, это делает документ более интересным для чтения. Но, возможно, более важно здесь то, что без ориентации на конечный продукт размышления мы не можем уверенно определить, какие действия предпринять на следующем этапе.

Что было сказано Что это значило

1. Усилить эффективность 1. Запланировать жесткие показатели
регионов. для регионов.

2. Сократить обработку от- 2. Утвердить систему работы, чтобы
четов. исключить запаздывание отчетов.

3. Пересмотреть процессы 3. Определить, какие процессы управ-
управления. ления необходимо пересмотреть.

4. Улучшить отчетность по 4. Разработать систему, которая поз-
финансам. воляет фиксировать неплатежи на

раннем этапе.

5. Обдумать стратегичес- 5. Разработать ясную долгосрочную
кие намерения. стратегическую программу.

6. Перераспределить чело- 6. Распределить сотрудников так, что-
веческие ресурсы. бы их ответственность была сопо-

ставима с занимаемой должностью.

Итак, указав в первом пункте на «планирование жестких показателей для регионов», я направила мышление читателя на дальнейшее обдумывание задач, связанных с этим планированием. Соответственно я смогла показать не­обходимость «изменения системы работы с отчетами». А к чему бы я пришла, если бы начинала с более чем туманного «усиления эффективности регионов»? Ни к чему очевидному, что могло бы стать зацепкой или обоснованием для сле­дующего шага в достижении цели.

Вам просто необходимо помнить, что идея или утверждение могут быть и причиной, и следствием в структуре документа. Соответственно все шаги сле­дует описывать так, чтобы не терять из виду конечную цель документа. Когда вы строите свои рассуждения без учета этого правила, то попросту запутываете причинно-следственные связи. Посмотрите, что может получить­ся на примере описания этапов для проектной группы.

Определение проектов с высоким потенциалом прибыльности.

1. Критическая оценка исходных данных.

A. Определение ключевой задачи

Б. Сбор данных для решения ключевой задачи

B. Обзор возможностей и тенденций, влияющих на решение ключевой задачи.

2. Определение осуществимых проектов.

A. Оценка полезной отдачи от осуществляемой деятельности

Б. Определение возможного уровня развития и доходов:

B. Подготовка наброска плана проекта с высоким потенциалом отдачи. »

Первый заявленный шаг, «критическая оценка текущих данных», явно не яв­ляется полноценным руководством к действиям. Как определить, когда оцен­ка данных завершена? Является ли конечный продукт такой оценки значимым? Каков план действий? Критическая оценка определяется для анализа или реше­ния? А если добавить к этому подпункты «критической оценки», вы увидите, что не можете вывести из них ничего явно обозначенного или подразумеваемого.

Промежуточные задачи, заявленные в подпунктах (определение ключевой задачи, сбор данных и прочее), должны вести к главной мысли, зафиксиро­ванной в самом верхнем пункте. Так, чтобы был понятен ответ на вопрос: «Что произойдет, когда я выполню эти три рекомендации?» Здесь вместо логи­ческого «что» мы наталкиваемся на «критическую оценку текущих данных». Похожая путаница возникает и при рассмотрении второго пункта, «опреде­ление возможных проектов», и его подпунктов.

Добрая часть проблем «писателя» заключается в неуверенном владении языковыми конструкциями, подбираемых для суждений как об этапах дей­ствий, так и о выводах. На рис. 46 в правой колонке вы найдете утверждения, которые хотел высказать автор представленного выше документа. Во всяком случае, они более внятно указывают на то, что на самом деле имелось в виду. Такой список был бы намного понятнее, чем аналогичный список из оригиналь­ных суждений в левой колонке.

Этот пример и анализ данного документа позволяют нам продемонстриро­вать наиболее общие ошибки, с которыми сталкивается неопытный автор, объ­единяя этапы или акции в логические группы. Поэтому не забывайте задавать себе контрольные вопросы относительно любых логических групп. Например, такие:

1. Нет ли описания этого же этапа, шага в другом месте документа? В нашем примере такая ошибка есть. Потому как цели документа в целом и цель второго пункта — определение проектов с высоким потенциалом отдачи, определение осуществимых проектов - в сущности, совпадают.

2. Могу ли я представить другого человека, предпринимающего эти дей-ствия? Если нет, значит, вы неясно обозначили конечную цель действий, и это затруднит для вас последующие шаги. Старайтесь ярко обрисовывать конечную цель, на это конкретное описание будет опираться читатель перед следующим своим шагом, а затем уже сообщайте ему о необходимых действиях, логически вытекающих из предыдущих.

Рис. 46

ПЕРВОНАЧАЛЬНЫЕ УТВЕРЖДЕНИЯ 1. КРИТИЧЕСКАЯ ОЦЕНКА ИСХОД- НЫХ ДАННЫХ.		БОЛЕЕ ЯСНЫЕ ВАРИАНТЫ
А. Определение ключевой задачи.	А.	Выбрать направления деятельнос- ти, куда можно инвестировать де- нежные средства.
Б. Сбор данных для решения ключевой задачи.	Б.	Отбросить очевидно низко рента- бельные варианты.
В. Обзор возможностей и тенденций, влияющих на решение ключевой задачи.	В.	Составить список будущих изме- нений, которые могут повлиять на реализацию проекта на операцио- нальном уровне и снизить ценность решаемых задач.
2. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ОСУЩЕСТВИМЫХ ПРОЕКТОВ
А. Оценка полезной отдачи от осуществляемой деятельности.	А.	Оценить и спрогнозировать воз- действие будущих доходов на те- кущую деятельность компании.
Б. Определение возможного уровня развития и доходов.	Б.	Оценить рост прибылей, который вероятен в связи с проектом
В. Подготовка наброска проекта высоким потенциалом отдачи.	В.	Определить, какие исследования и какой квалификации сотрудники необходимы для работы над про- ектом.
	Г.	Установить рабочие процедуры и определить сроки проектирования.

Третий подпункт - «обзор возможностей и тенденций», - в приведенном оригинальном документе нарушает это правило и воспринимается как не сов­сем ясный и очевидный, поскольку не увязан с предыдущими двумя подпункта­ми. Если вы будете представлять сами себе, как другие руководствуются ва­шими выводами и рекомендациями, то сможете избежать лишних слов.

3. Ведут ли подпункты к пункту над ними? И вновь примером очевидной ошибки служит подпункт В из первого блока рекомендаций. Трудно по­нять, как «обзор возможностей и тенденций» может повлиять на выбор возможного проекта и как это вяжется с двумя предыдущими подпункта­ми. Уместно было бы перенести этот подпункт во вторую часть, в другой список. Там «обзор возможностей и тенденций» был бы более уместен (при оценке доходности предполагаемого проекта).

Лучшее описание этапов для проектной группы.

КАК ПОДГОТОВИТЬ НАБРОСОК ПЛАНА ПРОЕКТА С ВЫСОКОЙ ПРИБЫЛЬНОСТЬЮ.

1. Определение возможных проектов.

А. Выбрать направления деятельности, куда можно инвестировать денежные средства.

Б. Отбросить очевидно низко рентабельные варианты.

В. Оценить и спрогнозировать воздействие будущих доходов на текущую деятельность компании.

2. Оценка значимости выполнения выбранного проекта.

A. Оценить и спрогнозировать уровень вероятных доходов.

Б. Определить, какие исследования и какой квалификации сотрудники необходимы для работы над проектом.

B. Установить рабочие процедуры и определить сроки проектирования.

4. Не меняете ли вы тему рассуждения? Как я уже говорила выше, в рассуж­дениях о любых действиях важно помнить, что действующее лицо или ком­пания всегда должны быть одни и те же. Чтобы вы ни говорили о действи­ях, помните: в них принимает участие один и тот же субъект, именно он совершает их. Если вдруг допустите внезапное появление любого другого субъекта, это будет означать, что вы рассуждаете не о том, о чем хотели бы. Рассмотрим пример, представленный на рис. 47.

Добавьте к каждому положению фразу «следовало бы». Теперь вы можете представить, что именно вам «следовало бы» сделать, чтобы составить план и подготовиться к презентации. Оцените уместность указываемых действий в процессе подготовки к ней.

Рис.47

Moжeтe ли вы четко представить свои действия во время репетиции пре­зентации? Адресовал ли автор этой схемы фразы «оценить воздействие орато­ра» и «оценить манеру оратора» самому оратору? Конечно, нет. Скорее, он имел в виду примерно следующее:

· провести репетицию презентации в присутствии сослуживца,

· попросить его оценить манеру и воздействие оратора,

· внести предложенные коллегой изменения и прорепетировать презентацию второй раз.

Подытоживая, скажем: рекомендации, затрагивающие необходимость ка­ких-либо действий, иногда настолько многочисленны, что их необходимо объ­единять в логические группы. Чтобы делать это правильно, следует выстраивать группы иерархически. При этом причины, сведенные в одну группу, должны вести к единому для них следствию. Описывая каждую причину или следствие, необходимо видеть ясно и четко конечную цель, к которой ведет цепочка при­чинно-следственных шагов. Если вы поступите иначе, то не сможете точно вы­разить свою мысль. Тогда в лучшем случае ваш документ будет более рыхлым и малопонятным, а в худшем - бесполезным.